推動協同辦公軟件常態化應用的幾點建議

鐘新龍 王菲 黃文鴻

在抗擊新冠肺炎疫情過程中，遠程辦公無疑是復工復產的重要手段。然而，在大范圍常態化應用過程中，我國協同辦公軟件還存在產品性能亟需提高、數據安全機制有待完善、信任機制亟待建立等問題。要進一步推動協同辦公軟件的常態化應用，就必須完善其產品功能、加強數據保護、引入保險機制、加強平臺監管。

協同辦公軟件發展趨勢

當前，我國數字經濟與各行業的融合發展不斷加快。傳統工業經濟時代在固定時間、固定場所進行大量重復勞動的模式已無法滿足數字經濟時代對知識與創造力的要求，能激發自主創新的遠程辦公模式逐漸成為數字經濟發展的時代選擇。協同辦公軟件作為實現工作體系數字化轉型的關鍵工具，其發展趨勢主要呈現三個特征。

協同辦公軟件“開發端融合、應用端耦合”的發展特征實現了工作遠程化、協同化。在開發端，企業積極應用大數據、人工智能等新興信息技術搭建開發環境，通過技術融合不斷優化算法、強化穩定性、豐富功能模塊，提升了產品組件功能。在應用端，企業基于傳統的平臺產品和新一代信息技術產品，以統一賬號體系和開放集成應用手段推動功能深度耦合集成，通過打通工作流，實現未來數據的集成、業務系統的連接和企業管理的滲透。比如，Welink具有自動捕捉功能，通過集成小微AI工作助手等應用實現智慧辦公;百度Hi企業智能遠程辦公平臺引入語音、視覺和機器學習等AI技術支持遠程辦公，通過智能客服和智能機器人提供人文服務。

協同辦公軟件市場競爭格局不斷演進。當前，我國協同辦公軟件產品種類、應用類型、適用場景已進入細分商業格局。騰訊、阿里、華為、字節跳動等互聯網和科技巨頭，以平臺與流量優勢全面布局遠程辦公領域的服務;一些A股上市公司，如金山辦公、泛微網絡、致遠互聯、齊心集團、蘇州科達、會暢通訊等，也在集中精力深耕垂直細分領域，以整體解決方案服務各類企業。騰訊、阿里攜手泛微、石墨，互聯網企業與傳統OA融合，市場從單一競爭走向“競爭+合作”模式，企業微信、釘釘和云之家等互聯網企業，在團隊協同、人力資源、企業培訓、財務報銷等方面，不斷加強與泛微、致遠等傳統OA企業以及石墨、道一等創新企業的合作。

開發企業的跨界融合成為推動協同辦公軟件發展的主要動力。目前，傳統OA軟件企業基于自身的協同辦公軟件基礎，不斷拓展云、管、端三大技術能力，推動線上業務發展，向著即時通信、遠程作業、多場景協同的服務化方向轉型。比如，泛微基于自主OA軟件，開發了新e-cology、e-office、泛微云OA（e-teams），以及e-mobile等新型平臺產品，并支持考勤、會議與協作等遠程辦公功能。微軟通過Teams將團隊對話、文件、會議和應用集中在共享工作區，全面實現了遠程協同軟件的轉型?；ヂ摼W巨頭企業不再局限于原有互聯網市場，意在借助用戶流量優勢與豐富的第三方應用服務，從ToC服務延伸至企業管理全過程的ToB服務，以遠程協同辦公的形式，通過數據流、信息流帶動業務流、知識流，在傳統辦公領域延展相關業務。企業微信、釘釘，就是從即時通信、社交服務等方面向協同辦公不斷轉化，構建起移動端遠程辦公與管理體系。

協同辦公軟件常態化應用的

三點不足

今年2月以來，全國上下遠程辦公如火如荼，協同辦公軟件更成為各行業實現停工不停產的必選項。然而，在大規模常態化應用之后，也暴露出來的一些不足，亟待改進。

產品性能仍需提高。從產品性能測試和大規模應用的反饋情況看，在移動辦公門戶方面，由于用戶操作不熟練，飛書、泛微等產品存在使用者找不到功能選項、對協同辦公界面不適應，以及UI設計不實用等問題;企業微信也出現了多客戶端協同程度較差、難以同步的問題。2月3日，企業集中遠程復工第一天，迅速激增的遠程辦公需求導致包括釘釘、企業微信、華為WeLink在內的在線辦公軟件先后崩潰，出現了無法登錄、應用卡頓、無法收發消息、視頻會議中斷等問題。此外，由于各企業間的組織文化、管理模式、協作流程不同，通用的協同辦公軟件難以滿足不同企業的差異需求。

