企業人事檔案管理存在不足點及對策

王召煉

摘 要：人事檔案作為個人信息的重要載體，對個人及企業的決策起到了重要的作用，尤其是近年來，嚴格執行的逢進必審、逢提必審，對人事檔案的管理更加重視。在企業發展的過程中，人事檔案是非常重要的人才信息管理載體，在任用人才方面可以起到非常重要的作用。目前企業人事檔案管理過程中仍存在一些問題，因此，本文重點分析現代企業人事檔案管理過程中出現的問題以及相應解決措施，以供參考。

關鍵詞：企業;人事檔案;檔案管理;問題;措施

在當前信息化的時代里，只有不斷地創新，才能夠得到更好的發展。同樣企業的發展也離不開創新，人事管理也要不斷地尋求新的方式，檔案管理作為人事管理的重要組成部分，需要結合單位實際不斷地發展和創新，從而形成高效便捷有序的管理模式，提高人事檔案管理效率，適應單位發展新需求，增強人事管理能力。

1 企業人事檔案管理工作重要意義

人事檔案是人才學習、入團、入黨、招工、工資改革、人事任免等方面的重要載體，是人才進行擇業、企事業單位進行人才擇選的重要依據。當前企業在經營管理的過程中，需要依照工作人員的興趣以及工作的能力合理對崗位進行安排，這是對員工積極性進行強化，讓企業經營質量提高的有效方式。在經營管理的過程中，人事檔案管理工作主要包含以下兩點內容：首先，人事檔案是對工作人員信息進行記錄的載體，在管理和招聘的時候，企業可以對人事檔案進行完善，充分了解工作人員的實際能力和工作經歷，讓招聘人員和管理人員更好的了解員工。在管理的過程中，對人事檔案進行合理的管理，可以積極的幫助管理人員選擇人才，依照人才的能力選擇合適的崗位，讓優秀人才的能力充分的挖掘出來，對企業的管理質量提升具有很大的幫助，其次，在企業發展的過程中，人事檔案也是保證企業員工利益的基礎，員工的離職、轉崗、退休等都需要根據人事檔案的記錄來進行操作，在員工工作的時候屬于原始憑證，在實際操作的過程中具有一定的法律效力。

2 現代企業人事檔案管理工作存在問題

2.1 人事檔案管理重視度不高

在國家現代化事業單位和企業的管理工作中，人事檔案管理是其中一項十分重要的管理內容，無論是單位人事調度還是員工個人發展，均與之有著密不可分的聯系。但從目前來看，絕大部分單位和企業尚未全面認識到人事檔案管理工作的重要性，普遍認為人事檔案管理無法為單位或企業創造更多的經濟效益，在整體發展過程中無顯著作用。因此，現代企業和事業單位中，對于人事檔案管理工作的投入程度整體偏低，許多方面仍存在較大的缺陷與不足，內部相關管理制度流于表面形式，在某種程度上形成了對單位或企業人事檔案管理工作極大的限制。

2.2 人事檔案管理信息化不足

伴隨當前互聯網發展速度進一步加快，電子化技術進一步發展，電子文本逐步代替了原有的傳統紙質檔案，紙質檔案盡管可以對單位人事的情況進行有效的記錄，然而紙質檔案具有很大的缺點，比如說，無法有效的保存紙質材料，隨著時間的增長以及翻閱次數的增加會導致紙張出現丟失或破損等情況，當前社會網絡發展的速度進一步加快，人事檔案逐步開始使用網絡化經營管理，但是因為某些單位不重視檔案的管理，檔案管理部門沒有進行網絡化，造成很多管理設施缺乏，很多人事記錄掃描件、復印件無法有效的向網絡當中傳輸，造成人事檔案管理過程中缺乏準確性。

