大數據視角的高職院校檔案管理改革研究

趙娟

摘 要：隨著經濟和科技的不斷發展，信息技術已經得到了廣泛的應用。高職院校的檔案管理工作也應用了信息技術的手段。將信息技術和大數據技術應用于高職院校的檔案管理中既是一個機遇也是一個挑戰。這項技術的應用會給我們的檔案管理工作帶來很多的問題，因此我們要對大數據視角下的高職院校檔案管理進行改革，本文對目前高職院校檔案管理的現狀進行了闡述，并提出了大數據視角下的高職院校檔案管理改革的措施。

關鍵詞：大數據;高職院校;檔案管理改革;措施

信息技術的發展對各行各業的發展都產生了很大的影響，已經成為人們生產、生活和工作中不可缺少的一部分。所謂的大數據就是具有巨大容量的數據源，它具有種類多樣、真實可靠以及較高的利用價值等特點[1]。在互聯網技術不斷發展的過程中，人們正在尋求著一種能夠有效運用豐富且復雜的數據資源的方法，從而達到更好發展的目的。高職院校是我國高等教育中的一個重要部分，提高高職院校檔案管理的效率，能夠推進高職院校綜合管理工作的開展。

1 高職院校檔案管理的現狀

1.1 工作模式落后

現階段，在許多高職院校的檔案管理工作中，仍然主要采用的是傳統的紙質檔案的保管方法，盡管有一部分高校已經開始了信息化檔案建設工作，但是也還只是處于局域網和單機收集信息的層面，并沒有利用大數據技術對檔案信息進行整理和加工，造成了檔案需求工作多余管理工作的現象產生，使得高職院校的檔案管理工作給人留下簡單、落后的不良印象。

1.2 宣傳力度不足

從以往檔案管理工作的實際情況和檔案管理工作的體系來看，缺乏對高職院校領導層和決策層宣傳方面的機制，使得他們都檔案管理工作的重視程度比較低下。除此之外，也缺乏對高職院校師生的宣傳機制，使得高職院校的老師和學生在檔案資料的收集、使用和保存方面都很欠缺，長期這樣下去，會嚴重制約高職院校檔案管理工作的發展。

1.3 管理工作方法陳舊

從高職院校檔案管理工作的實際中我們不難看出，高職院校的檔案管理工作還存在忽視社會因素和忽視教育環境等表面的問題[2]。從深層面分析，這些都告訴我們高職院校的檔案管理工作方法和大數據時代的工作需求不匹配。沒有在大數據平臺下建立數據庫資源和信息庫，很難對高職院校的檔案管理工作進行平衡和結構優化，使得高職院校的檔案管理工作產生了諸多問題。除此之外，高職院校在進行檔案管理工作時，還主要是以人工和機械的方式來進行收集和整理，給大數據背景下的高職院校檔案管理改革帶來和很大的阻礙。

1.4 缺乏檔案管理的專業人才

一方面，高職院校檔案管理人員的大數據技能不能適應工作和科技發展的新需要，不能將高職院校檔案管理工作準確而系統地建立在大數據平臺之上，導致高職院校檔案管理工作的效率、質量、服務等方面出現了一系列問題。另一方面，高職院校檔案管理工作人員在數量上存在較大缺口，具備檔案管理能力和大數據操作能力的人才非常稀少，嚴重影響了高職院校檔案管理工作的質量。

2 大數據時代高職院校進行檔案管理改革的措施

2.1 創建大數據背景下高職院校檔案管理工作的新模式

大數據技術正改變著社會、教育、生活的方方面面，人工智能系統、電子地圖等新一代媒體正在高職院校的教育教學中廣泛應用。檔案管理工作也應借助大數據時代帶來的科技推動作用和資源保障功能來實現對工作體系和管理模式的創新。同時，要建立起高職院校檔案管理工作的新模式。在日常高職院校檔案管理工作中應利用大數據技術對檔案資料和信息數據進行全面收集、記錄和加工，確保高職院校檔案的準確性、真實性和連貫性，從而建立起數字化、信息化檔案管理工作的新模式和新策略[3]。此外，要借助大數據平臺重點發展高職院校檔案管理工作的服務能力和專業能力，解決傳統高職院校檔案管理工作中低效率、低準確性的實際問題，使高職院校檔案管理工作在實現數字化和信息化的過程中獲得新動能和新平臺。

