基于新時代背景下企業檔案管理思維模式的轉變

王亞妮

摘 要：新時代背景下，各種先進信息技術手段與互聯網技術發展迅速，我國經濟進步顯著。國家與國家之間的經濟交流越來越密切，國家之間處于良性競爭的狀態下。企業檔案是企業運行歷程的重要見證，科學的檔案管理工作可以為企業進一步發展提供借鑒價值。很多企業都忽視了企業檔案背后所蘊含的文化價值、經濟價值。為了讓企業檔案發揮自身價值，新時代背景下的企業應該積極開展檔案管理創新工作，轉變檔案管理思維模式，讓企業檔案能夠為企業帶來一定的經濟價值。

關鍵詞：新時代背景;企業檔案;管理;思維模式;轉變

企業檔案管理在企業發展中扮演著重要角色。我國正積極開展市場改革，各種信息技術的發展有效推社會進步。新時代背景下大力發展的信息技術為企業檔案管理帶來了新的發展機遇，傳統的企業檔案管理思維模式遭受明顯沖擊。新時代背景下企業發展中對檔案管理的要求明顯提升，傳統檔案管理思維模式無法滿足目前企業發展需要。為了適應時代變化，企業在開展檔案管理的過程中需要考慮社會實際，及時轉變檔案管理思維模式，這樣才能充分發揮檔案管理在企業發展中的積極作用。

1 新時代背景下企業檔案管理模式發展特點

時代背景的變化使得企業檔案管理也出現了一些明顯變化，現代企業檔案管理模式表現出很多新的發展特點，主要表現在管理手段、管理技術與管理形式等方面。

1）管理模式靈活性更強。傳統企業檔案管理模式大都以集中統一管理模式為主，這一模式在過去很長一段時間內都能滿足企業發展期間對信息資源的需求。但隨著我國不斷推動市場經濟改革，在經濟全球化背景下企業之間競爭激烈，企業對信息資源的需求量大大增加，過去單一傳統的檔案管理模式無法滿足新時代背景下企業發展需求[1]。為拓展管理內容，提高管理效率，企業檔案管理逐漸呈現出分散管理狀態。分散管理、分散與集中集合管理等多種管理模式使企業發展能夠擁有更多的信息資源，可及時了解時代變化需要。

2）開始使用各種先進技術。新時代背景下各種先進技術層出不窮，尤其是計算機網絡技術發展速度更加顯著。企業對信息資源數量的要求大大提升，再加上需要管理的檔案信息資源數量日益增長，若仍然沿用過去的檔案管理模式將嚴重影響管理效率。為提高管理效率，企業可積極應用現代信息技術如計算機網絡技術，借助這種網絡技術手段開展現代化管理，努力實現紙質檔案到電子檔案的轉變，利用信息技術中的各項功能對資源進行快速整合。在信息技術的幫助下，企業各部門可以及時抽調自己需要的檔案信息，對獲得更加正確的企業決策有積極作用。

3）積極開展檔案社會化協作形式管理。開展企業檔案管理工作的基本目的在于促進企業發展，為企業謀取更多的效益。新時代背景下企業常常會將自己的檔案管理工作外包出去，這充分展現了檔案社會化協作這一特點。企業將檔案管理工作外包出去，大大減輕了企業工作人員的管理負擔，企業管理成本達到控制，企業實現經濟效益提升。在新時代下，積極開展檔案社會化協作對企業發展能夠形成正面作用。針對開展專門的檔案管理工作機構，政府應該實施針對性管理，加強監督，保證機構與機構之間有一定競爭，這樣才能進一步提升企業檔案管理效率。

2 企業檔案管理最常使用的幾種思維模式

在世界全球化背景的推動下，企業和企業之間的競爭越來越明顯，為了進一步提升企業檔案管理質量與效率，分析新時代下企業檔案管理現狀，發現企業最常使用的幾種管理思維模式如下。

