裝備系列化發展中的檔案管理

張永麗 王婷 邢瑤

摘 要 隨著裝備技術水平的不斷提升，用戶對其性能指標、交付進度、采購成本和質量有了更高的要求，采取系列化發展模式，可促進裝備的快速發展。但在裝備快速發展中，對檔案管理提出了更高的標準和要求。立足于裝備系列化發展的現狀和優點，剖析其檔案管理存在的問題，針對性地提出了提高裝備系列化檔案管理效率的解決措施和方案，為裝備系列化發展提供技術條件保障。

關鍵詞 裝備系列化 檔案管理

中圖分類號 G271 文獻標識碼 A 收稿日期 2019-08-29

作者簡介：張永麗，中船重工705所檔案室副研究館員，學士，研究方向科技檔案管理;王婷，中船重工705所檔案室副研究館員，檔案學碩士，研究方向固投項目檔案管理;邢瑤，中船重工705所檔案室副研究館員，學士，研究方向檔案信息化。

Archives Management in the Development of Equipment Serialization

Zhang Yongli， Wang Ting， Xing Yao

Abstract With the continuous improvement of equipment technology， users have higher requirements on its performance index， delivery schedule， procurement cost and quality. Adopting a serialized development mode can promote the rapid development of equipment. But this has put forward higher standard and request to archives management. Based on the current situation and advantages of equipment serialization development， the paper analyzes the existing problems in archives management， and puts forward the measures and schemes to improve the efficiency of equipment serialization archives management accordingly， so as to provide technical conditions for the development of equipment serialization.

Keyword? equipment serialization; archives management

一、概述

近年來，隨著武器裝備性能指標持續提升、可靠性不斷提高、交付周期越來越短、成本要求更低的新需求，世界各國通常采取裝備系列化研究模式解決。系列化是根據同類產品的使用要求和發展規律，對主要參數作合理設計和規劃，將其結構與型式進行規定和統一[1]。即以一種母型裝備為基礎，通過使用發現其所存在的短板，不斷開展系列化改進研制，從而縮短研制周期，降低研制風險，節約科研經費，逐漸提升其性能、可靠性、維修性和保障性。裝備系列化研究在飛速進步，其技術檔案管理卻難以實現同步協調，主要是因為裝備系列化在多年發展中做法多變，產品代號借用交叉，衍生產品情況復雜多樣，同時配套的檔案與質量管理制度建設沒有同步，且基礎條件建設滯后，檔案管理人員變動頻繁，使得系列化裝備發展的檔案管理中，出現管理效率不高、技術文件檢索與利用效率低、工作煩瑣難入手等問題，需要我們綜合分析解決。

二、裝備系列化發展情況

1.國內外裝備系列化發展現狀。武備技術發達國家的裝備，都是經過幾代的性能提升改進而成，繼承性很強[2]，如美國的MK46系列魚雷、北極星系列到三叉戟系列潛地戰略導彈，俄羅斯的白楊M系列導彈，法國幻影系列戰機等，均是在系列化基礎上發展起來的。這種系列化設計，使裝備的優良品質得以繼承，同時壓縮了研制周期，保證了研制質量，提高了保障性，作戰能力更加廣泛。世界各國的裝備研制走的基本都是系列化發展道路。

我國武備的系列化研究從20世紀90年代末開始。為降低研制風險，節約成本，提高裝備保障效率，在系列化研究初始階段，在不影響裝備總體性能的前提下，先選擇部分基礎性的裝備（如裝備的系統、分系統、大段、設備、組部件、原材料等）開展系列化和通用化研究，并編制相應標準規范，如GJB《裝備規范》《型號通用技術要求》《系列化設計》等通用性標準文件和基礎性技術要求，為后續研究打好基礎。當積累了一定經驗、發展相對成熟后，在保持與平臺、保障設施機械電氣接口不變、使用方式不變的條件下，即可進行裝備的系列化設計。同時將標準規范的系列化設計思路貫徹落實于新型號研制中，并隨著裝備型號的系列化發展而不斷修訂完善。我國已在多型裝備開展了系列化研究，并制定形成了相關管理制度和標準，系列化裝備水平得到大幅提升。

