企業養老保險檔案的信息化建設管理探究

張鵬

摘 要：養老保險檔案信息化建設直接關系到企業所有參保員工的個人利益，同時也在很大程度上決定了養老保險檔案管理工作是否能夠科學高效開展。所以企業檔案管理人員必須要引起充分重視，推進落實信息化建設工作，確保參保員工檔案資料的完善與安全，助力企業養老保險檔案管理工作朝著更加科學化和規范化的方向發展。本文結合筆者實際工作研究，對此問題展開了探討。

關鍵詞：養老保險檔案;信息化;管理策略

養老保險檔案資料全面客觀的記錄了企業內部員工的參保資料，屬于員工享受社保權益的重要憑證，也是養老保險工作的客觀記錄。推進企業養老保險檔案信息化建設，是信息時代的客觀要求和養老保險事業與檔案管理事業發展的必然趨勢。在新時期新形勢下，對企業養老保險檔案管理工作帶來了新的挑戰，因此檔案管理工作人員應當深入認識到此項工作的重要性。

1 養老保險檔案管理信息化的重要意義

現代信息技術的發展讓其在各行業領域中得以普及應用，養老保險檔案管理工作也表現出信息化的趨勢，依靠現代信息技術和大數據技術，進一步促進企業養老保險檔案信息化水平的提升，促進紙質檔案的數字化轉變，不但有效促進了信息處理效率的提升，同時也便于使用和查閱，有助于節約檔案材料存儲空間，確保養老保險檔案的完整性與安全性。但目前專業的養老保險檔案信息化人才還相對缺乏，企業相應的規章制度還有待進一步健全，在實際工作中還存在諸多需要解決的問題，比如說在養老保險檔案信息化處理時使用的軟件系統不統一，特別是計算機軟件和信息管理系統的差異導致養老保險檔案信息化管理不協調。養老保險檔案材料的存儲通常來說需要以電子文檔的形式放在數據庫之內，因為信息管理系統和數據庫的開發語言不統一，導致養老保險檔案轉換和共享還存在一定難度[1]。這些問題都是養老保險檔案信息化建設過程中必須要盡快解決的。對于企業管理者而言，必須要充分認識到員工養老保險檔案信息化建設的重要意義，積極應用現代信息網絡技術來推動養老保險檔案管理工作朝著自動化、規范化、系統化、科學化的方向邁進，總的來說其意義與作用表現為以下幾點：

第一，員工養老保險檔案的查閱更為便利。推進企業養老保險檔案信息化建設，能夠讓檔案使用者直接在計算機中輸入搜索關鍵字，即可在極短時間內獲得相應的資料數據，促進了檢索查閱效率的提升。對于檔案數據信息的處理方面采用加密技術，有效保障了員工養老保險檔案的安全性。第二，推進養老保險檔案管理水平的提升。員工養老保險檔案信息化建設能夠讓檔案工作朝著更加開放化的方向發展，讓現代信息技術能夠服務大眾，做到檔案管理的透明化與可操作化，這不但是現代科技發展的必然趨勢，也是檔案事業發展的必然選擇。第三，減少養老保險檔案的編寫時間，為養老保險服務工作提供依據。信息化建設的推進讓員工養老保險檔案資料更加客觀準確，借助于信息技術極高的分析計算能力，能夠有效指引養老保險服務工作的科學開展，另外信息化管理實現后，能夠讓養老保險檔案在終端實現遠程服務，實現資源共享，進一步降低了檔案編寫時間。

2 企業養老保險檔案的信息化建設管理策略

2.1 提升企業養老保險檔案信息化建設支持力度

要真正實現養老保險檔案信息化管理水平的提升，必須要依靠企業管理者以及檔案管理工作人員的重視與參與，同時也必須要有充分的人力、物力與財力的支持。所以對企業管理人員來說，應當在檔案管理部門的經費預算內劃撥出獨立的信息化設備購置預算，真正確保專款專用，保證采購的信息化設備都能夠真正投入到養老保險檔案信息化建設中來，將所有的資源與資金都投入到專業人才培養中來。對企業來說，前期的資金與資源投入能夠在很大程度上加快養老保險檔案信息化建設進度，讓檔案管理工作人員能夠更快的應用信息技術手段為企業服務[2]。