2.2 加大高職院校檔案管理工作的宣傳力度

可將大數據時代的各維度資料和信息都看作是可以深層次加工和系統利用的資源。作為高職院校的檔案管理人員，要立足于檔案服務、管理和加工，加強宣傳工作，要使各高職院校、各群體看到大數據時代檔案管理工作的價值，使高職院校檔案管理工作在大數據時代能獲得越來越多主體和組織的認可。首先，宣傳工作要面向高職院校的管理層和決策層，應讓他們認識到檔案管理工作對大數據時代高職院校發展與改革的重要意義，使其能為高職院校檔案管理工作的數字化發展和大數據平臺建設提供更多的支持，要站在更高的維度和層面上探尋大數據背景下高職院校檔案管理工作變革和創新的新路徑。其次，宣傳工作必須面向廣大師生，要結合教師教學、學生學習、實習實訓、校園生活等各主要環節和過程構建起高職院校檔案管理工作改革的大環境，為高職院校檔案管理工作的信息化、智能化、數字化建設提供最普遍、最穩定的基礎。

2.3 對大數據技術條件下的檔案管理方法進行變革

首先，高職院校檔案管理工作的創新應充分考慮到社會環境、教育環境、技術條件和經濟條件等方面的特點和情況，將大數據技術、模塊化建設、資源庫建設引入到高職院校檔案管理工作之中。其次，將現有檔案工作與現代管理思想進行平衡、優化和整合，創建起適應大數據時代的數字化、標準化的高職院校檔案管理工作新方法。要利用大數據技術的基礎優勢詳細規范高職院校檔案管理工作的各主要內容和各工作環節。再次，通過系統建設構建高職院校檔案管理工作的數字化指導調控平臺，強化高職院校檔案信息的收集、加工、整理和歸檔，在機制上和基礎上打造高職院校檔案管理工作的新模式。

2.4 提高高職院校檔案管理工作人員的專業技能

要想進行嚴謹、高效的高職院校檔案管理工作，檔案管理人員必須具備對大數據技術的基本應用能力和操作水平。因此，高職院校要不斷提升檔案管理人員的數字化水平、信息化能力和大數據技能，使其能更好地為高職院校檔案管理工作的數字化和系統化發展提供幫助，進而確保高職院校檔案管理的安全性、高效性。高職院校要將檔案管理人員納入技能和素質發展的體系之中，為他們提供技能學習的發展機遇和培訓課程，從而使高職院校檔案管理人員在大數據時代掌握更系統、更專業的技能和素養。同時，高職院校要將具備大數據素養的檔案管理類和操作類人才引入到檔案管理工作之中，建立起高職院校檔案管理階梯式發展的人才隊伍，從而促進高職院校檔案管理工作在大數據時代能夠更穩定、更健康、更專業地發展。

3 結束語

在大數據的時代背景下，加強高職院校檔案管理的信息化建設已是必然的趨勢。高職院校必須積極面對大數據帶來的檔案管理的難題，充分合理地利用現代信息技術，對檔案管理模式進行有效的改革，推動高職院校的檔案管理向著現代化和智能化的方向發展，滿足大數據時代的發展要求，從而提高高職院校的檔案管理質量。

參考文獻

[1]吳暉.大數據時代高職院校檔案信息化建設思考[J].辦公室業務，2018（19）：67+70.

[2]王穎.大數據時代高職院校檔案管理中的問題與對策[J].納稅，2018，12（22）：158.

[3]孫紅梅.大數據視角下的高職院校檔案管理研究[J].才智，2018（14）：250.