淺析內(nèi)部控制制度在企業(yè)管理中的應用

葛晨煜

摘 要：2010年4月26日，財政部、證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》。上市公司、國有大中型企業(yè)、民營企業(yè)在短短幾年的時間里，大多建立了有效的內(nèi)部控制制度。我國企業(yè)經(jīng)過這幾年內(nèi)部控制制度的建立和實施，從管理角度看存在一定的問題。首先，針對一個典型的案例從管理的角度對內(nèi)部控制制度在該案例中的漏洞進行分析，主要包括內(nèi)控設(shè)計層面以及內(nèi)控執(zhí)行層面的分析;其次，對近年來國有大中型企業(yè)、上市公司、民營企業(yè)內(nèi)部控制執(zhí)行中出現(xiàn)的普遍共性問題進行簡單的梳理;最后，對國有大中型企業(yè)、上市公司、民營企業(yè)目前內(nèi)部控制執(zhí)行情況提出建議。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制制度;企業(yè)管理;問題;建設(shè)

中圖分類號：F272? ? ? ? 文獻標志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2020）15-0004-02

2010年4月26日，財政部、證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》，關(guān)于企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體制的建設(shè)在我國的大中型企業(yè)中迅速開展起來。本文首先通過一個典型的案例，從管理的角度對內(nèi)部控制制度在該案例中的漏洞進行分析，包括內(nèi)控設(shè)計層面以及內(nèi)控執(zhí)行層面的分析;其次，對近年來大中型企業(yè)以及上市公司內(nèi)部控制執(zhí)行中出現(xiàn)的普遍問題進行簡單的梳理;最后，對目前內(nèi)部控制執(zhí)行情況提出建議。

一、以某集團公司子公司部分內(nèi)部控制失效為例

某集團公司是一家制造業(yè)生產(chǎn)型企業(yè)，母公司負責對外投資，下設(shè)四個子公司，分別負責生產(chǎn)、加工、安裝、銷售，各子公司各司其職。集團總經(jīng)理集自身在業(yè)內(nèi)工作20余年的經(jīng)驗，帶領(lǐng)自己的團隊已經(jīng)建立了一套較為完善的內(nèi)部控制制度，每年集團公司還聘請外部獨立審計，對集團的內(nèi)部控制執(zhí)行情況進行檢查。然而，恰恰是這樣一個看起來內(nèi)部控制較為健全和完善的企業(yè)卻在一個偶然的巧合中，發(fā)現(xiàn)子公司的財務經(jīng)理李某在三年多的時間里，通過虛開采購發(fā)票，累計給公司造成了數(shù)百萬元的損失。

二、從管理角度看上述案例中內(nèi)部控制出現(xiàn)的問題

下文主要從該公司內(nèi)部控制制度的設(shè)置層面，以及內(nèi)部控制制度執(zhí)行層面進行分析。

（一）內(nèi)部控制制度設(shè)置層面

該子公司關(guān)于采購流程、付款流程、材料收發(fā)的內(nèi)部控制大致如下：倉庫保管員簽收后，以倉庫保管員簽字的入庫單作為憑證，完成材料入庫;合同、發(fā)票、入庫單齊全，經(jīng)財務經(jīng)理、總經(jīng)理審批進入付款環(huán)節(jié);車間生產(chǎn)領(lǐng)用后，以生產(chǎn)人員簽字的出庫單作為憑證，材料轉(zhuǎn)入生產(chǎn)成本。從內(nèi)部制度設(shè)置上看，主要的缺失包括以下幾個方面。

1.未設(shè)置選擇供應商制度[1]。該子公司沒有建立科學的供應商評估和準入制度，沒有設(shè)置供應商的背景調(diào)查制度，沒有設(shè)置供應商價格比價制度，集團公司法務只負責母公司合同簽訂的合法性，導致子公司財務經(jīng)理可以自行購買虛假發(fā)票，出現(xiàn)舞弊行為。

2.ERP系統(tǒng)不完整。由于集團公司在集團架構(gòu)中將該子公司定義為為其他子公司提供加工服務的公司，管理層認為產(chǎn)品由其他子公司提供，該公司原數(shù)返回加工好的產(chǎn)品，所以在該子公司的ERP體系設(shè)置中，未使用生產(chǎn)成本管理模塊。該子公司所有的零星輔材采購、人員成本均使用紙質(zhì)審批程序流程。財務經(jīng)理仿造了采購申請單，模仿采購經(jīng)理和總經(jīng)理審批簽字，筆跡足以以假亂真，總經(jīng)理本人都很難識別，導致內(nèi)部審計部門和外部審計都沒有識別出這一舞弊行為。集團公司考慮到該子公司本身不需要大量采購主材，所以在該子公司的信息系統(tǒng)設(shè)置中，倉庫材料的出入庫模塊只有數(shù)量沒有金額。財務經(jīng)理防止了足以以假亂真的出入庫單，并偽造了倉庫保管員的簽字，用假的原始憑證作為生產(chǎn)成本的憑證，侵占了公司的資產(chǎn)。