2.2 創新企業養老保險檔案信息化管理工作方式

要促進企業養老保險檔案管理盡快朝著信息化的方向邁進，應當進一步對檔案管理工作方式進行創新和改革，企業檔案管理人員要更加重視對養老保險檔案信息資源的開發利用以及服務工作方式的優化調整。對于已經逐漸落實信息化管理的相關部門，更應當加快統一標準建設工作，確保養老保險檔案信息化管理能夠朝著統一化的方向發展，防止存在養老保險檔案資源浪費以及重復開發的問題。檔案管理人員要應用信息存儲技術來建立檔案數據資源庫，開發利用企業員工養老險檔案網絡服務信息系統，借助于構建移動終端等方式為檔案使用者帶來更加便捷和高效率的檔案服務，充分發揮出養老保險檔案資源的價值。

2.3 重視企業養老保險檔案信息化人才培養

企業檔案管理部門領導者必須要重視專業人才培養的重要性，投入更多資源提升技術人才和管理人才的培養力度。相關領導必須要將專業檔案管理工作人員隊伍的建設真正提上日程，納入部門工作規劃中來，再結合企業養老保險檔案信息化建設的實際情況來制定人才培養工作方案，選擇更多復合型綜合型人才重點培訓。另外還應當結合在職檔案管理人員的具體情況，為其帶來諸如自學、外部培訓、換崗交流等多元化的提升渠道，讓其具備更多提高自己的機會，積極學習與吸取先進的工作方法，積累成熟的管理經驗，借助于構建完善的考評機制和獎懲制度來提升培訓效果。

2.4 規范企業養老保險檔案信息化管理機制

要真正落實到企業養老保險檔案信息化建設工作，必須要盡快構建更加規范和完善的養老保險檔案信息化管理機制，不斷強化養老保險檔案安全管理工作，保證員工養老保險檔案數據信息的準確性和安全性，依靠完善的規章制度來引導檔案管理信息化建設工作能夠在更加標準和規范的軌道上運行。一方面應當健全養老保險檔案信息化管理制度，對信息化建設工作予以系統化的梳理，對信息化建設過程中的相關工作標準予以細化，保證各環節的工作都能夠有章可循，確保規章制度的貫徹執行;另一方面應當進一步規范信息化管理工作標準，盡快建設員工養老保險檔案資源數據庫，應用統一的標準，保證信息化建設工作能夠科學有序開展[3]。

2.5 應用企業養老保險檔案信息化管理系統

對養老保險檔案信息化建設而言，首當其沖的便是應當盡快構建全方位、多層次、系統化的檔案信息資源管理系統，將企業內部參保員工的詳細信息數據錄入到系統之內，這樣一來不但能夠促進檔案管理水平的提升，還能夠更加智能化的對養老保險檔案材料實施整理分析，為相關工作的開展帶來更加充足的決策支持，同時也能夠借助于信息化管理系統來對養老保險檔案實施全面檢索與深度開發利用，將公開的檔案資源轉化為電子文檔的形式，設置獨立的崗位來負責對信息管理系統進行維護，企業其他部門人員能夠憑借自己的賬號和相應的權限來登入系統進行查詢，企業基層員工也能夠在通過身份認證后進入信息管理系統，對自己的相關信息予以查詢。

3 結語

綜上所述，企業員工養老保險檔案信息化建設是新形勢下的發展趨勢，養老保險檔案信息化建設關系到企業所有員工、企業檔案管理部門以及養老保險檔案部門等不同的主體，也直接關系到廣大基層員工的個人利益，應當引起充分的重視。檔案管理人員必須要開展好信息管理系統建設、制度建設與完善、專業人才培養等相關工作，不斷提升養老保險檔案管理工作水平，促進檔案管理事業的持續健康發展。

參考文獻

[1]張銀紅.企業養老保險檔案管理的有效途徑[J].勞動保障世界，2019（23）：69.

[2]張玉鳳.如何加強企業職工養老保險檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2013（03）：79.

[3]林麗.企業職工養老保險檔案管理問題及對策[J].檔案與建設，2013（04）：67-68.