新時期檔案規范化管理的創新

陳釗

[摘 要] 目前，我國經濟已經進入高質量快速發展軌道，伴隨著我國經濟穩中求進的高質量發展，檔案管理工作已經有了極大的提高和進步。但是面對當前新的經濟形勢，特別是針對實現中華民族偉大復興的客觀需要，檔案管理工作的創新與發展也勢在必行，刻不容緩，特別是在理念、制度、體制機制、管理服務等諸多層面均需要加大創新力度，切實做到可持續發展。

[關鍵詞] 檔案管理；創新

作為檔案管理部門應結合客觀實際，深入調研，客觀分析和全面總結當前社會對檔案管理的實際需求，并以此為基礎，積極探索檔案規范化管理的創新與實踐。

但從全局來看，檔案規范化管理的創新與實踐的重要途徑主要還是包括對檔案管理者理念觀念的創新、檔案管理制度的完善和創新、檔案信息化管理方式的創新、檔案管理服務機制的創新以及對檔案管理人才的培養等方面，真正實現在新形勢下檔案管理的新突破。

一、新形勢下檔案管理的思想觀念創新

檔案管理思想觀念的創新，要求檔案管理工作人員對自己專業的高度認同與深入調研，這更是做到檔案管理工作可持續發展的靈魂，更是新形勢下所賦予檔案管理工作者的基本素質。因為只有堅持思想理念的不斷創新，才能更加有效地推進管理創新和服務創新，才能真正做到與時俱進，才能真正符合客觀實際的需求。

相反，如果作為檔案管理人員缺乏創新意識，缺少積極探索的精神，就無法滿足檔案管理針對客觀實際的需求，就無法推進檔案管理的創新與發展。

同時，當前檔案管理的規范化、科學化、智能化也需要我們不斷更新觀念，與時俱進，開拓進取。否則，盡管可能有一流的檔案管理條件，一流的辦公和存儲館舍等，也很難保證提供有價值、有水平、快捷高效的檔案服務。

檔案管理思想觀念的創新，首先要客觀分析當前的社會經濟形勢，緊跟時代步伐，增強思想觀念理念創新的緊迫感和責任感。

其次要切實扭轉檔案重管理輕利用的錯誤思想，以主動服務的精神，讓沉睡的檔案活躍起來，不能在繼續執行僵化、封閉式服務，真正在社會經濟中讓檔案發揮其實際作用，使檔案管理工作真正成為一種開放式服務。

再次，要充分利用互聯網，切實提高檔案管理的信息化、智能化，積極探索“互聯網+檔案管理+N服務”的智能化管理模式[1]。

二、積極探索檔案管理制度的完善與創新

制度是做好管理工作的首要前提，只有管理制度的不斷完善和創新，才能為管理工作的有效落實提供強有力的支撐。

科學規范檔案管理工作必須要明確工作職責，清晰工作流程，量化管理標準，增強檔案管理的可操作性。做到分層次、分類別，區分結構，形成體系。

第一，應制定符合客觀需求，具有可操作性的規范管理制度。

制度的科學規范是做好管理工作的先驅條件。目前傳統的檔案管理制度和方式已經不能夠滿足實際需要，也不具備現實可操作性。

客觀實際需要我們堅持新發展理念，積極探索建立完備的符合實際需要的可持續的管理制度。在制定檔案管理制度過程中，要結合工作實際，深入研究各類檔案的實際特點和存檔要求。

同時還要充分考慮當前的各項法律法規，運用法治思維制定出現實可行的管理制度，并以此為出發點和落腳點，研究制定檔案管理工作的短期目標和長遠規劃，形成不同階段性管理目標。真正使制定出臺的檔案管理制度更有價值，更具可操作性，更符合實際工作需要。

第二，科學建立檔案培訓制度。

檔案管理機構應該針對不同的管理群體，采取區分對象、劃分層次、測定需求等有效方式，制定有針對性按需培新計劃，并精準實施培訓，確保檔案管理人員的綜合素質和業務素質得到全面提升。

