淺談建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理

俞繼華　傅學(xué)工

摘 要：本課題通過對(duì)建設(shè)項(xiàng)目管理和檔案管理的介紹，了解其概念、內(nèi)容和重要作用，在此基礎(chǔ)上分析了目前項(xiàng)目檔案管理存在的問題，并針對(duì)問題提出解決措施與方法。

關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目;項(xiàng)目檔案管理

一、軍工固定資產(chǎn)投資

1.固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的作用。（1）建設(shè)單位有了很大的變化，生產(chǎn)、辦公條件，科研條件及工作環(huán)境有很大的改觀;（2）軍、民生產(chǎn)能力有了很大的提高，軍、民品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、試驗(yàn)、檢測(cè)等能力、手段很大的提高;（3）項(xiàng)目管理水平有了很大的提高，通過項(xiàng)目的立項(xiàng)、組織實(shí)施、驗(yàn)收等，鍛煉了基本建設(shè)及技術(shù)改造升級(jí)管理隊(duì)伍，提高了有關(guān)人員的管理水平。

2.項(xiàng)目建設(shè)的概況。（1）項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容。土建工程的建設(shè)，包括新建工程，改造、擴(kuò)建工程，廠區(qū)、道路、圍墻的修建等;設(shè)備儀器的購(gòu)置和安裝，包括新增工藝設(shè)備、試驗(yàn)設(shè)備、各類檢測(cè)儀器的購(gòu)置和安裝，生產(chǎn)線及重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室改造，特種設(shè)備及計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的軟件、硬件的購(gòu)置;其它基本建設(shè)工作，主要包括勘察設(shè)計(jì)、土地征用、拆遷補(bǔ)償和科學(xué)實(shí)驗(yàn)等工作。（2）項(xiàng)目建設(shè)的階段。前期工作階段，即根據(jù)國(guó)家和本行業(yè)長(zhǎng)期投資政策來擬定項(xiàng)目建議書，進(jìn)行可行性研究，編制計(jì)劃任務(wù)書，進(jìn)行初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、編制修正概算等。施工階段，即進(jìn)行設(shè)備定貨、施工準(zhǔn)備，編制設(shè)計(jì)施工圖、施工圖概算，進(jìn)行準(zhǔn)備、組織施工等;設(shè)備采購(gòu)、研制階段，即進(jìn)行技術(shù)調(diào)研、編制技術(shù)規(guī)格書，組織采購(gòu)、研制，設(shè)備驗(yàn)證和安裝調(diào)試等。竣工階段，即進(jìn)行竣工驗(yàn)收，交付生產(chǎn)、使用。

二、項(xiàng)目檔案管理

1.項(xiàng)目檔案的定義和形成。檔案，是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有價(jià)值的各種形式的歷史記錄，是歷史的存照，也是生產(chǎn)建設(shè)活動(dòng)的豐富來源，對(duì)人們從事社會(huì)活動(dòng)具有重要的參考價(jià)值。項(xiàng)目檔案是指在項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各階段形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的歷史記錄。在軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理過程中，項(xiàng)目檔案的管理是一個(gè)必不可少的重要環(huán)節(jié)，對(duì)項(xiàng)目的規(guī)范管理起到了重要作用。項(xiàng)目投資完成以后形成兩種資產(chǎn)：一是以工程實(shí)體或設(shè)備實(shí)體為代表的深受業(yè)主和各方面重視的實(shí)物形態(tài)資產(chǎn);二是以檔案實(shí)體包括電子載體為代表的容易被忽略的知識(shí)信息形態(tài)資產(chǎn)。

項(xiàng)目實(shí)施過程中形成了大量十分寶貴的檔案資料，這些資料的作用是：保證固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目正常運(yùn)行;對(duì)今后進(jìn)行改造或者擴(kuò)建的參考;進(jìn)行投資效益的后評(píng)估有不可替代的重要作用。

2.項(xiàng)目檔案管理意義。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目實(shí)施過程中伴隨著檔案管理工作，項(xiàng)目檔案管理的意義是：（1）督促各建設(shè)單位嚴(yán)格規(guī)范項(xiàng)目檔案管理程序，保證檔案人員從建設(shè)項(xiàng)目的全過程跟蹤項(xiàng)目檔案管理。 （2）夯實(shí)建設(shè)項(xiàng)目的基礎(chǔ)管理，指導(dǎo)建設(shè)項(xiàng)目的工作，提高項(xiàng)目建設(shè)的科學(xué)化程度。 （3）建立建設(shè)項(xiàng)目檔案行政監(jiān)管與建設(shè)單位自主管理相結(jié)合的監(jiān)管體系。 （4）宣傳項(xiàng)目檔案工作的重要性，擴(kuò)大項(xiàng)目檔案管理的影響力，增強(qiáng)了項(xiàng)目管理人員的檔案意識(shí)。（5）培養(yǎng)并鍛煉檔案專業(yè)人才隊(duì)伍，提高項(xiàng)目單位的技術(shù)能力與管理能力。

