企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的信息化建設(shè)管理探究

張鵬

摘 要：養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)直接關(guān)系到企業(yè)所有參保員工的個(gè)人利益，同時(shí)也在很大程度上決定了養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作是否能夠科學(xué)高效開(kāi)展。所以企業(yè)檔案管理人員必須要引起充分重視，推進(jìn)落實(shí)信息化建設(shè)工作，確保參保員工檔案資料的完善與安全，助力企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作朝著更加科學(xué)化和規(guī)范化的方向發(fā)展。本文結(jié)合筆者實(shí)際工作研究，對(duì)此問(wèn)題展開(kāi)了探討。

關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案;信息化;管理策略

養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案資料全面客觀的記錄了企業(yè)內(nèi)部員工的參保資料，屬于員工享受社保權(quán)益的重要憑證，也是養(yǎng)老保險(xiǎn)工作的客觀記錄。推進(jìn)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)，是信息時(shí)代的客觀要求和養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)與檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。在新時(shí)期新形勢(shì)下，對(duì)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，因此檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)深入認(rèn)識(shí)到此項(xiàng)工作的重要性。

1 養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化的重要意義

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展讓其在各行業(yè)領(lǐng)域中得以普及應(yīng)用，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作也表現(xiàn)出信息化的趨勢(shì)，依靠現(xiàn)代信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化水平的提升，促進(jìn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，不但有效促進(jìn)了信息處理效率的提升，同時(shí)也便于使用和查閱，有助于節(jié)約檔案材料存儲(chǔ)空間，確保養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的完整性與安全性。但目前專(zhuān)業(yè)的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化人才還相對(duì)缺乏，企業(yè)相應(yīng)的規(guī)章制度還有待進(jìn)一步健全，在實(shí)際工作中還存在諸多需要解決的問(wèn)題，比如說(shuō)在養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化處理時(shí)使用的軟件系統(tǒng)不統(tǒng)一，特別是計(jì)算機(jī)軟件和信息管理系統(tǒng)的差異導(dǎo)致養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理不協(xié)調(diào)。養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案材料的存儲(chǔ)通常來(lái)說(shuō)需要以電子文檔的形式放在數(shù)據(jù)庫(kù)之內(nèi)，因?yàn)樾畔⒐芾硐到y(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)語(yǔ)言不統(tǒng)一，導(dǎo)致養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案轉(zhuǎn)換和共享還存在一定難度[1]。這些問(wèn)題都是養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中必須要盡快解決的。對(duì)于企業(yè)管理者而言，必須要充分認(rèn)識(shí)到員工養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)的重要意義，積極應(yīng)用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)推動(dòng)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作朝著自動(dòng)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的方向邁進(jìn)，總的來(lái)說(shuō)其意義與作用表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

第一，員工養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的查閱更為便利。推進(jìn)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)，能夠讓檔案使用者直接在計(jì)算機(jī)中輸入搜索關(guān)鍵字，即可在極短時(shí)間內(nèi)獲得相應(yīng)的資料數(shù)據(jù)，促進(jìn)了檢索查閱效率的提升。對(duì)于檔案數(shù)據(jù)信息的處理方面采用加密技術(shù)，有效保障了員工養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的安全性。第二，推進(jìn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理水平的提升。員工養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)能夠讓檔案工作朝著更加開(kāi)放化的方向發(fā)展，讓現(xiàn)代信息技術(shù)能夠服務(wù)大眾，做到檔案管理的透明化與可操作化，這不但是現(xiàn)代科技發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇。第三，減少養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的編寫(xiě)時(shí)間，為養(yǎng)老保險(xiǎn)服務(wù)工作提供依據(jù)。信息化建設(shè)的推進(jìn)讓員工養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案資料更加客觀準(zhǔn)確，借助于信息技術(shù)極高的分析計(jì)算能力，能夠有效指引養(yǎng)老保險(xiǎn)服務(wù)工作的科學(xué)開(kāi)展，另外信息化管理實(shí)現(xiàn)后，能夠讓養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案在終端實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)，實(shí)現(xiàn)資源共享，進(jìn)一步降低了檔案編寫(xiě)時(shí)間。

2 企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的信息化建設(shè)管理策略

2.1 提升企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)支持力度

要真正實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理水平的提升，必須要依靠企業(yè)管理者以及檔案管理工作人員的重視與參與，同時(shí)也必須要有充分的人力、物力與財(cái)力的支持。所以對(duì)企業(yè)管理人員來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)在檔案管理部門(mén)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算內(nèi)劃撥出獨(dú)立的信息化設(shè)備購(gòu)置預(yù)算，真正確保專(zhuān)款專(zhuān)用，保證采購(gòu)的信息化設(shè)備都能夠真正投入到養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)中來(lái)，將所有的資源與資金都投入到專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)中來(lái)。對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，前期的資金與資源投入能夠在很大程度上加快養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)度，讓檔案管理工作人員能夠更快的應(yīng)用信息技術(shù)手段為企業(yè)服務(wù)[2]。

