淺談如何實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理

朱燕

摘要：機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史面貌的一項(xiàng)重要工作。做好機(jī)關(guān)檔案工作是加強(qiáng)檔案科學(xué)第管理，提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。各級(jí)部門(mén)應(yīng)以“機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理”為抓手，發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，強(qiáng)化檔案規(guī)范化建設(shè)，切實(shí)完善各種檔案制度，加大檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，使檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量得到不斷提高。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案;規(guī)范化;管理

在我們平時(shí)機(jī)關(guān)工作中，檔案工作是不可或缺的重要組成部分，不僅是提升工作質(zhì)量和效率的前提，更是機(jī)關(guān)健康發(fā)展的基礎(chǔ)，也有助于機(jī)關(guān)工作歷史保存和真實(shí)性的還原。因此，做好機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化至關(guān)重要。

一、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，不斷完善檔案管理機(jī)制

領(lǐng)導(dǎo)班子高度重視檔案管理工作，站在對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想的高度出發(fā)，不斷強(qiáng)化對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。一是完善檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制。切實(shí)保證檔案工作始終有人管、有人抓、有人負(fù)責(zé)，形成由分管統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，具體部門(mén)主管，檔案人員具體抓，各業(yè)務(wù)科室協(xié)同配合的檔案工作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案工作的責(zé)任、任務(wù)、工作落實(shí)。二是領(lǐng)導(dǎo)班子高度重視檔案工作。主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)經(jīng)常主動(dòng)的過(guò)問(wèn)檔案工作，從人員配備、經(jīng)費(fèi)投入、硬件軟件建設(shè)、安全管理等方面予以?xún)A斜，及時(shí)研究解決新情況新問(wèn)題，促進(jìn)檔案工作的扎實(shí)有效開(kāi)展。三是嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任考核制度。將檔案工作納入各個(gè)科室目標(biāo)考核的重要組成內(nèi)容，對(duì)于不按時(shí)間、不按要求歸檔的，進(jìn)行扣分細(xì)化考核，明確各部門(mén)內(nèi)勤為兼職檔案員，對(duì)檔案工作任務(wù)完成不力的，取消年度內(nèi)評(píng)先選優(yōu)的條件資格。四是加強(qiáng)檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)。把學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹實(shí)施《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案條例》、《檔案管理違法違紀(jì)處分規(guī)定》等法律法規(guī)貫穿于檔案工作全過(guò)程中。將檔案工作納入法制化軌道，形成自覺(jué)規(guī)范的依法治檔良好氛圍，真正從思想上保證能夠正確履行檔案法律法規(guī)賦予的職責(zé)，嚴(yán)格規(guī)范管理檔案事務(wù)，嚴(yán)防檔案違法違紀(jì)行為的發(fā)生。五是加大培訓(xùn)力度，積極組織各種檔案培訓(xùn)，根據(jù)工作特點(diǎn)，采取以會(huì)帶訓(xùn)、集中培訓(xùn)、日常指導(dǎo)等方式對(duì)檔案員和各科室內(nèi)勤進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)普及，堅(jiān)持訂閱檔案業(yè)務(wù)方面的報(bào)刊書(shū)籍，為檔案學(xué)習(xí)提供最新資料。

二、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，不斷改善檔案工作條件

按照“滿(mǎn)足需要，適度超前”的原則，不斷加大機(jī)關(guān)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度，為檔案管理創(chuàng)造良好的環(huán)境。機(jī)關(guān)文書(shū)檔案在形成過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)按照成卷的年度、規(guī)定的保管期限、問(wèn)題（機(jī)構(gòu)）的組件，將各類(lèi)材料收集齊全完備，這樣才能夠全方位反映機(jī)關(guān)單位的歷史面貌。應(yīng)當(dāng)通過(guò)編輯《檔案全宗介紹》、《案卷目錄》、《歸檔文件目錄》等實(shí)用檢索工具，讓檢索工具在檔案管理中發(fā)揮科學(xué)化、準(zhǔn)確化、系統(tǒng)化作用，更加方便和快速地提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)，以此滿(mǎn)足檔案使用者的實(shí)際需求。

一是實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房標(biāo)準(zhǔn)化。安裝“三鐵”：即鐵門(mén)、鐵窗、鐵柜，開(kāi)辟“三室”：即檔案室、辦公室、閱覽室。使三室分開(kāi)，為檔案人員配備檔案專(zhuān)用電腦，保證日常辦公的需要。二是要配備高規(guī)格計(jì)算機(jī)、高清掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、裝訂機(jī)、防磁柜、溫濕度監(jiān)測(cè)儀、加濕器等檔案專(zhuān)用設(shè)備，不斷滿(mǎn)足檔案管理所需的硬件設(shè)施需求。三是重視檔案安全基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案室安裝攝像頭、防盜門(mén)、遮光窗簾、滅火器、空調(diào)等安全防護(hù)器材，確保檔案安全管理的有效運(yùn)行。