在實施培訓的過程中，要請專業人員講授檔案管理實際操作的技巧和注意事項，確保培訓質量，切實提高有效性。真正滿足參加培訓者實際需要。

通過科學規范的教育培訓，確保檔案管理人員切實提高管理水平，有效推進檔案管理工作創新發展。

第三，明確建立檔案檢查制度。

檔案主管部門及檔案主管人員應嚴格明確檔案檢查的意義、檢查的內容、檢查的流程等，確保檔案管理人員針對檔案管理工作高度重視，決不能應付了事，嚴格要求檔案管理員了解檔案整理技術，要針對檔案的完備性、資料齊全性以及檔案的品質及數量進行不定期檢查，切實增強檔案管理人員的緊迫感和責任感。

第四，建立權責清晰的檔案管理責任追究制度。

依據相關檔案管理的有關法律法規，建立嚴格明晰的檔案責任追究制。確保檔案管理人員針對檔案管理工作做到歸檔及時、資料齊全、建檔規范。層層落實監督監管職責，對于檔案管理失職失責的當事人嚴肅問責[2]。

三、積極探索檔案管理體制機制創新

1.在用人方面建立以人為本的用人機制。

高度重視和積極培養高精尖檔案管理人才，并充分發揮他們的專業優勢和職能作用，真正做到人盡其才，確保檔案管理在人的作用下全面提升，逐漸使檔案管理人員真正成為“通用型”和“復合型”人才。

2.在競爭方面建立優勝劣汰的動態管理機制。

針對檔案管理在頂層涉及上要明確管理目標、管理標準、管理范圍、管理要求，層層分解工作職責，做到權責清晰，責任到崗、到人。針對在檔案管理工作中有創新有業績應大力給予表彰，對于檔案管理工作中管理有漏洞、失職失責人員嚴厲給予批評，適時做出崗位調整，形成優勝劣汰的競爭機制，真正做到能者上庸者下的管理格局。

3.在服務手段上要在智能化信息化尋求創新突破。

要充分借助互聯網、大數據等信息化手段，積極協調各個職能部門，建立有效的銜接，實現資源共享、數據對接，充分借助電子信息數據庫開發和完善檔案管理的存儲、分類、檢索、查詢等功能，在法律法規的框架下，針對符合公開且在當事人授權的情況下適當公開和流轉部分檔案信息，最大限度地方便檔案使用者查詢和利用。真正實現讓信息數據多跑路，讓老百姓或實際需求者少跑腿[3]。

4.在服務內容方面充分借助征信體系建設引入信用檔案建設機制。

在全面建立信用檔案管理制度的基礎上，科學規范開展信用檔案建設是全面建立征信體系的客觀需要。通過科學合理的利用，真正能發揮出檔案資料的重要價值，切實使檔案管理發揮出應有的實用性和優越性。

四、積極探索創新檔案信息化管理模式

隨著信息化、智能化的飛躍發展，我們針對各類檔案的管理，應積極探索信息化手段。

重點是針對各類檔案統一編號建檔，同時針對建檔人員基礎信息統一錄入電腦，形成電子名單及查詢目錄，詳細標明每一份檔案所在的盒、架等位置信息，極大地方便了查詢。

同時我們會積極探索建立電子檔案，主要是針對建檔當事人相關需要存檔材料全部掃描形成電子文稿，建立紙質檔案和電子檔案兩份材料，統一編制二維碼，逐步形成方便快捷的電子查詢手段。

綜上所述，隨著我國經濟社會的不斷發展，檔案管理工作也從傳統的管理模式不斷邁向新的發展階段，思想守舊和觀念落后必將阻礙檔案管理工作的創新發展。因此我們作為檔案管理的具體工作者必須要站在時代前列，與時俱進，謀求創新，面對新的歷史時期檔案工作新的發展形勢，及時總結經驗，積極研究探索檔案管理的客觀發展規律，充分利用信息化手段，在“互聯網+檔案管理+N服務”智能化管理領域謀求突破，以擔當作為時代精神為檔案管理工作貢獻自己的青春和力量。

參考文獻：

[1]淺談新形勢下檔案管理的發展方向和管理方法[J].田鑫.辦公室業務.2019（01）

[2]互聯網+時代檔案管理存在的不足及應對之策[J].唐越.中外企業家.2019（07）

[3]檔案信息管理系統在檔案管理中的應用[J].李冰馨一.辦公室業務.2019（10）

[作者單位]

白城市社會醫療保險管理局