檔案工作與時俱進新做法

秦靜

摘 要：檔案工作是一項非常重要的工作，各項事業得以發展都離不開檔案。檔案事業的發展離不開各級領導、部門的重視，更離不開檔案工作者腳踏實地、用心鉆研地工作。不斷地學習，持續改進的做法，與時俱進緊跟時代的步伐，是做好檔案工作的重要法寶。

關鍵詞：檔案;管理;新做法

在我初做檔案助理館員時，檔案的管理還是案卷整理，每一卷都要根據卷內內容編寫不超過50字的案卷標題。整理、編目都是手工，查找需要靠案卷目錄，所以，組卷、案卷標題的編寫是很重要的。

2001年，檔案整理進行了改革，開始實行按件歸檔，簡化了檔案工作流程。并重新調整了分類方案，制定了歸檔文件整理方法等。文書檔案實行按機構分類、整理，其它類目的整理，能按單份文件整理的勻按單份文件整理歸檔。基建、設備、科研成果檔案仍實行原來的方案。同時開始實行按部門歸檔，建立了檔案工作網絡小組，各部門都有各自的兼職檔案員，也開始了檔案的信息化管理。從此，檔案實行了集中統一管理、檔案科負責全部檔案的監督指導、各部門自行歸檔整理的網絡布局。

現在，國家又把檔案工作提到了重要的位置。習總書記曾指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案，在全面建設小康社會進程中，檔案工作顯得越來越重要”。對檔案工作提出了新的要求：檔案工作要由封閉向開放、由重保管向重服務轉變;要提高檔案信息化水平;要加大對檔案事業的投入;要依法管理檔案工作，由重行政管理向依法管理轉變。

檔案事業在不斷的發展，經過20余年的積淀，檔案人也在不斷的成長。作為一名檔案老兵，現對我的年度檔案管理、指導、收集、整理、移交、利用之工作，作一詳實歸納。

一、檔案工作之法寶

1.檔案專業理論新知識的學習

按照慣例，每年的前三個季度完成年度檔案工作后，最后一個季度以檔案專業理論知識的自主學習為主，如對檔案法的學習、對檔案工作條例的新認識，檔案工作管理新方法的理解等，用新的檔案知識充實頭腦，以更好的完成檔案工作。

2.檔案工作制度、方法等的制定及持續改進

我們檔案工作有一套完整的制度、方法、規定等體系作為支撐，來進行檔案管理工作。如《實物檔案管理辦法》、《歸檔文件分類方案》、《文件材料的歸檔范圍和保管期限》、《醫院綜合檔案管理辦法》、《科研檔案管理辦法》、《醫院檔案管理突發事件應急工作預案》、《檔案工作制度、職責》等。并根據需要持續改進。

3.檔案培訓

（1）用新的檔案理論知識武裝頭腦，理論知識是檔案工作的依據，按照貫例，每年初在收集檔案以前，檔案科專職人員要系統地學習檔案理論新知識，領會檔案工作新動向。認真學習《檔案法》、《山東省檔案條例》及檔案管理的有關規章制度和各種標準規范內容，了解檔案管理常識，增強檔案管理意識，提高檔案管理技能;（2）組織專兼職檔案員不定期地參加省檔案局或衛生主管部門舉辦的檔案培訓班，提高檔案人的專業知識及檔案意識;（3）每年初檔案科舉辦兼職檔案員年度培訓班，或請檔案專家授課，或我們自己進行檔案知識的學習。

4.檔案工作網絡小組

我們醫院自2000年就已正式發文成立檔案工作網絡小組，分管辦公室工作的副院長任組長，辦公室主任任副組長，成員為各部門的兼職檔案員。

自成立以來，小組成員在歸檔文件收集整理等方面做了大量工作，取得了顯著成績。充分發揮了檔案工作網絡小組的作用，切實保證了醫院檔案材料應歸盡歸、應管盡管。并隨著各部門人員變動情況，對醫院檔案工作網絡小組成員及時進行調整，并明確小組成員工作職責和要求。

