科學(xué)的痕跡化助推后勤精益管理

文_國網(wǎng)鷹潭供電公司 許晨奕

國網(wǎng)鷹潭供電公司員工食堂自2016年以來，在采購管理和安全管理等重點(diǎn)工作中深入研究流程痕跡化管理模式，不斷完善內(nèi)控制度，依法治企和服務(wù)水平顯著提升。

流程痕跡化的意義

流程痕跡化是在管理過程中，記錄時間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任分工和管理內(nèi)容等細(xì)致縝密的工作記錄。借由保留下來的文字、圖片、實(shí)物、影像等資料，可以在管理事項(xiàng)結(jié)束后最大程度復(fù)原、佐證已經(jīng)發(fā)生了的生產(chǎn)經(jīng)營活動。精益管理源于精益生產(chǎn)，是把最初在生產(chǎn)系統(tǒng)的管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，逐步延伸到企業(yè)的各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)。

“精”指精簡人力、財力和物力的投入，是對過程的要求；“益”指提高投入產(chǎn)出比實(shí)現(xiàn)效益提升，是對結(jié)果的描述。流程痕跡化關(guān)注的是過程，其意義在于推進(jìn)日常管理行為的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，形成管理制度和管理過程相互促進(jìn)。所以，流程痕跡化是精益管理的基礎(chǔ)，是助推精益管理水平提升的重要舉措。

有助于推進(jìn)依法治企。依法治企是公司后勤領(lǐng)域安全健康發(fā)展的基礎(chǔ)，也是各項(xiàng)工作強(qiáng)化管理的著力點(diǎn)。根據(jù)歷年公司內(nèi)部巡視及外部檢查來看，員工食堂管理是審計監(jiān)察和輿論監(jiān)督的重點(diǎn)，也是黨風(fēng)廉政建設(shè)關(guān)注的重點(diǎn)。流程痕跡化是健全制度落實(shí)、形成長效機(jī)制的有力保障。

有助于提升工作績效。流程痕跡化的應(yīng)用把管理從關(guān)注結(jié)果轉(zhuǎn)向過程管控，通過工作流程的顯性化和落實(shí)情況的具體化，促進(jìn)員工主動履職，便于管理者績效評價。同時，通過對痕跡化信息的數(shù)據(jù)收集和數(shù)據(jù)分析，有利于更好的優(yōu)化工作流程，提升管理效益。

有助于強(qiáng)化監(jiān)督考核。員工食堂的管理水平關(guān)系到食堂經(jīng)費(fèi)的使用效率，體現(xiàn)了黨風(fēng)廉政建設(shè)的工作成效。受從業(yè)人員素質(zhì)、地區(qū)水平差異等因素限制，員工食堂提升精益化管理水平更需要通過分析管理重點(diǎn)和風(fēng)險點(diǎn)，加強(qiáng)對過程的管理控制，加大對員工的監(jiān)督考核。

流程痕跡化的措施

鷹潭公司結(jié)合實(shí)際情況，深入分析管理中存在的主要矛盾和矛盾的主要方面：一是安全管理意識不強(qiáng)。員工食堂安全管理主要包括食品衛(wèi)生安全和廉政風(fēng)險安全。長期以來，公司系統(tǒng)安全管理的重點(diǎn)始終在生產(chǎn)經(jīng)營方面，對員工食堂的安全管理缺乏系統(tǒng)、有效的管理和監(jiān)督。二是食堂經(jīng)費(fèi)使用效率有待提升。雖然近年來在規(guī)范大宗商品的采購流程方面取得了較大成效，但原材料出品率不高，因管理水平低造成的各種浪費(fèi)普遍存在。三是從業(yè)人員素質(zhì)不高。一方面是大量低端業(yè)務(wù)用工人員缺乏培訓(xùn)，致使服務(wù)技能水平低，另一方面是管理人員普遍素質(zhì)不高，不僅缺乏訓(xùn)練和培養(yǎng)技能人員的能力，更缺乏對工作流程的分析、優(yōu)化能力。

