政務(wù)服務(wù)事項電子出證文件歸檔規(guī)范

1 范圍

本規(guī)范規(guī)定了政務(wù)服務(wù)事項電子出證文件歸檔的一般方法，包括電子出證文件的歸檔功能需求、歸檔內(nèi)容、組織結(jié)構(gòu)和存儲格式等。

本規(guī)范適用于政務(wù)服務(wù)機構(gòu)在統(tǒng)建的政務(wù)服務(wù)平臺和自建的業(yè)務(wù)辦理系統(tǒng)（以下統(tǒng)稱為政務(wù)服務(wù)平臺）辦理政務(wù)服務(wù)事項時依托公共數(shù)據(jù)共享平臺或其他提供電子出證文件的數(shù)據(jù)平臺（以下統(tǒng)稱為數(shù)據(jù)共享平臺）通過數(shù)據(jù)共享獲取的電子出證文件的歸檔。

2 規(guī)范性引用文件

下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

GB/T 18894-2016 電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

GB/T 36901-2018 電子證照 總體技術(shù)架構(gòu)

GB/T 36903-2018 電子證照 元數(shù)據(jù)規(guī)范

GB/T 36905-2018 電子證照 文件技術(shù)要求

DA/T 31-2017 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

DA/T 85-2019 政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔規(guī)范

3 術(shù)語和定義

3.1 電子出證 electronic certificates issuing

政務(wù)服務(wù)機構(gòu)在政務(wù)服務(wù)平臺辦理政務(wù)服務(wù)事項時通過數(shù)據(jù)共享獲取能夠反映事項真實情況、與待證事實相關(guān)聯(lián)、來源和形式符合法律規(guī)定的公共數(shù)據(jù)，并作為辦事和執(zhí)法法定依據(jù)的過程。

3.2 電子出證文件 documents from electronic certificates issuing

政務(wù)服務(wù)機構(gòu)在電子出證過程中獲取的電子證照、數(shù)據(jù)庫記錄、電子出證記錄等結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和電子文件。

3.3 電子出證記錄 records for electronic certificates issuing

描述電子出證全過程的元數(shù)據(jù)。

3.4 證照 certificate

由機關(guān)、團體、企事業(yè)單位頒發(fā)、能夠證明資格或權(quán)利等的憑證類文件。

注：證照包括證件和執(zhí)照等。[GB/T 36901-2018，術(shù)語和定義3.1]

3.5 電子證照 electronic certificate

由計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的證照數(shù)據(jù)文件。[GB/T 36901-2018，術(shù)語和定義3.3]

3.6 歸檔 archiving

將具有憑證、查考和保存價值且辦理完畢、經(jīng)系統(tǒng)整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)管理權(quán)限向檔案部門提交的過程。[GB/T 18894-2016，術(shù)語和定義3.12]

3.7 元數(shù)據(jù) metadata

描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)。[GB/T 18894-2016，術(shù)語和定義3.3]

3.8 信息包 information package

由內(nèi)容信息、流程信息和相關(guān)保存描述信息構(gòu)成的電子文件信息整體。

4 總則

4.1 政務(wù)服務(wù)事項電子出證文件的歸檔作為政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔的組成部分，應(yīng)遵循統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范管理、安全高效的原則。

4.2 符合國家和省有關(guān)規(guī)定要求的政務(wù)服務(wù)事項電子出證文件可僅以電子形式歸檔。

4.3 應(yīng)明確政務(wù)服務(wù)事項電子出證文件歸檔工作的職責(zé)和分工，包括以下四類部門的職責(zé)和分工：

a）數(shù)據(jù)應(yīng)用部門負(fù)責(zé)根據(jù)本部門的政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔范圍和檔案保管期限表，在對政務(wù)服務(wù)事項電子文件進行歸檔的同時，對電子出證文件進行同步歸檔，并對歸檔后形成的電子檔案按照《浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理暫行辦法》等規(guī)定進行管理；

b）數(shù)源部門按照《浙江省公共數(shù)據(jù)和電子政務(wù)管理辦法》等規(guī)定，負(fù)責(zé)提供用于電子出證的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)或電子文件，并確保其真實性、完整性、安全性和可用性；