三、加強(qiáng)檔案制度建設(shè)，不斷促進(jìn)檔案管理制度化、規(guī)范化

加強(qiáng)制度建設(shè)是做好檔案工作的根本性舉措。應(yīng)把檔案工作作為主體工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容來(lái)抓，逐步完善制度體系建設(shè)，扎緊檔案制度化的“籠子”，確保檔案各項(xiàng)工作有章可循、行之有矩。可以通過(guò)不斷修訂完善《檔案工作崗位職責(zé)制》、《文件材料收集歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案復(fù)制制度》、《檔案安全保密制度》、《檔案登記統(tǒng)計(jì)制度》《檔案鑒定銷(xiāo)毀制度》、《檔案信息化管理制度》、《電子文件歸檔管理制度》等一系列規(guī)章制度，確保機(jī)關(guān)檔案立卷、歸檔、借閱、銷(xiāo)毀、利用、保密等各個(gè)環(huán)節(jié)均有嚴(yán)格的制度規(guī)定，進(jìn)一步促使機(jī)關(guān)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化。

四、加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)，不斷提高檔案工作質(zhì)量

狠抓檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、保管等基礎(chǔ)環(huán)節(jié)的規(guī)范化工作。在加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)的同時(shí)，也應(yīng)重視和加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，落實(shí)檔案集中統(tǒng)一管理的原則，對(duì)文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、科技檔案、實(shí)物檔案、多媒體檔案和資料實(shí)行集中統(tǒng)一化管理。一是嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》及上級(jí)相關(guān)規(guī)定，全面落實(shí)各門(mén)類(lèi)檔案分類(lèi)大綱，保證各門(mén)類(lèi)檔案分類(lèi)科學(xué)和準(zhǔn)確。二是按照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，嚴(yán)把起草關(guān)、審核關(guān)、簽發(fā)關(guān)、打印關(guān)，并實(shí)行層層負(fù)責(zé)制，提高卷內(nèi)文件的質(zhì)量。三是明確立卷原則，細(xì)化案卷從收集材料、整理、立卷到打印案卷目錄、填寫(xiě)備考表、書(shū)寫(xiě)卷皮等多個(gè)步驟，最大限度的減少立卷方面的瑕疵。

五、堅(jiān)持多措并舉，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

檔案信息化是檔案工作發(fā)展的方向，也是提高檔案管理服務(wù)水平的重要途徑。平時(shí)根據(jù)業(yè)務(wù)、隊(duì)伍和信息化“三位一體”的工作要求，將信息化建設(shè)作為檔案工作提質(zhì)升級(jí)的創(chuàng)新點(diǎn)和常態(tài)化建設(shè)。日常工作中應(yīng)用電子文檔數(shù)據(jù)庫(kù)、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，配置檔案管理軟件，建立多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。加強(qiáng)案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄的錄入工作，對(duì)部分檔案進(jìn)行掃描、拷貝、拍攝、拍照、刻錄，做好實(shí)體檔案的同時(shí)盡快向數(shù)字化虛擬檔案室邁進(jìn)。一是逐年加大投入，逐步配齊專(zhuān)用計(jì)算機(jī)、高速掃描儀、裝訂機(jī)、打印機(jī)等信息化專(zhuān)用設(shè)備，確保硬件保障到位。二是安裝專(zhuān)用檔案管理軟件，確保軟件管理到位。三是完善、補(bǔ)充各類(lèi)檢索工具和目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，確保管理機(jī)制到位。四是積極開(kāi)展庫(kù)存紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，進(jìn)一步完善全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查檔要求，確保技術(shù)服務(wù)到位。

六、加強(qiáng)檔案資源開(kāi)發(fā)與利用，為業(yè)務(wù)工作發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

開(kāi)發(fā)檔案信息資源，提供良好的檔案利用服務(wù)是做好檔案工作的根本目的。立足檔案資源建設(shè)，積極為中心工作提供良好服務(wù)。一是注重搞好檔案查詢(xún)。編制清晰規(guī)范的各種載體的全引目錄、歸檔文件目錄，能夠從多個(gè)角度進(jìn)行快速、準(zhǔn)確的檢索。二是圍繞中心工作，積極開(kāi)展編研工作。通過(guò)編寫(xiě)《全宗介紹》、《機(jī)構(gòu)沿革》、《大事記》等各類(lèi)專(zhuān)題檔案資料匯編等多種參考資料。三是積極宣傳檔案利用的價(jià)值和意義，廣泛挖掘檔案信息資源，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)決策和業(yè)務(wù)工作提供更加便捷科學(xué)有效的服務(wù)。四是發(fā)揮實(shí)物檔案直觀、形象的作用，增強(qiáng)干部的責(zé)任感、榮譽(yù)感和自豪感，從而起來(lái)大力激發(fā)干部的工作熱情和創(chuàng)造力的作用。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡(jiǎn)介：朱 燕（1975—），女，吉林通榆人，副研究館員，本科，主要從事烈士陵園檔案管理與服務(wù)工作研究。