淺析如何規范會計檔案管理工作

柏婷

摘 要：近幾年隨著我國企業財務改革的推進，在新時期發展背景下，財務檔案管理工作也越發的受到人們關注，如何通過合理的開展會計檔案管理工作，最大程度保障會計檔案的安全、穩定管理就成為了近幾年我國會計檔案管理工作者們研究的核心。由此，本文著眼于現階段我國會計檔案管理工作中涉及的內容進行闡述、分析，從而發掘以往會計檔案管理工作中可能會存在的問題、隱患，探究能夠規范會計檔案管理工作的舉措，希望能夠對未來企業會計檔案管理工作的開展做出幫助。

關鍵詞：會計檔案管理;規范化;策略

自改革開放以來，會計檔案一直便是我國企業經濟管理過程中不可忽視的重要組成部分，合理的會計檔案管理工作不僅能夠留存企業經營活動的憑證，同時合理的開展會計檔案管理工作也能夠在極大程度上印證企業過去的發展路徑，并為未來企業的經營決策指明方向。所以，在這一需求背景下，如何針對原有企業日常經營過程中會計檔案管理過程中常見的規范化不足問題予以優化，就成為了現階段企業會計檔案管理者們迫在眉睫需要解決的問題之一。

一、會計檔案管理的內容

對于企業會計檔案管理來說，這一檔案管理的內容相對企業中其他檔案的內容相對更加復雜，不僅囊括了來源、種類較為豐富的原始憑證，同時也涉及了能夠表現企業一段時間經營狀況的賬簿和報表，這些內容的存在都會在一定程度上影響實際會計檔案管理的效果和規范性。

二、現階段會計檔案管理過程中存在的不足

結合以往筆者對企業會計檔案管理工作的研究，筆者發現就目前企業的會計檔案管理工作而言，相對于傳統企業財務管理過程中的會計檔案管理工作而言，雖然已經在很大意義上獲得了提升，但是，由于我國側重會計檔案管理的研究時間相對較短，導致在實際的會計檔案管理過程中仍舊存在一定的不足。筆者通過對所在區域的15家企業會計檔案管理工作的情況進行調查，發現其中存在的不足大都集中表現在如下幾個方面：

1.會計檔案立卷層面不規范

就會計檔案管理過程中檔案立卷不規范是大部分企業會計檔案管理過程中比較常見的問題之一，以作為研究目標的15家企業為例，超過3分之2的企業都或多或少存在立卷不規范的問題。這些問題的存在不僅很容易提升后續檔案使用、保管的難度，同時也容易造成會計檔案管理工作的失效。

2.會計檔案保管層面不規范

對于會計檔案內容來說，會計檔案中囊括了很多紙質的原始憑證，如何針對這一紙質憑證進行科學的保管就顯得尤為重要。然而，受一部分企業自身因素影響，很多企業在會計檔案管理的保管環節存在比較明顯的不規范問題，以筆者研究的15家企業實際情況來看，就保管層面的不規范問題大都表現在企業沒有設立專門的檔案室、沒有專人對會計檔案進行專門的管理以及會計檔案管理制度不明確等問題，這些問題的存在都會造成后續會計檔案保管層面的不規范，影響企業會計檔案管理的質量。

3.會計檔案監督層面不規范

就企業的會計檔案管理來說，會計檔案監督層面的不規范也是實際會計檔案管理過程中比較常見的問題之一。縱觀以往經濟市場中會計檔案的使用者大都由企業管理者和政府管理者兩個方面，然而受我國政府經濟監管工作的限制，導致就政府層面對企業會計檔案管理的監管大都呈現出比較明顯的不足，在這一背景下，如果企業管理者沒有重視會計檔案監管工作的重要性，就勢必會導致對后續會計檔案監督不規范的問題，影響實際會計檔案管理工作開展的效果。

4.會計檔案管理軟件使用不規范

隨著現代化技術在企業會計檔案管理中應用的深入，雖然現代化技術的應用在很大程度上提升了原有會計檔案管理工作的效率，但是，由于現代化技術發展的局限性，導致現代化管理技術在設計、應用的環節難免會存在各種各樣的漏洞，從而對所儲備的會計檔案信息安全埋下隱患。與此同時，企業會計檔案管理人員對檔案管理軟件使用不規范問題也是會計檔案管理過程中比較常見的問題，尤其是對于部分專業素養不好、技術水平不好的工作人員，其軟件使用過程中的不規范就很容易對會計檔案管理造成隱患，并為未來企業的健康、高效發展造成風險。

