關于提高檔案管理科學化水平的路徑選擇的探究

趙穎

摘 要：在現代化社會不斷發展進步的過程中，人們針對檔案的認識和重視程度也越來越高，同時也在日趨提高檔案的應用價值。就拿醫院中對于檔案的管理來講，其是比較具有特性的，因為醫院檔案的管理和人民的切身利益息息相關，并已經逐漸顯現出了自身的價值，其能夠有效的促進醫院更為順利的運轉。此文重點歸總了醫院檔案管理針對醫院順利運轉并提升的關鍵性作用，并解析了目前醫院檔案管理的實際情況，同時列舉了促進醫院良性發展的方案。

關鍵詞：檔案管控;科學化水平;選擇路徑

一、引言

檔案管理工作是一項為我國社會建設和發展提供方便的工作。檔案管理工作的主要內容就是對原始檔案中含有的實體和檔案信息進行收集與統計，從而實現對這些信息的管理與服務的最終目的。但是，隨著當前我國社會經濟的飛速發展以及科學技術的日新月異，相應的也對我國事業單位之中的檔案管理工作提出了新的要求標準，我國傳統的檔案管理方法已經無法滿足時代發展的需求，對檔案管理工作進行信息化已經成為當前我國檔案管理工作的必然發展趨勢。

二、醫院檔案管理對于醫院發展的推進作用

1.管理醫院檔案利于醫院的深層次進步

我們生活在高度發達的訊息化社會中，科學技術在迅速的更新和進步，而醫院的運轉和進步更是不能缺少了高新技術的支持。把高新科技應用在臨床的醫治工作中，而通過實踐應用又能夠研發出更新的成果，在這樣的循環往復中便能夠不斷的進步，同時將所有成果都登記在醫院的檔案中。對于醫院中所有的高新技術檔案來講，其會成為新科技被推廣應用的重要參考依據，進而使其為醫院科技邁向更高的層次而提供重要的支持。

2.管理設備檔案利于推進技術的改革

在對醫院檔案進行管理過程中，對于設備的檔案管理是非常關鍵的。設備檔案對一個醫院中的固定資產進行了詳細的登記，在對醫院設備檔案進行閱覽檢查過程中，有利于醫院相關人員認知到自身各類醫療設施的應用年限、應用頻率和運轉狀態等，并在采購醫療實施中為工作人員帶來重要的信息依據，這不但能夠防止資源的閑置浪費，還能夠在引進現設施時帶來對應的技術根據。而以上這些均能夠推動醫院科技的改革創新，進而提高了醫院的治療條件。

3.管理醫院檔案利于領導更好決策

對于醫院檔案管理人員來講，把醫院建立之初到目前的全部檔案進行良好的存儲管理，能夠為醫院后續的正常運行帶來促進作用。例如，其能夠為醫院實施空間的配置帶來參考依據，醫院治理觀念的重點是以人為本，通常為了引進優質的工作人員，就會為其安排住宿房間，這時便能夠閱覽檔案來評估工作人員的就職年限、學歷和職稱等，從而為宿舍的配置帶來參考依據。

4.加強醫院檔案管理工作，有利于解決醫患矛盾糾紛

醫院檔案中最重要的一部分自然是病人的病歷材料，保管好病歷是十分重要的一項工作。所謂病歷，就是指病人從初次進入醫院，掛號到確診治療及后期康復整個過程十分詳盡的記錄，他相當于病人就醫過程的日記本，不僅僅記錄了病人的病情，還反應了病人在進行診治過程中遇到的各種情況，因此，在醫患關系十分緊張的當下，病例自然就成為了解決醫患矛盾糾紛最好的武器，通過病歷我們就可以了解到事故責任究竟在于哪一方，確定了責任人就能很好的解決我們在糾紛之中所遇到的困難。

三、醫院單位檔案管理的特點

1.檔案內容多樣化

在醫院里，檔案主要分為三類，第一類是一些工作經驗豐富的工作者，對長期工作的總結報告，是為新一代工作者留下的寶貴財富，是新一代工作者診治病人過程中以史為鑒的重要基礎。第二類是醫院工作者的個人檔案，其主要記錄了對工作人員的錄用調整，升職加薪，以及對其榮譽的授予等內容。第三類也是最重要的一類，就是對病人就醫過程中從掛號到診斷確診以及治療的整個過程，詳細的記錄，俗稱病例。這樣的記錄不僅可以保證對病人病情的切實了解，也能在發生醫患關系緊張情況時，作為證據，確定責任人，從而使問題迎刃而解。

