低值易耗品采購(gòu)存在的問(wèn)題及解決對(duì)策

潘禎 鄭廣全 王建國(guó) 司麗娟

摘 要：低值易耗品的采購(gòu)是保證部門正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要組成部分，雖然每年涉及到的金額不多，但若管理不善、流程不規(guī)范也會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)成本的浪費(fèi)。本文對(duì)本部門近幾年低值易耗品采購(gòu)中存在的問(wèn)題進(jìn)行了深度剖析，并提出解決對(duì)策。最后介紹了問(wèn)題解決后所帶來(lái)的成效及體會(huì)。

關(guān)鍵詞：低值易耗品;采購(gòu);成本

1.什么是低值易耗品，目前的采購(gòu)模式

（1）低值易耗品的定義

低值易耗品是指單項(xiàng)價(jià)值在規(guī)定限額以下并且使用期限不滿一年，能多次使用而基本保持其實(shí)物形態(tài)的勞動(dòng)資料。低值易耗品與固定資產(chǎn)都是企業(yè)中的勞動(dòng)資料，所不同的是固定資產(chǎn)是主要?jiǎng)趧?dòng)資料。

對(duì)于我們單位來(lái)說(shuō)，常見(jiàn)的低值易耗品主要有：廚房常用的工具、食品袋、衛(wèi)生紙、擦手紙等等。

（2）目前的采購(gòu)模式

各個(gè)需求部門根據(jù)工作需要，隨時(shí)向采購(gòu)人員提交申請(qǐng)，采購(gòu)人員進(jìn)行詢價(jià)和采購(gòu)。

2.低值易耗品采購(gòu)存在的問(wèn)題

（1）物品名稱不固定

對(duì)于同一種物品，各個(gè)需求部門的叫法不同。例如：客用抽紙實(shí)際也叫餐巾紙、塑料菜牌又稱做桌牌等。

（2）規(guī)格型號(hào)模糊

對(duì)于一種物品，在采購(gòu)申請(qǐng)上沒(méi)有寫清楚明確的規(guī)格型號(hào)，例如：大號(hào)食品袋的規(guī)格型號(hào)只標(biāo)注了長(zhǎng)度是35厘米，但是沒(méi)有標(biāo)注一包含多少只食品袋，有的供貨商按40只/包來(lái)報(bào)價(jià)，有的供貨商按50只/包來(lái)報(bào)價(jià)，這樣供貨商在報(bào)價(jià)時(shí)就有空子可鉆，也會(huì)導(dǎo)致報(bào)價(jià)不準(zhǔn)確，這樣的報(bào)價(jià)也可能會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)的物品不一定是最低價(jià)。

（3）供貨商送貨不及時(shí)，退換貨頻率高

由于頻繁出現(xiàn)緊急采購(gòu)，導(dǎo)致供貨商不能在規(guī)定的時(shí)間送貨;再加上規(guī)格型號(hào)不明確，經(jīng)常出現(xiàn)送貨后發(fā)現(xiàn)物品不符合要求需要退換的情況。

（4）采購(gòu)沒(méi)有計(jì)劃性，導(dǎo)致成本過(guò)高

由于采購(gòu)時(shí)間分散隨意，沒(méi)有計(jì)劃性，經(jīng)常出現(xiàn)緊急采購(gòu)，今天提申請(qǐng)，明天就要用的情況。例如在某一個(gè)月產(chǎn)生了15筆訂單，平均2天就有一個(gè)采購(gòu)申請(qǐng)，甚至有的采購(gòu)申請(qǐng)只買一種物品。這種隨時(shí)提采購(gòu)申請(qǐng)的情況大大降低了采購(gòu)效率，使采購(gòu)人員被迫天天應(yīng)對(duì)緊急的采購(gòu)任務(wù)，而無(wú)暇顧及其他的工作。緊急采購(gòu)由于沒(méi)有充分的時(shí)間詢價(jià)，又不得不采購(gòu)，最終導(dǎo)致著急用，但買不到，或者即使買到，但成本難以控制。這樣既不規(guī)范，又存在很大的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

3.解決對(duì)策

（1）梳理并規(guī)范常用低值易耗品的名稱

首先將常用的低值易耗品進(jìn)行分類，按照用途分成廚用工具設(shè)備類、客房易耗品類、臨時(shí)采購(gòu)類。每一類中的物品名稱都經(jīng)過(guò)采購(gòu)人員、庫(kù)管和使用人員集體梳理商定，排除掉同一物品多個(gè)名稱的情況，為每一種物品確定一個(gè)規(guī)范的常用名稱。

（2）明確規(guī)格型號(hào)

在規(guī)范了低值易耗品名稱的基礎(chǔ)上，由使用部門（需求部門）結(jié)合供貨商提供的商品條目進(jìn)一步明確每一種物品的規(guī)格型號(hào)。例如;將大號(hào)食品袋的規(guī)格設(shè)置為長(zhǎng)度35厘米，40只/包;將黑色圓形皂碟的規(guī)格設(shè)置為亞克力，高2厘米直徑8.5厘米;擦手紙的規(guī)格規(guī)定好每包紙的克重和抽數(shù)，甚至一些常用物品規(guī)定上指定的品牌，這樣為采購(gòu)到符合使用要求的物品提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（3）給供貨商提出明確要求

