人工智能時代檔案管理革新路徑分析

秦永娜

摘要：在我國進入21世紀的新時期，經濟在快速發展，社會在不斷進步，人類將人工智能應用到了各行各業中。本文闡述了人工智能以及智能計算機系統在我國檔案工作中的應用，分析了人工智能在檔案工作中的必要性以及未來發展的可行性，同時利用人工智能在檔案工作中應用的案例，說明了人工智能在檔案管理中的有效性、必要性以及安全性。最后，針對人工智能在檔案工作中存在的問題，探討了相關的解決辦法，進一步推動了人工智能在檔案工作中的廣泛應用。

關鍵詞：人工智能;檔案工作;應用;研究

人工智能技術在各行各業都已經有了廣泛的運用，無論是生產的自動化還是日常辦公的信息化，都是對人工智能技術的一次充分應用。目前更需要考慮如何將人工智能技術廣泛的應用在檔案管理的信息化工作當中，力求保障檔案管理工作的高效性、安全性以及低成本性，使檔案管理人員能夠從繁雜的檔案抄寫和檔案管理工作當中解脫出來。

1.人工智能的概念

Russell等認為，對于什么是人工智能，不同的人在不同的目標下有不同的意義，智能主要與理性行動有關。Nilsson認為人工智能是致力于使機器智能化的活動，而智能則是使實體能夠在環境中適當地、預見地運行的活動。斯坦福大學人工智能百年研究計劃則認為人工智能是受到人類神經系統啟發的一門科學以及一系列計算技術，并且通常與人們使用神經系統和身體進行感知、學習、推理的方式相差甚遠。一些國內學者認為，人工智能是在以往信息技術、網絡技術、認知神經科學等一系列技術基礎上創生而出的全新技術領域，是在計算機、信息論、數學、心理學等多種學科相互綜合、相互滲透的基礎上發展起來的一門新興邊緣學科。從這些定義中可以看出，國內外學者普遍認同人工智能是新的技術、新的科學，而且對其未來巨大的發展潛力寄予了很大期望。

2.人工智能在檔案工作中的相關應用

2.1提高檔案編研水平，開發檔案應用功能

檔案的編研工作準確的說是檔案管理工作人員提高對檔案信息的深度挖掘和有效利用。是其對所積累的檔案資源進行再開發與再利用的過程。所以要提高檔案編研水平首先要進行檔案資源的整理和匯編，要遵照其專業性的分類進行專題類別的檔案整理，通過準確的分類可以便于對檔案的應用進行更加有針對性的提升。除此之外，檔案管理系統也要通過人工智能技術進行應用優化，即利用當前廣泛應用的移動信息終端建立移動客戶端，以滿足檔案用戶對檔案信息的個性化需求，也能夠實現檔案功能的多樣化發展。檔案管理的人工智能化功能也在不斷的開發與研究，當前已經可以實現人工智能客戶服務功能，其可以將電子檔案查詢做到更加的精細化，用戶的查詢可以實現語音識別，也可以模糊搜索，都可以通過電子檔案智能客服為用戶進行服務，極大的提高了檔案的服務性功能，也有助于提高檔案信息的利用率和快捷的檔案目標管理。

2.2系統智能識別技術

人工智能技術最核心也是最基本的技術，就是系統智能識別技術，這一技術也是目前人工智能技術當中發展最為成熟，運用最為廣泛的一項技術。目前所探討的系統，智能識別技術就是經常能夠在搜索引擎上使用的搜索框，目前在智能識別技術當中，不僅僅可以通過文字的形式進行檢索，同時還可以通過語音的形式進行檢索，通過圖片的形式智能判斷，而這些技術都可以被廣泛地運用到檔案管理的信息化工作當中來。舉例來說，如果想要進行查閱檔案工作的時候，就可以利用系統智能識別技術，將已知的檔案文號或者檔案標題或者是檔案當中內容的關鍵詞放置到搜索框當中，只需要輕輕的點擊檢索按鈕，那么即可以搜索出與之相關的各種檔案。在語音識別技術方面同樣如此，可以通過語音的方式將所口述的內容轉化成為文字，在系統當中自動的進行檢索，尋找所需要的檔案。而圖片智能識別技術則更多的被運用在一些歷史檔案和項目檔案當中，例如企業在發展的過程當中所興辦的一些項目可能已經年代久遠，記不清當中的關鍵詞和具體信息，但是在官方網站上具有當時項目的相關圖片，那么就可以將圖片放置到搜索框當中點擊搜索。包含此圖片或相近圖片內容的檔案就會一目了然的展示在我們的面前。

2.3檔案資源整理應用

當前的檔案管理模式下，為了更好地保護傳統的紙質檔案、實物檔案、口述檔案等，在收集到原始檔案之后，都會對這些檔案資源實行數字化加工，以確保其可以永久保存。有很多檔案部門建立了檔案數據庫，將館藏檔案都錄入到了數據庫中，人們使用時只需要檢索就可以了。但是，當前已經是大數據時代，大數據時代下顯著的特點就是海量信息資源，所以檔案資源的數量也隨之增加。面對海量的檔案資源，要實現順利收集，則需要依靠人工智能技術，比如說利用智能Agent來實現，從而可以快速收集到各類信息和資料。所收集到的信息資源數量大，格式也有差異，整體是雜亂無序的，普通的分類整理難度非常大。要準確找到檔案的相關信息，則需要對信息進行預處理，這要求檔案工作人員具有非常專業的技能。要確保收集到的資源準確分類，則需要利用人工智能的分類技術，從而將看似雜亂無章的數據資源按照一定的標準進行分類。對檔案管理人員來說，要實現將檔案智能分類的人工智能技術有多種多樣，但核心技術則主要包含自然語言處理和機器學習。

結語

綜上所述，在我國互聯網、大數據、傳感網、現代化等等理論以及技術的強烈需求的驅動下，人工智能得到了高速迅猛的發展，也成為了檔案管理工作中的重點以及檔案管理工作發展的方向。就檔案管理領域而言，人工智能改變了傳統檔案的制約性，可以更好地將檔案資源共享化，使管理方式進一步優化，提高了檔案工作的辦事效率以及安全性。

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