（1）專職檔案管理工作人員與小組成員保持經常的溝通交流，在業務上加強培訓指導，共同研究解決在收集整理歸檔材料的過程共同中遇到的疑難和問題，齊心協力做好我院檔案收集整理工作，切實確保醫院歸檔材料的應歸盡歸、應管盡管。

（2）兼職檔案員是檔案工作的主力軍。兼職檔案員按照歸檔范圍和整理要求，做好本部門文件材料的日常收集工作，同時做好電子文件的同步收集錄入工作，保證全年文件材料的齊全、完整。

（3）兼職檔案員按照各門類檔案的整理辦法和要求，及時做好本部門全年檔案材料的整理工作，并按規定、要求向檔案科移交完成了的各類歸檔材料。在移交紙質歸檔材料的同時要一并移交電子歸檔材料。

二、檔案工作之手段

1.歸檔文件的前端控制

（1）關于收文

收文的歸檔率不達標應該是每個單位都存在的，針對此問題檔案科協調辦公室及各兼職檔案員制定了收文領取流程。即充分利用網絡信息平臺，建立檔案管理工作微信群，辦公室人員在本群@相關人員領取收文。為了不影響工作，要求兼職檔案員收到@后及時領取文件，并及時做好本部門的收文登記。各部門收文的運行過程：兼職檔案員領取文件→做好本部門的收文登記→轉交給辦理工作人員→回到兼職檔案員保管歸檔。既保證了文件的正常運行，也避免了文件的丟失，保障了歸檔文件的安全歸檔。

（2）關于發文

我們的發文分千醫黨字、人字、工字、團字，行字、院字，由辦公室統一簽發、核稿、打印、登記備案。黨字、人字、工字、團字分別由相關的部門自己編號、登記、保管、歸檔（包括正式紅頭文件、簽發頭、底稿）。千醫行字、院字發文，一般由起草形成部門保管、歸檔，但須在辦公室登記、備案。如千醫院字發文登記：

（3）檔案科負責年度收發文登記預整理

每年底，收、發文工作結束后，檔案科負責將一年的收發文登記用Excel表格按部門以順序排列整理，并發給各部門對照各部門的收發文件，查全、補齊，以備本部門的文件歸檔工作。如整理后的財務處部分收文登記。

（4）關于基建、科研、設備等科技檔案的前端控制

基建項目在竣工前形成了大量的文件資料，如果不及時收集、保管，極易造成文件的丟失。因此，在施工期間檔案科要經常和基建科相關工作人員、兼檔員交流，制定相關措施、收集管理方法，嚴格按照基建檔案歸檔范圍收檔。每個施工階段的歸檔文件，責任到人，即在施工過程誰負責哪項基建工作誰就得保證所管工作的歸檔材料齊全完整，檔案科專職人員定期檢查督促，并不定時督促檢查基建兼檔員對文件的保管工作，如因工作需要借資料的，必需實行借閱登記。例如，立項的可行性研究報告、相關申請、批復等工程準備階段的所有文件，均由基建兼職檔案員負責收集保管。其它施工階段的歸檔文件，均由負責此階段工程的責任人負責收集保管，并按歸檔范圍歸檔，保證齊全、完整。關于科研課題的研究也是個漫長的過長，需要兼職檔案員認真負責，注意收集、保管好相關資料，同樣設備檔案，也是要求兼職檔案員要做個有心人，從設備申請到驗收，整個過程的文件都要收集完整。

科研成果的研究也是一個漫長的過程，兼職檔案員會及時跟進文件的保管，比如變更課題負責人的發文等，及時歸入課題文件內。

設備檔案，也是充分發揮著兼職檔案員完全負責的作用，在設備安裝驗收前，歸檔文件完全按照要求積極主動的收集齊全完整。

2.歸檔文件的收集、整理指導

每年初，檔案科制定各部門、各門類檔案的收集、整理指導安排時間表，并提前發到各部門兼職檔案員，要求各部門按照表中的時間安排，對本部門的歸檔文件進行收集、整理，檔案科工作人員根據指導時間安排表進行相關部門的指導，如果時間安排與現有工作沖突，可提前調整，做到整理歸檔文件與現有工作兩不誤。如部分科室檔案工作整理指導時間安排：

