文書檔案規范化管理的基本路徑

摘 要：近年來，事業單位文書資料以及其他資料的數量增加，管理壓力、管理難度較之以往都有所增加。在這種環境下，文書檔案規范化管理就顯得尤為重要。當前實踐工作中，部分單位文書檔案管理工作質量低下，工作理念、工作方式與檔案學的發展脫軌，檔案無序化問題突出。為此，有必要從理論層面就文書檔案規范化管理的現實意義進行分析，闡述文書檔案管理中常見的問題，并結合檔案學理論提出對策，讓文書檔案得到妥善管理和利用，真正發揮出文書檔案應有的價值。

關鍵詞：規范化;文書檔案;現實意義;管理;路徑

1 文書檔案規范化管理的現實意義

1）有利于提升檔案價值。一方面，推動文書檔案規范化管理，建設相應的數據庫，可以更好地為相關檔案需求主體提供大數據服務。文書檔案規范化強調檔案資源的整合利用，可以更好地借閱檔案管理成本，增強文書檔案服務效率[1]。另一方面，文書檔案內容豐富，可以為相關檔案需求主體提供原始數據，幫助相關檔案需求主體進行決策。推動文書檔案規范化管理，確保檔案臺賬全面具體，不僅可以進一步提升檢索效率和檢索質量，彰顯檔案的價值，而且可以實現高效利用。

2）有利于保障文書檔案資源的完整性和真實性。做好文書檔案管理工作，從規范化的視角對文書檔案的管理內容、管理流程以及管理方式進行仔細梳理，能夠減少檔案管理中存在的紕漏，讓文書檔案準確、全面、真實地反映單位履職工作[2]。除此之外，文書檔案具有重要的憑證價值，涉及事業單位內部工作的各個方面。推動文書檔案規范化管理，能夠確保檔案類目設置、信息資料歸類、信息資料利用、檔案編研工作的效率和質量，避免文書檔案丟失、損毀。總而言之，新形勢下必須要將文書檔案規范化管理作為一項重點工作來抓，理清權責，避免重復勞動、重復加工等問題的發生，減少人力資源成本。

2 文書檔案管理中常見的問題

1）文書檔案信息化程度低。要實現文檔檔案規范化管理的目標，必須要應用相應的數字信息技術。現階段，部分單位文書檔案信息化程度低，文書檔案管理環節冗長，難以提升工作效率，阻礙了文書檔案數據庫建設。一是文書檔案分類、編號以及著錄工作滯后，檔案管理系統的檢索效率低下。部分單位沒有及時在檔案管理系統終端對文書檔案進行處理，后期檢索過程中無法準確進行識別。同時，這也導致文書檔案數據庫建設緩慢，難以發揮出文書檔案決策咨詢作用。二是文書檔案管理系統與財務系統、公文系統、OA辦公系統以及其他系統之間的數據尚未關聯，檔案管理人員難以直接同步相關的數據信息，需要手動錄入相關數據信息，難以適應新形勢檔案規范化管理要求。

2）文書檔案歸檔工作不規范。文書檔案與單位業務息息相關，種類眾多。不同類別的文書檔案具有不同的價值。首先，部分單位文書檔案歸檔范圍不明確，影響文書檔案一體化工作，難以體現文書檔案憑證作用。其次，部分單位文書檔案歸檔時限不明確，檔案管理部門與其他業務部門之間在立卷歸檔過程中的銜接度、溝通度不高，導致相關文書資料在傳輸、堆積過程中出現丟失、損毀的問題。最后，部分單位立卷歸檔的格式與標準不統一，難以達到應有的質量要求。

3）文書檔案管理隊伍建設不科學。近年來，事業單位文書檔案資料不斷增加的同時，檔案管理人員的數量以及檔案管理人員的素質卻并沒有跟上[3]。一是過于依賴專職隊伍，忽視兼職隊伍建設。部分單位對于兼職人員的培訓不足，導致兼職人員很難快速適應文書檔案工作。二是培訓內容缺乏指向性，檔案管理人員對本單位業務工作缺乏了解，無法高效規范地開展檔案分類、利用、整理、收集等工作。三是檔案信息化培訓滯后，檔案管理人員應用信息技術的意識和能力有待增強。四是培訓方式單一，忽視從人才交流、繼續教育以及經驗交流的角度開展培訓工作。

