醫院合同檔案管理風險及防范研究

陳碧蘭

摘 要：醫院合同檔案記錄了醫院的日常管理行為，對實現醫院科學管理和長遠發展發揮著極其重要作用。但，醫院合同檔案管理中也存在著諸多的風險隱患，防范和規避這些風險隱患，對醫院日常管理和正常醫療秩序的維護都具有十分重要的現實意義。本文在分析了醫院合同檔案管理的重要性和風險類型的基礎上，就進一步做好醫院合同檔案管理的風險防范提出了具體的對策建議，對規避醫院合同檔案管理風險具有積極的現實指導意義。

關鍵詞：合同檔案;管理風險;風險防范;醫院

近年來，隨著醫院參與市場經濟活動的不斷增加，逐漸形成了購買設備合同、購買服務合同、基建合同、用工合同等，合同的種類和數量不斷增加。醫院合同檔案作為記載履行合同全部情況的文字資料，對維護合同雙方權益，規范醫院日常管理，實現管理和長遠發展中發揮著極其重要作用。但，醫院合同檔案管理中也存在著諸多的風險隱患，防范和規避這些風險隱患，對醫院日常管理和正常醫療秩序的維護都具有十分重要的現實意義。

一、醫院合同檔案管理的重要性

根據《合同法》規定：合同是雙方或多方當事人（自然人或法人）關于建立、變更、消滅民事法律關系的協議。合同是當事人基于意思表示一致的法律行為。醫院合同檔案則是以醫院簽訂的合同為管理對象和內容的檔案類型，做好醫院合同檔案規范管理具有積極的現實意義。

1.現實憑證功能

從“合同”的定義來看，醫院合同檔案的突出特點是憑證性。合同對當事人均具有遵守和履行的義務和法律約束力。合同訂立、生效、變更、權利義務轉讓、終止、違約等，均需完全、唯一地依據合同檔案，否則將承擔由此產生的不利法律后果。以醫院設備合同檔案為例，在醫院與醫療器械生產企業簽訂設備購銷合同，設備質量未達到合同約定或缺件等，可依據雙方當初簽訂的合同檔案原始約定，分析責任分擔。

2.轉化參考功能

合同檔案可以成為醫院再次約定相關法律關系，并為醫院領導的決策做出提供重要歷史參考，將合同檔案轉化為現實法律關系確立的重要依據，降低醫院管理風險，增強醫院日常管理的科學性、規范性。如，醫院用工合同檔案的管理，為醫院新一輪人員招聘、使用和管理提供歷史參考，參考過往醫院用工合同中關于薪資待遇規定、雙方權利義務劃分等都具有重要參考價值。

3.潛在預備功能

從醫院合同檔案中規定的內容來看，合同中往往約定了生效條款、無效條款及解除條款，在后期履行合同過程中一旦觸發相應的條款將會對應的產生相應的義務履行或權利主張，這些都使得醫院合同檔案具有潛在的預備功能。如，房屋租賃合同，當擴大醫療規模或應急醫療活動開展的需要，需要擴大房屋租賃規模時，可依據現有房屋租賃合同直接簽訂相應的補充條款，如展期租賃條款等，縮短雙方因再次重新簽訂合同耗費的人力、物力，提升合同簽訂效率。

二、醫院合同檔案管理風險類型

醫院合同檔案管理，是醫院日常管理所形成的重要歷史記錄。根據醫院檔案管理風險的綜合分析，存在的風險類型主要表現三個方面：

1.合規性風險

合同構成合同檔案管理的核心和主要內容，醫院簽訂的一份合同能否發揮其應有作用，根本在于合同簽訂是否規范。而合同檔案管理的合規性也是直接影響合同效力的重要因素之一。如保管的醫院合同檔案中雙方權利義務約定的不規范、語言存在歧義、重要條款不完整等，合同檔案管理的合規性既表現在作為檔案的合同內容的合規性，也表現在合同格式的合規性，還表現合同簽訂程序的合規性等等。一旦醫院合同檔案管理不符合規定，勢必會給醫院日常管理帶來潛在風險。

2.完整性風險

醫院合同檔案的完整性是指合同檔案管理過程中，涉及醫院合同簽訂雙方檔案資料應收盡收。但由于合同具有一定的保密特性，以及合同檔案的重要價值和存儲必要性認識不足，這就使得醫院檔案收集的完整性一直成為醫院合同檔案管理的主要難點之一。出于查閱的便利性，醫院合同檔案往往分散于科室甚至時個人，造成合同檔案收集不完整、有缺失。

