大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理探析

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案數(shù)字資源呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)總量大、資源種類多、傳播速度快和價(jià)值密度低的特點(diǎn)。為推動(dòng)高校檔案資源建設(shè)，應(yīng)理順工作運(yùn)行機(jī)制，完善相關(guān)制度;立足檔案工作實(shí)際，構(gòu)建資源體系;結(jié)合學(xué)校發(fā)展需求，開展編研工作;根據(jù)用戶需求，做好信息服務(wù)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案;高校檔案;檔案管理

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息資源呈井噴式發(fā)展，各行各業(yè)面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，檔案行業(yè)也不例外，大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作呈現(xiàn)新的特點(diǎn)。高校檔案真是地記錄了高校的發(fā)展歷程，對(duì)于學(xué)校的長(zhǎng)足發(fā)展具有重要的價(jià)值。當(dāng)前，高校各項(xiàng)工作的信息化水平的得到了極大的提升，電子文件逐漸占據(jù)重要地位，檔案數(shù)據(jù)資源總量增長(zhǎng)迅速，高校檔案管理工作面臨著從傳統(tǒng)模式向新型模式的轉(zhuǎn)變，數(shù)字化、信息化管理逐步成為高校適應(yīng)社會(huì)發(fā)展新需求、順應(yīng)行業(yè)發(fā)展新形勢(shì)的必然舉措。近年來(lái)，高校檔案信息化建設(shè)、數(shù)字化管理得到了理論界和實(shí)踐界的普遍關(guān)注，如何有效利用大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展契機(jī)，結(jié)合高校檔案工作實(shí)際探究檔案管理模式的轉(zhuǎn)型路徑是高校檔案工作者需要考慮的重要問(wèn)題。

一、高校檔案數(shù)字資源的特點(diǎn)分析

1.數(shù)據(jù)總量大。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案數(shù)字資源整體呈現(xiàn)出總量巨大的特點(diǎn)，在紙質(zhì)檔案管理時(shí)代，資源信息主要以紙張為載體，以紙質(zhì)資源為主，而檔案信息化管理階段，信息產(chǎn)生的主體進(jìn)一步拓展、內(nèi)容也得到了極大的豐富。高校是人才培養(yǎng)的重要基地，人數(shù)眾多且聚集，因檔案信息產(chǎn)生的主體非常多，這就使得高校檔案信息資源總量大。以學(xué)生信息為例，當(dāng)前，高校普遍開展智慧校園建設(shè)，信息化程度相對(duì)較高，一卡通制度的實(shí)行，詳細(xì)記錄學(xué)生參與各類相關(guān)活動(dòng)的數(shù)據(jù)信息，如食堂就餐、商店購(gòu)物、進(jìn)出入宿舍情況、學(xué)生醫(yī)療記錄等等，而這些活動(dòng)行程的數(shù)據(jù)都是檔案數(shù)據(jù)資源的重要組成部分。此外，各高校普遍開展檔案數(shù)字化建設(shè)，紙質(zhì)檔案數(shù)字化后形成大量的數(shù)字資源，學(xué)校使用OA系統(tǒng)、科研成果登記系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)及財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等等，均會(huì)產(chǎn)生大量的電子文件，這些文件對(duì)于學(xué)校整體發(fā)展具有重要價(jià)值，是檔案數(shù)據(jù)管理的范疇。檔案信息資源的存儲(chǔ)單位也有GB到TB再到現(xiàn)在的PB、EB級(jí)別。

2.資源種類多。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案的存儲(chǔ)載體、資源類型、存儲(chǔ)格式都發(fā)生了一定的變化。傳統(tǒng)的檔案管理階段，紙張為最主要的存儲(chǔ)載體，而信息化管理階段，紙張仍是檔案的重要存儲(chǔ)載體，但磁帶（盤）、光盤同樣發(fā)揮著重要作用。當(dāng)前，由于高校很多主體工作都是通過(guò)學(xué)校各種系統(tǒng)完成，如學(xué)校大部分文件的簽發(fā)是通過(guò)學(xué)校OA系統(tǒng)在線辦理，由此產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件的重要性日益凸顯。電子文件的類型豐富，格式多樣，如文字型電子文件（XML、PDF、TXT），圖像電子文件（JPEG、TIFF），音頻電子文件（WAV、MP3），影像及多媒體音像數(shù)據(jù)（MPEG、AVI）等等。總體而言，隨著學(xué)校信息化建設(shè)的逐步推進(jìn)，學(xué)校檔案資源的種類也愈發(fā)豐富，對(duì)于高校檔案信息管理既是機(jī)遇亦是挑戰(zhàn)。