c）各級政務(wù)服務(wù)平臺和數(shù)據(jù)共享平臺的建設(shè)部門負(fù)責(zé)為電子出證文件的歸檔工作提供技術(shù)支持，包括：開發(fā)或完善政務(wù)服務(wù)平臺和數(shù)據(jù)共享平臺的數(shù)據(jù)共享接口以實現(xiàn)電子出證文件向政務(wù)服務(wù)平臺的傳輸；開發(fā)或完善政務(wù)服務(wù)平臺的預(yù)歸檔模塊，以支持電子出證文件的歸檔；

d）檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對政務(wù)服務(wù)平臺提出電子出證文件歸檔的功能需求，指導(dǎo)和監(jiān)督政務(wù)服務(wù)事項電子出證文件歸檔工作。

4.4 歸檔的電子出證文件作為整個辦件的一部分，與該辦件的其他電子文件組件及元數(shù)據(jù)共同構(gòu)成一份完整的電子檔案。

5 歸檔功能需求

5.1 政務(wù)服務(wù)平臺的預(yù)歸檔模塊應(yīng)具備收集、檢測、整理電子出證文件等基本歸檔功能，并符合DA/T 85-2019的規(guī)定。

5.2 政務(wù)服務(wù)平臺的預(yù)歸檔模塊包括但不限于以下功能：

a）應(yīng)將電子出證文件的歸檔范圍嵌入整個政務(wù)服務(wù)事項電子文件的歸檔范圍配置中；

b）應(yīng)能接收和保存數(shù)據(jù)共享平臺傳輸?shù)碾娮映鲎C文件，并根據(jù)歸檔配置自動對電子出證文件進行收集和整理，作為歸檔信息包的組成部分。收集的歸檔內(nèi)容符合第6章的規(guī)定，整理的組織結(jié)構(gòu)和命名符合第7章的規(guī)定；

c）應(yīng)能對歸檔電子出證文件的真實性、完整性、安全性和可用性進行自動檢測，并支持對檢測不合格的電子出證文件進行補充；

d）應(yīng)能對電子出證文件來源可追溯，對歸檔過程中的所有操作及操作人員、時間和結(jié)果等日志信息進行記錄和跟蹤審計。

5.3 數(shù)據(jù)共享平臺應(yīng)具備采集、導(dǎo)出、查詢電子出證文件的功能，包括但不限于以下功能：

a）應(yīng)能收集和保存電子出證過程中提供的原始數(shù)據(jù)或證明文件以及相關(guān)元數(shù)據(jù)，并支持通過電子出證唯一標(biāo)識碼進行查驗；

b）應(yīng)能通過數(shù)據(jù)接口將符合法定辦事要求的原始數(shù)據(jù)或證明文件以及相關(guān)元數(shù)據(jù)實時傳輸給數(shù)據(jù)應(yīng)用部門，并支持一定時間內(nèi)（至少1年）向數(shù)據(jù)應(yīng)用部門提供應(yīng)歸檔數(shù)據(jù)的二次查詢和導(dǎo)出，以確保該查證事項可在規(guī)定時間內(nèi)完成歸檔；

c）應(yīng)支持通過時間戳、數(shù)字摘要、區(qū)塊鏈等技術(shù)手段確保傳輸給數(shù)據(jù)應(yīng)用部門的原始數(shù)據(jù)或證明文件及相關(guān)元數(shù)據(jù)不被篡改。

電子出證文件的具體歸檔過程參見圖1。

6 歸檔內(nèi)容

6.1 電子出證文件組件

6.1.1 歸檔的電子出證文件組件為下列形式中的任意一種：

a）電子證照，包括版式和非版式；

b）檔案數(shù)字化成果、電子檔案復(fù)制件或其證明文件；

c）系統(tǒng)通過共享數(shù)據(jù)自動生成的電子證明材料。

圖 1 電子出證文件歸檔示意圖

6.1.2 歸檔的電子出證文件組件應(yīng)包含證明其來源可靠的電子簽名、時間戳、電子印章或應(yīng)用區(qū)塊鏈等技術(shù)生成的數(shù)字憑證或數(shù)字摘要。

