地市級廣播電視大學數字檔案館（室）建設研究

摘 要：文章剖析了地市級廣播電視大學數字檔案館建設的現狀與必要性、可能性，找出存在的問題，并試圖從五個方面探尋地市級廣播電視大學數字檔案館的建設途徑。

關鍵詞：地市級廣播電視大學;數字檔案館;數字檔案室

2012年7月31日，國家開放大學在廣播電視大學的基礎上揭牌，成為覆蓋全國城鄉、服務全民終身學習的“辦學共同體”，國家開放大學有別于其他高校的顯著特點是以現代信息技術為支撐，成為我國全民終生學習的大平臺，隨著學歷教育和非學歷繼續教育的迅速發展，教學規模、學員數量、學習類別、培訓項目等大幅度增長，使廣播電視大學檔案管理工作面臨新的挑戰，本文全面分析地市級廣播電視大學檔案管理工作的現狀及存在的問題，緊密聯系當下數字技術在我國的普及現狀與趨勢，結合地級市廣播電視大學的自身特點及現實需求提出了建設數字檔案館（室）的必要性與可能性，并對建設途徑進行了深入分析探究。

一、地市級廣播電視大學數字檔案館（室）建設現狀分析

1.數字檔案館建設的基礎理論研究薄弱

要建設好數字檔案館，前提是必須有基于現代數字技術的檔案館建設理論研究做基礎，但現階段這方面的基礎理論存在諸多問題：首先，對數字檔案館的建設標準沒有形成統一認識。由于我國目前檔案管理領域的人員對數字檔案館的認識還處于初始階段，加之數字檔案館的定義還不統一，類型繁多。其次，目前我國現有的關于數字檔案館的一些研究成果在很多方面都是借鑒數字圖書館的一些理論，由于檔案館和圖書館功能差異巨大，照搬數字圖書館的理論成果不一定符合目前我國電大系統數字檔案館的需求，因此，這勢必造成數字檔案館建設標準的不統一。再次，我國現有的研究成果中對新型數字檔案館的研究缺乏。近些年，由于數字信息技術迅猛發展，在許多省會城市陸續出現了一些有別于傳統檔案館的新型數字檔案，其存儲的信息多以數字形式得以保存：如電子文件、電子出版物、軟件等。但從全國范圍來看，目前此行業管理人員普遍缺乏數字檔案收集、存檔的意識，關于如何有效收集、整理和利用這些新型檔案資源缺乏相應的理論研究。

2.檔案館數字信息化建設滯后

我國地級市廣播電視大學檔案館管理者的檔案管理理念相對落后，加之地方財政對地方大學檔案館的硬件設施建設支持力度有限。因此，在管理方式上，目前我國大多地級市廣播電視大學檔案館主要工作還是集中于傳統紙質檔案管理領域，雖然計算機輔助管理已經成為大多地級市廣播電視大學檔案管理的主要手段，但涉及檔案管理核心工作仍少有觸及，輔助管理工作主要停留于檔案目錄的數字信息化的階段，對檔案館的核心檔案信息并未真正數字化，絕大部分檔案資料未能轉化成數字信息，因此，無法將檔案信息有效轉化成學校行政管理的依據，檔案信息的二次開發和利用率難以提高。

3.檔案信息數字化設備陳舊、資金匱乏、效率低

我國許多地級市廣播電視大學所擁有的檔案信息化設備依然停留于較低的層面，大多擁有的設備是掃描機、計算機等，其它輔助設備極其匱乏。有些學校，檔案館甚至都無法鏈接網絡，計算機也是形同虛設，無法發揮作用。從支持資金上來看，目前我國大多地級市廣播電視大學的檔案館未能成為學校的重視部門，因此，配備的專業設備和人員都相對有限，離數字檔案館創建的要求有較大的距離，需要投入大量資金，目前一般的地市級廣播電視大學的經濟實力還不足以負擔。從效率上看，原件掃描的方式需要大量的人力，且電大成立時間較早，歷史資料多，陳舊的紙張對設備及人員要求很高，掃描速度較慢，效率較低，這項工作也不是短時間就能完成的。

4.缺乏統一的數字化技術標準

我國現有的數字檔案館大多缺乏統一的數字技術標準，表現在：每個學校使用的數字信息化設備不統一，存在多種數字信息化方法;每個學校存儲檔案信息的方法形式不統一;每個學校檔案館呈現出的數字信息化成果不統一，格式也有不同。因此，我國大多地市級廣播電視大學的數字檔案館處于各行其是的狀態，勢必會造成各檔案館的信息資源在數據結構、檢索語言、組織方式等方面存在很大的差異，資源無法共享，嚴重制約著檔案信息資源的共建共享與有效的利用。