2.裝備系列化發展的優點。開展裝備系統化發展具有諸多優點。我國裝備產品技術起點低，投入經費少，顧客使用需求高，開展系列化研制是我軍裝備發展的途徑與方向[3]。

（1）提升裝備的技術水平，提高產品質量。由于現代裝備采用大量的計算機產品，其軟硬件采用了模塊化結構，為裝備系列化發展提供了可能，并可及時應用新技術，從而實現智能化集成化，提升技術水平。通過具有特定功能的通用或系列模塊設計，提高了系列化產品的可靠性水平，從而提升了產品質量。

（2）提高研制生產效率，縮短研制周期。不同用途的裝備，是通過相應層次和功能的模塊系列化集合而成的，而非各個單一零件的組合裝配，因此產品的更新周期短。

（3）加強裝備的維修性、保障性，快速形成戰斗力。系列化設計后，裝備中的部分訓練耗材為通用性產品，可采用貨架產品模式進行采購和管理，簡化了裝備的維護，提高產品的維修速度，節約修理費用。而且，系列化裝備之間配套的專用保障設備、工具工裝等可共享。同時，技術保障人員能夠繼承前一系列的技術能力，部隊保障能力提升快，有利于新型裝備在交付后，盡快形成戰斗力。

可見，系列化設計具有縮短裝備研制周期、提高質量與效能、降低風險和成本、簡化產品更新及維護、利于保障等諸多優越性，值得大力發展[4]。

三、裝備系列化檔案管理現狀

檔案管理部門是各單位組織體系中最廣泛的基礎業務部門，有效的檔案管理有利于整體工作效率的提高和內部組織的協調。檔案中包含了產品的管理文件、研制生產資料、圖樣數據、試驗資料、質量記錄、交付與售后資料等，是裝備系列化發展的技術保障。近年來多型系列化裝備資料歸檔，然而目前，裝備系列化檔案管理工作仍然存在一些問題，導致工作效率一直無法提高。筆者曾試圖在知網等平臺搜索系列化裝備檔案管理方面的內容，截至發稿，檢索結果為0。可見，這個領域的問題，尚未引起各企業及相關檔案工作者關注與重視。

1.系列化裝備檔案管理專門制度不健全。系列化裝備的產品具有集成性，各型號間有一定聯系和共性;同時，在不同階段又有不同的特點。目前，裝備檔案管理的收集、整理、保管、借閱、利用、鑒定、保密等制度，對單一裝備的管理是比較健全的，但針對系列化裝備的檔案管理專門制度并未建立起來，系列內型號、項目檔案各自獨立管理，產品系列化的相互關系不能有效傳遞，造成檔案管理責任不明，系列化裝備檔案間關系不清，互相交叉混淆，有效資源得不到利用開發。這是系列化裝備檔案管理中普遍存在的問題。

2.質量管理制度多變，缺乏連續性、系統性。質量管理用以保證與監督產品技術狀態過程和結果可控，貫穿型號裝備的生命始終。建立健全質量管理制度體系是從組織上保證企業長期穩定地生產用戶滿意產品的關鍵，也是軍工產品研制生產必不可缺的重要一環[5]。因此，質量制度應具有延續性、持久性，系列化裝備質量管理更是如此。

