淺談數字檔案資源長期保存策略

摘 要 隨著網絡的迅猛發展，信息的數字化和服務的網絡化使得數字信息可以長期保存。同時由于數字檔案信息有其自身動態性、技術更新快、開放性以及對載體的依賴性等特點，從而使得數字檔案信息保存利用遇到了挑戰。本文通過對數字檔案信息保存的介紹，分析當前數字檔案信息長期保存所存在的主要問題，從而核查出種種弊端，據此進行修改完善，為檔案部門的數字檔案長期保存工作提供建議和意見，提出合適的保存策略。

關鍵詞 數字檔案 長期保存 保存策略

中圖分類號 G273.2 文獻標識碼 A 收稿日期 2020-02-18

作者簡介：王昀，黑龍江大學信息管理學院，碩士研究生，研究方向為信息技術與檔案信息管理。

On the Long-term Preservation Strategy of Digital Archives Resources

Wang Yun

Abstract With the rapid development of the network， the digitization of information and the network development of services make it possible for digital information to be preserved for a long time. At the same time， because of its own dynamic nature， rapid technology update， information openness and dependence on carriers， the digital archives information preservation and development has encountered challenges. This paper introduces the preservation of digital archives information， analyzes the main problems existing in the long-term preservation of current digital archives information， finds out all kinds of disadvantages， modifies and improves them accordingly， provides suggestions and opinions for the long-term preservation of digital archives in archives departments， and puts forward appropriate preservation strategies.

Keyword digital archives; long-term preservation; preservation strategy

一、數字檔案資源介紹

1.數字檔案資源概念。數字檔案資源，即把文字、聲像、圖片等多種有形的檔案信息經過序化和加工以數字化形式存儲在光、磁等無形的載體上，經過計算機和網絡再傳播給用戶的資源。

2.數字檔案資源長期保存的內涵。在檔案管理的中后期階段，需要對電子文件進行篩選，選擇部分內容進行長期保存，其中保存時間的長短都是根據實際業務的重要性和需要所決定。

與傳統紙質檔案長期保存相比，數字檔案資源長期保存有自身的特點，主要體現在技術和內容兩個方面。傳統的紙質檔案的內容和傳播都是穩定不變的，一旦經過完整的整理過程之后，是無法被修改的。究極原因是因為檔案有原始記錄性的特點。當前通過網絡和計算機所傳播的數字檔案資源都是經過整理序化加工的檔案信息，此時也失去了檔案原始記錄性的特點，因此數字檔案資源和“原始記錄性”的特點之間是不相匹配的，從而不能僅從“原始記錄性”這一特點來研究和分析數字檔案資源長期保存，應當從真實性、完整性、實用性等方面來分析數字檔案資源的長期保存。

綜上所述，數字資源的長期保存和傳統紙質檔案保存是兩種不同的概念，長時間保存數字信息的前提是要保證信息的真實性、完整性、實用性。

二、我國數字檔案資源長期保存的現狀

1.創新水平不足。從20世紀90年代開始，我國著手研究數字檔案資源長期保存問題，隨著時間的推移，當前對于數字化保存的研究仍然處在初級階段，主要是以借鑒國外研究為主，同時學習知識和積累經驗。通過對國內研究者對這一主題研究的總結發現，大部分的理論和規范都是借鑒外國的研究經驗，大部分是以分析國外理論為基礎，再結合我國當前的數字檔案信息資源發展狀態做一個對比，分析出當前我國在這一方面的種種弊端，從而再借助國外在此問題的經驗和建議進行整改;從實踐方面的研究來看，通過分析在實踐中得到的經驗和教訓，以長期保存檔案資源為中心再展開實踐，我國在這方面取得的成果還是令人滿意的。從我國關于數字檔案資源長期保存的整體發展情況來看，還有許多弊端，主要表現在創新能力匱乏、發展水平較低等。但發展潛力還很大，可以逐步提升。

2.保存復雜的館藏數字檔案資源難度較大。我國的館藏數字資源數量大，結構復雜，資源的類型和存儲格式眾多。存儲格式有：DOC、PDF、XT、CEB、HTML、XML、XLS、HTML、DBF，JTIFF、PEG、BMP、GIF、DWG、AVI、MPEG、WAV、MP3、MBD、WPS、CZ、RTF、BD、DAT、GIF等等。

從以上的描述可以看出，數字檔案資源類型多樣，使用機制復雜，涉及的內容眾多，如何長時間保存這些數字檔案資源將成為檔案工作必須面對的一個重要問題。

第一是載體介質的保管問題。雖然數字檔案資源有傳統檔案資源不可比擬的優點，但是數字檔案資源的載體更新速度很快，整體壽命較短，使得技術更新的速度與數字檔案資源更新的速度不匹配，增加了數字檔案資源長期保存的難度。