6.1.3 政務(wù)服務(wù)機構(gòu)在提取電子出證文件過程中如需當(dāng)事人進行有效授權(quán)和確認(rèn)的，獲取的當(dāng)事人有效授權(quán)和確認(rèn)信息應(yīng)與電子出證文件一并歸檔保存。

6.1.4 當(dāng)事人有效授權(quán)和確認(rèn)為現(xiàn)場簽署的紙質(zhì)材料時，政務(wù)服務(wù)機構(gòu)的經(jīng)辦人應(yīng)通過數(shù)字化掃描等方式上傳至政務(wù)服務(wù)平臺進行歸檔。數(shù)字化掃描應(yīng)符合DA／T31—2017的規(guī)定，滿足信息內(nèi)容真實完整、清晰可讀的最低限度要求，推薦采用200dpi掃描。

6.2 電子出證記錄

6.2.1 歸檔的電子出證記錄應(yīng)包括：電子出證唯一標(biāo)識碼、數(shù)據(jù)應(yīng)用部門和系統(tǒng)編碼、數(shù)據(jù)來源部門和接口編碼、請求時間、響應(yīng)時間、辦事對象的法定身份標(biāo)識和名稱、事項編碼、辦件統(tǒng)一申報號、應(yīng)用材料或表單名稱、數(shù)據(jù)查詢參數(shù)、數(shù)據(jù)返回結(jié)果、數(shù)據(jù)查詢者信息。

6.2.2 電子出證記錄以XML格式文檔保存，命名為“電子出證記錄.XML”，其基本元數(shù)據(jù)和格式示范參見附錄A。

6.2.3 電子出證記錄由數(shù)據(jù)共享平臺通過接口提供給政務(wù)服務(wù)平臺歸檔保存。

7 組織結(jié)構(gòu)和命名

7.1 電子出證文件與同一辦件其他歸檔電子文件組件一并形成完整的歸檔信息包。歸檔信息包的組織結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)符合DA/T 85-2019的規(guī)定。

7.2 歸檔的電子出證文件存放在同一文件夾中，該文件夾存放在以歸檔材料目錄命名的文件夾下。組織結(jié)構(gòu)示例如圖2所示。

7.3 同一個政務(wù)服務(wù)事項辦件中多次電子出證形成的電子出證文件分別存放在各自的文件夾中。

7.4 存放電子出證文件的文件夾以電子出證文件所指代的材料名稱命名，如“婚姻證明”。

7.5 電子出證文件組件一般采用原始名稱命名。版式電子證照、電子檔案可直接采用原文件名；非版式電子證照和其他電子出證數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)存儲格式后以電子出證文件所指代的材料名稱命名，如“婚姻電子證照”。有效授權(quán)和確認(rèn)形成的文件以其所指代的行為命名，如“有效授權(quán)信息”或“確認(rèn)書”等。

8 存儲格式

8.1 歸檔電子出證文件的存儲格式應(yīng)符合DB/T 85-2019的規(guī)定。

8.2 版式電子證照、電子檔案采用ofd、pdf等格式保存。

8.3 從數(shù)據(jù)庫記錄提取的非版式電子證照，以xml等易于讀取和顯示的格式保存，電子證照的元數(shù)據(jù)應(yīng)符合GB/T 36903-2018的規(guī)定。示例參見附錄B。

8.4 其他采用非標(biāo)準(zhǔn)或通用格式的電子出證數(shù)據(jù)，歸檔時應(yīng)轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)或通用格式一并保存。

8.5 電子出證記錄等元數(shù)據(jù)文件以xml格式保存。

8.6 當(dāng)事人有效授權(quán)和確認(rèn)為電子信息的，以xml等易于讀取和顯示的格式保存；當(dāng)事人有效授權(quán)和確認(rèn)為數(shù)字化掃描副本上傳的，以pdf、jpg等通用格式保存。

圖 2 歸檔電子出證文件的組織結(jié)構(gòu)示例

附錄A（資料性附錄）

電子出證記錄的元數(shù)據(jù)描述和格式示范

本資料性附錄給出了電子出證記錄的元數(shù)據(jù)描述（見表A.1）和格式示范參考

表 A.1 電子出證記錄的元數(shù)據(jù)描述

格式示范如下：

附錄B（資料性附錄）

非版式電子證照歸檔示例

本資料性附錄給出了非版式電子證照歸檔示例