探究事業單位財務檔案管理信息化特點和發展趨勢

施惠軍

內容摘要 一直以來，事業單位都備受大眾青睞，因為事業單位主要是由政府利用國有資產而設立的，所需經費由公共財政支出，不需要實行經濟核算，從事教育、科技、文化等各類活動。一般而言，國家會對事業單位給予適當的財政補助來促進事業單位的運行和發展，因此，為了保證事業單位能夠向社會提供更加良好的公共服務，其更需要做好當前的財務檔案管理，這樣才能夠促進事業單位的快速發展以及社會服務的順利進行。

關鍵詞 事業單位 財務檔案管理 信息化特點 發展趨勢

1 引言

時代不斷更迭變化，改革是必然趨勢，為了適應時代的發展，應立足時代的特色，吸納更加先進的因子，提升當前工作的效率。對于事業單位，在財務檔案管理過程中，如果一直不進行改變，采用傳統的檔案管理方式，會影響當前檔案管理的效率。在進行檔案管理的過程中，需要綜合多方面的內容，有的時候也會出現數據漏算等問題，在這種情況下，為了減少相關人員的壓力，當前更應該將財務檔案管理進行信息化，應用信息技術來進一步提升管理的效率，減少相關人員的壓力。

2 簡述事業單位及財務檔案管理

事業單位主要是以政府職能、公益服務作為主要宗旨的一些公益性單位或非公益性職能部門等，會參與到當前的社會事務管理過程中，履行管理及服務的職能[1]。公益性事業單位不會像當前社會中的那些企業單位一樣，把盈利當作目標，經費來源更加具備國產化的特征，事業單位的出現更多的是為了向社會的各方面提供服務，進一步改善人民的社會生產條件，讓大眾生活得更好，而事業單位的經費來源也多樣化，主要有財政補助和非財政補助，所以在經費來源多元化的成立條件下，就必須要進行事業單位的財務檔案管理。事業單位的財務檔案就是財務部門在進行各類經濟活動中形成的并保存起來的備查，會計憑證，會計賬簿以及報表等財務核算資料，這些檔案會記載單位相關經濟來源以及支出的具體記錄。在傳統的財務檔案管理的階段，更多的是利用紙質的文件和檔案來進行儲存，很多材料可能會由于保存失誤而弄丟。因此，相關人員考慮到傳統財務檔案管理過程中出現的問題，在當代的背景下，相關人員開始對財務檔案進行信息化管理。

3 事業單位財務檔案管理信息化的特點

為了迎合當前的時代趨勢，在進行管理的過程中，更多利用信息技術來展開，所以接下來筆者主要從兩大方面來闡述事業單位在進行財務檔案管理信息化過程中所呈現的具體特點。

3.1 檔案管理信息化所帶來的優點

3.1.1 管理效率提升

首先非常明顯的是檔案管理信息化為相關人員帶來了便利。例如在傳統的檔案管理過程中，相關人員主要是通過保留一些紙質的憑證或者發票來進行核對和查驗相關的支出費用，所以在進行管理的過程中，相關人員需要耗費大量的時間和精力去反復進行核驗，并且在這個過程中，如果有某些憑證丟失，還會有刺手的問題出現。而在進行檔案管理信息化的過程中，就可以直接利用當前的信息技術來進行管理，直接將每一次的票據報表等財務數據錄入，到電腦文檔中直接進行儲存，一旦需要進行核驗時，就直接提取相關的具體數據，并且還可以利用信息技術來進行快速的計算分析，因此在這種情況下，直接減輕了相關財務檔案管理人員的壓力，提升了他們進行檔案管理的效率。

3.1.2 保存期無限延長

不僅如此，以前在保存相關的票據憑證賬簿時，都需要謹慎保存，以防相應紙質憑證流失，而在當前進行信息化管理的過程中，將不會再耗費精力去進行保存，直接利用電腦來儲存相關的信息資源。并且在采用這種模式進行管理的時候，將不會再受到時間、空間以及場地的限制，隨時隨地都可以調出相關的數據來進行查驗，所以在數據的保存上面期限得到了無限延長。

