檔案管理中應用知識管理的模式

王志祥

知識管理這種管理方法就是利用各種知識進行管理，將已有的知識進行保存，在當今知識經濟的巨大壓力下，檔案可以承載人們珍貴的記憶，和知識管理具有十分密切的關系，在檔案管理中知識管理發揮著非常重要的作用，因此檔案工作者需要明確知識管理理念，在工作領域中運用知識管理這種新型的管理方法，使自身的創新能力得到提升，從而在社會發展的過程中實現自我價值。

一、知識管理的特征和核心

（1）知識管理的定義。知識管理在當今的管理領域中屬于創新管理，當前還沒有得到廣泛的認可。以網絡的定義為基礎，知識管理主要針對的對象就是知識、知識創造過程、知識應用等各種活動，從而可以使組織共享顯性知識和隱形知識。

（2）知識管理的特征對于知識的流動性和共享性給予重視，對于集體智慧進行利用，從而提高組織自身的創新能力和應變能力，使組織在激烈的競爭當中獲得一席之地，對于組織的職工給予精神鼓勵，使員工自身享有一定的權力和責任，從而將員工自身的自覺性和能動性等充分的發揮出來，組織對知識和人才給予重視，在組織內部建立學習型組織。

（3）組織知識管理的核心。實現組織的知識管理主要就是識別組織的各種信息和知識，并且進行全面的收集和科學的分類，對于各種相關的知識進行共享，促進知識創新，并且不斷實現知識增值，這樣才可以提升組織的應變能力和創新能力。知識管理的核心就是建設有關知識運用和創造的組織，知識是組織重要的戰略資源，可以更好的和其他組織競爭，組織要更加嚴格的管理知識資源，可以利用知識共享的方式將知識的價值在最大限度上發揮出來，使組織的知識資源得到豐富，從而建立有關新知識共享的機制。組織為服務對象提供的產品和服務當中也要蘊含著知識，在組織的實際經營管理模式當中利用知識管理，創新組織管理。

二、檔案管理的現狀

（1）信息化環境的檔案管理。檔案信息化，指的就是檔案管理模式的重心為實現檔案實體數字化信息化形式，從而為社會提供更多的服務。利用傳統的檔案管理模式，不僅耗費時間而且耗費人力，工作效率較低，實現檔案管理信息化之后，可以提高工作效率，還可以將服務質量提高，使檔案管理具備寬廣的發展空間。檔案管理不斷發展，需要建立信息化知識管理系統，創新檔案管理，滿足社會各個方面的利用需求，可以創造出更多的價值，從而將檔案管理的核心競爭力得到有效提高。

（2）檔案管理工作存在的問題。針對當前我國的檔案管理工作存在問題，檔案工作人員缺乏檔案意識，檔案管理人員的素質比較低，需要得到提高。檔案管理過程中，工作人員缺乏檔案保護的意識，沒有制定具體的保護政策和措施。除此以外，檔案人員的學歷和專業技能方面的素質也需要得到加強，切實改進檔案管理工作，必須獲得社會各個方面的支持。當前檔案工作的硬件設備比較差，相關的設施也沒有配備齊全，需要改進庫房環境。

三、檔案管理中知識管理的應用

（1）細化檔案管理保管過程。在網絡化的背景下，在檔案管理中利用知識管理，需要檔案管理的細化。在檔案管理中，基礎工作是檔案的保管，在傳統的管理過程中，管理單位就是立卷，其中存在很多隱含的問題，檔案人員對于檔案材料信息無法主動的了解。關于信息的查閱也不夠方便，變動過的檔案很難進行查詢，如果需要查閱的內容包含在內，整卷的查閱，非常耗費時間和人力。上述的管理方法比較落后，當前我國辦公自動化技術不斷得到普及，開始廣泛的利用網絡信息存取技術，檔案管理細化了保管單位的運用過程。知識管理的基本單位就是知識元，具備行政指令、基本原理、技術方法等各個單元。利用計算機和網絡通信實現知識元管理，這樣會更加便利。與此同時將檔案管理當中存在的問題進行挖掘，并研究解決，從而促進檔案信息資源得到更加深入的開發。

（2）再造檔案管理業務流程。實現業務流程的再造就是再設計組織當中的工作流程和程序。再造檔案管理業務流程，以文件生命周期設計為基礎，使組織文件和檔案成為不可分割的整體，突破傳統的文件工作和檔案工作存在的界限，從而可以促進組織的文件檔案工作實現一體化，統一設計業務流程。這個流程當中包括文件的生產、歸檔、保存等一系列過程，這樣可以更好的管理組織檔案，將其服務功能得到強化，從而提高組織的工作效率。知識管理不斷發展，檔案管理部門需要在自身的管理當中利用知識管理新技術，改變傳統的檔案管理方式，更多的利用網絡技術和數據庫技術，使其作為強大的支撐，引進各種現代化的工作方式，從而實現有序化的檔案管理。

（3）拓展檔案的管理職能。不斷加強組織的知識管理，并且在這個過程中不斷利用信息技術，轉變檔案管理的職能，組織需要建立新的管理模式才能滿足這種需要。要想轉變職能，首先需要實現知識的歸納，并且大力開發檔案知識，從而針對檔案管理實現智能化的服務，可以共享檔案知識資源，這就需要轉變觀念，高度重視檔案管理，以組織知識管理的整體要求和規劃為基礎，將檔案管理職能進行完善。轉變職能的同時也要轉變檔案人員的角色，使其成為檔案知識的管理者。

（4）強化檔案管理人員的修養。當前在檔案管理工作者中存在著很多問題，專業技能不夠熟練，知識也比較匱乏。主要是因為管理者專業培訓不足，自身的思想觀念比較落后，主要利用的還是傳統的檔案管理模式。檔案管理部門要想更好的進行運作，需要將檔案管理技術進行更新，定期培訓檔案管理人員，加強繼續教育，領導需要更多的利用鼓勵政策，創造出互利的氛圍，可以使員工之間進行情景演練，使員工可以產生集體榮譽感，從而更加努力的工作，為組織爭取創造更多的經濟效益。在日后的工作當中更好的利用最新的管理模式，有效的結合現代信息化技術和檔案管理知識。

當前我們正處于知識經濟的時代，檔案工作應該明確傳統管理模式對于檔案管理的不利影響，抓住機遇，實現創新，結合檔案管理和知識管理，科學合理的進行檔案管理，使用戶可以盡快的獲得自己需要的信息，從而促進檔案管理工作在知識管理模式中更加順利的進行下去。