教學秘書協調與管理能力的內在因素探究

解丹萍　郭曉利

摘 要：教學工作效率高低不僅受教學秘書的工作熱情影響，也與教學秘書協調與管理能力緊密相關。本文從教學協調與管理角度分析了教學秘書的作用，并對影響該能力的內在因素進行了探究，有針對性地提出了改善方法，為保持教學秘書隊伍發展活力，完善管理機制提供理論依據。

關鍵詞：教學秘書;協調與管理;內在因素

中圖分類號：G647文獻標識碼：A

教學管理工作作為高等學校教學管理的主要組成部分，逐漸受到全國高校的普遍重視。教學秘書屬于最基層的教學管理人員，是教務部門、學院、教師、學生間的紐帶與橋梁，具有承上啟下、協調左右、溝通信息、改善關系的作用。如何精準的提升教學秘書協調與管理能力，不僅要從教學秘書自身的切實需求和真實感受出發，還要從相應的制度和考核評價體系著手，分析內在原因，這樣才能保證教學秘書的長遠發展。

1 教學秘書在教學協調與管理中的作用

1.1 與學校教學部門之間的協調作用

教學秘書是教學管理信息傳達的橋梁，要主動與教學部門保持密切聯系，及時傳達學校的教學管理方針和政策，深度貫徹執行教學任務和教學計劃。如在教學項目申報時，應將學校要求及時傳達給二級學院，對教師提出的問題整理收集，反饋給教學部門。

1.2 與二級學院之間的協調作用

在二級學院教學管理方面，幫助院領導輔助處理教學事務，對教學上各類突發問題，及時匯報領導，對新問題做到“及時了解、及時匯報、及時處理、及時反饋”;對同一問題涉及多個當事人的，要做到把握分寸，就事論事，不夾雜個人情感，確保教學秩序的維穩發展。在學院教學工作安排方面，新學期教學活動是由教學院長統籌安排，由教學秘書具體實施。

1.3 與教師之間的協調與管理作用

教學秘書與教師之間的協調主要包括教師調補課和排課監考，調補課要按照規章制度及時辦理。在排課和監考安排時，適當考慮教師的實際情況，對于孩子小的教師，在安排時盡量避開早上一二節和下午七八節。另外，還需要及時了解教師在教學活動中的狀態以及當前工作態度，結合實際情況為教師提供優良的人性化服務，保證教師教學活動的高質量開展。

1.4 與學生之間的協調與管理作用

教學秘書既是學生教學活動的管理者，也是學生的教學服務者。負責學生選課、評教、成績置換、期末考試、補考、緩考、學籍管理、成績錄入等方面工作。在面對學生時，要充分理解現代大學生的心理和特點，對學生要進行正面指導。對學生的問題，要不耐其煩解答，及時回復學生，積極與學生交流，對學生動態和狀態做到心中有數。如在補考、緩考等考試方面存在問題，必須及時通知學生報名，對有特殊情況的學生，督促按時辦理緩考手續。對因學分沒有修夠而留級的學生，向學生說明留級情況，根據不及格課程，鼓勵學生多學習、多參加競賽活動，盡早修夠學分，保證學生能順利畢業。

由于學生和教師之間的身份差異，對這兩者之間的矛盾，教學秘書要參考學生評教的結果，開展學生座談會聽取學生對教師的意見，同時開展教師座談會，將學生意見整理后反饋給教師，讓教師及時調整教學方式方法，為教師和學生創造一個積極向上的教學氛圍。

2 影響教學秘書協調與管理能力的內在因素

通過實地走訪和問卷調查等方式，我們發現當前影響教學秘書協調與管理能力發揮的因素主要有以下五個方面。

2.1 工作內容方面

教學秘書的工作具有繁雜性強、原則性強、時間性強、輔助性強、服務性強的特點，很難通過量化來展示工作價值，平時工作做了很多，但無法體現，工作成就感低。

2.2 工作情感方面

一些教師對教學相關事情辦理流程不熟悉、不理解，往往會憑主觀意愿要求教學秘書，在問題解決緩慢或沒有達到要求時，容易將個人情感發泄在教學秘書身上，這對教學秘書造成了很大的心理壓力。

2.3 工作時間方面

日常教學工作的穩定運行，需要花費大量的時間，若遇考試、課表安排等重大教學活動，工作量非常大，這都需要教學秘書一個人負責，往往要加班加點才能完成，久而久之會讓教學秘書產生倦怠感。

