財政檔案現代化管理工作存在的問題與對策分析

康凱

摘 要：近幾年現代化檔案管理在全國各省市城鎮地區都在積極的推進和發展，財政檔案的現代化管理方法和管理軟件也越來越多，對于部分地區仍存在檔案管理人員水平低下和現代化管理經驗不足的問題，本文主要分析灤平縣財政局檔案管理的難點與改進措施，僅供參考。

關鍵詞：財政檔案;檔案管理問題;應對措施;現代化管理

隨著中國網絡化的發展和社會發展的進步，財政檔案管理的對象也由紙質檔案變成數字化信息檔案。當前灤平縣財政局檔案管理存在的問題相對較多，相應的檔案管理制度和標準不是非常完善，因而對于現代化檔案管理的推進造成了一定的阻礙。

一、當前灤平縣財政局檔案管理的難點與困境

檔案文件材料的立卷和歸檔是灤平縣財政局檔案管理的一項重任，也是黨群組織、行政機關、下級機關、上級業務主管部門與非業務主管部門等對象形成的賬簿、財務報表、審計資料、基建資料、文書材料[1]，都是非常具有保存價值的文件材料。由于現代化檔案管理要求跟隨規范化的道路與時俱進，因此檔案管理的制度和標準出現了變化，同時檔案歸檔的難度也相應的增高[2]。根據灤平縣財政局檔案管理現狀來看，當前主要問題為以下幾點：（1）電子歸檔的難度高。灤平縣財政局檔案管理在過去主要是紙質文件的歸檔管理，隨著現代化檔案管理的推進由紙質文件變成電子文件，而電子文件的歸檔要求管理人員具有精細的耐心和堅韌的性格，對于電子歸檔出錯后相比紙質文件很難自行察覺，需要檔案管理人員反復地核查校對。雖然電子歸檔的效率高于紙質歸檔，但是電子歸檔的心理壓力相對較大，需要檔案管理人員個人品質有較強的韌性和承受能力。同時，部分檔案管理人員的檔案意識相對薄弱，對于電子檔案的認知相對隨意，對于電子文件的區分有誤導致一些重要文件未被當成電子文件歸檔。（2）檔案歸檔的效率低。電子檔案的管理具有“多亂且雜”的特點，對于又多又亂又雜的電子文件，灤平縣財政局檔案管理人員很容易將會計檔案和審計檔案之外的其他業務檔案的歸檔和收集出現混亂，甚至檔案的收集不健全，不符合現代化檔案管理的基本要求。（3）檔案管理人員能力差。電子檔案的歸檔和編目需要一定的計算機技術和軟件技術，對于技術不成熟和歸檔立卷不規范的檔案管理人員，需要正確的認識自身的技術水平，積極地學習新技術和新技能，推動現代化檔案管理的發展，不能只停留于紙質檔案管理的時代。（4）現代化管理操作不合格。據了解，許多檔案管理人員對于現代化檔案管理標準的認知存在嚴重的不足，主要是當前灤平縣財政局現代化檔案管理制度還未完善相關的操作標準，在不同的電子文件管理缺乏相應的操作意見。同時，相關單位結合自身情況自主開發系統管理軟件，但是出現檔案管理問題的時候，還是局限在現代化管理程序的操作不合格，因而檔案管理的質量相對較低。

二、灤平縣財政局檔案管理的優化與改進措施

（一）引起灤平縣財政局領導的重視

檔案管理工作的開展離不開領導的支持，得到灤平縣財政局領導的關注和肯定，對于檔案管理人員的工作積極性和工作質量的提高有一定的幫助。灤平縣財政局領導需要有一定的檔案管理意識，加強對于檔案管理工作的質量監督。同時，要求檔案工作者及時準確的匯報近期自身檔案工作的有關情況，將上級機關和檔案部門的有關文件遞交給領導，讓領導在檔案服務中真正的了解到灤平縣財政局檔案工作的重要性。

（二）培養現代化灤平縣檔案管理人才

灤平縣財政局需要加強現代化檔案管理的建設，在硬件投入和軟件開發等方面要跟上檔案管理現代化的腳步。現代化檔案管理主要是在計算機技術的基礎上整合和使用檔案文件資料，檔案工作者的計算機技術水平和檔案管理能力能夠直接影響到現代化檔案管理的質量。灤平縣財政局需要培訓檔案工作者的計算機使用能力，加強對于電子檔案管理的思想教育，同時在工作條件和待遇方面給予一定的照顧，使得檔案工作者的工作水平、檔案管理理論水平、檔案管理積極性都有極大的提高。

（三）優化灤平縣財政局檔案管理制度

辦公自動化是目前全民辦公的潮流，也是檔案管理工作得益于計算機技術最顯在的表現，對于檔案管理效率和信息安全性的提高非常有保障[3]。灤平縣財政局檔案管理部門應結合檔案管理過程中出現的問題，建立一套相對嚴謹和完善的檔案管理體系，積極的在檔案整理、收集、保管、歸檔、使用等方面制定相關的操作規范，避免電子文件的信息遺失或者發生更改。同時，加強對于原始文件的管理和保存，為檔案文件的真實性提供保障，加速推進檔案管理的現代化發展。

（四）確立灤平縣財政局檔案管理標準

自動化系統主要作用是收集和整合檔案信息，同時增強檔案管理的規范化和標準化，但是管理軟件系統相對較多，對于現代化檔案管理標準與規范的統一存在極大的影響。要求檔案管理部門建設相對統一的檔案管理標準，適當的更新和修正具體的管理內容提高檔案管理的規范性，給予有關部門在檔案管理方面一個有效的管理參照。

三、結束語

根據當下灤平縣財政局檔案管理現狀的有關分析，應深刻認知到現代化檔案管理需要確立完善的現代化檔案管理標準和培養現代化檔案管理人才，也需要優化現代化檔案管理制度，同時引起灤平縣財政局領導的高度重視。財政局檔案管理需要鼓勵檔案工作者繼續學習現代化檔案管理理念、管理技能和管理經驗，引進計算機專業的檔案管理人才，提高灤平縣財政局檔案管理水平，加速推進現代化的檔案管理。

參考文獻：

[1]彭云琴，王軍，武濤，等. 財政檔案現代化管理策略分析[J]. 辦公室業務，2019，03（08）：113-114.

[2]任廣俊. 財政檔案現代化管理工作分析[J]. 中國新通信，2019，21（08）：149-150.

[3]鄭美琳. 財政檔案工作的現代化管理分析[J]. 科技經濟導刊，2018，26（24）：229-230.