數字檔案館環境下企業檔案員的SWOT分析

孟蔭

摘要：針對我國企業檔案員在數字檔案館環境下存在的職業發展問題，引入管理學中的SWOT分析法進行深入研究。首先介紹SWOT分析法用于該問題研究的可行性，再對優勢、劣勢、機會、威脅四個因素逐一分析，然后形成發展、扭轉、多元、防御四種可持續發展策略，最后總結SWOT分析矩陣并對企業檔案員的職業發展提出建議，使企業檔案員摸清職業現狀以及所處環境和發展趨勢，盡早為日后職業可持續發展做準備。

關鍵詞：swot分析，檔案員，數字檔案館

一、 SWOT分析法在本文的可行性

SWOT分析法始于企業管理中的企業戰略研究，后來被廣泛用于各領域的研究分析中。SWOT即為strength優勢、weakness劣勢、opportunity機會、threat挑戰。SWOT分析目的在于根據描述面臨的競爭態勢，提出與之對應的策略。本文的進行研究分析的對象是企業檔案員，通過SWOT分析幫助企業檔案員摸清職業現狀，了解所處環境和發展趨勢，并為日后的職業可持續發展提供策略。

首先，檔案員是具有主觀能動性的個體，他們能夠控制自己的各項行為，面對分析結論可以自主判斷，從而改變現狀。其次，數字檔案館環境下檔案員存在競爭對手，如計算機相關專業人員是檔案部門在數字檔案館環境下所必須的，他們具有很強的競爭優勢，經過檔案上崗培訓后能夠勝任檔案管理工作。第三，數字檔案館使檔案工作方式發生了變化，檔案管理和服務轉變為在網絡環境中通過計算機來完成，企業檔案員需要持續花費時間和精力學習新知識和新技術，才能適應新環境下的檔案工作。第四，企業檔案員面臨越來越多數量、不同載體、不同語言的歸檔資料，以及更加頻繁且多樣的利用需求。此外，企業是以營利為目的組織機構，檔案工作不直接創造經濟效益，一旦遭遇裁員潮如何避免被淘汰以及如何尋求出路，檔案員應具有危機意識，充分認知自身能力和所處環境。

運用SWOT分析法，首先要分析出內部的優勢和劣勢因素、外部的機會和威脅因素，再將各因素組合分析，從而得出應對策略。

二、企業檔案員的SWOT分析

1.優勢分析（strength）

優勢是內部因素，企業檔案員的優勢主要包括以下幾點。第一，熟知檔案基礎業務。對檔案的收集、整理、保存、利用這些業務駕輕就熟，在工作中已摸索出規律和經驗，能夠很好的管理傳統載體檔案。第二，了解檔案庫房環境。能夠控制好庫房的溫濕度、管理好安防設施，保證檔案實體安全。第三，具備電腦辦公的基本能力。能夠使用檔案管理系統的各項基本功能，工作效率隨之提升。

2.劣勢分析（weakness）

劣勢也是內部因素，企業檔案員的劣勢主要表現在：第一，缺乏信息技術相關專業知識，難以全面掌握檔案管理系統各部分內容的配置、管理、維護、備份、恢復等操作。第二，檢索及分析能力不足。在數字檔案館環境下，信息檢索以及數據分析能力越發重要，但目前檔案員僅具備基礎的檢索及分析能力，不足以對檔案數據庫進行挖掘研究和總結。第三，外語能力有待提升。歸檔文件中包含的外文資料越來越多，檔案員憑借自身的外語知識、借助翻譯工具能夠完成外文資料的整理，若對此類檔案文件進行編研則仍需提升外語能力。

3.機會分析（opportunity）

機會屬于外部因素，企業檔案員的機會有：第一，作為競爭對手的計算機專業人員和企業所在行業人員，不熟悉檔案工作的管理程序，對檔案的價值和作用認知不足，需要經過較長時間的培訓和實踐才能勝任當前企業檔案員的工作。第二，在國家大力推進檔案信息化的背景下，企業檔案員能夠獲得培訓機會，學習前沿數字檔案知識。第三，數字檔案館環境下，檔案部門既熟悉各類檔案業務又能夠管理數據庫和系統并發掘檔案數據價值的復合型人才缺口大，誰先掌握技能誰就在競爭中占得先機。

4.威脅分析（threat）

威脅也屬于外部因素，企業檔案員面臨的威脅主要有：第一，在企業中檔案員不直接創造經濟價值被視為邊緣崗位，在工作中容易缺少人、財、物的支持。第二，在企業中檔案員薪資水平通常相對較低，由于長期以來形成類似保管員的職業形象難以在短期內改變，因此若想人們意識到檔案員潛在的價值并提高其待遇還需要經歷較長的時間。第三，大多數機構對電子文件采取“雙套制”管理，在這種情況下同一份文件既要歸檔紙質版又要歸檔電子版，與以往僅管理紙質檔案相比增加了檔案員的工作量。