2.4 工作能力發展方面

由于教學秘書工作內容多、任務重，幾乎每件事情都關乎教學的正常運行，經常處于精神高壓狀態，很少有時間和機會通過專業的培訓和學習提升專業辦公技能，不利于個人能力發展。

2.5 職業發展方面

教學秘書處于教學一線崗位，很少會被關注到。一般高校對行政崗位和專業技術崗位都有相應晉升機制，但是目前沒有一套針對教學秘書晉升的管理機制，使其缺乏長期發展的動力。

在這些因素的影響下，教學秘書往往會抱有“得過且過”的心態，工作積極性大大降低，工作熱情低下，久而久之，這將嚴重影響教學工作的開展。

3 教學秘書協調與管理能力提升策略

為了讓教學秘書更好的服務學院、服務教師、服務學生，提升教學秘書協調與管理能力，是提高教學秘書工作熱情有效方式之一。

3.1 宣講教學相關事務

在新學期開始，對全體教師宣講培訓教學相關事務，比如在教務系統中如何調補課、申請教室、成績登錄、排課、安排考試等常規性工作。讓教師充分了解具體流程和操作方法，及時有效處理。通過這些工作也能讓教師理解教學秘書工作，每一項工作都不是簡單的、隨意的，理解其工作的特殊性，使教學秘書感受到工作價值。

3.2 提高自身工作能力

提高教學秘書的工作能力是教學秘書發展保持活力的源泉，是當代高校教學秘書輔助管理教學永葆活力、贏得尊嚴的不二選擇。雖然教學秘書很少有機會參加培訓或學習。但從自身發展而言，教學秘書應有不斷提升能力的意識，認識到工作的重要性，積極利用寒暑假時間充實自己。另外，學?？梢匝堃恍＜易鰣蟾?，創造近距離的學習機會。使其保持積極向上的狀態，促進教學秘書的不斷發展。

3.3 尊重主體意識

作為管理教學的輔助人員，教學秘書的內在發展需求、發展能力、發展意識只有被全面激發，才能成為教學秘書實現自身職業價值、不斷提升工作積極性和主動性的內在動力。高校教學秘書長遠發展涉及的知識學習和技能掌握，均是個體知識的內部主觀加工，而非外力因素干預的結果。學習者的主動性和積極性是實現轉化學習的重要因素。

3.4 重視教學秘書工作，完善管理機制

教學秘書工作是一種復雜、基于知識引導和價值傳遞的職業活動，并借助于教育學、管理學、心理學等交叉學科知識水平的提升，重視教學秘書工作，完善管理機制，才能夠確保高校教學秘書從事教學工作中獲得綿綿不絕的發展動力。在制度上，可在現有的教學管理規章制度中引入競爭機制，提升崗位的競爭力，將考核與職稱、增資，崗位聘任等關聯起來。對于在教學秘書崗位工作認真負責、管理水平高和成績突出的人員，給予相應的獎勵，提高大家工作的積極性。對工作中玩忽職守的人員，應按照規章制度進行相應處理。目前大多數高校都沒有針對教學秘書的晉升機制，學校可以設立教學輔助管理的專項獎勵和評選，調動教學秘書的工作積極性，同時為教學秘書的提升發展提供一定的空間，讓其保持力爭優秀的工作態度，更好的留住人才服務于教學工作。

4 結語

當代高校教學秘書的教學協調與管理的水平既反映在教學秘書與教學各部門之間的相互協調溝通的維度上，如溝通的有效性和時效性，這與教學秘書的人際關系處理能力相關聯;也反映在教學秘書對教學工作的有序管理的維度上，如管理的方向性和服務性，這與教學秘書的政治思想水平和責任感相關聯;更反映在教學秘書對于工作內容掌握是否熟練、對教師和學生個性化與差異化的綜合把握和靈活處理上。因此，教學秘書要充分發揮自己的主觀能動性，不斷鉆研業務、學習相關專業知識，提升自身的業務能力和服務意識，積極利用現代化管理手段提高工作效率，更好的服務教學。另外，學校層面在充分考慮教學秘書主體意識前提下，適當提供培訓和學習機會，提升教學秘書協調與管理能力，保持教學秘書隊伍發展活力，完善管理機制，這才是教學秘書隊伍發展實踐的有效策略。

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