加強檔案安全管理工作的意義

摘 要：檔案管理工作在社會組織機構和企業事業單位發展中發揮著重要作用，是部門或單位的全面、完整歷史發展記錄和數據資料，具有長期性，復雜性，完整性，對檔案管理的安全性提出了嚴格的要求。隨著互聯網和計算機技術的發展和應用，檔案安全管理也面臨著巨大的挑戰，確保檔案安全是管理中至關重要的環節，因此首先要對其重要性加強認知，通過相應的應急機制和防范措施的制定，使突發事件以及自然災害等所造成的損失最大限度地減少，使檔案的安全性得到有效保證。本文就檔案安全管理工作中存在的問題以及加強管理的有效措施進行分析和探討。

關鍵詞：檔案安全;管理;措施

在社會組織機構和企業單位中，檔案管理作為記錄各項經營和生產活動的信息資源，有著重要的利用和開發價值，同時也是寶貴的經驗總結和積累，對于社會組織機構和企業單位的建設發展有著不可或缺的作用。因此對于檔案管理工作應加強重視，確保檔案管理的安全性，避免因工作失誤等造成檔案資料的破壞和遺失，因此加強檔案安全管理工作至關重要。

一、檔案安全管理工作的意義

在檔案管理工作中，檔案的安全管理對于檔案事業的發展以及群眾切身利益的保障有著密不可分的聯系。

1.戰略意義。企事業單位以及社會組織機構的安全生產政策與檔案安全管理工作的貫徹和落實相契合，作為科學發展觀踐行的重要手段，能夠對企事業單位以及社會組織機構的根本利益進行有效融合，并在和諧社會的構建方面具有積極的戰略意義。

2.重要基礎的奠定。作為重要工作基礎，檔案安全管理工作在檔案工作發展順利開展中發揮著重要的作用，能夠對相關的歷史事件、經營建設等內容進行全面、真實地記錄，同時其中還包括不少重要的信息資料，甚至涉及高度機密的資料和文件，如果出現資料遺失或泄漏的情況，將會造成巨大的損失。因此加強檔案安全管理工作，是其他工作順利開展的重要基礎。

二、檔案安全管理工作中存在的問題

1.檔案保管不當。目前在不少檔案安全管理工作中，因檔案管理不到位，保管不當等諸多因素造成檔案損毀的情況。在檔案管理中，不少管理人員在檔案柜中放置其他雜物，造成檔案放置程序混亂的同時，也使檔案柜日常管理工作無法有效落實，相關的防火、防蟲、防盜、防光、防塵、防潮、防污染、防暑等方面的安全措施不到位;甚至檔案管理庫放窗戶等未關閉等，一旦遭遇雷雨天氣，會造成檔案資料的極大損失;另外對于檔案柜溫濕度也未進行定期檢查，使檔案安全無法有效保障。

2.信息管理不當。相關檔案管理人員在進行檔案安全管理時，常會因工作疏忽等原因，在檔案排列編號、信息分類等工作中出現錯誤，對日常的檔案管理和信息查詢帶來不利，另外在檔案中的不少照片、底片等資料，如未進行定期檢查和處理，極容易出現發霉、發黃等現象，嚴重影響資料的使用;另外對于聲音、錄像等檔案未進行及時復制和刻錄，一旦出現損壞的情況，將造成無法補救的損失。

3.安全保管條件不足。檔案安全管理的硬性條件對于檔案安全管理的順利實施有著重要的保障作用。然而由于各地區經濟發展存在不均衡的情況，各地檔案資料的管理條件也存在差異。因此通常經濟條件較好的地區，設有專門的檔案存放庫房，對檔案安全保護措施落實到位，在經濟條件比較落后的地區，就存在著管理硬 性條件不足，檔案安全管理水平較差，使檔案安全管理無法有效保證。

三、檔案安全管理加強的有效措施

1.檔案安全管理制度體系完善。檔案安全管理制度體系的完善對檔案管理安全性的提高發揮著重要作用，因此首先需要對檔案安全管理工作提高重視，對加強檔案管理工作的意義加深理解，從而進一步對相關檔案安全管理制度體系進行健全和完善。將檔案管理考察制度與管理人員的工作績效考核相掛鉤，對檔案安全管理具體制度的落實與相關人員的工作職責相聯系，使相關管理人員對自身工作內容和責任加以明確，有利于安全管理工作落實到位。另外具體負責人員需要加強檔案資料管理的定期安全性檢查，能夠對檔案保管中存在的問題及時發現和解決，使檔案安全管理工作有效性得以保證。