3.傳播迅速快。信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案信息資源得到進(jìn)一步豐富與充實(shí)，更加有利于檔案機(jī)構(gòu)為學(xué)校各項(xiàng)工作的決策提供輔助，彰顯檔案的價(jià)值。檔案信息資源的信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)資源最大程度的共享，資源收集、利用更加便捷，在一定程度上減輕了高校檔案管理人員的工作量。信息時(shí)代，檔案信息資源傳播速度快，剛上傳的信息能在幾秒鐘內(nèi)傳播至整個(gè)校園甚至全世界，這也各檔案信息管理機(jī)構(gòu)帶來(lái)了挑戰(zhàn)，相對(duì)于紙質(zhì)檔案資源的管理，信息化管理的難度更加大。

4.價(jià)值密度低。價(jià)值密度低是大數(shù)據(jù)時(shí)代信息資源的一大特征，以視頻為例，連續(xù)不間斷監(jiān)控過(guò)程中，可能有用的數(shù)據(jù)僅僅有一兩秒。前文已經(jīng)提出隨著高校信息化水平的不斷提升，各類信息數(shù)據(jù)劇增，有價(jià)值的信息隱藏在大量的數(shù)據(jù)海中，如何在海量數(shù)據(jù)中獲取、篩選、保存并利用有價(jià)值的信息是高校檔案管理者需要思考的重要問(wèn)題。高校的學(xué)生群體年齡相對(duì)偏小，部分學(xué)生心智尚不成熟，容易受到虛假有害信息的誤導(dǎo)，而高校又是人群密集之地，如因信息管理不善造成信息泄露，容易造成恐慌。因此，獲取有價(jià)值信息并有效管理信息十分重要。

二、高校檔案數(shù)字資源開發(fā)策略分析

高校檔案數(shù)字資源開發(fā)涉及全校的二級(jí)機(jī)構(gòu)，是一項(xiàng)牽動(dòng)全校的重要工作，此項(xiàng)工作的順利開展，需要學(xué)校整體規(guī)劃、檔案機(jī)構(gòu)分步落實(shí)、各部門積極配合方能做好，具體而言，應(yīng)注重四個(gè)方面的內(nèi)容建設(shè)：

1.理順工作運(yùn)行機(jī)制，完善相關(guān)制度。高校檔案工作是以高校檔案館為主導(dǎo)，各二級(jí)機(jī)構(gòu)輔助的工作機(jī)制，是涉及全校各部門的一項(xiàng)工作，理順工作機(jī)制是開展檔案資源建設(shè)的重要前提。當(dāng)前，高校機(jī)構(gòu)多且相對(duì)分散，有些部門尚未意識(shí)到檔案工作的重要性，檔案工作的運(yùn)行機(jī)制不夠順暢，在一定程度上阻礙了檔案信息化的進(jìn)程，高校需要通過(guò)完善相關(guān)制度以確保此項(xiàng)工作的順利開展。

一方面進(jìn)一步完善高校檔案管理制度，參照《檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律規(guī)章，結(jié)合學(xué)校檔案工作信息化建設(shè)的實(shí)際，更新補(bǔ)充相關(guān)內(nèi)容，明確全校范圍內(nèi)檔案工作的要求，特別是各二級(jí)部門在檔案信息化建設(shè)中的工作職責(zé)，形成全校合力共同推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。另一方面進(jìn)一步細(xì)化高校檔案信息化工作規(guī)劃。高校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，不可能一蹴而就，這就需要結(jié)合學(xué)校檔案工作實(shí)際情況，順應(yīng)學(xué)校的發(fā)展需求制定切實(shí)可行的工作規(guī)劃，有計(jì)劃地開展檔案信息化工作。

2.立足檔案工作實(shí)際，構(gòu)建資源體系。《高校檔案管理辦法》中明確高校檔案包括黨群、行政、教學(xué)、財(cái)會(huì)及儀器設(shè)備等多種類別，載體類型也比較豐富，包括紙質(zhì)、電子、膠片等。構(gòu)建資源體系，首先需要將檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立有效的對(duì)接，檔案機(jī)構(gòu)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各種數(shù)據(jù)資源的有效管理。但當(dāng)前，由于各類信息其主管部門不一，數(shù)據(jù)信息分布分散，未形成數(shù)據(jù)信息統(tǒng)一管理的局面。檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后，初步設(shè)想建立學(xué)生、教務(wù)、學(xué)工、科研、圖書數(shù)據(jù)資源庫(kù)，采用數(shù)據(jù)搜集、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析、云存儲(chǔ)等技術(shù)對(duì)各類數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)收集與監(jiān)測(cè)，過(guò)濾無(wú)用信息，將有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整合上傳，充實(shí)資源體系。