我國質量管理制度缺乏連續性、系統性原因如下。

（1）質量管理本身的歷史發展所限。我國武備研制基礎差起步晚，在產品的質量管理制度體系建設方面，經歷了從無到有、從有到強的發展過程。裝備初、中期發展階段，缺乏整體規劃、系統設計的管理機制，質量管理制度的連續性、系統性及規范化、標準化根本無法保證。后來引入了ISO9000質量管理體系，質量管理有了質的飛躍。然而，在質量體系管理制度的延續性、持久性、系統性方面仍然處于一個“制定—實施—反饋—糾錯—實施—反饋……”的提升過程中，內容持續更改，版本不斷變化，其反復的修改與糾錯過程，造成檔案管理的多變性，業已存檔的舊文件，與按新的質量和檔案制度執行的新文件，所依托的制度不一。即使在同一時間段，為保持產品某個生命階段存檔文件的統一性，不同產品檔案也不得不執行新舊不同版本的質量文件。同一產品依托的制度也不相同，遑論不同產品的檔案。加之即使同一版本質量體系文件自身更改過程中，其不同制度間或因未協同更改而自相矛盾。以上原因，造成庫存檔案的歷史混亂，狀態難以追溯、復原、控制，對裝備產品的質量造成難以預測的隱患與風險。

（2）現有質量制度缺乏對系列化裝備管理的考慮。現有質量體系，僅對企業的研發、生產、服務、經營和管理等不同活動分類進行監督、控制、管理，涉及裝備、產品、型號，均將其視為產品，并未針對系列化裝備制定專門制度。比如，某軍工企業，系列化裝備型號間的產品代號借用非常多，當一種系列化產品中的II型借用I型圖樣時，是直接使用I圖，還是以I為母本產生II型自己的新圖？何時可直接借用何時需制作新圖？如是直接借用，當II需要對圖紙有更改時，如何與I互動、防止擅改？更改單應存于I還是II？如果是制作了II新圖，I和II型裝備之間怎么形成互動協調機制，以相互促進、共同發展？等等如是。目前，我們最缺的，也許正是這種通盤考慮、系統設計的質量專門管理制度與機制。這也是造成歸檔資料及其管理問題的一個重要因素。

3.檔案人員變動頻繁，檔案時間跨度長，工作難度大。由于工作調動、崗位調整和人員退休等原因，系列化裝備檔案管理人員變動頻繁，難以實現專人專崗多年深耕管理;系列化發展往往跨度數十年，自身發展過程曲折，交叉借用、情況多樣，其檔案管理歷經各種歷史復雜的階段，早期的檔案工作人員亦水平有限;相關制度不完善，內容多變且不夠精細，又長期沒有專門制度，缺乏有針對性的管理要求和辦法，造成不同檔案管理人員工作模式不同，一定程度上制約了檔案資源的開發利用。所以越是早期的檔案越是混亂，自身及互相之間關系復雜交錯難以厘清，基礎工作難度大易出錯，管理利用效率低。越是時間跨度大的系列越是如此。

四、解決方案與措施

1.制度建設。包含檔案、質量制度建設。

（1）建章立制，加強系列化裝備檔案管理制度建設。根據系列化裝備發展實際情況，以現有檔案管理制度為基礎，針對性地建立健全系列化裝備的檔案管理制度。立足于系列化裝備的總體框架，以產品的系列化發展總體規劃，從母型裝備檔案管理開始，開展系列化裝備檔案管理，并考慮是否需要單獨建庫，健全系列化裝備檔案管理制度，搞好制度建設，提高檔案管理效率。

根據自己管理系列化裝備檔案遇到的各種問題，筆者認為，企業尤其是軍工企業亟需建立、健全系列化裝備檔案管理制度，研究此類檔案共性與特性，與相關職能部門、質量部門、研究部室溝通，聽取各方建議，就系列裝備的檔案管理制定專門制度及實施細則，并在實踐中不斷改進與完善。

（2）相關質量管理制度的建立與完善。優秀的軍工企業必然擁有一套完整而行之有效的質量管理體系[6]。只有建立健全質量體系及系列化裝備質量管理制度，約束與控制研制生產的各個環節，才能保證產品質量。制度制定需考慮幾點：①整體規劃，系統設計，保障裝備研制生產所有環節質量可控;②質量管理制度體系整體保持相對穩定，每一次變化與更改，應慎之又慎，不可顧此失彼，要充分考慮制度的延續性、持久性;③具備可行性、可操作性，在不影響質量控制結果的情況下，盡量便捷、高效;④重視質量制度與各有關部門及檔案制度的協同與配套;⑤兼顧原則性與靈活性。