2.3 檔案管理人員綜合素質不高

在很多單位當中沒有專門的檔案管理方面的人才，而從事檔案管理的人員沒有進行專業的培訓，造成在檔案整理歸檔的時候沒有準確性，與此同時，某些用人單位的檔案管理人員甚至沒有依照相關規定進行人員的調出、接轉、退休的檔案記錄，這就造成用人單位和其他單位無法進行協調，在員工使用檔案的過程中，某些用人單位甚至讓員工自行調檔，這會造成檔案長時間不規范、不密封等情況，某些員工還會在檔案上進行造假，總而言之，當前檔案管理人員的水平不高，讓人事檔案管理的水平和質量無法提升。

3 新時期加強企業人事檔案管理工作措施

由于在新時期企業人事檔案管理存在諸多問題和不足，進行檔案管理創新迫在眉睫，只有通過創新才能提升檔案管理的效率，才能在實際的工作中發揮出更加巨大的作用。

3.1 擴大資料收集范圍以豐富信息化檔案管理內容

相較于紙質檔案管理，信息化的人事檔案管理優勢較為突出。例如，無需較大空間便可完好保存音頻資料和視頻資料，使得人事檔案管理在內容上不斷豐富。因此，新環境下企業人事檔案信息化建設需投入大量人力、物力，系統掃描傳統紙質檔案完成相關錄入工作，確保對紙質檔案和電子檔案的共同儲存。此外，還需錄入人事檔案中相關人員的著作內容、形體特征、科研成果等資料，建立一份相對全面生動的人事檔案，做好后期人才儲備工作。

3.2 創新人事檔案管理制度

制度是一份工作順利進行的保障，在實際工作中發揮著重要作用，對于人事檔案管理工作也一樣。首先要從制度創新入手，制定更加符合新時期人事檔案管理工作的制度，結合本企業的實際工作情況，制定行之有效的檔案管理辦法，貫徹落實檔案管理的長效機制。例如，在實際工作中，人事檔案管理人員要聯系單位內多個部門，可以在每個部門內設置一名兼職聯絡員，人事檔案管理人員有什么工作需要和問題可以與兼職聯絡員溝通，由兼職聯絡員進行檔案的整改和補充，同時進行檔案管理的工作反饋，這樣的工作模式打破了過去只由檔案管理員進行信息收集的工作模式，有效提高了工作效率。

3.3 加強人事檔案管理隊伍的建設

企業要想加強人事檔案管理，就需要提高工作人員的綜合水平，對人才隊伍的建設進行強化，并且充分重視人事檔案管理的工作，選擇一些思想素質較好、具有較強責任心的人員進行人事檔案的管理。另外還需要進行定期的教育和培訓，讓檔案管理人員具有較強的專業水平，并且了解到人事檔案管理的重要性，定期考核檔案管理人員，讓他們積極學習一些先進的管理方式，讓檔案管理人員的綜合素養提高。與此同時，還需要積極落實相關人員的工資待遇，用人單位在檔案管理的過程中需要依照檔案局的相關標準規定來進行落實，這樣既明確了工作要求，又具有較好的工資待遇，才能讓檔案管理人員的工作水平和工作質量提高。

3.4 推進人事檔案管理工作信息化進程

新時期，用人單位需要進一步加強信息化建設，保證人事檔案管理工作的信息化，配備相應專門的信息化管理設備，比如電腦、打印機、掃描儀等設備和相關的系統軟件，加強信息化管理，為單位進行人事檔案管理過程中的速度化、信息化服務。并且加強相關的培訓，讓操作人員的操作水平提高，防止通過手工操作的方式進行檔案管理，讓人事檔案管理的工作水平和效率提高，以達到有效利用。

4 結束語

人事檔案是工具價值和信息價值雙元價值的結合體，既能為個人提供必要的個人證明信息，又能為企業作出決策提供依據，是重要的人才信息庫。因此，新時期必須加強企業人事檔案管理工作，針對檔案管理工作中存在問題加以分析并解決，同時進一步對檔案查驗和收集制度進行完善，并且與現代化技術相結合，加強檔案的管理以及資源的共享，以從根本上促使企業人事檔案管理工作質量和效率的全面提升。

參考文獻

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