3.結(jié)合學(xué)校發(fā)展需求，開展編研工作。檔案編研是檔案機(jī)構(gòu)變被動(dòng)為主動(dòng)服務(wù)的重要體現(xiàn)，通過(guò)檔案編研將有用信息進(jìn)行加工整合并提供利用，既能為學(xué)校各項(xiàng)工作提供參考，也是彰顯檔案價(jià)值提升檔案影響力的有效途徑。大數(shù)據(jù)時(shí)代開展檔案編研可以從以下幾個(gè)角度著手：一是根據(jù)用戶群體的需求確定編研主題。高校檔案的利用主體主要為學(xué)校師生，而師生的需求具有一定的穩(wěn)定性，如教師關(guān)注的主要為教學(xué)、科研、競(jìng)賽等相關(guān)主題的內(nèi)容，而師生關(guān)注的主要為學(xué)校政策性文件。根據(jù)兩大用戶群體的需求，可以考慮將不同的內(nèi)容分為不同的專題進(jìn)行檔案編研。二是豐富編研的成果類型。傳統(tǒng)的檔案編研，其成果以紙質(zhì)成品為主，編研花費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)且受眾有限。而高校大學(xué)生，思維活躍、創(chuàng)新意識(shí)強(qiáng)，單一枯燥的編研成果難以滿足學(xué)生群體的需求，豐富編研形式十分重要。如制作視頻、開展網(wǎng)絡(luò)展覽，或者通過(guò)社交媒體來(lái)宣傳推廣編研成品，能在很大程度上提升編研成品的利用效率。三是充分借助大數(shù)據(jù)技術(shù)開展編研。以往的編研是檔案工作者通過(guò)翻閱文件來(lái)完成，而大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息資源繁雜，人工的方式已經(jīng)不適用發(fā)展需求，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行搜集、篩選，以數(shù)據(jù)分析為基礎(chǔ)，做出更多的正確決策，而不僅僅依賴直覺(jué)和經(jīng)驗(yàn)做出決策。

4.根據(jù)用戶信息需求，做好信息服務(wù)。提供利用是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的主要路徑，而高校檔案利用的主體主要為學(xué)校教師和學(xué)生，用戶群體的信息需求和行為習(xí)慣均有不同，需針對(duì)不同的需求群體開展有針對(duì)性的信息服務(wù)。一些年紀(jì)稍長(zhǎng)的教師用戶可能習(xí)慣于實(shí)地利用，還有部分業(yè)務(wù)在線無(wú)法辦理，針對(duì)這樣的情況，則延續(xù)到館利用的服務(wù)模式，以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)態(tài)度為用戶提供便捷服務(wù)。而學(xué)生和青年教師群體，可能更傾向于新型的利用模式，針對(duì)這部分用戶，檔案機(jī)構(gòu)需積極運(yùn)用新技術(shù)、利用新媒介，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。具體而言，可以從幾個(gè)方面入手：

（1）加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)。檔案網(wǎng)站是檔案用戶獲取信息最為便捷的一種方式，檔案機(jī)構(gòu)可以將官方網(wǎng)站打造為信息資訊平臺(tái)，發(fā)布可公開信息。可以設(shè)置多個(gè)板塊，如學(xué)校發(fā)展板塊，發(fā)布學(xué)校歷年的政策、學(xué)校發(fā)展歷程中重大事件的始末、學(xué)校檔案館藏資源分布，將其打造為了解學(xué)校發(fā)展歷程的窗口。此外，設(shè)置學(xué)校檔案工作動(dòng)態(tài)板塊，明確學(xué)校檔案利用的流程及審批手續(xù)、學(xué)校檔案館的組織機(jī)構(gòu)、館藏資源、人才隊(duì)伍等等。

（2）加強(qiáng)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)。針對(duì)檔案用戶搭建的服務(wù)平臺(tái)，明確檔案在線利用檔案的流程及審批手續(xù)，用戶可以通過(guò)在線提交利用需求，經(jīng)檔案部門審核后通過(guò)在線傳輸實(shí)現(xiàn)檔案的利用，大大提高檔案利用的效率。設(shè)置功能清晰、覆蓋全面的業(yè)務(wù)資源模塊，如學(xué)生學(xué)籍檔案查詢、學(xué)生學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證、畢業(yè)生檔案提取等業(yè)務(wù)，用戶能快速、準(zhǔn)確地獲取相關(guān)信息。此外，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，配置業(yè)務(wù)查詢終端，確保部分業(yè)務(wù)能夠通過(guò)自助終端申請(qǐng)——獲取——打印一站式辦理。

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[2]李麗芳.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息利用及效果探析[J].城建檔案，2016

（作者單位：晉中師范高等專科學(xué)校）

作者簡(jiǎn)介：王劍（1982-），男，漢，山西太谷人，本科，館員，晉中師范高等專科學(xué)校。