3.不相容崗位職責分離[2]不到位。由于該子公司地處偏遠地區(qū)，集團公司很難招聘到合適的財務人員，且集團公司認為該子公司業(yè)務簡單，財務核算簡單，所以對該子公司的財務人員崗位配置上不夠充分。該子公司財務部門僅設(shè)立了財務經(jīng)理和出納兩個崗位，導致財務經(jīng)理有機會接觸到票據(jù)的同時負責編制應付賬款會計憑證，且會計憑證自己編制自己審核。

4.未設(shè)立內(nèi)部審計部門。集團公司從成本效益的角度出發(fā)，長期以來并未真正設(shè)立內(nèi)部審計部門，雖然有一名內(nèi)部審計經(jīng)理，但一直以來真正的工作崗位是財務總賬，內(nèi)部審計工作沒有真正全面開展過，并且存在內(nèi)部審計部門人手嚴重不足的情況。這就導致該子公司財務經(jīng)理的舞弊行為長期存在，積少成多。

（二）內(nèi)部控制執(zhí)行層面

1.關(guān)鍵崗位人員能力不夠。該子公司在內(nèi)部控制執(zhí)行層面上，出現(xiàn)了關(guān)鍵崗位工作人員能力不足的情況。總經(jīng)理的人選沒有按照人員與工薪制度的要求進行多方面的考核和招聘程序，集團公司董事長直接任命其直系親屬作為子公司的總經(jīng)理。由于子公司總經(jīng)理缺少工商管理教育背景以及行業(yè)管理的實際工作經(jīng)驗，在任職期間多數(shù)情況下只完成一些形式上的審批，并沒有發(fā)現(xiàn)子公司每年都有一些很容易識別的不需要發(fā)生的輔材采購，工作上的疏忽導致內(nèi)控失效。

2.重要崗位人員舞弊。該子公司在內(nèi)部控制執(zhí)行層面上，出現(xiàn)了重要崗位人員利用內(nèi)部控制制度設(shè)計漏洞，蓄意制造虛假憑證謀取私利的情況。子公司財務經(jīng)理利用公司財務人員少，不相容崗位職責分離不到位，蓄意制造虛假采購侵占公司資產(chǎn)。

3.制度執(zhí)行不到位。該子公司在票據(jù)交接的過程中，出現(xiàn)了財務人員沒有嚴格執(zhí)行公司相關(guān)票據(jù)內(nèi)部控制管理制度的情況，給不法分子以可乘之機。按照公司內(nèi)部控制制度的要求，票據(jù)的管理視同現(xiàn)金的管理，必須當日由出納收取，當日在票據(jù)備查簿記錄，當日送至保險箱保管;背書轉(zhuǎn)讓時，票據(jù)在交付給供應商時，應當日在票據(jù)備查簿進行登記。該公司財務經(jīng)理經(jīng)常主動要求集團公司用票據(jù)和子公司結(jié)算，在拿到票據(jù)之后，不交給出納保管，過一段時間，直接通知出納，票據(jù)已經(jīng)背書轉(zhuǎn)讓給供應商，出納發(fā)現(xiàn)票據(jù)的使用不符合公司內(nèi)部控制制度，但是出納認為財務經(jīng)理的解釋是合情合理的，因此也沒有向其他相關(guān)人員匯報。

4.審批方式原始。集團公司本身的信息化內(nèi)部控制執(zhí)行程度非常高，而子公司在全面ERP信息系統(tǒng)執(zhí)行層面做得遠遠不夠，很多業(yè)務的審批還停留在紙質(zhì)審批的狀態(tài)。財務經(jīng)理利用一般人肉眼無法識別的模仿簽字，制造原始憑證，造成審批流程已全部完成的假象。

本文上半部分主要從案例出發(fā)，從管理角度分析針對案例該公司內(nèi)部控制中存在的問題。下面，本文將從近年來上市公司、大中型國企內(nèi)部控制方面普遍存在的問題，從管理角度進行分析。

三、上市公司、大中型國企普遍存在的問題

第一，內(nèi)部控制制度設(shè)置模式化。自2010年五部委聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》以后，多數(shù)上市公司和大中型國企不惜成本，建立了一整套全面的公司管理內(nèi)部控制系統(tǒng)。但是，多數(shù)公司僅僅按照內(nèi)控指引中的基本要求設(shè)置內(nèi)控，沒有考慮公司行業(yè)特點、公司個性化特點進行有針對性的設(shè)計，企業(yè)風險管理和日常管理脫節(jié)。比如某大型央企，資產(chǎn)規(guī)模超過百億，涉及的行業(yè)包括房地產(chǎn)、航運、橋梁建設(shè)、貿(mào)易等，且有多種經(jīng)營模式，集團公司確實有一整套內(nèi)部控制制度，但是沒有進行行業(yè)細分，導致子公司無章可循。