3.項(xiàng)目檔案的作用。在項(xiàng)目建設(shè)的過程中，形成大量的檔案資料，其作用是：（1）夯實(shí)項(xiàng)目的管理基礎(chǔ)，提高項(xiàng)目建設(shè)的科學(xué)化程度。項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)的重要組成部分，是項(xiàng)目管理結(jié)果的一部分;項(xiàng)目檔案管理是項(xiàng)目管理的子系統(tǒng)，是項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)和支柱，是項(xiàng)目建設(shè)必不可少的管理工具;兩者之間是互相依存的關(guān)系，檔案管理的提升可以規(guī)范和促進(jìn)項(xiàng)目管理的提升。（2）項(xiàng)目檔案的記錄作用，是工程或設(shè)備改造、擴(kuò)建升級(jí)的參考。項(xiàng)目檔案記錄了大量的項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容、條件、指標(biāo)、參數(shù)和實(shí)施過程記錄等信息，對(duì)今后進(jìn)行改造或者擴(kuò)建升級(jí)提供不可替代的指導(dǎo)和參考作用。（3）對(duì)項(xiàng)目建設(shè)的審計(jì)與投資效益的評(píng)估有不可替代的重要作用，這是由檔案的憑證作用決定的。審計(jì)與投資效益的評(píng)估都必須在有效、可靠的材料基礎(chǔ)上進(jìn)行，只有完整、準(zhǔn)確、有效的檔案才能夠提供這種材料。

三、項(xiàng)目檔案管理存在的問題

1.在項(xiàng)目檔案管理體制與機(jī)制方面。（1）對(duì)項(xiàng)目檔案管理認(rèn)識(shí)程度不夠，應(yīng)付驗(yàn)收檢查。領(lǐng)導(dǎo)和管理部門對(duì)項(xiàng)目管理比較關(guān)心和重視，對(duì)項(xiàng)目檔案關(guān)心程度較低，沒有很好地把檔案管理考慮到項(xiàng)目管理的過程中去，對(duì)項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)檔案的問題督促突擊整改，而對(duì)新項(xiàng)目檔案該怎么管重視不夠、考慮不多。（2）項(xiàng)目檔案管理未與項(xiàng)目同程管理。檔案管理過程中未做到 “四同時(shí)”，計(jì)劃與項(xiàng)目管理部門跟檔案部門溝通較少，項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)沒有編制歸檔計(jì)劃或方案，項(xiàng)目協(xié)調(diào)、檢查會(huì)議沒有檔案部門人員增加，檔案部門在項(xiàng)目管理過程中參與度較低，對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)展和完成情況知情度不高。（3）檔案人員配置不能與本單位檔案管理要求相適應(yīng)。檔案管理人員大部分是半路出家，未受過系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)教育，對(duì)項(xiàng)目管理也知之甚少。一方面在工作中不能很好的利用檔案專業(yè)知識(shí)管理項(xiàng)目文件，另一方面對(duì)項(xiàng)目管理的內(nèi)容和要求也不甚了解，影響了對(duì)項(xiàng)目文件的管理。