2.檔案管理設備科技化

在這個科技高速化發展的時代里，檔案管理也是與時俱進的。任何的檔案管理都不能再和以前一樣以傳統筆記的形式進行存儲整理。一來是這樣存儲的方式不能長久，二來這樣儲存會占據很大的空間。如果采用視頻影像的方式，對會議或者一些重要資料進行錄制，錄制完成后，再進行編輯和整理，以文件的形式進行儲存。這樣的話就既不需要占據很大的地方，又能十分方便查找，還能得到長久的保存。

3.管理制度的現代化

一個大醫院的運行，就好比一個大型的機器，每一個地方都需要有特定的零件去進行特定的工作。為了使檔案管理完整和持久就必須制定十分完善的規則。每一個員工都必須在自己的崗位上進行相應的工作，做好自己的本職工作，遵守醫院的規則，恪守時間，嚴守紀律，思維向上，認真負責。無規矩不成方圓，只有嚴格的遵守規矩才能讓醫院檔案管理這個大機器在正常的軌道上運行。

四、醫院檔案管理現狀

1.對檔案管理工作的重視程度不夠

對檔案管理的重視程度不夠是近年來各醫院存在的普遍問題，對醫院檔案管理不夠勢必會影響到醫院的檔案工作，也必將阻礙一個醫院的可持續發展。近年來，國家越來越重視檔案管理工作，尤其是6月9號“國際檔案日的設立”對檔案管理工作也產生了十分重要的影響。希望在國家的高度推動下，各個醫院能夠重視起來，使醫院資金投入以及醫療水平等方面都能實現和檔案管理工作的完美對接，使中國的醫院管理水平能夠更上一層樓。

2.素質高低不同，缺少管理積極性

在大部分醫院內，人們更為重視的均是醫療人員，人們通常會認為檔案管理員就是一個清閑的差事，由此檔案管理員往往會被忽視，也因此醫院通常會將非醫務專業的人員安排在檔案管理工作上。其普遍對于檔案管理工作的認識不足，導致工作積極性不高、缺乏工作熱情、更欠缺相關的敬業態度。所以，對于大部分醫院檔案管理人員來講，會將其視作兼職，流動性較強。在醫院治療工作緊張時，則會將其調派到其他崗位，導致無人進行檔案的管理而中斷，嚴重時會由于檔案無人及時整理而丟失。

3.有著相對淡薄的檔案管理理念

大部分的檔案管理員對于自身的工作都不夠重視，其會認為這些檔案就是一些過期的病歷，基本不會再發揮什么作用。導致未能及時對這些檔案實施正常的歸類與保存，只是把這些檔案毫無頭緒的放在檔案柜中，很多檔案因為保存不得當，致使受潮破損和遺失，在日后實施查閱期間失去了其自身的作用。

4.缺乏完善的管理制度和責任機制

在現代化社會經濟、科學不斷進步的過程中，我們國家目前在醫療領域的科技已經有了很大進步，只是由于目前醫院中的管理機制與責任制度未能得到實時的改良和完善，致使近些年來部分先進的醫療研究成果倍受忽略，更有一些醫療研究成果在記載時沒有抓住要點，被記錄下檔案中的數據與文字都不夠準確，在很大程度上影響了醫院中優質醫療資源的有效運用。在目前的狀態下一部分工作者比較欠缺責任感，在出現不良狀況時沒能實時的解決。另外，由于在目前一些醫院內還沿用著落后的文字檢索方法，進而降低了檢索和查找的工作效率。

5.硬件設施落后

因為我們國家的科技在現階段中的快速發展也推動了檔案管理設施的快速優化。想要在現代化的社會中增強檔案管理活動的成效和品質，則需要注重有關設施的更換。只是因為資金的限制，致使檔案管理活動中所使用的設施還比較陳舊，這在很大程度上影響了檔案管理工作成效的提高，另外也增強了相關工作人員的工作強度，進而提高了人工成本，為事業單位成本的節約帶來了阻力。

五、如何有效提高檔案管理的科學化水平

1.增強檔案的創新意識

自古科學和文化都是在繼承和發展中進行的，所謂繼承就是指對原來的好的部分進行保留，當反映到醫院的檔案管理中，就是要求醫院要確保檔案資料的完整性，將其有用的部分全部進行保留。而所謂發展，就是指任何的東西都是要在創新中謀求發展的，而這就要求醫方強化檔案的管理制度增強對檔案管理人員的要求，使相關的檔案更加標準和規范。醫院的檔案管理工作一定要以創新的方式取其精華，去其糟粕，謀求長久發展。

