新時代事業單位檔案管理的創新思路與方法

張雪芳

摘 要：新時代下，檔案資源對于事業單位的發展起著日益重要的作用，同時對檔案管理工作也提出了新的要求。現階段事業單位檔案管理的思路與模式還不夠完善，制約到檔案管理工作職能的發揮。因此，就需要大力創新事業單位檔案管理思路與方法，不斷提升事業單位檔案管理的水平，將檔案資源的價值最大程度發揮出來。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;創新思路

事業單位的檔案資源對本單位的發展歷程進行了詳細的記錄，涵蓋了文字、音像等諸多載體形式。而檔案管理則是收集、整理、保管這些多樣化載體形式的資料，以便將這些檔案資源的價值充分發揮出來。在新時期下，傳統檔案管理模式暴露出諸多問題，亟需進行創新和改革。事業單位要充分重視檔案管理工作，從制度、管理機制、人才建設等多角度著手，不斷優化檔案管理工作質量，服務于事業單位的整體發展。

一、新時代事業單位檔案管理的創新意義

信息技術的推廣與應用，促使事業單位檔案資料種類呈現出多元化的特征，出現了很多新興載體形式，對檔案管理工作提出了新的要求。

1.保密性與服務性得到增強

部分事業單位主要職能是服務于人民群眾，將科研成果、教育、醫療等服務提供給大眾。而檔案管理工作的創新，可以將更加便捷的檔案服務提供出來，如通過檔案查詢平臺的構建，檔案查找難度顯著降低，這樣能夠節約群眾的時間和精力，提升人民群眾的滿意度。部分事業單位具有一定的保密性質，需要慎重處理各種檔案資料。而通過檔案管理的創新，構建完善的管理制度和安全防范機制，可以有機增強其安全性與保密性，避免有泄露等問題出現。

2.事業單位服務質量得到體現

社會服務是事業單位的基礎職能，很多單位主要依據服務質量進行年終考核，以此來提升群眾的滿意度。實踐研究得知，不僅工作人員服務質量、單位辦事流程等因素會影響到群眾滿意度，檔案管理工作的規范化程度也起著十分重要的作用。通過改革檔案管理工作，提升檔案管理的規范化程度，能夠將單位的認真、嚴謹精神體現出來，進而優化單位的整體形象。

二、事業單位檔案管理工作存在的問題

1.部分單位領導沒有給予足夠重視

調研發現，部分領導沒有認識到檔案管理工作的價值，認為檔案工作比較簡單，因此沒有在檔案管理方面投入相應的精力。其錯誤的認為文件的分類、儲存就是檔案工作的全部內容，只需要避免遺漏、不損壞檔案資料即可。受這些因素的影響，檔案管理工作的創新開展難以實現，檔案管理工作職能得不到充分發揮。

2.檔案管理制度體系不夠健全

只有構建了完善的制度體系，方可有效順利開展各項檔案管理工作。但就目前來講，部分事業單位所構建的檔案管理制度體系并不完善，檔案管理體系相對滯后。同時，單位沒有針對檔案管理創新制定相應的激勵制度，導致職工難以積極主動地改革與完善工作方法。部分事業單位在檔案管理中，沒有明確限定工作人員的職責范圍，導致難以徹底有效執行檔案管理工作。

3.復合型檔案管理人才比較缺乏

檔案管理工作由檔案管理人員具體開展，因此檔案管理工作質量會受到檔案管理人員職業素養、能力水平等因素的直接影響。調研發現，我國很多事業單位缺乏復合型的檔案管理人才，對事業單位檔案管理工作創新起到了一定程度的阻礙作用。首先，部分檔案管理人員在工作過程中，僅僅是堆砌與存放檔案資料，檔案管理理念不夠先進，沒有將這些檔案資源充分利用起來。其次，部分檔案管理人員不具備較高的業務能力水平。受諸多因素的綜合作用，很多檔案管理人員的專業技能不符合現代化檔案管理工作要求，不利于檔案管理工作職能的充分發揮。最后，部分檔案管理人員的信息技術應用水平不高，難以高效利用信息化技術與設施設備，導致事業單位檔案信息化建設進程遭到延緩。

三、新時代事業單位檔案管理的創新原則

1.制度執行原則

通過制度的構建，能夠規范事業單位檔案管理工作的實施。在制度構建過程中，需與事業單位檔案管理發展要求所適應，進行必要的細化處理，增強檔案管理制度的可操作性。而明確制度內容后，檔案管理人員需對制度要求準確理解，且在實際管理工作中靈活運行，將各項標準、規定等嚴格貫徹下去。事業單位領導、管理人員都需要嚴格遵守，這樣檔案管理制度的嚴肅性能夠得到維護，檔案管理制度的作用方可以得到徹底發揮。