2.項(xiàng)目文件歸檔方面。在項(xiàng)目文件歸檔方面，在項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)階段，常常會(huì)出現(xiàn)以下問題：（1）歸檔文件的完整性問題：項(xiàng)目前期文件不全 項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告有些歸不了檔。設(shè)計(jì)文件的審查 初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)的審查或評(píng)審意見較難歸檔。合同條款與簽署不規(guī)范 合同中有關(guān)文件提供或歸檔的條款編寫隨意，有些是按照上個(gè)合同的模板沿用的，歸檔時(shí)提供不了要求提供的文件;合同缺少簽署日期。施工許可證，質(zhì)量安全注冊(cè)登記證，生產(chǎn)制造資質(zhì)證明歸檔不全。建設(shè)單位沒有嚴(yán)格履行招投標(biāo)規(guī)定 招投標(biāo)文件不全，有些投標(biāo)文件沒有，談判過程文件不全。項(xiàng)目調(diào)整但未履行報(bào)批程序 調(diào)整報(bào)批文件或批復(fù)文件未歸檔。監(jiān)理工作不到位 體現(xiàn)在缺少監(jiān)理文件：監(jiān)理日志、監(jiān)理月報(bào)不全或未歸檔，工作聯(lián)系單的回應(yīng)文件，監(jiān)理照片未歸檔，竣工圖審查不嚴(yán)格。竣工圖修改不到位 竣工圖的修改與技術(shù)經(jīng)濟(jì)核定單、技術(shù)變更單的要求不對(duì)應(yīng)，有些沒有做相應(yīng)的修改。建安設(shè)備資料歸檔問題 建安設(shè)備相當(dāng)部分文件歸檔不全，主要表現(xiàn)是沒有質(zhì)量證明文件，包括產(chǎn)品合格證明、試驗(yàn)測(cè)試、材料質(zhì)量證明等文件。設(shè)備資料不齊全 包括設(shè)備論證報(bào)告（有一定的價(jià)值或重要性）、設(shè)備采購(gòu)、外協(xié)申請(qǐng)文件、外協(xié)談判過程和記錄文件、采購(gòu)合同、協(xié)議，設(shè)備隨機(jī)文件：質(zhì)量證明文件、試驗(yàn)文件、光盤資料、培訓(xùn)文件，或未按合同、協(xié)議的要求歸檔文件、資料。經(jīng)常忽略軟件文件的歸檔問題，軟件文件包括設(shè)備的程序、說明文件的光盤。（2）歸檔文件的準(zhǔn)確性、有效性問題：項(xiàng)目檔案復(fù)印件過多 歸檔文件存在著不少?gòu)?fù)印件或副本，有些文件缺少簽字蓋章、日期。監(jiān)理人員資質(zhì)問題，監(jiān)理人員沒有資質(zhì)證明或資質(zhì)證明有效期已經(jīng)過期。（3）歸檔文件的系統(tǒng)性問題：檔案整理不規(guī)范，文件目錄結(jié)構(gòu)不合理，檔案組卷不符合原則，卷內(nèi)文件排列不符合要求。

四、解決措施與方法

1.加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的源頭控制，建立完備的責(zé)任制體系。將項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目過程管理相聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)責(zé)任與項(xiàng)目檔案歸檔責(zé)任的結(jié)合。規(guī)定項(xiàng)目建設(shè)工程及設(shè)備文件由項(xiàng)目管理人員負(fù)責(zé)歸檔，對(duì)歸檔文件的質(zhì)量負(fù)責(zé)，使項(xiàng)目管理人員切實(shí)參與到項(xiàng)目檔案管理工作中來，加強(qiáng)他們的責(zé)任意識(shí)。項(xiàng)目檔案管理人員對(duì)項(xiàng)目責(zé)任人進(jìn)行歸檔指導(dǎo)，對(duì)歸檔文件缺失或不符合要求的問題提出整改要求。

2.建立項(xiàng)目檔案工作長(zhǎng)效機(jī)制，使項(xiàng)目檔案工作步入良性循環(huán)。進(jìn)一步健全項(xiàng)目檔案工作規(guī)章制度。嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家、院、所有關(guān)項(xiàng)目建設(shè)和項(xiàng)目檔案工作的法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)國(guó)家和院、所相關(guān)政策，以及項(xiàng)目檔案工作經(jīng)驗(yàn)，細(xì)化項(xiàng)目文件歸檔范圍與要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，使項(xiàng)目檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化。

3.加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高自身能力。對(duì)于檔案管理人員，一是必須有搞好檔案工作的責(zé)任心，二是必須具備扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，三是必須從專業(yè)角度了解項(xiàng)目的建設(shè)程序及建設(shè)內(nèi)容。一方面要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，同時(shí)加強(qiáng)項(xiàng)目管理知識(shí)的培訓(xùn)，另一方面還要加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目管理、實(shí)施人員的檔案知識(shí)、歸檔要求的培訓(xùn)。通過雙重培訓(xùn)使項(xiàng)目檔案工作更好地開展起來。

4.積極配合項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作，為項(xiàng)目竣工驗(yàn)收任務(wù)的完成提供保障。要確保按時(shí)、高質(zhì)量地完成項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作，進(jìn)一步加強(qiáng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收計(jì)劃的協(xié)調(diào)與落實(shí)，了解各單位項(xiàng)目實(shí)施情況，督促各單位及時(shí)按項(xiàng)目進(jìn)度及時(shí)歸檔文件資料，搞好項(xiàng)目檔案的自檢工作，將存在的問題及時(shí)解決，按計(jì)劃安排進(jìn)行項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，積極配合上級(jí)檔案館的檢查工作，確保項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作的順利完成。

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（作者單位：中國(guó)工程物理研究院核物理與化學(xué)研究所）