綜合上述三點(diǎn)主要矛盾，鷹潭公司員工食堂主要從采購管理和安全管理兩方面入手，深入開展流程痕跡化管理。

采購管理痕跡化。通過建立多維度制約、監(jiān)督的采購機(jī)制，規(guī)范采購流程，節(jié)約采購成本。其做法主要有三方面：一是職能分離。員工食堂的采購管理存在采購品種多、價格浮動大、庫存管理難的特點(diǎn)。結(jié)合公司實(shí)際情況，分別設(shè)置了采購員、驗(yàn)收員、庫管員等相關(guān)崗位，讓采購流程的市場采購權(quán)、價格控制權(quán)和驗(yàn)收保管權(quán)既相互獨(dú)立，又相互制約。二是根據(jù)不同原材料的使用頻次，分別采用按需采購和批量采購兩種方式，且各類原材料的采購計劃，需經(jīng)審核批準(zhǔn)后再由采購員負(fù)責(zé)實(shí)施。三是強(qiáng)調(diào)采購的計劃性，杜絕各類未經(jīng)審核的采購行為。

安全管理痕跡化。即圍繞員工食堂安全管理的重點(diǎn)工作，建立食品衛(wèi)生、設(shè)施設(shè)備、黨風(fēng)廉政等方面管理和監(jiān)督體系。一是建立食品衛(wèi)生管理體系。從原材料驗(yàn)收和處理、成品留樣、餐具消毒、環(huán)境衛(wèi)生等方面著手，明確各工作流程的責(zé)任人、考核人、工作內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，建立食品衛(wèi)生管理的過程管控和監(jiān)督機(jī)制。

二是建立后廚各類設(shè)施設(shè)備的值班責(zé)任制，明確工作事項(xiàng)、責(zé)任人和監(jiān)督人，建立安全隱患的處理機(jī)制；三是建立食品衛(wèi)生安全責(zé)任制和黨風(fēng)廉政安全責(zé)任制，明確管理責(zé)任和領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。

流程痕跡化管理的誤區(qū)

重形式，輕落實(shí)?？茖W(xué)、適度的痕跡化管理，是提高工作質(zhì)量、激發(fā)工作積極性的有效途徑。但如果錯把“痕跡”當(dāng)“實(shí)績”，往往會出現(xiàn)重痕跡、輕落實(shí)的結(jié)果。

工作過程中留存各類資料，本意是為了更好地落實(shí)工作內(nèi)容，保障工作的真實(shí)有效。但如果不分主次，不論實(shí)效，把大量的人力、財力和物力都用在“留痕跡”上，不僅違背了精益化管理的精簡、實(shí)效的管理理念，更是管理上的形式主義。這就要求我們在具體實(shí)踐中，善于抓住主要矛盾和矛盾的主要方面，避免出現(xiàn)痕跡與工作兩張皮的情況，堅(jiān)持科學(xué)、合理、適度的原則，才能真正發(fā)揮流程痕跡化的作用。

重痕跡，輕管理。過程痕跡化是對管理內(nèi)容的信息收集，最終目的是為管理者提供優(yōu)化管理、提升效益的參考基礎(chǔ)，應(yīng)避免舍本逐末為了“痕跡”而“痕跡”。例如對采購實(shí)施流程痕跡化，是為建立《原輔料采購臺賬》收集可靠的數(shù)據(jù)，為管理者分析原輔料與成品之間的比例關(guān)系提供基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)降低因管理漏洞而產(chǎn)生的浪費(fèi)，不斷提升食堂經(jīng)費(fèi)使用率的目標(biāo)。

通過兩年多的深化應(yīng)用和探索，鷹潭公司員工食堂主動作為、突出重點(diǎn)，持續(xù)推進(jìn)內(nèi)控機(jī)制建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了員工滿意度和深化精益管理雙提升。