1）執行信息一體化檔案管理。這種管理模式的主要內容為在管理過程中將企業檔案工作、企業圖書還有企業情報結合在一起實施管理。這些管理工作本質目的并不存在明顯差異，所以開展一體化管理并不會對管理質量造成負面影響。為了實現信息一體化管理，很多企業都成立了專門的信息管理部門，由這一部門負責企業各項檔案的管理。在這一部門的指導下，企業檔案、圖書還有情報這三者能夠實現工作上的協調，并大大豐富了企業信息資源，有效避免了某一方的遺漏[2]。在開展信息一體化管理過程中，需要注意的事項為要盡可能展示這三者的獨立優勢，不能強迫某一信息抹去自身特點適應其他兩者發展，這將使企業檔案管理工作出現問題。信息一體化這種檔案管理模式往往適用于具有良好信息基礎的大型企業，大型企業具備開發充分信息資源的能力。

2）執行分布式集中檔案管理。分布式集中檔案管理有兩線注意內容，即在管理過程中采取統一的管理形式，但是將管理對象分散開來。執行統一管理形式的為企業高層領導，高層負責提出管理要求，制定詳細的管理制度，要求開展實際管理工作的企業人員遵守一定管理流程。而事實分散便是真正執行各項管理要求的各個部門各自承擔自己的管理責任。

3）執行檔案一體化管理。檔案一體化管理的重要工具為現代信息技術。檔案一體化管理便是文件轉變成檔案的這一整個周期。在檔案一體化管理中主要包括檔案生成、控制管理流程還有科學利用信息等內容。檔案一體化管理過程中需要相關部門仔細了解企業對檔案管理的要求，努力做到將文件信息到規范檔案的轉變。在開展檔案一體化期間，要科學規劃管理中的每一項內容，盡可能考慮更加全面的文件信息。

3 企業檔案管理思維模式未來發展方向

時代背景的轉變為企業檔案管理帶來了新的發展機遇，傳統檔案管理思維模式無法滿足時代發展需要。企業在詳細了解社會實際情況的變化后，可以及時調整現有的檔案管理思維模式，這樣才能保證企業檔案管理工作不斷進步，才能使企業獲得更高的經濟收益。

1）朝著市場化方向努力。檔案是企業發展過程中的又一重要資源，企業若是能開展正確科學的檔案管理工作將能有效提高自我競爭力。對于我國企業來說，未來檔案管理思維模式應該朝著市場化方向努力。企業應充分了解實際市場變化情況，從實際出發開展檔案建設工作。積極開展檔案信息開發工作，進一步提高檔案工作針對性，大大提升檔案管理工作的實際應用價值。

2）朝著社會化方向努力。企業檔案管理思維模式應積極朝著社會化方向努力。首先企業應該準許社會組織對自己的檔案管理工作進行檢查與監督，保證檔案管理工作發展更加全面、更加規范[3]。其次要向實現檔案管理工作的社會化，意味著企業在開展檔案管理工作時要能夠對社會資源進行合理利用，在必要的時候將自己的檔案管理工作移交給專業的管理機構，避免管理技術不足、管理內容過于復雜等問題。新時代背景下能夠開展專門的檔案工作的機構數量越來越多，并且專業化更高，可供企業選擇的內容越來越豐富。

3）朝著法制化方向努力。企業檔案對于企業發展來說屬于重要的內部資源，包含著各種隱秘的企業信息，所以企業開展檔案管理時要努力做到法制化、科學化。法制化企業檔案管理需要做到兩方面的內容，首先是在法律法規的幫助下，開展企業檔案行政執法檢查，保證企業法定檔案的安全性。最后要加大國家對企業檔案管理制定的相關標準和規范的宣傳力度，這樣才能進一步提升檔案服務質量。

4 結束語

新時代背景下，企業檔案管理思維模式也應隨著市場與經濟發展需要的變化而進行創新。企業檔案管理思維模式應努力朝著市場化、社會化還有法制化方向進步，這樣企業檔案才能在企業發展中發揮應有價值。

參考文獻

[1]劉冰潔.論新時代檔案管理工作在企業中的地位與作用[J].機電兵船檔案，2020（01）：34-36.

[2]欒愛芳.淺談檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用[J].中外企業家，2020（03）：133.

[3]趙源.檔案管理在企業發展中的重要作用及其創新改善[J].現代國企研究，2019（12）：343+346.