企業檔案資料管理與利用探討

摘 要：在現代化的形勢下，企業的發展需要依靠大量的準確信息資料來作為穩定發展的條件。企業檔案資料的管理與利用，對于企業制定長期發展目標，實施戰略的重要基礎，對于企業而言，對檔案資料進行高效的管理與利用，能夠提升企業的運行水平，從而為企業帶來經濟效益以及社會效益。本文將對企業檔案資料管理與利用的重要性、管理與利用進行探究。

關鍵詞：企業檔案資料;管理;利用

隨著經濟體系處于變化的關鍵階段，企業長期發展，需要內外兼顧。對外而言，需要樹立良好的品牌形象，提升產品或者是服務的質量，從而提升企業競爭力。對內需要不斷加強管理，可以通過對檔案資料加強管理與利用，從而保證企業的良好運作，為樹立良好的企業文化做好基礎，提升企業的軟實力與硬實力，使企業在激烈的競爭市場中能夠保持良好的地位。

1 企業檔案管理與利用的重要性

1.1 企業檔案管理與利用是企業人事管理，維持內部穩定的保障

企業檔案的內容主要分為三個部分：人事檔案、科研成果資料、日常決策資料等。這三個部分是企業賴以生存的基礎，企業通過對檔案進行管理與利用能夠了解企業內部人員的實際情況，對于組織人事工作起到良好的輔助作用。在許多決策上，檔案資料能夠給予經驗，提供一個較為明確的方向。企業高層管理人員，可以通過檔案管理與利用，對企業的運行情況進行充分的了解，為后續制定戰略目標以及實施方案，能夠有檔案資料作為依據。

1.2 現代化的檔案管理與利用可以為企業帶來經濟與社會效益

隨著信息化的發展，對于企業而言檔案的管理不再只是起到記錄企業重大事件的作用，涉及到的內容更為的廣泛，具有時效性，這也是其突破了傳統的記錄功能。對于現代企業而言，檔案管理與利用，通過信息技術對企業的資源實施監控的作用，為合理分配資源起到良好的促進作用。現代化的檔案管理與利用體現在同行業不同企業的交流間，通過檔案的交流，為行業間的資源合理分配起到優化作用，企業間的交流增加，產業鏈的形成難度下降。檔案記錄通過對企業資產、稅務得核查，起到良好的監督作用。除了起到監督作用外，檔案管理與利用，還能起到企業保護作用，通過企業科研成果的記錄，避免企業的專利技術以及財產受到侵害。

2 企業積極實施檔案管理工作的措施

2.1 制定與企業相符的檔案管理工作

隨著檔案給企業帶來的經濟效益與社會效益，對于企業而言，檔案的安全性需要依靠嚴格的制度來保證。為提升檔案管理的效率，企業需要根據企業的發展情況，基于《中國人民共和國檔案法》，制定具有特色的制度，相關的制度在法律的基礎上，充分考慮企業的規模、科研成果、人事管理等因素。制定符合企業特點的檔案管理制度，是維護企業合法權益的基本保障。

2.2 規范檔案的記錄

不用行業間對于檔案記錄有著不同的標準，同一行業之間也可能會有不一樣的檔案管理標準。企業在進行檔案管理過程中，需要以行業的標準進行制定，要求檔案的記錄與編寫規范化、標準化，通過對檔案記錄與編寫得規范化、標準化要求能夠有效避免發生等數據災難的現象出現。企業在長期發展過程中，檔案管理人員的更換是無法避免的，如果沒有制定一套清晰的檔案標準，極易導致出現不同樣式的編寫，導致企業后續查詢相關資料出現問題。特別是，我國屬于制造大國，在制造技術上有著許多標準，在進行檔案記錄與編寫過程中，不注重格式的規范，企業難以對外進行交流，企業的發展極易受到限制。所以對檔案的記錄與編寫形成標準化規范化格式，是企業高效存取檔案資料的基礎。