三、規范化會計檔案管理的策略

通過上述會計檔案管理過程中規范化問題的研究，筆者認為在未來的企業發展過程中，如果想要幫助會計檔案管理朝向更加規范、高效的方向發展，就應從原始憑證的登記環節入手，逐步的將檔案管理工作滲透到財務運轉的各個流程、節點中去，以此最大程度上確保會計檔案管理的規范性和高效性，從而為未來企業的經營、發展奠定夯實的數據基礎。

1.貼合企業情況構建會計檔案管理機制

通過對上述企業會計檔案管理過程中存在規范問題的研究，筆者認為在未來會計檔案管理的過程中，如果想要幫助企業獲得更好的會計檔案管理效果，推動企業會計檔案管理的規范化發展，就應從企業自身現階段乃至未來的發展戰略出發，構建具備企業自身特色的會計檔案管理機制，汲取以往會計檔案管理過程中存在的不足，通過制定規范的方式最大程度上確保相關管理規章能夠被落實在實際的會計檔案管理過程中去，以此實現會計檔案管理規范化的目標。比如，就這一環節，企業在制定相關管理機制的環節應秉持國家有關會計檔案管理的相關規章、制度，確保會計檔案管理機制能夠合法、合理的同時幫助企業獲得預期的管理效果。

2.設計完善的會計檔案的取用審批流程

對于以往企業會計檔案管理過程中的檔案取用環節是整個檔案管理過程中比較容易出現紕漏的環節，所以，在未來企業規范化會計檔案管理的過程中，管理者們也應著眼于內部檔案、資料的取用、審批流程進行進一步的規劃，從而最大程度上避免在取用環節檔案資料的丟失，繼而推動后續規范化會計檔案管理在企業運行中的落實。

3.創設全過程規范化會計檔案管理流程

結合筆者有關企業會計檔案管理規范化管理的研究，筆者認為在現階段企業會計檔案管理發展的背景下，傳統的檔案管理流程已經很難在本質層面上滿足企業發展對會計檔案管理的切實需求，所以，在未來的會計檔案管理規范化環節，管理者們也應逐步將全過程的管理理念滲透到會計檔案管理流程的規范化制定中去，從原始憑證的填寫、粘貼的等環節入手便進行明確的規定和要求，以此為后續會計檔案管理工作奠定夯實的基礎。比如，就這一環節，首先，根據原始憑證填寫記賬憑證是制作會計檔案的初始階段，這一階段會計工作人員對憑證的處理、粘貼效果會在很大程度上影響后續會計檔案管理的規范程度。所以，筆者認為企業可以著眼于企業日常生產經營過程中常見的原始憑證樣式進行研究，選擇出兼具美觀、實用等多樣優勢的財務憑證粘貼模式，以此為后續會計檔案管理的規范化奠定基礎;其次，在完成了記賬憑證的填寫和粘貼后，需要會計人員對擬進行存檔的會計資源進行移交存檔。一般情況下，這一環節應嚴格按照國家以及企業的相關會計檔案管理標準予以執行，在確保多方責任人在場并確認的基礎上進行檔案的移交及核驗，以此提升會計檔案管理的規范性;第三，待到檔案移交到相關檔案管理部門之后，管理部門應根據檔案的內容、材質、保管期限等進行更加細致的歸類、劃分，并在歸類、劃分后根據會計檔案管理的切實需求進行相應的建檔、保存，以此確保會計檔案管理工作的規范性，同時保障紙質檔案在管理環節的安全和高效。

4.組織具備更強會計檔案管理能力的人才團隊

對于會計檔案管理工作來說，管理人員的專業性對規范企業會計檔案管理的影響也是未來優化企業會計檔案管理工作效果過程中不容忽視的重要組成部分之一。所以，在未來規范化的會計檔案管理過程中，一方面，管理者們應著眼于企業原有檔案管理人員的專業水平、職業素養予以優化，使其能夠更好的應對會計檔案管理中應用的各種現代化技術，以此提升這一管理工作的規范性;另一方面，管理者們也應結合企業實際需求適量的選拔一部分更加具備專業檔案管理能力的人才參與到企業會計檔案的規范化管理中來，以此推動未來企業會計檔案管理的發展。

四、結語

綜上所述，隨著會計檔案管理工作在企業經濟管理中受重視程度的攀升，如何結合企業的實際情況構建規范化的會計檔案管理模式、流程就成為了近幾年企業管理者們關注的重點。由此，上文通過對現階段會計檔案管理中存在的規范化問題進行闡述、研究，從中探究能夠實現規范化會計檔案管理的策略，希望能夠對未來企業的發展做出幫助。

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（作者單位：西安市臨潼區市場監督管理局）