第二，內(nèi)部控制制度執(zhí)行形式化。在內(nèi)部控制執(zhí)行過程中，經(jīng)常出現(xiàn)決策已經(jīng)確定，反過來形式上完成內(nèi)控流程的情況。比如說，在供應商識別環(huán)節(jié)，很多企業(yè)習慣與長期合作的供應商繼續(xù)合作，不再甄選和識別更優(yōu)質(zhì)的供應商，使招投標程序流于形式。企業(yè)的成本不能得到最優(yōu)化的控制，在市場上失去競爭力。再比如說，“一支筆”的情況也大量存在于各種組織形式的企業(yè)中，重大的經(jīng)營決策、投資決策沒有經(jīng)過科學嚴謹?shù)臄?shù)據(jù)論證，領(lǐng)導拍拍腦袋就做出了決定，內(nèi)控流程后補，這種情形導致的各種巨額投資失敗層出不窮。

第三，內(nèi)部審計部門形同虛設(shè)。經(jīng)過這些年的內(nèi)部控制建設(shè)，多數(shù)企業(yè)都已設(shè)立內(nèi)部審計部門。但是很多情況下，內(nèi)部審計人員的實際工作職責和財務部工作人員混雜不清，內(nèi)部審計人員沒有管理當局的尚方寶劍，工作很難開展，年度內(nèi)部審計報告往往是避重就輕，隔靴搔癢。近幾年，大型國企逐漸出現(xiàn)了內(nèi)部審計的真正作用，在績效審計以及公司內(nèi)部紀律檢查內(nèi)部審計過程中，漸漸起到了監(jiān)督的作用。

第四，外部獨立審計目標不同。多數(shù)情況下，外部獨立審計機構(gòu)對上市公司內(nèi)部控制發(fā)表審計意見時，是基于報告日時點，對財務報告內(nèi)部控制的有效性發(fā)表審計意見。這種內(nèi)部控制審計對于細微的錯報往往不給予太多關(guān)注，直至錯報積累到一定程度才引起關(guān)注，導致內(nèi)部控制的審計報告在時效上不夠及時。

四、從管理角度對企業(yè)內(nèi)控的建議

第一，用務實的態(tài)度將理論和實踐相結(jié)合。《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》等文件是內(nèi)部控制制度的理論基礎(chǔ)，企業(yè)只有在理論的基礎(chǔ)上研究出最適合自己的內(nèi)部控制制度才能起到內(nèi)部控制的作用，生搬硬套的內(nèi)部控制不僅無法起到控制的作用，反而可能會產(chǎn)生消極影響。

第二，全方位使用信息系統(tǒng)。在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的當下，全方位使用內(nèi)部控制信息系統(tǒng)極為必要。全面使用信息系統(tǒng)內(nèi)部控制，最大程度上避免了執(zhí)行人蓄意的舞弊行為;實現(xiàn)所有的內(nèi)部控制節(jié)點均留有時間和執(zhí)行人行為的記錄軌跡;未來執(zhí)行層面發(fā)生缺陷時，有據(jù)可查，最大程度上使員工習慣于“制度管人”。

第三，大力發(fā)揮內(nèi)部審計的作用。應大力發(fā)揮企業(yè)內(nèi)部審計部門的作用，由于內(nèi)部審計人員十分了解公司的行業(yè)風險、業(yè)務模式，容易發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制的風險點。內(nèi)部審計人員長期在企業(yè)工作，有足夠的時間去了解和第一時間發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制執(zhí)行上的缺陷。內(nèi)部審計人員對于內(nèi)部控制制度的建議，更具有可執(zhí)行性和建設(shè)性。

總而言之，完善的內(nèi)部控制制度可以為企業(yè)的重大投融資決策設(shè)立防火墻，可以為企業(yè)的生產(chǎn)和銷售提供全面的管控。現(xiàn)代科學的內(nèi)部控制制度是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)，通過完善的內(nèi)部控制制度可以管理到企業(yè)的每一個“神經(jīng)末梢”，使企業(yè)的每一個“神經(jīng)元”都能夠得到健康并充滿活力。

參考文獻：

[1]? 崔松.企業(yè)內(nèi)部控制遵循成本及其優(yōu)化途徑[M].北京：人民出版社，2012.

[2]? 財政部會計司.企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范講解[S].2010.