2.2 創(chuàng)新企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理工作方式

要促進(jìn)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理盡快朝著信息化的方向邁進(jìn)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步對(duì)檔案管理工作方式進(jìn)行創(chuàng)新和改革，企業(yè)檔案管理人員要更加重視對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用以及服務(wù)工作方式的優(yōu)化調(diào)整。對(duì)于已經(jīng)逐漸落實(shí)信息化管理的相關(guān)部門(mén)，更應(yīng)當(dāng)加快統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)工作，確保養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理能夠朝著統(tǒng)一化的方向發(fā)展，防止存在養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案資源浪費(fèi)以及重復(fù)開(kāi)發(fā)的問(wèn)題。檔案管理人員要應(yīng)用信息存儲(chǔ)技術(shù)來(lái)建立檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)，開(kāi)發(fā)利用企業(yè)員工養(yǎng)老險(xiǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)信息系統(tǒng)，借助于構(gòu)建移動(dòng)終端等方式為檔案使用者帶來(lái)更加便捷和高效率的檔案服務(wù)，充分發(fā)揮出養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案資源的價(jià)值。

2.3 重視企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化人才培養(yǎng)

企業(yè)檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)者必須要重視專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)的重要性，投入更多資源提升技術(shù)人才和管理人才的培養(yǎng)力度。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須要將專(zhuān)業(yè)檔案管理工作人員隊(duì)伍的建設(shè)真正提上日程，納入部門(mén)工作規(guī)劃中來(lái)，再結(jié)合企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)的實(shí)際情況來(lái)制定人才培養(yǎng)工作方案，選擇更多復(fù)合型綜合型人才重點(diǎn)培訓(xùn)。另外還應(yīng)當(dāng)結(jié)合在職檔案管理人員的具體情況，為其帶來(lái)諸如自學(xué)、外部培訓(xùn)、換崗交流等多元化的提升渠道，讓其具備更多提高自己的機(jī)會(huì)，積極學(xué)習(xí)與吸取先進(jìn)的工作方法，積累成熟的管理經(jīng)驗(yàn)，借助于構(gòu)建完善的考評(píng)機(jī)制和獎(jiǎng)懲制度來(lái)提升培訓(xùn)效果。

2.4 規(guī)范企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理機(jī)制

要真正落實(shí)到企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)工作，必須要盡快構(gòu)建更加規(guī)范和完善的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理機(jī)制，不斷強(qiáng)化養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案安全管理工作，保證員工養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和安全性，依靠完善的規(guī)章制度來(lái)引導(dǎo)檔案管理信息化建設(shè)工作能夠在更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的軌道上運(yùn)行。一方面應(yīng)當(dāng)健全養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理制度，對(duì)信息化建設(shè)工作予以系統(tǒng)化的梳理，對(duì)信息化建設(shè)過(guò)程中的相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)予以細(xì)化，保證各環(huán)節(jié)的工作都能夠有章可循，確保規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行;另一方面應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步規(guī)范信息化管理工作標(biāo)準(zhǔn)，盡快建設(shè)員工養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，保證信息化建設(shè)工作能夠科學(xué)有序開(kāi)展[3]。

2.5 應(yīng)用企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理系統(tǒng)

對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)而言，首當(dāng)其沖的便是應(yīng)當(dāng)盡快構(gòu)建全方位、多層次、系統(tǒng)化的檔案信息資源管理系統(tǒng)，將企業(yè)內(nèi)部參保員工的詳細(xì)信息數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)之內(nèi)，這樣一來(lái)不但能夠促進(jìn)檔案管理水平的提升，還能夠更加智能化的對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案材料實(shí)施整理分析，為相關(guān)工作的開(kāi)展帶來(lái)更加充足的決策支持，同時(shí)也能夠借助于信息化管理系統(tǒng)來(lái)對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案實(shí)施全面檢索與深度開(kāi)發(fā)利用，將公開(kāi)的檔案資源轉(zhuǎn)化為電子文檔的形式，設(shè)置獨(dú)立的崗位來(lái)負(fù)責(zé)對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，企業(yè)其他部門(mén)人員能夠憑借自己的賬號(hào)和相應(yīng)的權(quán)限來(lái)登入系統(tǒng)進(jìn)行查詢(xún)，企業(yè)基層員工也能夠在通過(guò)身份認(rèn)證后進(jìn)入信息管理系統(tǒng)，對(duì)自己的相關(guān)信息予以查詢(xún)。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)員工養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)是新形勢(shì)下的發(fā)展趨勢(shì)，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)關(guān)系到企業(yè)所有員工、企業(yè)檔案管理部門(mén)以及養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案部門(mén)等不同的主體，也直接關(guān)系到廣大基層員工的個(gè)人利益，應(yīng)當(dāng)引起充分的重視。檔案管理人員必須要開(kāi)展好信息管理系統(tǒng)建設(shè)、制度建設(shè)與完善、專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)等相關(guān)工作，不斷提升養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作水平，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]張銀紅.企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的有效途徑[J].勞動(dòng)保障世界，2019（23）：69.

[2]張玉鳳.如何加強(qiáng)企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2013（03）：79.

[3]林麗.企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理問(wèn)題及對(duì)策[J].檔案與建設(shè)，2013（04）：67-68.