為了有效提高檔案安全的日常管理水平，需要對檔案安全日常管理制度進行健全，其中涉及值班制度、庫房保管制度、檔案安全管理責任制、檔案出入庫制度、庫房溫濕度管理制度、檔案保密制度、檔案利用制度等，相關管理人員需要嚴格按照上述制度規定執行。另外還需要對檔案安全管理工作臺賬進行建立和完善，其中原始臺賬主要有：值班記錄、保管情況檢查記錄、防火安全檢查記錄、出入庫記錄、移交登記檔案、環境安全檢查記錄、檔案查閱登記、庫內外溫濕度記錄檔案等，并對其進行統計和分析，對其中的安全管理規律進行有效總結，并對檔案安全管理工作進行有效指導，使檔案安全管理工作水平提高。另外檔案安全管理過程應從檔案保管環節進行不斷拓展，涵蓋檔案收集、積累、鑒定、整理、利用等全過程，使檔案安全管理工作在各個環節中得到有效落實。

為了更好地實現檔案安全管理，作為檔案工作的基礎原和根本措施， 根據相關法律規定，檔案的集中管理能夠通過將各類應歸檔和保存的文件材料向指定的檔案室或檔案館定期進行移交的方式，使檔案管理的安全性進一步提高。其中包括各單位檔案需要定期移交至國家檔案館，依照國家相關法律法規的要求，對單位文件、材料的歸檔制度以及檔案館接收范圍等予以明確和制定，以及各部門文件材料歸檔范圍和各檔案館接收范圍等，使應歸檔文件材料的完整性、有效性得以保證。

2.管理人員綜合素質和能力提高。確保檔案的完整性和安全性是相關檔案管理人員的主要職責和工作內容。在檔案安全管理工作中，管理的重要目標為確保檔案無遺失、無損壞、整齊有序等。一旦出現檔案資料損壞的情況，相關管理人員需要及時進行相應的補救處理。為了確保檔案無遺失等情況，還需要及時對檔案進行完整安全備份處理，同時加強安全備份檔案的管理，避免出現檔案混亂的情況。因此在檔案安全管理中，需要檔案管理人員保持高度責任心和認真的工作態度。目前隨著檔案安全管理重要性的日益凸現，對檔案管理人員的要求也越來越高，不僅需要檔案管理人員具備較高的綜合素質，同時還需要具有較強的業務能力和管理水平。另外管理人員還需要對檔案保管的相關法律法規熟悉和了解，確保管理人員在實際檔案安全管理工作中，能夠及時發現工作中存在的問題，并能進行有效分析和解決，使檔案的安全性得到有效保證。

3.管理工作保密性加強。目前信息技術的飛速發展，也對檔案安全管理提出了更高的要求。各種先進技術手段在檔案安全管理中得到應用的同時，也加大了檔案安全風險，對檔案保管的安全性造成極大的威脅。檔案保管的完整性、有效性、安全性對于檔案資源的有效利用起著決定性的作用，因此在實際管理工作中，需要針對檔案加強安全保密工作，對檔案的保密等級進行明確劃分，做好相應的檔案管理保密工作，在對檔案實體加強安全管理的同時，還需要對管理的保密性予以保證。對于保管的檔案需要相關管理人員定期進行嚴格清點，針對日益網絡化的各類檔案資料，隨著數學化檔案庫的運用，需要加強相應防火墻等安全防護手段，針對不同的防問權限設置相應的密碼保護，建立備份數據以及安裝保護隔離卡等，使電子檔案安全管理措施得以不斷完善。

4.檔案庫房安全性提高。在不少單位中，仍采用廢棄廠房或臨時庫房作為檔案管理的檔案庫房，而保密檔案的庫房不具備良好的防盜、防火等功能，使檔案安全管理無法得到有效保障，因此庫房管理是提高檔案管理安全性至關重要的環節。首先檔案庫房應配備整套的防火、防盜設施、庫房溫度測量裝置以及各類防蟲藥物等;日常管理工作中要注意對檔案庫房進行維護，定期對庫房內進行溫濕度檢測以及防火、防盜措施的有效性檢查，以及檔案庫房內的電器線路的安全性等各項檢查，最大限度地避免火災等事故的發生，使檔案庫房日常管理力度加強;另外還需要做好日常檢查記錄，包括上述的開關設備、電源路線、電源門窗、防蟲藥品消防器材等，并對庫內外環境清潔予以保證，使檔案安全隱患能夠及時得到消除。

四、結束語

隨著信息化技術的廣泛應用，檔案資料數據在各行業領域的生產發展中的重要性也日益凸現，其巨大的開發利用價值也備受關注，因此加強檔案安全管理工作有著重要的現實意義。目前檔案安全管理中還普遍存在著檔案保管不當、檔案安全管理不到位等問題，因此需要提高檔案安全管理意識，對相應的安全管理制度體系進行完善，加強檔案管理人員的綜合素質和專業能力的培養，使檔案安全工作的保密性以及檔案庫房的安全性有效提高。

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（作者單位：陜西廣播電視大學商洛分校）

作者簡介：張慧林（1973-），女，漢族，陜西佳縣人，陜西電大商洛分校，檔案館員，本科，研究方向;檔案管理。