計(jì)算機(jī)協(xié)同辦公套件的現(xiàn)狀與未來

揭婉晨

摘 要：本文采用綜述的形式對(duì)計(jì)算機(jī)協(xié)同辦公套件的發(fā)展與未來進(jìn)行了分析和探討，為未來計(jì)算機(jī)協(xié)同辦公套件的發(fā)展指明了方向。通過對(duì)文檔協(xié)作類辦公套件和團(tuán)隊(duì)溝通類辦公套件進(jìn)行舉例討論，分析了不同產(chǎn)品之間的優(yōu)缺點(diǎn)和局限性。最后，對(duì)未來計(jì)算機(jī)協(xié)同辦公套件的現(xiàn)狀進(jìn)行了總結(jié)，并對(duì)其發(fā)展進(jìn)行了展望。

關(guān)鍵詞：協(xié)同辦公;辦公套件;文檔協(xié)作;團(tuán)隊(duì)溝通

1 前言

現(xiàn)階段，由于人工開銷激增，任何規(guī)模的公司和團(tuán)隊(duì)都需要減少日常的運(yùn)營開銷、提升協(xié)同工作的效率。團(tuán)隊(duì)之間的協(xié)作效率與公司的工作效率關(guān)系密切[1]。最近幾年，由于公司和團(tuán)隊(duì)在計(jì)算機(jī)協(xié)同辦公套件領(lǐng)域所產(chǎn)生的需求，市場上逐漸出現(xiàn)了多種計(jì)算機(jī)協(xié)同辦公套件。其中，既包含傳統(tǒng)大公司開發(fā)的計(jì)算機(jī)協(xié)作類辦公套件，也包含很多創(chuàng)業(yè)公司開發(fā)的新一代計(jì)算機(jī)協(xié)同辦公套件。本文將對(duì)一些具有代表性的計(jì)算機(jī)協(xié)作辦公軟件進(jìn)行分類總結(jié)。

2 文檔協(xié)作類辦公套件

2.1 ?微軟Office辦公套件

微軟Office辦公套件是由微軟公司開發(fā)的一套基于 Windows 操作系統(tǒng)的辦公軟件套裝。它的常用組件有 Word、Excel、PowerPoint等[2]。其最新版本為Microsoft 365，也就是被熟知的Office 2019。其中，Word組件用于內(nèi)容的編輯，其本質(zhì)是一個(gè)排版軟件。如果用戶沒有打印和排版需求，則對(duì)Word沒有強(qiáng)依賴。Excel組件用于數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，是一個(gè)無需配置的自帶GUI的便攜式數(shù)據(jù)庫，用戶能立刻掌握其的簡單數(shù)據(jù)功能[3]。OneNote組件用于信息沉淀，使用戶用戶能夠存儲(chǔ)和處理便箋。PowerPoint組件用于信息表達(dá)，用戶能進(jìn)行文稿演示。Outlook組件用于消息異步傳遞，管理個(gè)人信息和電子郵件。

2.2 ?Google Docs

Google Docs采用的是后臺(tái)存儲(chǔ)的方式。谷歌文檔對(duì)用戶完全免費(fèi)，包括在線文檔、電子表格和演示文稿三類，支持多人協(xié)作編輯、編輯歷史追溯等功能[4]。谷歌文檔的用戶可以很快掌握使用其簡單操作，如編制和編輯項(xiàng)目列表等。

2.3 ?iWorks

iWorks服務(wù)的對(duì)象是IOS用戶，包括文字處理和排版軟件Pages，幻燈片制作展示軟件Keynote和電子表格軟件Numbers。Keynote與PowerPoint相比，軟件更“輕”，用戶的好評(píng)度高。Numbers與傳統(tǒng)表格處理軟件的差異較大，大多數(shù)用戶使用時(shí)相對(duì)不習(xí)慣。

2.4 ?Quip

用戶通過Quip可以實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)在線同時(shí)修改編輯和實(shí)時(shí)聊天。同時(shí)，支持用戶行為歷史追溯等。Quip可以從各類平臺(tái)導(dǎo)入文檔如Dropbox、Google Docs和Evernote等。Quip具有兩種協(xié)作方式：對(duì)應(yīng)于團(tuán)隊(duì)和企業(yè)內(nèi)部的“添加協(xié)作者”方式和對(duì)應(yīng)于外部的任何人打開鏈接就可以編寫的方式。

