信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作的改革策略

夏勁東

【摘 要】近年來，國(guó)內(nèi)各項(xiàng)技術(shù)不斷發(fā)展進(jìn)步，先進(jìn)科學(xué)技術(shù)運(yùn)用到人們的生活中，特別是將信息化技術(shù)運(yùn)用到辦公文書檔案管理工作中，給辦公室文書檔案管理工作帶來很多方便的同時(shí)也會(huì)對(duì)現(xiàn)有的工作方式產(chǎn)生一定的影響。針對(duì)辦公室文書檔案管理作出變革并適時(shí)創(chuàng)新工作，才能夠使辦公室文書檔案管理工作契合時(shí)代發(fā)展需求。本文在信息化發(fā)展背景下闡述了辦公室文書檔案管理存在的問題，提出了企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革策略。

【關(guān)鍵詞】信息化;辦公室;文書檔案管理;改革

辦公室文書檔案管理工作能夠?qū)⑵髽I(yè)發(fā)展情況作出記錄，能夠?qū)ζ髽I(yè)的發(fā)展作出全面記錄，包括業(yè)務(wù)的發(fā)展情況以及單位人員的變動(dòng)情況等各方面不同信息。能夠?qū)⑵髽I(yè)的發(fā)展中所獲取的成績(jī)，發(fā)展情況以及社會(huì)中具備的正能量信息作出記錄，能夠充分說明文案管理工作在企業(yè)中占據(jù)重要的作用。對(duì)于文案管理工作很多企業(yè)還是依據(jù)手工方式作出記錄，這種管理方式的弊端便是，整個(gè)過程工作效率偏低，管理程序涉及的部門較多工作較為復(fù)雜，不能夠跟隨時(shí)代的步伐。因此，需要文書檔案管適時(shí)地結(jié)合先進(jìn)的信息化技術(shù)，跟隨時(shí)代的步伐對(duì)現(xiàn)有的工作方式作出創(chuàng)新，才能夠保證文書檔案管理工作更加簡(jiǎn)單輕松。

一、信息化發(fā)展背景下辦公室文書檔案管理存在的問題

（一）管理意識(shí)需要更新

隨著各種信息化技術(shù)與文書檔案管理作出結(jié)合中，文書檔案管理工作并沒有達(dá)到既定的效果，產(chǎn)生這種現(xiàn)象原因便是辦公室內(nèi)工作人員思想方式?jīng)]有做出改變，不能夠真正將信息化技術(shù)做出正確使用，依據(jù)原有工作方式開展工作。信息化技術(shù)不能夠被利用，會(huì)造成工作人員的工作效率偏低[1]。年齡較大的工作人員不能在思想上做出轉(zhuǎn)變，認(rèn)為原有的紙質(zhì)辦公模式也能夠滿足工作要求，根本沒必要做出改變。此外，信息化技術(shù)更新速度較快，很多人員不能夠快速適應(yīng)工作模式，所以也就不能夠?qū)⒓夹g(shù)熟練地使用，仍然選擇運(yùn)用原有工作方式，造成新的管理意識(shí)無法被推行下去。

（二）文書檔案利用與評(píng)估未進(jìn)行優(yōu)化

企業(yè)對(duì)于辦公室內(nèi)的文書檔案管理工作沒有引起足夠重視，對(duì)于文書檔案管理工作中所使用的信息化設(shè)備，使用方式不能跟隨時(shí)代的步伐，需要檔案管理人員適時(shí)的對(duì)自己的工作方式作出調(diào)整，形成真正適合本單位需求文書檔案管理方式，保證單位內(nèi)部各種信息檔案管理工作具備應(yīng)有價(jià)值，能夠保證資源提供給企業(yè)發(fā)展動(dòng)力。此外，辦公室內(nèi)的檔案管理人員個(gè)人素質(zhì)以及能力需要做出提升，企業(yè)內(nèi)的檔案管理人員的素質(zhì)偏低，開展工作時(shí)業(yè)務(wù)不熟悉不能夠滿足要求，這樣會(huì)對(duì)文書檔案管理工作產(chǎn)生一定影響。

（三）辦公室文書檔案管理工作缺乏整體的規(guī)劃

企業(yè)在發(fā)展中沒有依據(jù)科學(xué)的管理方式，對(duì)于檔案管理工作整體效率沒有促進(jìn)作用。需要辦公室的工作人員依據(jù)科學(xué)化的管理方式、運(yùn)用智能化技術(shù)[2]。隨著電子化信息技術(shù)與文書檔案管理工作結(jié)合的過程中，很多企業(yè)均已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了完整的檔案管理工作，但是，在具體開展這項(xiàng)工作時(shí)仍然存在問題需要解決，企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)部門無法協(xié)調(diào)工作，職責(zé)不是特別清晰，對(duì)檔案管理工作造成一定的影響。