2.優化完善檔案管理制度

各個行業都有著其自身的特性，因此各個行業都必須配備一套和工作特性相一致的管理系統，使自身領域的工作人員可以按圖索驥，經過機制的持續性改良來確保工作的規范準確性，進而提高工作成效，規避不良問題的產生。作為檔案管理的工作人員，需要將檔案進行收集、整理和分類等，因此其相關工作人員需要認真仔細、擁有嚴謹的工作態度，從而確保檔案工作的品質，使其能夠一直正常的運行，最終為社會的進步帶來優良的服務。我們國家目前對于檔案的管理領域正處在瓶頸期，主要因素就是欠缺認真細致的頂層規劃，以往落后的管理體系在現代化的社會中已經無法滿足工作的需求。例如由于時間的流逝和地點的改變，使得檔案資料出現了遺失、缺失的問題，如果這樣的情況出現在普通民眾頭上，就會為人們的正常生活和工作造成嚴重的干擾，破壞了人民群眾的利益;假如此類事件是出現在了機密性非常強的檔案資料上，就會造成更為重大的影響，嚴重損壞公共的利益，造成不可挽回的損失。想要使得檔案管理機制得到真正的提升，就需要淘汰落后技術和設備，引進符合現代化社會的高新科技，并在這樣的基礎之上做出更為精細準確的方案，進而有效提升檔案管理工作。

3.培養工作人員的綜合素質

對于目前檔案管理工作人員普遍綜合素養不高的情況，可設立一個專業的培訓部門，創建專業性較強的培訓團隊來對檔案管理人員進行周期性的培訓，這樣便能夠更好的增強檔案管理者的專業知識水準和管理能力，確保檔案管理工作符合現代化社會的需求，更好的提升檔案管理人員的工作品質。另外，因為檔案管理工作持續的步入訊息化科技化，使得檔案管理的保密性受到了威脅，在運用電腦網絡開展有關工作期間，容易由于電腦部件故障和黑客的惡意侵入致使資料遺失或者外泄，所以還必須增強檔案管理員的安全知識培訓。

4.實現檔案管理工作的信息化建設與發展

在以往進行檔案管理期間大都是利用人力來完成，具體來講就是在單位中創建一個專門的登記部門，來登記在單位運行中遇到的各類事件，一般是按照時間的先后來展開布置登記，在這樣的方式中也存有較多的缺陷，例如，資金支出量比較大的部門，在長時間內沒法對紙質的材料實施良好的保存等。在現代化的科技時代，電腦科技獲得了明顯的提升，所以單位在運行過程中必須重視檔案管理的關鍵性，如此便可以增強訊息科技在檔案管理中的運用強度，更要把單位的檔案有效精準的儲存在電腦系統中，這樣的操作不但可以提高單位的經濟水準，還能夠更好的提高單位的環保成效。另外，在管理的檔案資料中存在較多人們頻繁使用和查閱的內容，所以假如一直運用落后的手段來進行工作，就會對此項工作的正常運行帶來嚴重的負面影響。綜上所述，在后續的檔案管理工作中必須增強訊息化管理形式的運用，進而為訊息化的創建與進步打下堅實的基礎。

5.加強人員培訓工作

在對檔案管理員進行培訓時，重點需要從兩個方面入手，也就是專業技能與職業素質兩個方面。其中的專業技能就是指提升檔案管理員的工作品質與成效，職業素質就是指增強檔案管理員的責任心與服務態度。所以在后續的檔案管理工作中，所有工作者都需要提升自身的服務意識，針對來查找訊息的人員給予良好的服務，積極的改進目前毫無作為的工作形式。因為檔案材料自身擁有很高的運用價值，只要對其進行科學合理的保管和運用就能夠起到優質的宣傳成效，并且還能夠給現代的醫療人員帶來參照資源，推動醫療科技的進步。

6.構建安全防范綜合體系

當下電子檔案的普及也讓檔案資料的安全系數降低了許多，許多網絡黑客也就是利用了這一點，對一些檔案部門的內部資料進行盜取和攻擊。為了防范這一非法目的，我們需要構建安全防范的綜合體系，加強防范意識，安排特定工作人員對電子檔案進行管理和查看，定期殺毒，避免電子設備中毒的風險，避免被非法取締。使電子檔案在保存長久，不占很大空間，以及查找方便等多種優點于一體的情況下，還能確保安全性，無懈可擊，完美運行。

六、結束語

總之，管理醫院檔案工作是一項較為系統的工作，需要長久的堅持，不是一朝一夕就能成功的。就檔案管理者而言，需要不斷提升自身素養和業務知識，提高自身的使命感和責任感。就醫院而言，也要重視檔案管理的重要性，為其提供相應的資金保障和理論支撐，重視檔案管理者的培訓，如此，才能較好地推進醫院檔案管理工作，進而實現醫院的更深層次發展。

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（作者單位：山東省泰安市中心醫院分院）