淺談涉外國有企業的涉密文件管理

袁可心

摘 要 涉外國有企業因其業務的國際化和企業性質的特殊性，對涉密文件的管理提出更高的要求。本文旨在結合工作實際，探討如何提高涉外國有企業的涉密文件管理水平，試圖對其保密管理的特殊性進行思考并提出建議。

關鍵詞 辦公室 涉外企業 商業秘密 保密管理

涉及海外業務的國有企業，其接觸國家秘密和商業秘密的機會都較一般企業更多。國家機密一經泄露將危害國家安全，而商業秘密的泄露將使企業在市場競爭中敗下陣來。因此，涉外國有企業涉密文件管理工作的重要性不言而喻。

在企業的海量文件中，除了已確定密級的文件外，還存在大量未達到定密標準，但包含敏感內容和信息，或作為工作秘密短期內不適宜披露的事項，以上類型的文件可統稱為涉密文件，本文主要討論該類型的涉密文件管理。

針對涉外國有企業的涉密文件，可從以下3個環節著手，有針對性地提高文件管理水平，努力做到“慎、細、全”。

一、涉密文件的接收和生成要“慎”

文件的接收和生成是涉密文件管理的起始節點，決定了之后的環節能否順利進行，因此應格外謹慎處理。根據文件的來源，又具體分為接收和生成兩種情況。

（一）涉密文件接收

國有企業接收的文件通常來自上級單位（包括國家機關部委）、系統內兄弟單位及少數系統外單位。來自上級單位的文件通常都已定密且密級較高，無須再定密，其知悉范圍和保管方式應參照國家相關規定來處理;來自兄弟單位和系統外單位的文件，既有已定密文件，也包括較多未定密文件，則應根據具體業務確定知悉范圍。

對于外來文件，接收時首先要做好登記。由機要秘書在專用的保密機上建立涉密文件臺賬，登記和錄入所接收文件的相關信息。臺賬不僅要包括標題、來文單位、密級、保密期限等文件原有信息，還要對文件被本單位接收后的情況進行登記，如“何年何月由何人接收”“接收后交由何人辦理”等。尤其要注意的是，為了防止電子文檔遺失或保密機損壞等意外情況發生，務必對電子臺賬進行備份，并對保密機定期檢查維護。

（二）涉密文件生成

涉外企業參與的國際合作和競爭多，其工作中既會有許多達到定密要求的商業秘密，也會有未達到定密標準但因工作需要不得對外透露的文件，需要企業自己根據具體情況確定處理方法。

對符合定密標準的文件，要嚴格按照國家和上級單位的相關保密規定確定密級和保密期限，既不可過度定密，也不可密級過低，通常由業務部門和公司保密辦公室以謹慎為原則共同研究確定，不符合定密要求的文件絕不定密。而對于工作秘密，則應根據具體工作需要和事項重要程度，參考本公司內部保密管理辦法，確定文件知悉和傳播的范圍，不可隨意傳播擴散。無論采取何種處理方式，其核心原則都是確保涉密文件只有必須知悉的人員才能接觸到，杜絕任何形式的不必要接觸，從而將泄密風險降到最低。

二、涉密文件的流轉要“細”

流轉是涉密文件管理的重中之重，其工作重點是要將流轉過程中的每個環節都詳細加以記錄。

在文件接收臺賬基礎上，繼續對涉密文件的流轉情況進行記錄。必要時可建立子目錄，按密級、主題或項目分類，便于登記管理。記錄內容包括文件經手人、經手時間、文件返回時間、文件辦結時間及其他需要備注的事項。尤其是對需要返回來文單位的機密文件，臺賬記錄作為唯一的流轉痕跡，對于日后查證至關重要。通過詳細記錄流轉過程，可起到如下作用：

一是便于追蹤。某些文件的知悉范圍包括多人，或在某個辦理人處停留超過一天，記錄每位經辦人的信息可避免文件因經手人過多或流轉時間過長而遺失。可使用《文件傳閱單》供經辦人閱后簽字，并于辦結后作為附件留存。

二是便于還原。“好記性不如爛筆頭”，與其依賴經辦人的記憶，不如事無巨細地留下書面記錄，方便日后內外審計或巡視檢查需要調閱文件時有跡可循，為加強企業監督檢查發揮作用。

機要秘書負責對涉密文件的流轉進行把控，嚴格遵守“密來密回”的原則，做到定密文件不復印，絕密和機密文件不離開機要室;督促辦理人及時辦結并歸還文件;確保離開本單位的文件均密封并由專職機要員交換;定期進行文件清點和自查。