3.2 檔案管理信息化所呈現的漏洞

3.2.1 相關人員操作不熟練

當前的財務檔案管理信息化雖然為管理人員帶來了一系列的便利，在這個過程中，也存在一些明顯的漏洞。例如，之前的很多人員更多的是采用傳統的檔案管理模式來管理相關的財務數據資料等，在利用信息技術進行管理時，很多人員都出現了不熟練的問題，甚至由于一些操作不當而導致了數據的丟失。對于很多管理人員而言，他們之前都沒有接受過更多的專業訓練知識，在進行電腦操作的過程中還存在著明顯的問題。他們需要一段時間來進行適應，在適應的前期，會讓當前的財務檔案管理出現非常多的破綻。

3.2.2 管理模式問題較多

當前利用信息技術來進行財務檔案管理的過程中，我們發現當前的管理模式還存在著較多的問題，比如在進行財務管理的過程中，還出現了一些安全隱患，某些事業單位的財務檔案管理信息化系統安全度較低。相關人員并沒有合理地完善系統管理的功能，沒有設置安全度更高的防火墻和權限體系，在一定程度上會導致信息的泄露，因此，當前的管理系統漏洞較多。

4 針對于事業單位財務檔案管理信息化的發展提出的幾點建議

當前財務檔案管理信息化雖然貼合了當前的時代趨勢，但是在發展的前期仍然有很多急需解決的弊病，所以相關人員更應該不斷地針對問題進行優化，讓信息化管理更加高效的展開。本文接下來就針對于事業單位財務檔案管理信息化的發展提供幾點建議。

4.1 加強培訓，提升管理人員信息化能力

經過以上的描述，我們發現管理人員的信息化能力會直接影響到事業單位財務檔案管理的效率和質量，由此當前應該追本溯源，先從人員方面進行培訓，讓他們能夠適應這種信息化管理模式，保證操作的順利展開[2]。之前有些人員由于不熟悉當前的信息化操作，所以在進行管理的過程中，由于操作不當或失誤會導致數據的遺漏，因此，當前的事業單位應該加強培訓，讓每一位管理人員都能具備更強的信息化能力，嘗試著去適應當代的節奏。管理人員進行操作之前應該進行培訓和考核，考核通過之后再讓他們直接進行檔案管理，這樣可以進一步減少檔案管理過程中出現的問題。事業單位也不要吝嗇投入資金和心力，要保證管理人員的專業素質，明白專業素質及能力對于財務檔案管理的重要性，重視當前的管理培訓。

4.2 完善弊病，解決當前管理系統漏洞

在進行財務檔案管理信息化的過程中，當前的管理系統還存在著一些漏洞，不管是硬件還是軟件方面，都沒有達到優質的效果。有的時候會出現信息被竊取或者是信息泄露的問題，一旦重要信息被不法人員獲取，將會帶來前所未有的隱患。從這方面考慮，當前的事業單位在進行檔案管理的過程中，應該進一步了解管理系統存在的漏洞，針對漏洞提出適當的解決方案，如當前系統的安全系數較低，所以應該加大防火墻的保護力度，并且設置不同難度的防護程序，以免其他人員的不法侵入。同時還要進一步優化管理系統的軟件和硬件部分，合理地進行配備和開發，這樣才能更加貼合當前的時代需求，高效率地進行財務檔案管理[3]。

4.3 設置標準，讓管理操作有序進行

在進行檔案管理信息化的過程中應該設置相關的管理標準，這樣才能夠保證當前的管理操作可以有序地展開。例如，設置相關的財務檔案管理制度，要求相關人員必須嚴格按照制度執行，一旦在這個過程中出現了管理不當的問題，應該給予適當的懲罰，這樣可以讓管理人員做好防范心理，在管理的過程中，對自己要求更加嚴格，減少工作中的失誤。規范整個財務檔案管理的流程，進一步保證事業單位檔案管理的進度。

5 結語

綜上所述，在時代不斷進步的背景之下，我們不能固步自封，一成不變，應該結合時代的發展趨勢，運用更加新型的時代成果，提升當前的工作以及生活質量，事業單位的財務檔案管理占據了重要內容。因此，相關人員更應該加以重視，在運用信息化管理的過程中，發現問題，找到問題并予以解決，讓當前的財務檔案管理更加高效。

（作者系山東省國土測繪院 助理會計師）

【參考文獻】

[1]郝曉旭.新時代事業單位檔案管理創新模式探析[J].黑河學刊，2019（3）：169.

[2]張海寧.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].辦公室業務，2019（5）：84-85.

[3]畢睿.事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].黑龍江科學，2018（10）：66-67.