淺析檔案服務業市場特征及發展對策

陳鑫 李淇 薛微

摘 要 大數據時代已經到來，檔案服務趨于專業化、職業化、社會化，為我國的檔案服務業注入了新的生機與活力，呈現出新的市場特征。文章將從檔案服務業的市場需求特征、行業發展特征、地域特征以及挑戰與機遇并存四個方面進行分析。

關鍵詞 檔案服務業 檔案服務企業 檔案事業 市場特征

中圖分類號 G279.2 文獻標識碼 A 收稿日期 2019-10-21

作者簡介：陳鑫，中國鐵路沈陽局集團有限公司檔案史志室工作人員;李淇， 遼寧大學歷史學院檔案學專業學生; 薛微，遼寧大學檔案管理中心助理館員。

Brief Analysis of the Market Characteristics and Development Countermeasures of Archival Service Industry

Chen Xin， Li Qi， Xue Wei

Abstract The era of big data has arrived， and the archival service tends to be specialized， professional and socialized， which has injected new vigor and vitality into the archival service industry of our country， showing new market characteristics. This paper analyzes the characteristics of market demand， industry development characteristics， regional characteristics and the coexistence of challenges and opportunities in the archival service industry.

Keyword archival service industry; archival service enterprise; archival undertaking; market characteristics

檔案服務業，是近年來新興出現的一個專業詞匯，我國國家檔案局暫時沒有在出臺的檔案標準和政策法規中明確定義這個年輕的詞語，但其2017年出臺的《檔案服務外包工作規范》中將“檔案服務”定義為：“某一機構承接其他機構外包的檔案業務，為其提供相關服務的行為。”這里的“外包”是指“某一機構將原本由自身承擔的部分業務剝離出來，以合同方式委托給其他機構完成，以降低成本、提高效率的行為”[1]。對該詞較為權威的界定是由浙江省檔案局在2016年3月2日印發的《關于促進我省檔案服務業健康發展的意見》中提出的：“檔案服務業是運用現代檔案管理知識、技術和場所、設備、設施等要素向社會提供智力成果、勞務服務、檔案產品的新興行業，是檔案事業的重要組成部分。”[2]在鄧小軍、丁海斌教授主編的《中國檔案服務業企業藍皮書（2016）》中進一步明確了檔案服務業的概念內涵：“從事檔案社會化服務的企業運用現代檔案管理知識、技術和場所、設備、設施等要素向社會提供智力成果、勞務服務、檔案產品等業務的新興現代信息服務行業。”[3]

一、檔案服務業市場特征分析

在社會主義市場經濟的大環境下，伴隨著大數據時代的到來，檔案服務業正迅速成為我國服務產業的一個重要組成部分，也是我國檔案事業建設的一個重要發展方向。而“檔案服務市場是檔案服務供需雙方之間的交換活動及其場所的總和”[4]12。市場比任何其他形式更能準確地反映出社會的供應和需求狀況，研究當下我國檔案服務業市場特征，對檔案服務業未來發展具有重要意義。下面，將從市場需求、行業發展、地域差異、挑戰與機遇并存四個方面對我國檔案服務業市場特征進行分析。

1.市場需求特征。

（1）需求主體全面化。需求主體全面化，即對檔案服務有需求的主體不再僅限于政府，尤其是檔案行政管理部門，越來越多的企事業單位甚至是個人都成為檔案服務業的客戶或潛在客戶。隨著社會信息化程度的加深，各種載體類型的檔案數量正以前所未有的速度不斷增長，并廣泛存在于政府部門、企事業單位以及個人等不同類型的社會主體中。政府部門以及檔案局館限于自身人員設置、設備、資金等因素，選擇將單位內的檔案管理、檔案保管、檔案數字化等業務外包。舉例來說，四川瑞哲信息科技有限公司曾完成過成都某檔案局檔案修復合作項目、某房地產管理局房產檔案掃描組卷（裝訂）項目、國土資源局土地登記檔案整理錄入及數字化建設項目等，正在實施某公安廳全省數字化檔案館數字化加工服務項目。調查顯示，“珠三角地區檔案服務外包業務的發包方主要是政府機構、事業單位、國有大中型企業、上市公司等”[5]89，當然，這也是全國大部分地區的檔案服務的主要“發包方”。企業，尤其是國企已經成為檔案服務業市場的主要需求來源，部分檔案服務機構正將企業列為重要的合作客戶，如成都締造檔案管理有限公司便將自己定位為“專業為國有大型企事業單位提供檔案規范管理服務商”。

（2）需求服務專業化。目前，市場需求的檔案服務趨向專業化、職業化。檔案服務業需求服務專業化是企事業單位自身發展的需要，是社會分工不斷細化的必然結果。企事業單位的業務不斷擴大，形成了大量的檔案信息資源;隨著經濟實體的多元化發展趨勢不斷擴大，各行各業的實體經濟對本單位的檔案規范要求提高;社會分工的不斷細化使得檔案服務逐漸從社會生產部門中分離出來;再加上現在的檔案數字化和大數據挖掘等技術緊密結合在一起，檔案服務正在由一般勞動服務，逐漸轉變成專業技術性服務?！皬纳鐣止だ碚摻嵌瓤矗瑱n案社會化服務就是讓專業機構做自己擅長的事，提供優質高效的檔案服務產品，實現共贏的目的?！盵6]12