二、地市級廣播電視大學建設數字檔案館（室）的必要性與可能性

1.建設數字檔案館（室）是信息時代數字文件大量產生的必然要求

隨著我國信息多媒體科技技術的迅速發展，數字文件在全校各職能部門行政管理使用中得到廣泛應用，其深層背景表現為：大量數字文件傳輸的便利性，很大程度上的方便了全校師生的生活和工作。由于廣播電視大學是開放辦學，許多學生都是在職就讀，數字文件傳輸與存儲能將學校的管理工作精神及時落實到學生環節，同時也節省了師生交流所花費的大量行程時間，受到廣大師生的廣泛使用。同時，我國關于數字信息管理的法律法規不斷完善，明確規定了數字文件同紙質文件同等的法律效力，數字信息的安全得到前所未有的保障。在當前這種形勢下，有效提升廣播電視大學管理規范，形成規范統一的高效管理體系，建立數子檔案館勢在必行。

2.數字檔案館（室）的建設是新時代檔案管理現代化的必然趨勢

一方面，數字信息文件大量的產生。學校管理日常的眾多場景不再停留于文字紀錄層面，還有大量的視頻和圖片多媒體數字信息呈現。可見，傳統以文字為主要載體的檔案管理模式已經不能適應當今快速發展的檔案網絡環境的需求，網絡時代則需要構建一座永久保存人類記憶的宮殿，對于管理具有永久保存價值的電子文件，數字檔案館將會成為最好的選擇。另一方面，為全校師生提供快捷方便的信息，幫助其更好地學習和工作，亦然是廣播電視大學檔案館的最終目的。隨著國家開放大學的成立，各地市廣播電視大學辦學規模也會不斷擴大，檔案的數字管理和利用難度越來越大，而數字檔案館便能夠提供全面有序的信息利用服務，想要滿足各類需求，就必須搭建廣播電視大學數字檔案館（室），才能提高檔案服務與開發利用水平。

3.建設數字檔案館（室）是地市級廣播電視大學的檔案管理的內在要求

從廣播電視大學性質上來看，是高等學校綜合運用現代多媒體高科學技術手段，以學歷教育和非學歷教育并舉為目標，面向全社會開放辦學，充分利用現代信息技術為支撐，探索現代信息技術與教育的深度融合，利用社會，并將優質教育資源輸送到廣大基層、實現優質資源共享，提升國家人力資源能力。在信息化、數字化校園和遠程開放浪潮的影響下，傳統的封閉的實體檔案館模式，顯然已經不能適應開放大學檔案管理的需要，因而，在這樣的形勢之下，廣播電視大學迫切需要建設與之相適應的數字檔案館（室）。

4.高速網絡通道的建設，為數字檔案館（室）的建立提供了統一的平臺

廣播電視大學計算機的普及程度相對較高，寬帶高速網絡技術較發達，大多數已經建成或正在建設速度較快的網絡通信基礎設施。先進的遠程信息技術平臺可以實現用戶遠程登錄，檢索、查詢檔案信息不受時間、空間的限制，能夠滿足用戶不同的信息需求，促進了對外的開放。

三、地市級廣播電視大學數字檔案館 （室） 建設的途徑

1.領導重視，爭取經費支持，實現統一規劃

總體來看，一直以來，地級市廣播電視大學管理層對檔案管理工作重視度不夠，檔案室的工作很難受到學校管理層的重視。師生檔案是記錄學校辦學歷程和辦學成就的重要資料，是學校各項事業發展的重要依據，更是促進學校行政管理效率的極為有力的信息資源，地市級廣播電視大學的數字檔案館（室）建設應該力爭得到管理層領導的重視、能夠給予一定的經費支持、才能最終使其在全校工作中形成統一整體的規劃。

征得領導重視，是一切數字檔案建設工作推動的前提。地級市廣播電視大學檔案館的工作人員是最了解檔案工作系統作用的專業人員，應該想法設法將這些最新理念的認知與學校領導層做有效溝通，使其意識到一定要重視各類檔案資源在完善地市級廣播電視大學終身教育服務體系中的作用，重視和協調各部門對檔案工作的支持與配合。只有在這樣的前提下，領導層才有可能將數字檔案館（室）建設納入學校整體建設規劃中，從而更好地開展數字檔案館（室）建設工作并在經費、技術、人力投入等方面給予保障。有了人財物的保障，檔案館工作人員才能具體實施相關措施，對數字檔案館的建設做好初步規劃，拿出相應的數字檔案館信息技術設備的保障方案，最后，才能著手數字檔案館的建設工作。只有這樣，數字檔案館的建設才可能立足于檔案信息資源的共建共享，才可能制定統一的規范，為進一步提升檔案信息化管理創造前提條件。