3 文書檔案規范化管理的基本路徑

1）深入推進信息化建設，形成電子化管理模式。文書檔案規范化管理需要依托相應的信息技術，才能做到科學管控與高效利用。一是要做好文書檔案分類、編號以及著錄工作，及時對相關的電子文件進行處理，確保檔案管理系統能夠識別和檢索。一方面，要充分利用高速掃描儀、微縮相機對紙質類文書檔案進行處理，將其轉為電子文件的格式，為全面數字化鋪墊基礎。另一方面，要結合單位業務特點，通過檔案管理系統設置相應的檢索條件，實現對文書檔案信息的深度挖掘。二是要從技術層面入手，打破文書檔案管理系統與財務系統、公文系統、OA辦公系統以及其他系統之間的數據壁壘，實現集成化管理、一站式管理以及共享式管理，提升管理效能。

2）做好制度建設，強化文書檔案歸檔工作。首先，單位要從制度層面細化文書檔案的歸檔范圍，避免文件資料在收集與歸檔中出現差錯，實現系統化、規范化、精細化管理的目標。可以結合單位自身業務實際，按照政策公文類、會議類、總結報告類、信訪工作類、人事任免類、單位歷史沿革類以及其他類別對文書檔案的歸檔范圍予以明確，做到應歸盡歸，規范管理。其次，單位要明確文書檔案的歸檔時限，細化業務部門與檔案管理部門之間的職責，確保文書檔案從產生到歸檔的各個環節能夠有機銜接起來，避免文書檔案丟失。此外，因故離職以及工作變動過程中所形成的文書檔案資料必須交接明確，填寫相應的交接記錄表，確保文書檔案的連貫性、整體性和系統性。最后，文書檔案立卷歸檔必須要保持文件資料之間的有機聯系，遵循文件資料形成的特點和規律，確保后期能夠高效使用。從規范的角度來看，單位必須從制度層面統一文書檔案立卷規范，確保文書檔案的份數、頁數、格式、種類齊全完整，提升組卷、編目質量。

3）重視文書檔案管理隊伍建設，夯實管理基礎。現代檔案學強調文書檔案管理人員的數量與檔案管理工作要求相匹配，充分肯定檔案管理隊伍對于文書檔案規范化建設的意義。為此，單位必須要轉變管理理念，重視文書檔案管理隊伍建設，切實將人力資源管理優勢轉化為文書檔案管理優勢。一是要從系統化的角度對人才進行分類培訓。既做好專職隊伍的培訓，又做好兼職人員的培訓，確保兼職人員能夠適應文書檔案規范化管理的環境。同時，在招聘兼職人員時可充分考慮兼職人員的工作經驗、專業背景，確保兼職人員能夠第一時間適應單位工作環境。二是要提升培訓內容的指向性，了解文書檔案管理人員的需求，立足于單位業務實際開展培訓。三是要重視檔案信息化培訓，強化文書檔案管理人員對大數據技術、檔案管理系統、云儲存技術、檔案數字管理等知識的掌握程度。四是要創新培訓方式，綜合利用人才交流、繼續教育以及經驗交流等活動對人員進行培訓。

4 結束語

新時期，如何促進事業單位文書檔案規范化管理，打造精細化管理模式，是當前文書檔案管理人員重點關注并思考的課題。要實現這一目標，必須要革新工作理念，更新管理方式，應用新型技術。通過本研究可以發現，文書檔案規范化管理不僅有利于提升檔案價值，而且有利于保障文書檔案資源的完整性和真實性。為此，單位一是要深入推進信息化建設，形成電子化管理模式;二是要做好制度建設，強化文書檔案歸檔工作;三是要重視文書檔案管理隊伍建設，夯實管理基礎。

參考文獻

[1]王海鷗.文書檔案規范化管理的實踐路徑思考[J].辦公室業務，2019（18）：113-114.

[2]王煦.事業單位文書檔案規范化管理思考[J].辦公室業務，2019（11）：97.

[3]宋鑫.事業單位文書檔案的規范化管理探析[J].黑龍江檔案，2019（01）：69.

作者簡介

王振軍（1975-），男，福建晉江，本科，畢業于中央廣播電視大學，檔案館員，研究方向：檔案管理。