三、涉密文件的歸檔要“全”

作為涉密文件管理的最后一環，歸檔決定了整個流程的嚴密程度。

首先，涉密文件應單獨歸檔。涉密文件應與普通文件分開流轉、分別歸檔，其保管場所應符合保密要求，查閱范圍小于普通文件。涉密文件單獨管理既便于查閱，又確保不泄密。

其次，涉密文件歸檔應盡量全面。文件歸檔不應只注重正文而忽視附件，附件（包括圖表、數據、譯文等）與正文具有同等保密效力。此外，文件傳閱過程中形成的其他補充材料，如領導批示、部門反饋等，也應與正文一并歸入檔案。

再次，涉密文件歸檔應雙線并行。當前大多數企業已實現線上線下兩條線同時歸檔。一方面，紙質文件仍按照傳統方式手動編號、分類并移交檔案室保管，另一方面，電子臺賬也備份保存，兩者共同組成完整的文件資料包。

四、涉外企業保密管理工作的特殊性

（一）平衡保密和效率的關系

保密是為了國家和企業的利益與安全，而提高工作效率也是為企業創造價值，如何平衡保密與工作效率的關系值得深思。涉外企業經常參與國際談判，需要快速決策和及時反饋，晚一天就可能貽誤商機，對時效性的要求極高。而涉密文件的線下流轉卻延長了處理時間，增加了流轉步驟，這勢必對工作效率造成影響。

矛盾的解決可從兩方面入手，一是在定密時必須對工作內容充分了解，準確定密，切不可為了顯示工作的重要性而盲目將密級定高，使得本可以線上流轉的文件只能線下傳閱;二是要求機要秘書對涉密文件格外留心，提高處理的優先級和緊急度，以加快辦理速度彌補線下傳閱增加的時間。

（二）加強外籍員工保密教育

隨著國際局勢的變化和企業業務的發展，涉外企業的涉密文件將日益增多，增強員工保密安全意識勢在必行。涉外企業應注意保密安全教育不僅要覆蓋中方員工，還要考慮外籍員工。要結合涉外機構所在國的法律法規，并參考國外同行業公司的優秀做法，以外籍員工可以接受和理解的方式開展保密教育。

保密教育應具有針對性，既可針對可能遇到的情況進行預防性教育，也可在事后進行反思教育，對好的舉措予以表揚，對險些造成泄密的做法批評警示，并鼓勵外籍員工參與研究和探討更安全、更可行的工作流程。

（三）妥善處理法律問題

法律文件作為一種特殊文件，其保密管理除了遵守公司制度外，還要遵循國家法律法規的規定。特別是涉外企業的文件管理要“入鄉隨俗”，不僅要遵守中國的法律法規，還要遵守資源國和合作伙伴國家的法律法規。

由于行業競爭激烈，國際化公司對于自身商業秘密的保護往往更加嚴苛，一旦侵犯其商業秘密，可能面臨嚴重訴訟，因此要避免因往來文件處理不當而卷入法律糾紛。同時也要加強對自身商業秘密的保護，妥善保管相關文件，保存完整證據，這樣即使在糾紛中也能避免處于不利地位。

（四）全球化時代的保密難題

涉外企業在海外的分支機構通常遠離祖國，路途遙遠，對不能上網又必須傳達海外機構的一般涉密文件，當前的處理方法只能是向回國出差的人員口頭傳達，或將文件親自攜帶。但此舉無疑增加了另一重泄密風險，如文件在旅途中丟失或被偷窺，將為企業和國家安全帶來重大風險。并且要防范員工為了節省時間和圖方便而將文件通過手機或網絡傳播，帶來安全隱患。雖然此類文件為數不多，但如何妥善處理，亟須涉外企業思考和解決。

五、結語

企業的涉密文件管理應做到謹慎定密、詳細記錄流轉和全面歸檔，這是當前最基本也是最安全的工作流程，但我們不應滿足于此，還要不斷完善，力求萬無一失。涉外國有企業的工作有共性也有其特殊性，要在此基礎上因地制宜、與時俱進地處理好涉密文件的管理，發揮涉外企業優勢，多學習國外企業的優秀做法，為我所用。這樣既能為企業價值創造保駕護航，也是在承擔國有企業的責任，維護國家利益。

（作者單位為中國石化國際石油勘探開發公司）

參考文獻

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