論檔案管理員如何做好檔案管理工作

龔超進

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674- 1145（2020）01- 101- 01

摘 要 在事業單位管理工作中，檔案管理工作始終是重要的組成部分，直接影響著事業單位的工作效率和質量。現階段在事業單位檔案管理工作中仍然存在一些問題亟待解決。基于此，本文主要對事業單位中檔案管理員的檔案管理現狀進行分析，然后針對問題所在提出相應的解決對策，希望能夠進一步提升檔案管理的效率，促進事業單位的發展。

關鍵詞 事業單位 檔案管理員 檔案管理 問題 對策

檔案是單位或者企業日常管理工作中各項社會經濟活動產生的原始材料，具有非常重要的價值作用。隨著我國經濟不斷發展，越來越多的部門也意識到檔案管理的重要性，并根據當前經濟發展形勢進行相應的改革創新，從而優化檔案管理工作。

一、目前檔案管理員檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏統一的檔案管理標準

檔案管理員在進行檔案管理工作時，即使知道自身的工作職責是收集、整理、歸類單位各個部門的全部文件資料，但是由于缺乏統一的檔案管理標準，以致于在實際的檔案收集、整理及歸類過程中出現這樣或那樣的問題。此外，也沒有建立起完善統一的檔案管理制度，使得檔案管理員檔案管理工作較為混亂，仍有部分檔案管理員在進行檔案管理時，只是簡單地將各種文件放置檔案柜中，沒有對這些檔案資料進行有效的整理、分類和歸檔，導致許多檔案資料丟失、破損等問題發生，這不僅不利于檔案系統化的管理，而且也不利于檔案的有效利用。

（二）缺乏穩定檔案管理隊伍

由于單位不重視檔案管理工作，所以檔案管理隊伍建設不足，缺乏專門的檔案管理人員，而且檔案管理工作本身是一項專業性較強的工作，對于檔案管理人員的專業性要求也比較高。然而部分單位所設立檔案管理人員專業知識與技能不強，難以滿足當前檔案管理工作的要求。此外，相對于其他業務人員而言，檔案管理人員的待遇水平較低，而且缺乏有效的激勵機制，以致于檔案管理人員在重復繁雜的檔案管理工作中產生不平衡心理，從而造成了檔案管理人才流失。

（三）檔案利用率較低

檔案利用率較低也是目前檔案管理員檔案管理工作中存在的主要問題之一。主要表現在不能夠充分利用檔案信息，也不知道怎么有效利用檔案。檔案是一個單位在進行各項經濟活動和業務活動時產生的真實資料，具有重要的保存價值，如果能夠充分利用好所收集的檔案資料，則對單位的未來發展有著重要的促進作用。

二、檔案管理員做好檔案管理工作的對策

（一）重視檔案管理，制定統一的管理標準

要想做好檔案管理工作，首先事業單位要高度重視檔案管理工作，并制定統一的檔案管理標準，給予檔案管理員檔案管理工作可靠的參考依據。對此，單位領導層應當加大檔案管理的投入力度，樹立開放意識，轉變以往封閉式檔案管理的觀念，同時也要積極為檔案管理員創造良好的工作環境，設立專門的檔案管理室，明確檔案管理的要求，從而促進檔案管理工作的順利進行。

（二）加強檔案管理信息化建設，提升檔案管理效率

首先，整合和優化檔案資源，進行全面的檔案資源建設，具體就是要強化檔案管理意識，做好檔案收集、整理、歸類、保存等基礎性工作，以此提升檔案資源的利用率；其次，加強檔案管理信息化建設，充分利用數字化技術和信息技術，建立專門的檔案管理系統和信息化平臺，將內部檔案資源及外部豐富的網絡信息資源有效整合，進一步促進單位的對外交流。同時，利用檔案管理系統進行檔案資料的查詢，改善傳統檔案管理模式中空間和時間上的局限性，從而實現檔案管理標準化、信息化管理，提升檔案管理的效率；最后，增強檔案管理員的安全意識，在檔案管理中檔案收集、整理、歸檔等各個環節都要注重檔案的安全管理，從而保證檔案信息的安全性和完整性，方便后續檔案信息的有效利用。

（三）創新檔案管理模式，提升檔案管理員綜合素質

事業單位要想做好檔案管理工作，還需要不斷創新檔案管理模式，結合檔案管理專業性、服務性等特點，做到科學分類和分級管理，加強各個部門的溝通協作，強化檔案信息收集、整理、存儲等基礎性工作，促進檔案管理系統化管理。同時，檔案管理員也要不斷提升自身的專業知識和管理技能，積極學習新的知識、新的技術，并掌握計算機操作技術，更好地促進檔案管理工作的開展。

三、結語

總而言之，目前檔案管理員檔案管理工作中仍然存在許多方面的問題，這不利于事業單位的發展。因此，針對這些問題的存在，事業單位要加強檔案管理的重視，建立健全檔案管理體系，制定統一的檔案管理的標準，給予檔案管理員制度上的支持。同時也要順應時代發展變化，加強檔案管理信息化建設，不斷進行檔案管理方式、內容方面的創新，以此提升檔案管理的效率，檔案管理員也要不斷提升自身的綜合素質水平，為檔案管理工作貢獻自己的力量。

參考文獻：

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