2.行業發展特征。檔案服務市場的形成與檔案服務業的發展密切相關，檔案服務市場的擴大又促進了檔案服務業的加速發展。檔案服務市場的主體以檔案服務業企業為主，其發展特征具有行業典型性，因而本文對檔案服務業行業發展特征的分析主要以檔案服務業企業為對象，分析檔案服務業市場的服務方式定制化、依托技術現代化、企業發展加速化這三個特征。

（1）服務方式定制化?，F如今，大數據、云計算等信息技術成為發展趨勢，檔案服務業也不再局限于傳統的服務模式，以滿足用戶需求為目的，以提高服務質量為手段，收集、整理用戶的相關需求信息，為用戶提供定制化的服務。服務的最終目的是為用戶解決問題，服務方式定制化是檔案服務業企業順應時代潮流、得以不斷發展的必然選擇。“對于顧客參與程度和顧客化程度要求高的服務性企業來說，大規模定制是一種最具競爭力的服務模式，它能夠準確把握個性化與規模化的關系，以規?；С謧€性化，以個性化促進規模化?！盵7]7檔案服務業企業可以根據客戶的具體要求，為其定制在標準規范允許范圍內的檔案裝具;也可以針對用戶的自身特色，為其提供個性化的數字加工、檔案寄存、檔案信息咨詢等服務。

（2）依托技術現代化。信息技術的進步必然導致檔案服務業所依托的技術現代化，即利用當下的先進技術開展檔案服務，這是社會發展的必然趨勢?？茖W技術的不斷發展促使新型載體檔案不斷涌現，也為檔案服務提供了先進的工具。傳統的檔案管理多是人工整理紙質檔案，一般為老檔案管理員向沒有學過相關課程或者簡單學習的人員傳授經驗，效率低，也不能充分利用檔案信息資源。而“現代檔案服務業企業主要提供的服務具有明顯的技術水平和專業的知識素養，如檔案管理軟件開發、電子文件異地備份、檔案數字化服務等”[8]11，多為依托現代化技術。還有檔案信息在云平臺上實現云存儲，從而建立各類檔案信息數據庫，對檔案信息進行數據開發，也是隨著網絡技術、數據庫技術的推廣和應用而發展起來的。由于電子檔案和檔案數字化的普及，開發電子檔案管理系統、數字加工軟件、圖像批量管理軟件等檔案管理軟件已成為許多檔案服務業企業的主營業務。

（3）企業發展加速化。進入大數據時代后，得益于檔案社會化服務意識的高漲、中央及地方相關方針政策的陸續出臺以及檔案服務業市場的形成與社會需求的擴大，我國檔案服務業企業進入加速發展時期。具體表現在三個方面：一是檔案服務業企業數量快速增加，截至2016年，以“檔案管理”為企業名稱的在業和存續的企業就有1013家，以“檔案管理”為經營范圍的多達11642家。二是我國檔案服務業企業正逐漸形成網絡化的發展格局，已經遍布全國各地，成立于經濟發達地區的企業數量較為密集，尤其是華東、華北地區。三是新成立的檔案服務業企業的規模較大，2014—2016年成立的注冊資金在500萬元以上的企業就有130余家，之前注冊的企業自身發展規模也在不斷擴大。

3.地域發展不平衡。我國檔案服務業的產生，是市場不斷分化和完善的結果，也是社會主義市場經濟發展到一定階段的產物。由于不同地區的經濟、文化水平的差異，我國檔案服務業的發展情況參差不齊，出現了地區發展不平衡的現象?？傮w來說，呈現出東高西低、東早西晚、東大西小的發展態勢。20世紀90年代初，隨著經濟體制改革的深入推進，市場經濟快速發展，檔案部門逐漸建立起一些經濟實體，1992年，浙江省湖州市、建德市成立檔案事務所，此后“上海、深圳、江蘇、遼寧等市場經濟較發達的地區產生了各種類型的檔案中介機構”[9]10，我國檔案服務業在東部地區起步。此后，北京、廣東、浙江等發達地區，其經濟水平不斷提高，形成的檔案數量規模巨大，也具有一定的檔案意識，對檔案服務的需求量大，促進了檔案服務業企業的建立和發展。而相關機構的產生又促使檔案服務業的服務水平不斷進步，反過來又增加了社會需求。循環往復，社會需求量不斷增加，社會認識不斷加深，檔案服務業企業林立、規模快速擴張，檔案服務專業化、現代化，發達地區的檔案服務業發展程度高、發展迅速。而中西部地區與之相反，受經濟等因素制約，檔案服務業起步晚、企業少、規模小，檔案服務業正處于起步階段。以青海省為例，該省第一家經營范圍包括“檔案管理”的企業于1992年成立，此后一直到2010年只注冊了11家相關企業，2015年以后發展速度才有所提高，至今大約有89家檔案服務業企業存續。