2.靈活又規范原則

事業單位需嚴格依據相關法律制度體系，完善、創新檔案管理制度，維護制度的嚴肅性，避免有隨意修改等問題出現。同時，由于事業單位的性質不同，那么就會有差異化的檔案管理內容與特性，因此，要結合單位實際情況，靈活構建特色化的制度體系，以便促使檔案管理工作得到高效開展。

四、新時代事業單位檔案管理的創新思路與方法

1.創新檔案管理理念

首先，要對傳統的檔案管理觀念大力轉變。過去很長一段時期內，檔案管理沒有充分受到事業單位的重視，導致單位職工的認識出現了一定的偏差。針對這種情況，就需要對傳統檔案管理觀念大力轉變。特別是新時代下，需要將服務意識作為轉變的重點，只有這樣，方可以應對外界形勢帶來的諸多挑戰。其次，要逐步協調單位其他部門共同開展工作。事業單位要積極改革檔案內容與服務模式，將可有可無的錯誤摒棄掉，通過管理機制的完善構建，協調單位內其他部門開展好檔案工作。過去事業單位往往局限于一個部門內開展檔案管理工作，無法直接聯系其他的部門，具有較低的協調性，難以充分發揮檔案管理的優勢。針對這種情況，在檔案資源安全性不受影響的前提下，需要積極拓展檔案管理工作范圍，在事業單位整體工作中逐步加入檔案管理內容，引導其他部門積極參與進來，促使檔案管理工作得到高質量的完成。此外，事業單位要對外部單位、企業成功的檔案管理理念積極學習與吸收，不斷創新自身理念。

2.創新檔案管理機制

首先，設立檔案資源收集中心。檔案數據收集是檔案管理的基礎內容，不僅對后續檔案資源的開發利用有著關鍵作用，還會影響到檔案管理部門的發展。因此，就需要對檔案資源收集中心進行設立，促使檔案信息利用需求得到充分滿足。特別是近些年來，信息技術的廣泛應用，檔案管理工作覆蓋了更多的內容，顯著提升了信息量。如果依然采取傳統的收集方式，很多資料將會遭到遺漏，事業單位發展需求也得不到滿足。因此，就需要通過檔案資源收集中心的設立，有效收集、整合相關的信息資源。

其次，對單位檔案管理制度體系大力完善。要結合事業單位的實際狀況，制定匹配的管理制度體系。同時，對檔案考核機制、工作目標等合理設置，這樣可以有效調動檔案管理人員的積極性，還能夠更加有序的開展各項工作。事業單位要結合時代發展要求，對檔案管理考核內容積極更新，以此來促進檔案管理人員水平的提升。

3.創新檔案管理服務模式

首先，要對網站管理服務功能進行完善。信息網絡目前受到了事業單位廣泛的重視，網站管理服務模式被應用到檔案管理當中。但就目前來講，缺乏足夠完善的功能，如難以有效查詢檔案數據等。針對這種情況，就需要對網站管理服務功能進行完善，不僅要能夠收集、處理信息數據，還能夠充分利用這些信息，保證不同部門結合自身差異化的需求，獲取到相應的內容。

其次，要逐步構建電子文檔體系。相對于紙質材料，電子文檔具有較大的優勢。因此，檔案管理工作實踐中，工作人員需要在電子文檔中錄入檔案信息，一一對應紙質檔案，促使電子文檔處理體系得到明確構建。通過電子文檔體系的構建，能夠對檔案信息資源更加高效的管理，且將優質化的服務功能提供給有需求的用戶，以此來延伸檔案管理的服務能力。在這個過程中，需要明確認識到電子文檔的安全問題較多，因此要對電子文檔安全管理體系進行完善，保證檔案資源的安全性。

再次，要大力擴展檔案服務模式。過去檔案服務內容比較單一，僅僅能夠查詢與管理檔案，且漏洞較多，難以高效的利用檔案資源。針對這種情況，需要積極創新檔案服務模式，大力擴展檔案管理能力，逐步豐富檔案服務功能。要合理設計服務功能，將單位工作需求充分納入考慮范圍，以便保證相關部門及人員能夠切實利用檔案信息資源。檔案信息服務過程中，要對檔案信息、背景等資料進行明確，細致羅列檔案資源內容，這樣用戶利用起來也更加的方便。此外，還需要充分重視遠程管理功能的實現。新時代下，要積極拓展信息管理服務方式，充分應用遠程管理功能，通過遠程管理點的構建，更加科學的管理檔案資源，更加順暢的交流、利用檔案資源。

