國企檔案管理的重要性及有效措施探

左力

摘 要：社會主義市場經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，使得國有企業(yè)在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用愈加明顯，國有企業(yè)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展及管理期間勢必會形成大量的信息資料數(shù)據(jù)，成為構(gòu)成國有企業(yè)檔案的重要部分，這些檔案不僅見證了國有企業(yè)的發(fā)展，也對國有企業(yè)的未來發(fā)展具有較強(qiáng)的指導(dǎo)作用。基于此，以下對國企檔案管理的重要性及有效措施進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè);檔案管理;重要性;有效措施探討

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中逐漸形成的具有一定保存價值的歷史記錄，既可以表現(xiàn)為文字、圖表，也可以是聲像、視頻等資料，檔案本身是企業(yè)的重要資產(chǎn)，對提高企業(yè)工作效率和工作質(zhì)量具有重要作用。企業(yè)檔案管理一般按照法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)章制度執(zhí)行，內(nèi)容龐大、專業(yè)性強(qiáng)，是一項(xiàng)長期的綜合性系統(tǒng)工程。企業(yè)檔案的管理在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中扮演著重要角色，企業(yè)應(yīng)該高度重視檔案管理工作，做好組織安排，按照規(guī)章制度和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，要設(shè)立專人專崗，采取有效控制措施、分工負(fù)責(zé)。

1 分析國企檔案管理的重要性

檔案管理是一種管理文檔的有效方式，不僅可以減少檔案搜索時間，還可以減少檔案管理人員的工作量。雖然國企檔案是記錄歷史的材料，但國企發(fā)展中的檔案記錄是能夠成為將來國企選擇發(fā)展的必要輔助內(nèi)容。在改革過程中，大型國企逐步走向多元化，在集團(tuán)國企及其子國企之間建立了資產(chǎn)與資產(chǎn)之間的新關(guān)系，從而檔案管理的行政作用被這種關(guān)系進(jìn)一步削弱。國企信息和檔案的形成與國企管理、生產(chǎn)和運(yùn)營的每個方面密切相關(guān)，并記錄國企的發(fā)展和變化過程。當(dāng)前，國企檔案不僅由單純的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，還有以下幾種形式：1）圖片形式;2）錄音形式;3）視頻形式等多種形式。在國企發(fā)展中，行政管理檔案可以作為以后行政規(guī)劃和管理決策的基礎(chǔ)，以提高它的科學(xué)性和可操作性。在國企發(fā)展中，會計(jì)記錄和國企發(fā)展記錄可以作為國企制定經(jīng)濟(jì)和財(cái)物風(fēng)險管理計(jì)劃的基礎(chǔ)，以確保國企財(cái)務(wù)穩(wěn)定性，凝聚國企理念，提高國企凝聚力和競爭力的重要方法，當(dāng)國企遇到法律問題時，檔案的存儲在法庭中可視為證據(jù)出現(xiàn)，抵御法律風(fēng)險。簡而言之，有效管理國企檔案，它可以國企更高效，穩(wěn)定的長期發(fā)展。

2 企業(yè)檔案管理的問題主要有以下幾點(diǎn)

2.1 企業(yè)缺乏對檔案管理的重視

企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益是企業(yè)管理者重視的地方，但是，對于檔案管理能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來的作用與影響則是潛移默化的，并且無法為企業(yè)帶來更多實(shí)際的經(jīng)濟(jì)利益，基于此，尚有部分企業(yè)都無法正確認(rèn)知到企業(yè)檔案管理的重要性以及實(shí)質(zhì)性的作用，甚至因?yàn)闄n案管理的無章與混亂而過多的浪費(fèi)人力與物力，從而導(dǎo)致企業(yè)的經(jīng)營壓力與成本負(fù)擔(dān)。企業(yè)對于檔案管理逐漸無從下手，而對于檔案管理的工作也逐漸趨于形式。

2.2 企業(yè)檔案管理隨意性強(qiáng)

因?yàn)槠髽I(yè)當(dāng)中各種檔案資料的歸檔及保管統(tǒng)一性不強(qiáng)，導(dǎo)致一些本來應(yīng)當(dāng)保存的資料沒有被保存，因?yàn)闅w檔范圍不是十分清晰，保存的期限也不是十分明確，大批量沒有任何保存價值或者是沒有長久保存價值的資料會被長期保管，讓檔案管理經(jīng)營成本大幅提升。檔案管理的規(guī)范性不是很強(qiáng)，存在隨意修改等問題，越到基層當(dāng)中這一問題就會顯得約為嚴(yán)重，甚至還有隨意抽取檔案資料這一問題，檔案鑒定及銷毀工作的隨意性比較強(qiáng)，這一問題的形成原因是，單位不是十分重視這一問題，也沒有制度的限制，因此在這一項(xiàng)工作進(jìn)行的過程中，自然也就會手袋人為這一因素的影響。

2.3 企業(yè)檔案管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)