3 團(tuán)隊(duì)溝通類辦公套件

3.1 ?釘釘

釘釘是阿里巴巴集團(tuán)開發(fā)的一個(gè)移動(dòng)協(xié)同辦公平臺(tái)，目的在于提高企業(yè)團(tuán)隊(duì)間的溝通效率[5]。釘釘支持用戶在任何時(shí)候和任何底單發(fā)起語音電話或視頻會(huì)議供多人協(xié)同辦公等。同時(shí)，用戶還能再釘釘上完成考勤打卡、出差審批、會(huì)議簽到等功能。釘釘?shù)挠脩艉w各大行業(yè)：商業(yè)地產(chǎn)行業(yè)比如銀泰、投資行業(yè)比如復(fù)星、互聯(lián)網(wǎng)公司比如錢星、政府機(jī)關(guān)單位比如杭州市公安余杭分局等[6]。

3.2 ?Slack

Slack是基于群組的計(jì)算機(jī)協(xié)作辦公產(chǎn)品，其目標(biāo)是將企業(yè)內(nèi)部的各處信息整合到一個(gè)地方，本質(zhì)是信息聚合平臺(tái)。Slack把上百款工具如郵件、IM、Asana和Github等進(jìn)行整合，可以提高信息獲取和信息交換的效率。Slack定義了未來辦公的一種可能，而這個(gè)未來中可能沒有微軟Office。

3.3 ?頭條Lark文檔

頭條在對(duì)石墨文檔戰(zhàn)略性投資的同時(shí)，也打造了自己的計(jì)算機(jī)協(xié)同辦公產(chǎn)品Lark文檔。其目的是區(qū)別于石墨文檔進(jìn)行差異化開發(fā)，以面對(duì)不同的用戶和不同的場景。頭條Lark文檔更加強(qiáng)調(diào)產(chǎn)品的創(chuàng)新性，而放低產(chǎn)品的兼容性。頭條Lark文檔支持Quip-Style協(xié)同。其開發(fā)理念是“協(xié)作即溝通，溝通即協(xié)作”，致力于打破微軟Office辦公套件之間的邊界，尋找更加自然和更加強(qiáng)大的消息傳遞能力和內(nèi)容表達(dá)能力。

4 ?結(jié)語

由于辦公移動(dòng)化和云端化的出現(xiàn)與普及，極大程度地地豐富了計(jì)算機(jī)辦公協(xié)作的場景，這使得計(jì)算機(jī)協(xié)同辦公套件有了更多創(chuàng)造性。然而，由于微軟Office一直專注于信息和數(shù)據(jù)本身，并且是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)的制定者，其在辦公領(lǐng)域的領(lǐng)軍地位短時(shí)間內(nèi)是無法撼動(dòng)的。此外，云端的辦公協(xié)同使文檔信息的同步和異步傳播成為了可能。未來計(jì)算機(jī)辦公協(xié)同套件的發(fā)展將隨著人、事、信息更加智能地融合而變得更加的豐富。

參考文獻(xiàn)：

[1] ?于彬.中小微企業(yè)協(xié)同辦公云平臺(tái)研究[J].福建電腦，2020，36（11）：110-111.

[2] ?龍斌.計(jì)算機(jī)辦公軟件的分析及應(yīng)用[J].電子技術(shù)與軟件工程，2021（05）：46-47.

[3] 計(jì)算機(jī)辦公軟件在教學(xué)中的應(yīng)用[J]. 宋建松. ?數(shù)字通信世界. 2017（10）

[4] ?Liu H J ， Lan Y J . Social Constructivist Approach to Web-Based EFL Learning： Collaboration， Motivation， and Perception on the Use of Google Docs[J]. Journal of Educational Technology & Society， 2016.

[5] 芮雪.互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下遠(yuǎn)程協(xié)同辦公效率提升方法研究[J].中國管理信息化，2020，23（19）：98-100.

[6] ?縱橫.2020遠(yuǎn)程辦公/云辦公分類排行榜[J].互聯(lián)網(wǎng)周刊，2021（06）：46-47.

（浙江樹人大學(xué)，浙江 杭州 310000）