三、檔案員職業可持續發展策略

1.SO策略

SO策略即為優勢與機會組合策略，是最理想的發展型策略，著重考慮優勢和機會，并使二者發揮最大效用。檔案員熟悉所在企業的檔案基礎業務，在傳統的檔案管理工作中具備豐富的收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、編研、統計、利用經驗，實體檔案是數字檔案的重要來源，檔案員的工作經驗在數字檔案館環境下依然能夠運用。檔案庫房是保存檔案實體的地方，檔案是以往社會活動的原始記錄，檔案的掃描件不具備歷史性，因而數字檔案資源不能完全替代傳統載體檔案資源。檔案員對庫房環境的了解有助于控制庫房溫濕度，使庫房管理做到“防火、防盜、防光、防有害生物、防潮、防高溫、防塵、防污染”有效保護檔案實體安全。上述兩點是企業檔案員在多年工作中累積形成的經驗，是其他職業競爭對手在短期內無法替代的經驗優勢。企業檔案員如今大多數檔案員能夠使用電腦辦公并掌握檔案管理系統的基本操作，在我國大力推行數字檔案館建設的大環境下，從各級檔案局到各企業都有組織開展檔案信息化培訓，企業檔案員積極參加相關培訓拓展自身的知識面，在新時期、新環境下與時俱進，持續提升業務能力。當下既熟悉檔案業務又具備信息化技術的復合型檔案人員缺口大，企業檔案員應充分認識到自身優勢，在新環境下把握機遇，不懼競爭與挑戰，主動學習檔案信息化相關技術，不斷提高自身專業素質，結合所在單位實際需求對數字檔案資源進行深加工和編研工作，繼往開來將傳統檔案工作與信息化檔案工作銜接融合，實現自身職業形象的蛻變升級。

2.WO策略

WO策略即為劣勢與機會組合策略，是一種扭轉型策略，著重考慮弱勢和機會因素，壓制弱勢因素的效用使之趨于最小，并充分利用機會因素的影響。檔案員的劣勢主要表現在信息技術、檢索分析以及外語能力不足三個方面，目前的劣勢因素可以通過參加陪訓學習將其弱化。檔案員應正視自身的劣勢，在發展變化中自我調適，利用單位和社會提供的培訓機會主動學習提升自身能力。由于既熟悉檔案業務又精通信息技術并且在檔案部門工作的人員十分欠缺，信息技術相關專業人員由于薪資待遇等因素在檔案崗位長期工作的穩定性較差，而熟悉全部檔案業務需要經過較長期的工作實踐積累經驗。因此檔案員經過持續學習補充相關信息技術知識，即使不能成為技術型人員，但可以通過培訓學習成為技能型人員或研究型人員。隨著檔案信息化的建設和發展，各項檔案業務都將在網絡環境中進行，企業檔案員經過學習后，熟練使用檔案管理系統，熟知檔案數字化加工技術的各個操作環節，發展為技能型人員在數字檔案館環境下可以很好的完成各項檔案基礎業務，成為數字檔案館運行的基礎力量。如今數字檔案館也面臨著數字檔案長期保存、數字檔案信息安全、電子文件的真實完整等問題，因此也需要檔案員通過持續學習成為研究型人員，了解國內外數字檔案館發展現狀、信息技術發展動態、國家的政策法規和戰略等宏觀背景環境，同時熟諳單位各項檔案業務并明確檔案工作的實際需求，把新方法、新技術引入到檔案工作中，更新檔案管理制度體系、優化檔案管理流程，對數字檔案館環境下檔案工作產生的新問題提供解決對策。