一些企業(yè)意識到檔案管理的必要性，建立檔案管理部門，并招聘人員來進(jìn)行管理，而在人員的選擇上面，依舊存在許多問題。檔案管理的工作需要細(xì)致的核對、查閱以及校準(zhǔn)，而部分企業(yè)對此并沒有準(zhǔn)確的認(rèn)知，在檔案管理的隊(duì)伍中大部分人員的專業(yè)素質(zhì)與文化程度都無法勝任這樣的工作，無法滿足新形勢下企業(yè)檔案管理工作的需求和條件。新形勢下企業(yè)的競爭更加激烈，需要能夠準(zhǔn)確掌握檔案管理專業(yè)技能與檔案管理理論，以及能夠與企業(yè)發(fā)展經(jīng)營相適應(yīng)的工程技術(shù)等方面的能力，而見多識廣的人員才能夠在企業(yè)檔案管理的工作中展示才能。同時，部分企業(yè)檔案管理部門的人員還存在許多問題，例如一人身兼數(shù)職、掌握檔案管理能力不足、檔案管理技能不足、欠缺檔案管理知識等，新形勢下，企業(yè)檔案管理工作對人員的要求較高，而檔案管理人員并不足以勝任。

3 國企檔案管理的關(guān)鍵措施

3.1 以管理制度的完善促進(jìn)檔案管理專業(yè)化建設(shè)

對國有企業(yè)的檔案管理應(yīng)設(shè)置專門的制度進(jìn)行規(guī)范。目前來看，大部分國有企業(yè)都有針對檔案管理部門的管理?xiàng)l例，但多數(shù)條例較為老舊，沒有與時俱進(jìn)地進(jìn)行更新修訂。為了能夠?qū)n案的管理做得更加專業(yè)，使檔案能夠發(fā)揮更大的價值服務(wù)于企業(yè)，制度建設(shè)是首要任務(wù)。首先，要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》在現(xiàn)有檔案制度體系基礎(chǔ)上增加符合時代特征和現(xiàn)代化企業(yè)管理要求的檔案相關(guān)制度。其次，要著重探討檔案信息化建設(shè)中的制度要求，力求網(wǎng)絡(luò)背景下的檔案管理實(shí)現(xiàn)“專業(yè)化+規(guī)范化+標(biāo)準(zhǔn)化”。

3.2 檔案庫房管理的創(chuàng)新

對于檔案工作創(chuàng)新而言，除了服務(wù)等軟實(shí)力的創(chuàng)新更新之外，硬件的更新創(chuàng)新也至關(guān)重要，尤其是檔案庫房管理創(chuàng)新方面，在檔案庫房日常管理中可加入無線條碼掃描器技術(shù)，加快庫房管理工作效率，提升庫房管理質(zhì)量。具體來說：無線條碼掃描器掃描到的數(shù)據(jù)，可利用無線條碼掃描器的二次開發(fā)接口直接導(dǎo)入到檔案系統(tǒng)中，功能包括查詢、修改、刪除、增加等。為便于管理和錄入，每盒檔案都有唯一的條碼，且在模塊中自動生成。盤點(diǎn)時，只要是系統(tǒng)中有記錄的數(shù)據(jù)，即可實(shí)現(xiàn)條碼數(shù)據(jù)接入。通過無線條碼掃描器實(shí)時盤庫，實(shí)現(xiàn)移動巡檢、移動盤點(diǎn)、移動查詢等;盤點(diǎn)結(jié)束后，該掃碼器中的數(shù)據(jù)會與數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)自動進(jìn)行核對，并對異常數(shù)據(jù)做出處理，生成盤盈盤虧明細(xì)表、盤點(diǎn)匯總表。

3.3 以信息技術(shù)的提升促進(jìn)檔案管理專業(yè)化建設(shè)

檔案管理專業(yè)化建設(shè)要將信息技術(shù)作為重要手段，提升專業(yè)化水平。首先，要充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)時代信息技術(shù)的高準(zhǔn)確率、高轉(zhuǎn)化率和高效率，運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和數(shù)據(jù)收集與傳播技術(shù)進(jìn)行信息的處理與存儲。加快紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，以大數(shù)據(jù)為支撐，加入智能化軟件系統(tǒng)的應(yīng)用。其次，要增強(qiáng)智慧檔案信息共享平臺的建設(shè)，使檔案信息數(shù)據(jù)庫在查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)等方面具有顯著的優(yōu)勢。同時，要注重應(yīng)用信息技術(shù)建設(shè)檔案專業(yè)化的軟硬件設(shè)施的更新和維護(hù)，將檔案管理的信息共享平臺與管理系統(tǒng)做得更加專業(yè)更加完善。

4 結(jié)束語

總之，在信息時代的今天，國有企業(yè)檔案管理僅僅依靠傳統(tǒng)管理模式已不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求，要從思想上徹底轉(zhuǎn)變忽視檔案管理的舊思維，積極探索有助于提高企業(yè)綜合效益的現(xiàn)代化檔案管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為國有企業(yè)發(fā)揮更大綜合競爭優(yōu)勢做出應(yīng)有貢獻(xiàn)，為社會不斷進(jìn)步與發(fā)展提供有利有效的資源。

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