3.兼職檔案員對歸檔文件的收集、整理、編目、錄入、移交

按照分類方案、歸檔范圍、整理辦法以及歸檔文件整理指導建議，進行本部門的歸檔文件的收集、整理及檔案管理系統錄入。首先要保證收集的齊全、完整。根據本部門的歸檔范圍、收、發文登記收集齊全;發文要保證正式紅頭文件、簽發頭、底稿完整;收文的閱辦單、文件保證齊全完整;按照檔案管理辦法，嚴格按要求對歸檔文件進行編目、錄入檔案管理系統;所有進行完畢后在規定時間內將紙質及相關電子文件移交到檔案科，并辦理移交手續。

三、檔案工作之目的

檔案工作的目的是提供利用。目前我們通過了多種渠道提供檔案利用。

1.多種檔案編研資料的提供利用

編制了《醫院年度常用文件匯編》、《醫院年度基本情況匯編》、《醫院科研成果介紹》、院務公開 民主管理—《山東省千佛山醫院職工代表大會暨工代會》（1986—2007）、《兒科診療基地暨醫技手術中心樓基建檔案利用縮本》等多種開發利用編研成果。

2.電子掃描件、復印件的提供利用

為了方便利用者，為了保護檔案原件，首先考慮提供打印電子掃描件或復印件，或發送電子掃描件。

3.檔案管理系統的查閱檔案渠道

通過關鍵詞、機構、保管期限、分類號、時間等多種渠道均可查閱檔案，方便了使用者，節約了時間。

4.各部門通過檔案管理系統查閱本部門的歸檔文件

本部門如果只需要查閱本部門的歸檔文件，不用通過檔案科，僅本部門的兼職檔案通過本部門的用戶名及密碼就可查詢，節省了時間，方便了查閱。

四、檔案工作之亮點

1.檔案利用材料的編制

自2000年，就已編制了醫院每年度基本情況匯編及常用文件匯編，同時陸續編制了醫院科研成果介紹、醫院職代會暨工代會匯編、基建檔案利用縮本等。方便了使用者，保護了檔案原件。

2.實現了數字化檔案管理

我們的檔案管理系統目前已升級到網絡版管理系統，各部門均能在管理系統內查到本部門的所有歸檔文件。永久、30年保存的文件檔案、其它類的相關資料原件已陸續掃描入檔案管理系統，可以在檔案管理系統直接查閱到檔案原件的掃描件。

3.照片檔案的整理歸檔

自2011年，我們的電子照片與紙質照片實行了統一管理，體現在兩者的歸檔目錄一致。無論是依托計算機系統處理的電子照片，還是裝入冊的紙質照片都要有一個統一的完整照片歸檔目錄，且填寫內容一致。只是照片的張數不同。如圖所示：

便于照片檔案的查找與利用，體現了電子照片與紙質照片管理的一致，做到了照片檔案管理的規范、完整、統一。

4.實物檔案的整理歸檔

實物檔案實行即時移交、編目、拍照，并將實物照片上傳到檔案管理系統，實行實物及實物照片統一歸檔，便于查找利用。

5.歸檔文件的前端控制

我們的收發文、基建、科研、設備等檔案實行的前端控制辦法，達到了預期目標，尤其是在收發文的前端控制：運行——保管——歸檔的流程模式，單份文件責任到人。經過多年的操作運行證明，大大減少了文件的丟失，方便了文件的整理及歸檔。

6. OA系統的查（借）閱登記申請、檔案移交、檔案備考表簽字

自2019年初，檔案工作流程加入了單位的OA系統。檔案的查（借）閱必須先通過OA系統申請，如需要電子版的可以通過電腦或手機直接發送，避免了跑腿，節約了時間，方便了使用者，保護了檔案原件。通過OA系統移交檔案并將電子文件掛接附件同時移交，更加規范化。檔案盒內的備考表通過OA系統操作，方便了相關人員的簽字、審核。

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（作者單位：山東省千佛山醫院綜合檔案科）