3.安全性風險

醫院合同檔案的重要性不言而喻，醫院合同檔案管理的要求較高，因管理不善所導致的風險也時有發生。如紙質合同檔案管理中的防火防霉防盜等問題需要切實解決;再如，隨著無紙化辦公的到來，計算機信息技術的應用，加快實現了醫院合同檔案管理的信息化、電子化，網絡黑客攻擊、木馬病毒入侵、存儲介質損毀等因素，也都容易造成醫院合同檔案實體的滅失或信息的泄漏，影響了醫院合同檔案管理的安全性。

三、醫院合同檔案管理風險對策

針對醫院合同檔案管理過程中極易發生的不同風險類型及產生的原因，要規避其中的風險，需要綜合施策，采取有效措施，做好風險規避的有效應對。

1.健全醫院合同檔案管理規章制度

醫院合同檔案管理作為醫院檔案管理的一項重要內容和組成部分，涉及到醫院管理的各個環節和各個部門，專業性、復雜性并存。這就需要醫院檔案管理部門根據醫院管理的實際情況，詳細制定醫院合同檔案管理制度，尤其是要明確要求醫院各科室或人員在簽訂或使用合同檔案一定時間內要及時將合同檔案存檔、歸還，明確合同檔案移交的時間、移交的范圍、移交的方式。通過明確的制度性規定，使醫院合同檔案管理更加規范、科學，從制度上防范醫院合同檔案管理可能發生的風險。

2.做好醫院合同檔案及時準確收集

醫院合同檔案風險發生的重要原因是收集不準確、不及時，成為醫院合同檔案管理風險發生的重要因素之一，影響了醫院合同檔案的后期利用和價值的發揮。在收集醫院合同資料時，檔案管理部門要對其形式及內容的規范性進行分析，了解醫院合同的具體辦理情況，確保合同中的相關規定資料收集的及時、準確，確保應收盡收。如醫院設備合同檔案，除了購銷合同外，還要注重收集設備生產企業資質證明、供應商及生產商授權或資質，特種設備還需要其他相關如壓力證明等等，這些資料作為合同檔案收集的重要組成部分，以保證所購買的醫療設備的合法性、合理性。

3.切實提高醫院合同檔案管理水平

注重信息化技術在醫院合同檔案管理中的應用，不斷提升醫院合同檔案管理的信息化水平。例如，將醫院檔案管理系統與醫院合同管理系統有機銜接，打通兩套系統之間的信息“技術隔閡”。醫院合同管理系統中包括了合同內容、簽訂時間、合同履行，以及具體的簽訂時間和付款信息等，并及時將相關資料導入至合同檔案管理系統，實現合同資料生成與管理同步，并及時將原本紙質檔案資料轉換為電子版檔案資料，極大地提升了醫院合同檔案管理的效率。

4.增強醫院合同檔案管理人員素能

醫院合同檔案作為一類特殊類別的檔案管理，除了要完善檔案管理制度、及時做好合同檔案資料收集，提高醫院合同檔案管理水平之外，還需要切實加強具體從事醫院合同檔案管理人員的專業素能。一要在思想上重視，加強檔案人員的思想教育，把醫院合同檔案納入到醫院檔案管理的整體工作中謀劃和推進，嚴格按照醫院合同檔案管理的特點和規律，認真做好醫院合同檔案的收集、整理、歸檔、鑒定及利用，加強醫院合同檔案管理。二要切實提升醫院合同檔案從業者的專業素能。組織檔案人員開展《檔案法》《合同法》《保密法》等專業素能的業務知識再培訓，加強檔案人員崗位練兵，提升實踐能力。三要加強醫院合同檔案從業者綜合業務素能培育。隨著信息技術的應用，大數據、云計算、互聯網等技術在醫院合同檔案管理中的應用，加強從事醫院合同檔案從業者計算機等信息技術的培育，提升廣大檔案人員的綜合業務素能，以適應新時代醫院檔案管理的現實需要。

四、結語

醫院合同檔案見證了醫院日常管理歷程，是醫院檔案的重要組成部分。要高度重視醫院合同檔案管理工作，針對當前醫院合同檔案管理存在的合規性、完整性和安全性風險，要從健全醫院合同檔案管理規章制度、及時準確收集醫院合同檔案、提高醫院合同檔案管理水平，增強從業者的綜合業務素能等方面采取有效措施加以規避，最大限度地降低醫院合同檔案管理的風險，提高醫院日常管理水平，維護正常的醫療秩序。

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（作者單位：廣東醫科大學附屬第二醫院）