2.3 注重紙質檔案以及聲像檔案的管理

制度的制定是基于檔案的保密性、完整性出發，對紙質檔案以及聲像檔案進行保管工作是從檔案的質量考慮。現代企業檔案管理有紙質以及電子檔案兩種類型，在對紙質檔案進行保管工作中，注重紙質檔案的防火、防潮、防霉變。對于電子檔案，如果使用移動式存儲設備，需要避免存儲設備磁化、損壞等問題。在進行檔案的保管工作中，嚴禁非管理人員隨意進出，同時需要注重管理室的防火，防盜措施的建立。

3 企業檔案的利用

3.1 加強檔案管理利用信息化的建立

現代企業的發展離不開信息化技術，對于一檔案利用而言，信息化平臺的建立能夠有效提升檔案管理的效率，為高效利用檔案資料提供技術支持。通過對檔案的數字化歸檔，讓檔案的貢獻以及服務的效率大幅度提高。在建立檔案的信息化平臺時，查詢、搜索、歸類等是重點內容，所構建的平臺要結合企業發展情況以及企業文化。為了能夠實現檔案利用性與信息化平臺高效結合，對檔案管理人員進行培訓也是檔案利用的重要內容，通過培養一支具高水平、責任感強的檔案管理人員，是企業檔案高效服務以及高安全性的保障。

3.2 開發主動服務型的檔案平臺

對于檔案管理與利用，為了實現檔案的價值，構建信息化平臺，不僅是針對于企業內部，對于企業外部的用戶進行服務也是提升企業競爭力的重要手段。企業應開發具有主動型服務的檔案信息化平臺，主要面向與行業以及用戶，對于不是保密型的檔案可以進行信息的開放，讓企業更具有透明度，為用戶提供具有針對性的查詢、反饋、歸類等基本服務，充分發揮出企業檔案的作用，提升企業經濟效益與社會效益。

3.3 優化整合檔案信息

企業在進行檔案記錄與編寫過程中，優化整合是重要的環節。通過優化整合，將檔案信息中的重要部分進行提煉，為利用者節省時間，可以有效提升檔案的利用效率。隨著檔案信息的不斷上升，不同類型，不同內容的檔案，如果沒有經過優化整合，檔案在進行管理上難度大，相關用戶以及利用人員在進行檔案查閱過程中，體驗差得不到保障。通過檔案信息的優化整合也能夠良好的反映出企業的發展情況以及良好形象。

3.4 嚴肅檔案工作紀律

在開展企業檔案資料管理工作過程中，嚴肅其工作紀律有著非常積極的意義。首先，禁止有檔案資料丟失以及泄密的情況出現。檔案管理人員禁止將檔案內容，包括企業重大決策、重要問題處理意見、董事會決定等檔案資料透露給舞團人員，沒有經過有關領導簽字同意，禁止將企業檔案資料對外摘抄、借閱以及拍照。將“企業檔案材料專用章”蓋在企業留存的檔案中。且對于電子檔案需要采取設定權限、數據加密等方式來確保其數據的安全。其次，禁止工作人員擅自對檔案信息進行更改，而且禁止私自涂改或覆蓋留存檔案，如若發現該類行為，則需要追究相應負責人員的責任。如若項目出現變更，就要求提出申請，通過領導審批且蓋上檔案修改專用章后方可準予修改。再者，禁止裝入虛假材料，對于企業檔案資料中的工作人員相關信息資料需要開展仔細的鑒別工作，同時做好集中辦理，存檔人員不得參與，防止有虛假檔案存入企業檔案庫，一旦出現弄虛作假的行為，需要對其進行相應處罰。

結論

企業檔案管理與利用，對于企業的發展有著重要作用，為了適應現代化發展的步伐，企業需要對檔案管理與利用進行改革，利用信息技術構建檔案信息化平臺，檔案管理也應從單一，低效的狀態，轉變為前段、高效的服務類型，充分發揮出檔案的價值，為企業的良好發展做出貢獻。

參考文獻：

[1]侯偉霞，黃蕙，張婉俠.大數據背景下的檔案管理與利用服務研究[J].信息周刊，2020（5）：1-2.

[2]張繼雄.企業檔案信息化管理研究[J].蘭臺內外，2019，252（15）：68-69.

作者簡介：

董秀麗（1984—），女，漢族，貴州盤縣，本科，主要從事檔案管理。

（蘇州華旃航天電器有限公司，江蘇 蘇州 2150009）