工程設計單位檔案管理工作的優(yōu)化策略探討

薛曉歌

摘 要：建筑工程設計單位的檔案資源是優(yōu)化工程項目設計的重要資料，應當提高工程設計檔案管理的規(guī)范性、科學化與完整性。當前工程設計單位檔案管理工作還有待完善，本文主要分析工程設計單位檔案管理的問題，著力構(gòu)建科學的檔案管理工作體系，達到提高工程檔案管理質(zhì)量目標。

關鍵詞：工程設計;檔案管理;規(guī)范性

工程設計中會產(chǎn)生多種文檔資料，工程設計需要以往檔案資料的支持，從而為工程建設提供必要的依據(jù)。當代建筑工程設計單位應當提高工程檔案管理水平，構(gòu)建專業(yè)的工程檔案管理工作體系，明確檔案管理的重點任務，消除工程檔案管理的風險隱患，發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息的共享價值。

1 工程設計檔案管理的主要問題

1.1 管理成本較高

工程建筑行業(yè)的快速發(fā)展，使得工程設計檔案數(shù)量不斷增加。在檔案管理工作過程中需要處理大量的紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案的歸檔、存檔的人力需求量大。很多工程設計單位都會存在工程設計檔案管理的高峰期現(xiàn)象。一些設計單位不得不引進檔案密集裝架設備解決檔案存儲空間不足問題。隨著檔案管理工作任務加大，檔案管理成本也相應提高，檔案管理面臨任務激增的情況。

1.2 檔案修復困難

工程建筑設計行業(yè)工作任務量大，涉及的工程數(shù)據(jù)信息多，以往一些工程項目主要以紙質(zhì)方式進行檔案存儲，這使得一些工程設計圖紙存在著磨損嚴重、老化、脫墨、經(jīng)常性的調(diào)曬底圖，使得一些數(shù)據(jù)信息易丟失。當前，設計工程紙質(zhì)圖紙信息修復難度大，修復檔案的成本較高，檔案修復效果無法保障，這給工程設計人員的檔案使用帶來較大難度，加大了檔案管理成本。

1.3 人員素質(zhì)問題

有些工程設計單位人員未能充分的重視檔案管理工作，尤其是部分設計人員沒能積極參與到檔案管理工作當中。例如，有時收集的甲方數(shù)據(jù)信息整理不足，數(shù)據(jù)信息檢驗不準，影響工程建設有效性。還有一些工程檔案的交付不及時，沒能按照要求規(guī)定及時的完成檔案的歸檔工作。很多專職檔案管理人中習慣了傳統(tǒng)的工作方式，導致電子信息化工程設計檔案的應用性不足。由于忽略了電子檔案的應用價值，未能實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息有效檢索，降低了檔案管理工作質(zhì)量。

2 工程設計檔案管理的優(yōu)化措施

2.1 完善檔案管理制度

工程設計單位檔案管理應當建立一套完善的整編、收集、校正、電子化的管理缺席，保證工程設計檔案的標準化管理運行，從而提高工程設計檔案的應用效率。首先，應當加大工程設計檔案的監(jiān)管力度，明確工程設計檔案的運轉(zhuǎn)流程，促進所有部門人員遵守工程設計檔案管理的基本要求。其次，加大工程設計檔案管理工作力度，形成良好的工程設計檔案的宣傳機制，明確檔案的分類與使用權限，重點提高設計人員的交檔意識，提升檔案管理人員的審檔核查水平。第三，還要定期進行工程檔案的信息梳理工作，分析工程設計檔案管理存在的漏洞，從而為更新工程設計檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理人員的專業(yè)水平，加強檔案管理有效性奠定基礎。

2.2 引進專業(yè)管理人員

工程設計單位應當組建專業(yè)的檔案管理部門，配置有豐富建筑工程行業(yè)從來經(jīng)驗的檔案信息管理技術人才。首先，現(xiàn)代化的檔案管理工作需要具備專業(yè)信息技術人才，要求檔案管理人員熟悉工程設計企業(yè)運轉(zhuǎn)模式，檔案管理體系，能夠開發(fā)和創(chuàng)新現(xiàn)有的工程檔案管理軟件系統(tǒng)。其次，要求檔案管理人員具有較強的服務意識，能夠運用大數(shù)據(jù)思維與技術手段加強工程設計信息的分析工作。做到在工程設計工作環(huán)境下及時準確的提供檔案信息，提供有價值的檔案信息數(shù)據(jù)。第三，檔案管理人員應當提高檔案管理工作效率，加強檔案管理人員的基礎技術培訓，促進檔案管理人員熟練的操作技術軟件。檔案管理人員必須接受豐富的專業(yè)技術培訓，了解工程檔案收集、存儲、開發(fā)、共享、應用的全過程，以便于更好的為建筑工程設計服務。

2.3 開發(fā)檔案系統(tǒng)軟件

工程設計單位人員數(shù)量有限，檔案管理工作任務繁重，為了更好的發(fā)揮工程項目檔案數(shù)據(jù)資源的參考價值，提高檔案資源的使用效率，保證檔案信息的安全性，應當開發(fā)專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)。首先，應當設計用于工程設計單位檔案管理的專業(yè)軟件，打造信息化的工程檔案數(shù)據(jù)信息平臺，保證工程檔案管理系統(tǒng)功能的全面性，符合工程設計單位進行檔案收集整理、發(fā)布共享、使用維護的需要。其次，還要提高軟件智能化水平，提高檔案數(shù)據(jù)信息的檢索效率，保證工程設計人員可以在各種條件下檢索到需要的數(shù)據(jù)信息。第三，應當把大數(shù)據(jù)與云存儲的理念融入到檔案管理軟件系統(tǒng)當中，構(gòu)建設計單位與開發(fā)建設單位有機互動的數(shù)據(jù)信息平臺，實現(xiàn)多端口設計數(shù)據(jù)信息的有效銜接，在圖文一體化的理念下滿足檔案管理與檔案控制的需要。還要保證軟件可擴展性，以便于適合所有工程檔案的檔案需要，提高檔案的使用價值。

2.4 提高檔案整合水平

現(xiàn)代工程設計單位檔案管理主要采用電子化管理的方式，工程檔案管理重點提高電子檔案整合水平，在傳統(tǒng)分類管理的基礎上實現(xiàn)工程數(shù)據(jù)信息的全面有效收集。首先，應當由專人負責具體工程項目的電子檔案收集整理工作，在明確工程檔案管理責任分工的基礎上，按照相關標準要求實現(xiàn)電子檔案的及時匯總。其次，按照統(tǒng)一標準對所有檔案進行整編，對不同類型的設計檔案進行有效分類，按照檔案的編號、種類、電子文檔的格式要求統(tǒng)一納入信息庫當中。第三，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理，讓紙質(zhì)檔案管理更加合理，從而保證檔案管理的整體質(zhì)量。工程設計項目的檔案管理應當形成有效分類匯總體系，促進各設計部門檔案有效流轉(zhuǎn)，同時在專業(yè)檔案管理人員操作下防止檔案流失，為工程項目設計積累更加詳細的資料。

3 結(jié)論

工程設計單位檔案管理應當突出專業(yè)性、開發(fā)性、周期性與完整性的要求，形成科學的工程檔案管理體系，以信息化的措施保證工程檔案管理工作的效率與質(zhì)量，更好發(fā)揮工程檔案服務工程建設的作用，著力推動工程的順利實施，為工程的使用、維護與未來需要提供有效的保障。

參考文獻

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