第二是信息安全問題。信息安全問題主要體現在對其載體的保護上。對于數字檔案資源，不僅要考慮載體的安全問題，還要考慮信息內容的安全問題。因為數字檔案資源有開放性和易更改特點，內容和載體兩者是可以相互分開的，因此對數字檔案資源的保護的核心在于對信息內容的保護。所以數字檔案資源的長期保存工作還有很大的發展空間，需要我們從理論和實際進行分析，對其進行改進和完善。

3.數字檔案資源長期保存發展項目起步晚。國外在21世紀初期就開始對各種類型的數字檔案資源進行長期保存的實驗，有些國家更是在實驗室中定期開展長期保存實驗項目，有網絡專家和信息資源管理人員的參與。同時，高校也一同協助這項項目的完成。這些項目包含NDIIPP、LOCKSS、CAMILEON、PADI、OAIS等，對數字資源的長期保存方式有著重要的意義。由于這些項目開展實踐起步時間較早，項目成型也較為成熟，應用的范圍也較為廣泛。

當前國內研究人員主要以研究和借鑒國外長期保存經驗為主，但這是遠遠不夠的。我國的數字檔案資源長期保存開展時間較晚，由于一些客觀因素使得國家對這一項目的投資力度過小，不利于數字檔案資源長期保存的發展。

三、數字檔案長期保存的策略

當前，我國的數字檔案資源長期保存策略略顯不足和落后，應當根據當前實際情況制定一套適宜的策略。數字檔案資源長期保存涉及內容廣泛，因此涉及部門多，各部門之間需要緊密的聯系與合作。筆者認為，主要應當通過制定數字檔案載體長期保存策略和數字檔案信息長期保存策略來增進數字檔案資源保存水平。

1.數字檔案資源長期保存載體安全策略。首先，數字檔案資源保存的核心就是對載體的保護。當前科技不斷發展，云計算、云存儲、大數據等技術層出不窮，也讓海量數據存儲和利用變得更加便利，對載體的體積、形式的要求已不再是主要問題。因此，可以在確保安全性的前提下，應用這些先進技術，以擴大保存空間、降低保存成本。其次，數字檔案載體遭受破壞的原因主要有內因和外因兩部分，內因源于載體本身，而外因則取決于相關的環境因素。可以通過調節載體所處的環境溫度、濕度，加強防光、防塵、防磁保護，為數字檔案資源的保存載體提供一個適宜的保存環境，延長使用壽命。最后，要提升管理水平。作為數字檔案資源長期保存載體的堅實保障，負責對數字檔案資源長期保存載體進行維護的工作人員、組織機構，要制定先進、嚴格的管理制度，形成層層關聯、堅實可靠、定期維護、日常運行的管理、檢查、考核體系。這樣可以避免由于工作人員的疏忽，造成數字檔案載體的破壞，防止數據被遺失或泄露。在制定管理制度時，一定要遵循標準、規范的原則，包括嚴密規范的操作指南、管理制度、標準體系、技術水平、環境要求等，從而彌補我國數字檔案資源長期保存在載體方面標準體系的不足。

2.數字檔案資源長期保存信息安全策略。首先，應當加強計算機系統中的安全防護措施建設。在保存了數字檔案資源后，就要根據信息的等級和具體要求，嚴格制定出一套關于數據訪問權限的安全策略，包括身份識別、訪問控制等，避免因信息遭到非法入侵而帶來不良后果。如對于電子印章等涉及受用權限的數字信息，必須限定使用權限，防止遭到非法使用。其次，保證數字檔案資源的長期可存取性。由于數據檔案資源的來源十分廣泛，形成于不同的計算機系統，所以其內容、格式和數據形態都各不相同，在存儲、傳輸、使用上也存在差異。對于此問題，一是建議制定統一標準，對數字檔案資源的格式作出限定，以方便存儲利用。二是如果在實際中無法做到標準統一，建議制定系統的存儲方案，規定數據拷貝、備份的時間、方式等，以防因無法讀取出現信息安全問題。最后，研發再生性保存技術。一旦因為各種意外因素造成了檔案數據的丟失后，可以通過再生手段進行恢復，跳出其對系統的依賴性，保證數字檔案資源的長期存儲利用。

3.加強技術建設。數字檔案資源長期保存技術的建設具有長期性、專業性等特點，因此需要資金、人員、部門的共同作用與支持。筆者認為，首先要爭取資金支持;其次要在專業人才上下工夫，如制定專業人才引進計劃，或培養計劃;再次可進行多方合作，相互配合，從而優化數字檔案資源長期保存技術。

綜上，對于數字檔案資源的長期保存，首先要從制度建設上下手，結合實際，建立更加科學的保存制度。其次，從技術上保障數字檔案資源的安全性，加強數字檔案資源安全體系建設。最后，從載體、信息內容、技術研發建設等方面制定針對檔案資源長期保存的策略，優化檔案產業結構，促進檔案信息化進程。

當前的數字檔案資源長期保存還存在著許多問題，都需要進行改進，在進行技術改進的同時，更需要制度和人員的調整，從而更好地提高數字檔案資源的保存水平，促進檔案信息化建設進程。

參考文獻

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