二、檔案服務業發展策略

在信息技術快速革新換代的大數據時代，順應時代潮流無疑是為檔案服務業的發展裝上加速器。應理性地看待檔案服務業存在的問題，這樣才能制定出合理的發展策略，從而為檔案服務業的發展提供更加廣闊的空間。

1.全方位構建安全保障體系。“檔案安全保障體系建設是我國檔案工作‘三個體系建設中的重要一環，檔案實體安全、檔案數據安全、用戶隱私安全、訪問渠道安全等都是檔案部門非常重視的問題。”[10]25大數據技術給檔案服務業帶來了新的發展方向，也帶來了信息安全問題。服務要與保障相對應，服務能力要以確?？蛻舻臋n案安全——實體安全和信息安全為核心。在檔案服務中，所有的工作都要以維護檔案實體完整有序以及信息機密和隱私為前提，做好防止檔案實體丟失損壞、用戶機密信息泄露的預防工作。

全方位構建安全保障體系，一是要加強檔案人員檔案保護意識和信息安全意識，預防由于工作人員疏忽而產生檔案損壞或信息泄露的問題;二是企業加強自身監管，對檔案數據資源進行鑒定和審核，分級管理，防止監守自盜的情況出現，同時也要加強技術研究或是引入安全技術較高的檔案保護系統;三是國家加大對信息安全和檔案安全的監管力度，制定相應的法律法規，尤其要增加對大數據信息安全研究的資金投入。

2.完善檔案服務業相關制度規范。完善檔案服務業相關制度規范，要從行業自律規范和國家法律制度兩方面著手。要建立統一的行業協會，制定有序的標準規范。我國正處于起步階段的檔案服務業，工商局沒有明確的行業特點叫檔案服務，也沒有形成針對該行業的統一的行業協會及標準規范，而國外早于1996年建立國際文件信息服務行業協會“PRISM”，揭開了國外文件信息服務行業發展成熟的序幕。因而要盡快構建業內服務評定機制，制定有序的價格標準、檔案服務標準等體系，規范檔案服務工作業務能力，提升整個行業服務水平，促進檔案服務業規范有序發展。浙江省檔案學會已形成《浙江省檔案寄存托管規范》《浙江省檔案數字化外包和中介服務規范》《浙江省檔案服務機構信用評價辦法》等辦法，為檔案服務業行業協會規范建設進行了有益探索。

其次，國家應加強相關的檔案服務業立法工作，對檔案服務業進行明確的規定，為發展檔案服務業增加法律上的保障。如在對檔案服務業企業的“性質、職能、組織形式、經營方式、業務范圍、行為規范等因素調研基礎上，建立全國性專項法律法規”[11]20?，F有的《檔案服務外包工作規范》與《檔案保管外包服務管理規范》并未將檔案服務劃為一個行業范疇，其內容必然缺乏完整性和直觀性。地方政府也應在國家統一規定的指導下，及時修訂現有的地方檔案法規，或是因地制宜，制定適合該地區檔案行業發展的法律規范。

3.檔案服務業企業加快自身發展。對于我國檔案服務業市場的主體——檔案服務業企業來說，要搭上大數據技術這一順風車，順應時代發展趨勢，加快自身發展，是當下在檔案服務行業中獲得立足之地的必要選擇。首先，要轉變觀念，充分認識到檔案服務業的市場化特征，認識到服務對象的主體應是廣泛的政府部門、企事業單位及個人，開拓市場，提升行業競爭意識。其次，要充分依托現代信息技術，增強服務創新觀念，提高服務質量，開展更為先進的服務業務。再次，應主動把握市場的走向，提供多元化、專業化、定制化的檔案服務業務，尤其要向更深層次的信息管理、數據挖掘分析服務的方向拓展。同時，充分利用互聯網及新媒體技術，宣傳企業和承接業務，吸引更多的潛在客戶。最后，要加強企業自身的制度化管理，引進高素質人才和先進的技術設備，擴大企業規模，跨界合作，促進自身更好更快的發展。

4.建設多元化專業化的人才隊伍。在檔案服務業發展過程中，人才是必不可少的核心發展力量。大數據時代，檔案服務業發展需求的不僅是專業化的檔案人才，還需要掌握現代化信息技術的高端科技人才?？梢詮娜瞬排囵B和人才引進兩個方面著手。在人才培養方面，首先要注重高校教育，加快建立檔案專業的高校教育體系，培養更多具備檔案管理技能的高素質人才;其次，要對在職人員進行繼續教育和培訓，“增強其對檔案及相關信息科學新理論、新方法的學習和應用能力”[12]18，強化應用大數據時代新技術的理念;最后要對員工進行定期考核，促進不同工作技能與學科背景的人員相互交流與學習，敦促從業人員向復合型人才方向發展。在人才引進方面，可以與高校建立合作關系，創新人才激勵機制和獎懲機制，以優惠的政策吸引更多的各方向的優秀畢業生前來就業，尤其是大數據管理與應用方面的技術型人才。建設多元化、專業化的人才隊伍，是檔案服務業在信息技術時代快速發展的必要手段。

參考文獻

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