淺談社會保險檔案管理存在的問題及其解決方法

李嶸昌

摘? ? 要：近年來，隨著我國社會保險覆蓋面的不斷擴大，相應的社會保險檔案數量急劇增加，從而給社會保險檔案管理工作帶來了一定的挑戰。本文闡述了社會保險檔案管理存在的問題，并提出了社會保險檔案管理問題的解決措施。

關鍵詞：社會保險;檔案管理;問題;措施

隨著經濟的發展，我國社會保險改革不斷深化，同時社會保險的覆蓋范圍和相應的參保人數也發生了較大改變，社會保險也在逐步向更加規范化的方向發展。社會保險檔案管理與參保人員的利益息息相關，而社會保險業務量的增加，使檔案管理工作的負擔進一步加重，由此可見，隨著社會保險業的快速發展，加強保險檔案管理工作的分析，對確保社會穩定具有重要意義。

一、社會保險檔案管理存在的問題

1、缺乏相應的社保檔案管理制度。社保檔案管理制度不健全主要表現在兩方面，一方面缺乏統一的社會保障檔案管理標準，每個省市的標準雖然大同小異，但在歸檔的范圍、管理的形式和檔案交接流轉等方面存在脫節現象。另一方面是社保檔案管理的借閱、保管等制度不健全，在歸檔文件的時效性、完整性等方面存在較大缺陷，并經常出現借閱忘記歸還、檔案嚴重損壞、信息丟失等問題，并且當問題出現后，由于相關工作人員工作不認真、不負責，后續的補救措施未跟上，導致社保檔案的參考價值大打折扣。另外，由于社會保障工作涉及到各個方面的內容，形成了當前社保檔案管理工作存在多頭管理的現象，各個相關部門間的信息不對稱，且管理制度和辦法不統一，導致出現社保檔案管理機制混亂的問題。

2、對社會保險檔案管理工作不夠重視。由于社會保險工作的重點大都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面、強化社會保險基金的征繳和確保企業離退休人員基本養老金按時足額發放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處于無序狀態，其作用無法得到充分發揮。而且因社會保險檔案數量巨大，工作環節繁瑣，對社會保險檔案的管理缺少相應的軟硬件投入、人員配備、經費不到位的情況，在各地普遍存在，有些部門無專門的檔案室，保管條件差，該歸檔的檔案未歸檔，檔案隨意保存、丟失的情況較嚴重。

3、缺乏社保檔案管理規范標準。雖然我國頒布的相關法律法規在一定程度上能起到規范社保檔案管理的作用，但其并沒有對檔案管理的具體工作流程進行規范性的統一，如社保檔案的收集及整理等，這樣一來會使在實際開展社保檔案管理的工作過程中，常會發生社保檔案分類不明、社保檔案保存期限不當、社保檔案處置不力、社保檔案管理體制不規范等問題，進而導致社保檔案管理工作流程混亂、社保檔案管理體制運行效率低下。

4、管理手段和方法落后。多頭管理是當前我國社保檔案管理工作的突出問題，社會保險檔案管理的多頭管理與我國社會保險發展歷程有關。社會保險檔案涵蓋的范圍廣泛，內容繁雜，并且全部的社會保險資料并不在一個部門保存，因此，參保人員若想查詢與自己相關的全部社保信息，需訪問全部的社保檔案管理部門才能完成。雖然近年來計算機技術發展迅速，有些社會保險檔案管理部門逐漸在工作中使用信息技術，但受現實條件如資金、設備、專業技術人員等的限制，難以實現社保檔案管理的信息化，大多社保機構仍采用紙質材料檔案管理，增加了社保檔案查詢訪問的難度。有些經濟條件差的地方社保部門甚至未建立專門的檔案室，各類檔案資料被分割保管，容易造成社會保險檔案資料的丟失現象。

二、社會保險檔案管理問題的解決措施

1、提高對社保檔案管理工作的重視度。首先，加強社保檔案管理決策人員和管理層對社保檔案管理工作重要性的認識，為了避免管理工作的混亂，可成立檔案管理小組，對整個檔案管理工作進行統籌安排，同時把社保檔案管理工作列入相關人員的績效考核中，以此來凸顯社保檔案管理工作在整個社保體系中的重要地位。其次，從社保檔案管理人員入手，提高其對檔案管理工作的重視，主要方式是通過加強他們對檔案管理工作及構建和諧社會關系的認識，使其明白他們的工作關系著人民生活的穩定性，從而在日常的工作中端正態度，表現出積極性，提高社保檔案管理的工作水平。

2、實行社會保險檔案工作規范化與標準化管理。明確社會保險檔案存儲的內容、范圍、方式、檔案室建設標準、配套設備、人員配備、工作職責，并納入工作考核，統一檔案管理軟件的開發和利用，形成一套成熟的社會保險檔案計算機管理系統，為社會保險經辦機構日常業務和參保人員查詢提供有力支撐。徹底改變社會保險檔案管理各自為政的無序狀態，形成縱向統一、橫向一致的社會保險檔案管理體系。

3、建立健全管理制度。建立健全社會保險管理制度是管理工作有效開展的保障。針對多頭管理的現狀，社保部門要嚴格遵循《檔案法和社會保險法》的規定，設置統一的管理機構，實現管理工作的集中化。檔案行政管理和社會保險主管部門，盡快制定《社會保險檔案管理辦法》和《社會保險檔案分類大綱》及有關各門類社保檔案的《保管期限表》，以便各地社保部門科學管理檔案。構建完善的社保檔案管理體系，還需各基層管理部門做出努力，完善社保檔案鑒定、銷毀、借閱、查詢等制度，在健全的管理制度保障下，確保各門類檔案的科學管理，以提高社保檔案管理水平。

4、積極利用現代技術，推進社保檔案管理網絡化。充分利用計算機的網絡優勢和特點，實現所有社保繳費的網絡征收、保費的網絡支付，全面掌握社保工作狀態，實現無紙化辦公，提高工作效率。進一步健全社保信息網建設，讓每一個用戶都能通過社保檔案信息中心的網站，輸入自己的社保號就可查詢到相關的社保繳費等情況，輕松完成繳費、支付等環節;加強信息的整合與利用工作，挖掘其中對服務社會大眾有價值的各類信息，及時提供給有關機構或向社會發布，實現更大范圍的信息資源共享，以滿足社會各方面對檔案管理和利用的合理需求。

三、結論

社保檔案管理是社保服務管理工作中不容忽視的重要環節，是社保工作得以有序進行的重要支撐。社保檔案是對社會保險登記、繳納及統計等信息的真實記錄，是參加社保的單位及單位員工獲保權益的有效記錄，是保障參保單位和職工權益的有效依據。強化社保檔案管理有助于推動我國社保業務的健康有序發展，同時對投保人員權益的保障也有重要意義。

參考文獻：

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