2.人員配置管理。

（1）優化提高檔案管理人員專業素養和技術水平。在系列化裝備檔案管理中，資料歸集整理的繼承性十分重要。為提高管理效率，加快研制進度，降低生產成本，系列化裝備型號間的產品代號交叉借用很多，衍生產品情況復雜多樣，使得產品間的聯系處于剪不斷、理還亂的關系，資料的存檔、維護等牽一發而動全身，管理難度大。這就需要安排工作能力突出、工作態度可靠的檔案人員去承擔相應工作，除具備檔案專業技能、一定的信息化素養外，還應善于學習了解系列化裝備的總體技術知識，清晰系列間的相互關系，明辨其發展歷程，實現系列化裝備檔案的有效管理。

（2）保持系列化裝備檔案管理人員的穩定。鼓勵系列化裝備檔案人員對系列化裝備總體及相互關系知識的掌握，鼓勵其對專業素養與技能的深耕。認可檔案工作的專業性，在無十分必要情況下，盡量避免人員頻繁變動，堅持專人專崗，讓每個人在特定的研究方向上，持續努力，積累經驗，精細管理，發展專業知識、技能、特長。人員的穩定與專業特長，有利于同類管理知識、能力的繼承和發揮，有利于該系列裝備檔案管理思路與模式的延續和穩定，有利于整體的規范、準確、標準。

（3）保持同系列檔案的統一管理。同系列裝備之間密切相關，具有繼承性，檔案間存在大量借用關系，且技術狀態控制往往具有同步性和統一性。因此，在保持人員穩定的基礎上，也應保持同系列裝備檔案的統一管理，即同一系列裝備檔案管理不要拆分給不同人員，而應盡量安排同一人員管理同一系列全部項目的檔案。這樣，除可保持人員管理能力專長發揮之外，還省去了不同管理人員之間的溝通協調成本，提高工作效率，方便管理利用。

（4）提高檔案管理人員的積極性和主觀能動性。通過開展檔案評比達標獎勵活動，鼓勵先進，樹立優秀典范，帶動爭先創優，促進檔案管理水平的提升，推動檔案工作持續發展。同時通過健全檔案管理組織機構明確崗位職責，制定和實施檔案人才培養計劃，培養愛崗敬業、奮發有為的檔案管理隊伍，提高檔案管理人員積極性和主觀能動性，提升職業素養，使檔案資源得到充分的開發利用，更好地發揮檔案的利用價值。

3.有關各方的關注與重視。以上基于制度和人員兩個方面的種種措施，均需要通過有關各方的關注與重視，才能有效實施。領導者具有決策和領導一個組織的關鍵作用，確立組織統一的宗旨和行動方向。質量、檔案、職能部門、研究部室則是具體的執行者與實施者。有關各方的重視、關注并付諸行動，是系列化裝備檔案有效管理最有力的保障。

五、結束語

在系列化發展思路下，我軍裝備近年來快速發展。但也應看到，系列化裝備檔案管理還缺乏研究與關注，存在的一些問題，需要我們綜合分析，在各方重視的基礎上集思廣益，從制度建設，人員配置與管理入手，采取有針對性、可操作的方法措施，實現系列化裝備檔案的高質量管理，為裝備事業的發展提供基礎保障。希望更多的學者能夠關注并參與，結合理論與實踐經驗，對系列化裝備檔案管理方法進行總結和完善，提出更清晰的思路與更合理的方法。

參考文獻

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[6]王鐘笛.淺談新時期軍企質量管理的有效改革措施[J]. 金融經濟，2019（4）：158-159.