最后，要對檔案資料編輯體系逐步完善。很多事業單位檔案管理人員沒有充分重視檔案資料的編輯工作，僅僅將基礎信息編輯開展了下去，沒有詳細介紹如何利用這些檔案資料。為適應新時代的要求，需要適當延伸檔案信息編輯工作，科學整理各項數據，對有價值的信息進行匯總，優化檔案編輯流程，促使檔案資料編輯質量得到提升。

4.完善檔案管理人員隊伍建設

檔案管理工作質量直接受到檔案管理人員素質水平的影響，為進一步優化事業單位檔案管理成效，需采取針對性的策略，大力構建檔案管理人員隊伍。

首先，要對檔案管理人員的福利待遇進行改善。福利待遇與工資待遇存在著較大差異，其能夠將事業單位的重視度給充分展現出來。通過改善檔案管理人員的福利待遇，既可以吸引更多的優秀人才，又能夠促使事業單位現有檔案管理隊伍得到穩定，將檔案管理人員的積極性充分調動起來。如可對內部晉升制度、獎懲制度等進行完善，拓展檔案管理人員的晉升渠道，給予相應的物質、精神獎勵等等。

其次，要嚴格控制檔案管理人才的選用環節。事業單位需將公正、公平的選人原則落實下去，全方位考察應聘人員的品質素養與專業技能，保證其能夠以高度負責的態度開展各項工作。同時，為應對新時代檔案管理的發展要求，事業單位還需要構建完善的技能培訓、繼續教育機制，豐富檔案管理人員接受教育的機會，不斷創新培訓形式與內容，增強培訓的針對性和實效性，幫助檔案管理人員對自身知識結構及時革新，專業技能水平持續提升。在培訓內容設計時，既需要涵蓋檔案管理方面的專業知識，又需要將信息技術應用能力等納入培訓范圍，以便適應檔案管理信息化工作要求。

5.推進檔案管理信息化建設

通過檔案管理信息化建設活動的開展，不僅能夠優化檔案管理效率，還可以顯著提高檔案服務質量。在具體實踐中，首先要對檔案信息化建設規范標準進行統一構建。事業單位需依據國家相關標準，將單位業務情況、發展特征等納入考慮范圍，對內部管理體系科學構建。在檔案錄入過程中，需結合管理標準統一標識、格式等諸多細節，同時增強檔案管理軟硬兼的標準化，從而保證可以高效共享檔案數據。

其次，要將計算機、通信、大數據等各項先進技術綜合運用起來。單位領導需充分認識到信息化建設對檔案管理的促進作用，增加資金投入，完善信息化基礎設施建設，涵蓋掃描儀、計算機等諸多內容。通過應用這些先進設施設備，降低檔案資料收集、儲存以及分類的難度。同時，要大力培訓檔案管理人員，促使其能夠熟練運用各種技術與設備，促使設備的使用周期得到延長，檔案信息化建設成本得到降低。

最后，受內外在因素的影響，必然會有一定的安全隱患出現于檔案管理信息化建設過程中，如不加以防范，容易泄露機密性的資料信息，不利于檔案管理水平的提升。針對本種情況，要對安全防范機制科學構建，將身份識別、訪問權限等技術科學應用過來，保證檔案管理的信息安全。檔案管理人員要經常維護檔案管理系統，積極更新、升級防火墻、殺毒軟件等安全保護軟件，充分發揮其安全防范功能。同時，要注意除塵、除濕工作的開展，將專用防磁柜等配備過來，促使檔案管理硬件設備的物理安全得到實現。此外，為提升涉密管理水平，需要求檔案管理人員科學簽訂保密承諾書，檔案信息公開之前，需由相關人員對所有內容進行保密審查，避免涉密信息遭到公開。

五、結語

綜上所述，為更好的發揮檔案管理工作職能，需要結合時代發展的要求，逐步創新與完善事業單位檔案管理理念與方法。事業單位要結合自身情況，制定出針對性、特色化的檔案管理制度體系，逐步拓展與延伸檔案管理的內容與職能，加快檔案管理信息化建設步伐，全面創新檔案管理工作，促使檔案資源的價值得到充分利用與發揮。

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（作者單位：中國科學院國家授時中心）