3.ST策略

ST策略即為優勢與威脅組合策略，是一種多元策略，著重考慮優勢因素和威脅因素，使優勢因素發揮最大效用并使威脅因素的影響趨于最小。檔案工作與企業中其他工作不同的主要表現為：檔案工作的效益不產生在檔案部門，而是分散產生在檔案利用者和利用部門。此外，企業對檔案部門的投入是明確的、能夠清晰計算，但檔案工作為企業產出的收益是隱蔽的、是無法清晰計算的。并且，檔案從收集到利用再到取得利用效果，必然需要經歷一定的時間，這段時間的長短是滯后的、是難以估計的。因此檔案工作容易被誤認為是無產出的投入，檔案員的工作價值也容易被忽視，薪資水平普遍難以提升。現階段為保證檔案真實、完整、有效、長期保存，施行電子文件“雙套制”管理造成了重復的雙倍的工作量，電子文件紙質副本也造成檔案工作的人、財、物成本增加。即使威脅因素顯而易見，但我們也應意識到，隨著社會的發展科技水平日新月異，電子文件面臨的種種問題終將得以解決最終實現“單套制”。社會發展水平提升，社會的檔案意識隨之提升，重視檔案價值、認可檔案工作價值會逐步成為一種社會觀念。企業檔案員應不懼挑戰，充分發揮自身優勢，提高業務水平并開展檔案宣傳工作。數字檔案館為簡化檔案工作手續、便捷檔案查用服務、取得檔案工作成果，提供了諸多機遇，檔案員通過努力提高業務水平，使越來越多的人直接從中受益，可以提高社會的檔案意識。檔案宣傳工作宣傳檔案、檔案工作以及檔案員，開展檔案宣傳工作是檔案員自我動員、教育、激勵的過程，同時也是擴大檔案工作影響、強化社會檔案意識的途徑。

4.WT策略

WT策略即為劣勢與威脅組合策略，是一種防御策略，著重考慮劣勢因素和威脅因素，使二者的效用和影響趨于最小。企業檔案員面對的劣勢與威脅，是在數字檔案館環境這種新環境下工作能力與工作需求不匹配的表現。信息技術知識匱乏導致對計算機操作、網絡管理、文字處理、數據存儲等方面存在的問題束手無策。檢索分析能力和外語能力不足導致無法對囊括多重語言的數字檔案資源進行分析和編研，不能將數字檔案館的優勢充分發揮出來。被忽視的邊緣崗位、相對不高的薪資待遇、雙套增多的工作量等外部因素，也導致了檔案員缺乏主動學習新知識提高業務能力的積極性。這種消極的策略下，檔案員依然要堅持檔案工作的基本原則、維持基礎業務，遵守檔案法、遵循檔案職業道德。在日常工作中忠于職守、遵紀守法、公正服務。保護檔案的完整與安全，保持文件之間的歷史聯系，做好檔案工作活動的記錄。養成良好的職業保密習慣，不損毀、丟失、涂改、偽造、倒賣、贈送檔案，不擅自將檔案抄錄、公布、攜帶出境，庫存檔案面臨危險及時采取保護措施。并按照規章制度為所有合法的檔案利用者提供公正的服務。

四、結語

綜上所述，筆者歸納本文SWOT分析的四項內外部因素并總結四種發展策略，得出企業檔案員的SWOT分析模型如下表所示。

3、外語能力有待提升。 WO策略

順應發展自我調適，主動提升自身能力，接受專業培訓和繼續教育。 WT策略

遵循職業道德，維持基礎業務，保證檔案實體安全。

如今，傳統的檔案管理模式早已不能滿足如今的工作需求，更安全、更高效、更便捷、更智能、更人性化的管理是未來式帶對檔案工作的期望。數字檔案館是傳統檔案館在大數據時代升級轉型的結果，隨著智慧城市這一概念的提出，智慧檔案館被視為數字檔案館發展的更高階段。智慧檔案館不僅對各種載體、各種形式的檔案進行管理，還對各類信息進行感知、挖掘、分析，研究形成智慧信息用于提供服務、協助管理與決策。智慧檔案館的核心力量在于智慧館員的能力，現階段的數字檔案館并非在取代檔案員的職能，而是將檔案員轉變為智慧館員的過渡階段。無論是數字檔案館還是更高階段的智慧檔案館，都對檔案員提出了更高的要求。機遇與挑戰并存，發揮優勢并彌補劣勢，理性認知自我，積極應對時代發展的要求。

參考文獻：

[1]亢紅紅.論“SWOT”分析法在檔案學研究中的局限性——兼與陳忠海、常大偉商榷[J].檔案管理，2018

[2]劉 揚.基于SWOT分析法對高校檔案館員“職業高原”現象原因及對策的探析[J].機電兵船檔案，2017

[3]周耀林，賈聰聰.“互聯網+”戰略下數字檔案信息服務發展策略研究——基于SWOT框架的分析選擇[J].檔案學通訊，2016

[4]梁 雯，鄧安森.基于SWOT的電子文件時代檔案職業可持續發展分析[J].云南檔案，2014

[5]程結晶，周咪咪，王 齊.大數據時代檔案編研的SWOT分析[J].檔案學通訊，2015

[6]張照余.檔案信息化理論與實踐[M].北京：中國檔案出版社，2007

[7]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，2006

（作者單位：中國船舶重工集團公司第七一三研究所）