數據安全機制有待完善。企業工作資料安全上云的關鍵在于數據安全防護，中間環節涉及大量文檔、數據的共享與交換，數據安全防護力度也需相應加大。一是企業網盤需加強數據泄露防范。2017年百度網盤曾爆出因公開分享導致資源被第三方網盤搜索抓取發生數據泄露事件。二是協同文檔需升級加密技術手段。文檔協同產品加密手段原始，企業辦公加密意識薄弱，勢必帶來資料傳輸的遺失和泄露風險。三是網絡連接安全保障力度需進一步加強。企業網絡連接安全防護程度不高，易導致遠程控制、文件竊取、病毒入侵等網絡攻擊風險，使企業數據和資產安全遭受嚴重威脅。

信任機制亟需建立。調研發現，企業對協同辦公軟件常態化應用的信任機制尚未完全建立。一是企業決策層習慣于傳統的面對面交流方式，認為視頻會議在工作布置與項目開展方面存在傳達效率和質量不高問題。二是制定適合自身的遠程辦公管理制度和條例尚需時日。三是針對管理者對協同辦公軟件常態化應用的疑慮，亟需出臺相應的經濟損失保險補償機制。

推動協同辦公軟件

常態化應用的四點建議

我國協同辦公軟件已從起步期的不可用、不好用發展到如今的基本可用，并能滿足基本的辦公需求，但要推動其常態化應用，成為現代工作體系的重要手段，避免疫情過后束之高閣的尷尬局面，還需各方共同努力。

完善產品性能，提升協同辦公軟件的穩定性。一是鼓勵協同辦公產品研發企業以需求為導向，持續完善即時溝通、日歷、音視頻會議、在線文檔、云盤、工作臺，以及協作office、移動辦公平臺等主要功能模塊，不斷豐富在線辦公、診斷、教育等應用場景。二是做好產品容量規劃，提升產品承載和抗壓能力，保障產品使用連接的穩定性。三是搭建友好的用戶界面，不斷降低用戶使用門檻。

加強數據保護，為遠程辦公提供安全保障。一是倡導協同辦公軟件產品與國產密碼進行深度融合和整體應用，打造包括登錄、身份認證、鏈路傳輸、數據存儲等全流程端到端的加密移動工作平臺。二是鼓勵在數據傳輸過程中使用VPN與安全桌面的形式，杜絕終端數據泄密問題。三是通過數據本地化部署、管理端操作系統加固和數據通信加密等方式，加大數據安全保護力度。

加強平臺監管，推動協同辦公產業健康有序發展。一是在疫情期間，有關部門應針對協同辦公軟件的廣泛使用，進一步加大對協同辦公平臺存儲數據的安全監管力度和數據泄露風險的防范力度。二是應立足“網絡強國”建設的戰略要求，強化“網絡安全法”和“個人信息安全規范”在數據監管與安保方面的權威性，進一步規范法律和政策的適用場景，細化相應處罰、賠償以及糾紛等判決條例，防范可能出現的數據安全監管漏洞和大規模數據隱私泄露風險。

引入保險機制，加快協同辦公軟件的應用推廣。部分企業和組織機構因顧慮隱私泄露和數據流出等問題，對協同辦公軟件常態化應用產生了信任危機，因此，探索建立協同辦公軟件推廣試用的保險兜底機制亟需提上日程。協同辦公軟件試用保險兜底機制可參考美國相關商業軟件的做法，同時結合地方已有的政策，比如山東省的《關于支持首版次高端軟件加快推進軟件產業創新發展的指導意見》，鼓勵商業保險公司采取軟件首版次質量安全責任保險等探索性舉措，將部分優秀的協同辦公軟件納入保險補償范圍，消除用戶顧慮，加快協同辦公軟件的應用普及。