推進黨政機關資產管理檔案規范化建設之思考

謝麗娟

機關事務管理部門承擔著黨政機關及所屬事業單位公共設施、公務用車、公共服務等方面的管理職能，其核心是資產管理。在資產管理工作中形成了大量的資產檔案，這些資產檔案既是資產管理的成果，又是資產管理的依據，屬于資產的重要組成部分。資產管理檔案工作是機關事務管理部門一項重要的基礎管理工作，具有較強的專業性和特殊性，應當引起各級機關事務管理部門的高度重視。本文以常州市武進區機關事務管理中心為例，探討資產管理檔案的主要特點、存在的問題及對策。

一、機關事務管理部門資產管理檔案的基本特點

機關事務管理部門資產檔案形成于資產管理活動，不同類型的資產管理活動會形成不同門類的資產管理檔案。這些不同門類的檔案具有以下共同的特點：

1.來源上的廣泛性。檔案形成于各項具體工作中，是相關工作的原始記錄，屬于第一手材料。機關事務管理部門承擔著為本級黨政機關、直屬單位、人民團體等所有單位提供各項公共服務保障任務，其工作內容多、涉及面廣，這就決定了機關事務管理部門資產管理檔案來源上的廣泛性，涵蓋了基建管理、房產管理、設備管理、能源管理、綠化管理等各項工作，相應形成基建檔案、房管檔案、設備檔案、車輛檔案、能源檔案、綠化檔案等多種門類檔案。

2.關系上的對應性。機關事務管理部門的資產管理都針對某個特定的資產對象，如房屋資產管理一般針對某幢房屋，設備資產管理一般針對某臺設備，所以資產檔案與資產對象之間存在著一一對應的關系，有一個資產對象就必須建立一套資產檔案。如武進區機關事務管理中心對161輛區級黨政機關派駐車輛、74輛區級事業單位派駐車輛都建立了“一車一檔”，對負責管理的40臺電梯都建立了“一梯一檔”。

3.構成上的多樣性。各種不同的資產管理工作，它們的工作內容、工作方式和工作成果都不同，形成檔案的記錄內容、記錄方式、記錄載體等也不同。從記錄方式上來看，機關事務管理部門資產管理檔案主要有文字材料、圖樣材料、聲像材料等；從記錄載體上來看，機關事務管理部門資產管理檔案主要有紙質材料、磁性材料、實物材料等。

4.內容上的連續性。資產管理貫穿于資產使用全過程，具有連續性，資產管理檔案形成于資產管理的各個環節，同樣具有連續性。如公務用車檔案從車輛基本信息記錄到車輛維修記錄再到車輛年審記錄，電梯設備檔案從隨機文件到安裝調試材料再到定期檢驗報告，都構成了有機整體，具有一定的連續性。

二、機關事務管理部門資產管理檔案工作存在的問題

資產管理檔案在機關事務管理工作中起著舉足輕重的作用，但是資產管理檔案在日常收集、管理、利用等方面還存在著不少問題，主要表現在：

1.資產管理檔案材料收集不齊全。眾所周知，歸檔最重要的是文件材料的齊全完整，需要各單位部門的支持和配合，如果材料收集不齊全，必然會影響資產管理檔案的歸檔質量和利用效果。如在實際工作中，總有一些單位不能按規定要求及時報送辦公用房基礎信息，統計材料也是久催不報，導致歸檔材料不全。部分單位對公務用車檔案不重視，導致少數公務用車材料不齊全，致使在公務用車制度改革后不能正常過戶，影響了公車的正常使用。

2.資產管理檔案沒有實行集中統一管理。機關事務管理工作大多按職能分工實行科室負責制，形成的資產管理檔案也大多留存在各業務科室。如公務用車檔案由車輛與節能管理科保管，辦公用房檔案由公房管理科保管，都沒有向中心檔案室移交。分散管理的體制極易造成部分資產管理檔案歸檔不及時、整理不規范、利用不高效，隨著人員調離還存在檔案材料散失的安全隱患。

3.資產管理檔案信息開發利用不夠。機關事務管理部門對資產管理檔案信息開發利用工作的重視程度不高，普遍存在“重業務輕檔案”的現象。如武進區機關事務管理中心運用全省統一的“公務用車智能化管理平臺”進行車輛管理，產生了車輛基礎信息、車輛使用調度、歷史行車監控等大量檔案數據，然而這些檔案數據沒能得到更多的開發利用，公務用車管理在實際工作中仍主要依靠人工進行管理，管理平臺的內能沒有得到充分釋放。

三、實現資產檔案管理規范化的對策

資產管理檔案是機關事務管理部門一切工作得以有效開展的基本依據。推進機關事務集中管理，做好公共管理和公共服務等政務工作，打造節約型機關、廉政型政府是新形勢下對機關事務管理工作提出的新要求，而要適應新要求，資產管理檔案工作就要緊跟新一輪機關事務管理部門改革的步伐，在管理上下功夫。

1.加強組織領導，完善資產管理檔案工作體制。資產管理檔案材料的形成來源廣泛，需要各級黨政機關、事業單位的配合支持，因此做好資產管理檔案工作需要進一步加強組織領導，建立健全資產管理檔案工作機制，科學制定機關事務管理部門檔案管理辦法，完善資產管理檔案考核監督制度，提高對資產管理檔案工作重要性的認識。

2.實行集中管理，確保資產管理檔案完整齊全。針對目前資產管理檔案分散保存在各業務科室的實際，檔案部門要認真落實文件材料歸檔制度，指導督促業務科室按照要求規范做好資產檔案收集歸檔，并定期向中心檔案室移交，切實做到檔案的集中統一管理。對不按規定造成檔案損失的，單位要依法依規追究有關領導和直接責任人的責任。

3.強化業務培訓，提升檔案工作人員業務能力。資產管理檔案工作是一項專業性較強的工作，對檔案管理人員的綜合素質和業務水平都提出了更高要求，檔案工作人員要不斷強化責任意識、擔當意識和使命意識，認真學習檔案法以及檔案工作標準規范等業務知識，借鑒兄弟地區機關事務管理部門資產檔案管理的好做法好經驗，不斷提高知識水平和業務水平，提升實際操作技能，更好地適應資產管理檔案工作現代化的需要。

4.應用信息技術，提高資產管理檔案服務水平。隨著社會信息化程度越來越高，檔案部門要提高運用互聯網、大數據、人工智能等新技術能力，提高資產管理檔案數字化程度，建立全文數據庫、多媒體數據庫，不斷豐富電子檔案庫，提升信息化水平。同時推進各業務信息化系統平臺功能優化升級，開發大數據分析等智能化功能，提高資產管理檔案服務水平，為機關事務管理各項工作提供更多基礎支撐。