二、信息社會(huì)背景下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革策略

（一）創(chuàng)建科學(xué)有效的文書信息檔案工作管理機(jī)制

對(duì)于辦公室內(nèi)的文書檔案管理工作在開展中，辦公室內(nèi)的管理人員可以依據(jù)內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)，對(duì)崗位工作人員的職責(zé)作出明確劃分，根據(jù)公司的發(fā)展規(guī)劃情況對(duì)相關(guān)檔案管理人員做出激勵(lì)工作。在保證工作內(nèi)容的前提條件下，將工作定崗定編讓員工工作的積極性做出提升。在文書檔案的管理工作中會(huì)出現(xiàn)記錄不清晰情況，這種情形對(duì)于檔案的安全性便不能夠保證，特別是單位內(nèi)的人員信息，一旦這些信息被不法分子獲取便會(huì)給企業(yè)造成不可估量的損失。需要信息檔案管理工作人員對(duì)現(xiàn)有的管理模式作出創(chuàng)新，將工作的職責(zé)作出創(chuàng)新，個(gè)人職責(zé)明確作出規(guī)定，每個(gè)人負(fù)責(zé)專門的工作。當(dāng)一名工作人員在接到工作任務(wù)中，專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，對(duì)各種信息做好掌握。此外，企業(yè)內(nèi)部人員要對(duì)工作情況作出明確分工，避免工作中出現(xiàn)任何問題，讓檔案管理工作真便的落到實(shí)處。

（二）創(chuàng)新辦公室文書檔案的保障工作并定期清理過期文檔

企業(yè)辦公室內(nèi)的文書管理工作的好處便是，能夠?qū)崿F(xiàn)各種信息的快速查找，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)各種信息的安全作出保證，因此，在開展檔案的管理工作中要注意工作方式創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作保障[3]。企業(yè)要在資金上做出扶持，包括人力上的投入、物力上的投入以及財(cái)力上投入，選擇先進(jìn)的技術(shù)來實(shí)現(xiàn)信息安全的保證。正是基于這些問題的考慮，文書檔案安全工作需要獨(dú)立與其他崗位之外。此外，在文書檔案管理的工作中會(huì)形成過期的檔案資料，這些資料具備的特點(diǎn)便是短期內(nèi)具備一定的效率，長(zhǎng)期無法做出有效使用。長(zhǎng)期地將這些資料保存便會(huì)造成資源浪費(fèi)，工作人員在使用資料時(shí)會(huì)造成材料的混放情況發(fā)生，形成一定的麻煩。在信息化技術(shù)與文書檔案管理工作的過程中，能夠?qū)⒐芾砉ぷ鞯男首龀鎏嵘牵瑢?duì)于定期清理過期的信息檔案也很有必要。清理的方式主要分為兩種，首先，紙質(zhì)版文檔在保證安全的前提下可以實(shí)現(xiàn)資源二次利用，能夠?qū)崿F(xiàn)單位內(nèi)部節(jié)能的目的。其次，電子版的文件可以選擇刪除，定期地做出清理工作。

（三）創(chuàng)新辦公室文書檔案檢索系統(tǒng)

對(duì)于信息化技術(shù)檔案管理工作中目的便是能夠?qū)崿F(xiàn)信息化檢索，現(xiàn)有管理模式下對(duì)于檔案管理工作實(shí)現(xiàn)應(yīng)有創(chuàng)新方式。對(duì)于文件檢索目的便是要達(dá)到使用者需求，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理工作的安全以及完整性，能夠保證檔案被使用者所查找。對(duì)于檔案管理系統(tǒng)分為兩種類型，簡(jiǎn)單系統(tǒng)便是將文檔所建立的時(shí)間、建立的人員、創(chuàng)建者的姓名等方便使用者能夠準(zhǔn)確查找。對(duì)于一些重點(diǎn)類型的文書檔案工作需要設(shè)置保密類型，查閱人員需要根據(jù)要求形成審批手續(xù)。

結(jié)語：

綜上所述，將傳統(tǒng)的檔案管理工作與信息技術(shù)結(jié)合，有針對(duì)性對(duì)管理工作作出改革才能夠?qū)崿F(xiàn)信息化技術(shù)的創(chuàng)新。對(duì)于信息化文書檔案管理工作整體的難度較大，需要管理人員針對(duì)各種問題作出管理，將問題全面解決才能夠緊跟時(shí)代的步伐，將辦公室文書檔案管理工作做到最優(yōu)。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉蓓. 試論信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J]. 蘭臺(tái)內(nèi)外，2020，No.283（10）：34-35.

[2]宋慧麗. 信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新分析[J]. 卷宗，2020，000（002）：143.

[3]盧鶴. 信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新分析[J]. 信息周刊，2020，000（006）：P.1-1.

（作者單位：金鄉(xiāng)縣婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心）