2.加強檔案館之間的協調和合作，制定統一的數字化檔案館（室）建設標準

數字檔案館建設的標準化是數字化、網絡化條件下檔案信息管理的基礎前提，在建設之前，要充分調研同系統其它地級市廣播電視大學已有數字檔案館所確立的標準，盡可能參考大多館所采用的統一標準，并在建設過程中加強監督與管理，才能最終有效實現館藏資源的共享。第一，要根據地市級廣播電視大學數字檔案的特性，提高數字檔案館系統的標準和應用軟件，制定統一的數字信息存儲格式標準，保障海量多媒體數字信息的存儲、管理和應用。第二，建立和健全一套完整且通行的數字檔案管理體系。關于數字化檔案的收集、鑒別、傳輸、利用等基本環節都應制定相關的新管理規章制度，如《數字檔案材料歸檔制度》、《文檔形式一體化制度》、《安全保密制度》等等，只有管理規章制度與時俱進，才能便于數字檔案館與傳統檔案館之間工作的有序交接，才能有效解決對傳統文字檔案數字化工作的規范轉化。第三，檔案數字化帶來了許多有關檔案信息真實性、保密安全性、配套軟件的所有權、利用者權限等相關法律問題，一方面，檔案信息管理部門要不斷健全和規范現有的法律體系，做到“有法可依”。在確保信息安全的同時，保障使用者合法權益。另一方面，檔案信息管理部門要加強宣傳與監督管理，不斷提高全校師生在數字檔案信息使用過程中應有的知識產權保護法律法規意識。因此，數字檔案建設的標準、管理規章制度、網絡信息保障的法律法規都是數字化檔案館建設的重要保障。

3.科學的檔案管理信息系統是數字檔案館（室）建設的關鍵

科學的檔案管理系統研發是數字檔案館建設的首要任務。檔案管理系統的開發需要對廣播電視大學的日常教學和管理工作進行深入調研，這樣才能做好前端控制工作，此外，還要注重對系統每一個環節實際效能的全過程總體把控，這些環節一定要符合廣播電視大學全校師生的日常檔案信息需求，要在完善好檔案管理基本功能之外，建立預立其它管理模塊，與辦公自動化系統其它模塊無縫對接，真正實現信息互聯互通、精準齊備。這就要求從事檔案管理的人員積極主動作為，主動學習數字檔案館的相關專業知識，將現代信息技術有機融入到檔案管理工作之中去。積極主動地參與研發檔案管理系統，建設適應數字檔案管理、采集、利用需要的檔案管理系統平臺。

4.做好檔案信息數字化的基礎性工作

檔案數字化是一項任務艱難而重要的工作，因此，數字檔案館的建設是一個循序漸進的過程，不可能一蹴而就。對此，檔案工作者要做好思想準備，認真做好相關基礎性工作：一方面，檔案工作者要努力學習計算機技術、通訊技術、數據庫技術以及多媒體技術等新技術，不斷改善知識結構，以適應數字檔案館建設的新要求;另一方面，檔案數字資源建設是數字檔案館建設的核心任務，檔案工作者要認真踏實，循序漸進地進行實體檔案的數字化工作。要保證數字檔案館數字資源充足，建立真正的數字檔案館，必須抓住三個檔案資源，一是原有檔案的數字化。在資金允許情況下，可外包給數字化公司;二是檔案管理系統中的電子文件。處理現行電子文件信息的各類系統形成了大量當前產生的文件，通過檔案管理系統與之無縫鏈接達到對電子文件前端控制，實現網絡實時歸檔;三是將原有檔案信息數據遷移。一定要最大限度地利用好已經建設好的數據庫，做到原有數據不重復錄入，不做無用功，能夠根據工作的需要將其數據導入導出新的系統。

5.加強人才隊伍建設，打造適應數字化時代的高素質隊伍

地市級廣播電視大學建設數字檔案館（室）是一個龐大的系統工程，需要各種類型的人才支持，在人員的配備方面要做到：一是加強檔案工作者的政治思想建設。檔案工作者要有堅定的理想信念和良好的職業道德，嚴守紀律，保證檔案信息資源的安全;二要提高檔案工作者的業務素質，檔案工作人員不僅要掌握檔案及相關管理知識，還要掌握新技術尤其是計算機技術、現代信息技術和網絡技術，能夠解決數字檔案館運行過程中出現的各種技術問題，能快速適應新的工作環境的發展變化，成為擁有較高水平的現代化、信息化、網絡化復合型管理人才;三要具備專業的服務技能和良好的服務意識，提高檔案信息的鑒別能力，增強檔案信息的利用率，要把工作的立足點放在如何優化館（室）藏資源，如何有效地開發利用檔案信息資源。最后，在管理團隊中必須有善于戰略謀劃與組織協調、能夠創新務實的領軍人物。

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（作者單位：常德廣播電視大學）

基金項目：湖南省檔案科技計劃項目“基于云計算的高校數字檔案館的架構與研究”編號：2015-H-27。

作者簡介：胡娟（1980-），女，漢族，湖南省常德市臨澧縣人，本科，館員，研究方向：檔案管理。