為了保證供貨商送貨的及時(shí)性，發(fā)訂單的同時(shí)給供貨商規(guī)定合理的送貨時(shí)間，并將供貨商的送貨時(shí)間與供應(yīng)商評(píng)價(jià)掛鉤，一旦出現(xiàn)送貨不及時(shí)或者物品出現(xiàn)退換貨情況，都會(huì)在“送貨異常記錄表”中進(jìn)行記錄，并三方簽字。送貨異常記錄表將作為對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行季度考核的重要依據(jù)。

（4）明確采購(gòu)周期，規(guī)范審批手續(xù)，控制采購(gòu)流程

規(guī)范低值易耗品的請(qǐng)購(gòu)和采購(gòu)流程。主要的做法為：為庫(kù)管人員提供了規(guī)范的請(qǐng)購(gòu)單模板，每月的5日、15日集中辦理兩次低值易耗品的常規(guī)采購(gòu)。庫(kù)管可以在這兩個(gè)日期前做好物品的請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃，如果物品為每月報(bào)價(jià)的常規(guī)物品則直接填寫請(qǐng)購(gòu)單，如果物品為非常規(guī)物品第一次購(gòu)買，則需要提前將品牌和規(guī)格型號(hào)告知采購(gòu)人員，采購(gòu)人員根據(jù)需求進(jìn)行詢價(jià)，詢價(jià)結(jié)束后將價(jià)格提供給庫(kù)管，庫(kù)管再將其填寫至請(qǐng)購(gòu)單中。

這里要求庫(kù)管人員一定要規(guī)范填寫請(qǐng)購(gòu)單，規(guī)格型號(hào)填寫詳細(xì)，格式整齊，數(shù)據(jù)計(jì)算準(zhǔn)確，這將作為供貨商送貨后驗(yàn)貨的重要依據(jù)。請(qǐng)購(gòu)單填寫好后，要經(jīng)過(guò)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核并簽字后，交至采購(gòu)人員，然后進(jìn)入到采購(gòu)階段。

采購(gòu)人員根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單，結(jié)合每月的詢價(jià)和報(bào)價(jià)，為每種物品選擇價(jià)格最低者作為該物品的供貨商。最后將請(qǐng)購(gòu)單中的物品根據(jù)不同的供貨商分成不同的訂單發(fā)送至供貨商，并規(guī)定合理的送貨日期，然后進(jìn)入到易耗品的驗(yàn)收階段。

一旦供貨商按規(guī)定日期來(lái)送貨，則會(huì)填寫驗(yàn)收單，同時(shí)庫(kù)管、使用部門、采購(gòu)人員都參與驗(yàn)貨并在驗(yàn)收單上簽字。物品驗(yàn)收時(shí)要與請(qǐng)購(gòu)單中要求的物品規(guī)格型號(hào)數(shù)量一致，價(jià)格不能高于報(bào)價(jià)。物品驗(yàn)收后，則由庫(kù)管人員進(jìn)行入庫(kù)。至此采購(gòu)過(guò)程完成。

整個(gè)低值易耗品的采購(gòu)流程如下圖所示：

4.問(wèn)題解決后帶來(lái)的效果

（1）退換貨頻率有了顯著降低

由于明確了低值易耗品的規(guī)格型號(hào)，規(guī)范了請(qǐng)購(gòu)單的填寫，提高了采購(gòu)的及時(shí)性;供貨商獲取的商品信息更加清晰明確，送貨的準(zhǔn)確性有了很大的提高，退換貨的頻率有了顯著降低。退換貨由以前的每月發(fā)生變成現(xiàn)在每年僅有1次退換貨情況出現(xiàn)。

（2）提升管理水平，降低采購(gòu)成本

由于低值易耗品的采購(gòu)流程規(guī)范了，不再像以前經(jīng)常出現(xiàn)緊急采購(gòu)的情況，采購(gòu)人員有了充分的詢價(jià)時(shí)間，能做到貨比三家，采購(gòu)的物品不僅符合需要而且保證價(jià)格最低，大大降低了采購(gòu)成本。由于明確了采購(gòu)周期，采購(gòu)物品相對(duì)就集中了，采購(gòu)次數(shù)也有了明顯的下降，提升了采購(gòu)人員的管理水平。

（3）需求部門的工作更有計(jì)劃性

規(guī)范低值易耗品的請(qǐng)購(gòu)和采購(gòu)流程后，低值易耗品的使用部門工作計(jì)劃性有了顯著的提高，由以前的非到迫在眉睫的時(shí)候才提需求，到現(xiàn)在的每個(gè)月都會(huì)根據(jù)實(shí)際工作提前制定采購(gòu)計(jì)劃報(bào)送至庫(kù)管。

5.體會(huì)

低值易耗品的采購(gòu)是保證部門正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要組成部分，雖然每年涉及到的金額不多，但若管理不善、流程不規(guī)范也會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)成本的浪費(fèi)。通過(guò)對(duì)低值易耗品采購(gòu)存在的問(wèn)題進(jìn)行深入挖掘，并及時(shí)提出解決對(duì)策，規(guī)范采購(gòu)流程，增強(qiáng)對(duì)其的重視度，進(jìn)而可在整體上提升企業(yè)資產(chǎn)管理水平，減少不必要的浪費(fèi)。同時(shí)也保證了低值易耗品采購(gòu)前、采購(gòu)中、采購(gòu)后的各個(gè)環(huán)節(jié)均符合相關(guān)規(guī)定，確保采購(gòu)工作的透明，大大降低了采購(gòu)成本，提高了工作的計(jì)劃性和管理水平，更有利于接受各方的監(jiān)督，杜絕腐敗。

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