如何做好良渚博物院檔案管理工作

沈晨霞

摘? ? 要：當今，許多單位存在一個普遍現(xiàn)象，多數(shù)人認為檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。本人在博物館工作，并且從事檔案管理工作多年，深知檔案不僅能在檔案館發(fā)揮作用，也能見證博物館的發(fā)展。只有認真分析博物館的現(xiàn)狀，做出完善的改進措施，才能把博物館的檔案管理工作做得更好。

關(guān)鍵詞：博物館;檔案管理;重要性

博物館的檔案管理工作相比于普通場所的檔案管理而言，在實際工作中其工作內(nèi)容更為繁瑣且更為嚴謹，需要相關(guān)工作人員嚴肅認真的對待。在博物館中對于一些古籍和歷史資料的管理，一旦出現(xiàn)任何問題，其后果往往是無法逆轉(zhuǎn)的。為了能夠確保博物館檔案管理工作的順利進行，筆者在這里簡單地分析管理檔案過程中可能存在的幾點問題與不足，并在此基礎(chǔ)上提出做好管理工作的正確方法。

一、檔案在博物館中的作用

博物館在發(fā)展過程中不斷積累著豐富的檔案資料，這些檔案資料記錄了博物館的發(fā)展歷程和奮斗足跡，對博物館的發(fā)展有著極其重要的歷史和實踐意義。從這個意義講，檔案管理工作是博物館工作中一項不可替代的重要工作?！爸袊鷳B(tài)博物館之父”蘇東海先生曾講過，一個優(yōu)秀的綜合性博物館必須具備三大建設(shè)：人才建設(shè)、藏品建設(shè)和資料建設(shè)。這其中，藏品建設(shè)是核心，人才建設(shè)和資料建設(shè)則是兩個重要的支撐，缺一不可。從人類科技進步的歷程看現(xiàn)階段科技生產(chǎn)活動過程中形成的各類檔案資料，經(jīng)常會成為將來科技生產(chǎn)活動的重要依據(jù)和憑證。對于博物館來講，館藏陳列只是面向觀眾的成果展示，背后的選題、擬定、布展、記載等一系列過程只有通過檔案才能留存并反映出來。全面翔實的檔案記載是博物館整體工作的濃縮和記錄，真實記錄了工作的全過程，沒有這些記錄，博物館的工作就是不完整甚至殘缺的;有了這些記錄，不僅是對過去經(jīng)驗的總結(jié)，更是指導(dǎo)今后工作的寶貴資源，是不斷提升博物館工作水平的重要載體和保障。所以可以這樣講，檔案工作的管理水平直接決定著整個博物館的管理水平，且高水平的檔案工作亦是博物館長遠發(fā)展的堅實基礎(chǔ)，對于博物館各項工作的開展具有重要的借鑒和指導(dǎo)意義。

博物館檔案除了是一本良好教材，能夠在人文教育中發(fā)揮重要的作用外，也屬于一部成長日記，能夠反映出人類發(fā)展與歷史的真實案件，并且真實記載著整個歷史的成長過程。除此之外，博物館檔案的信息中有人類發(fā)展和繁衍過程中重大的事跡，也有人類的文明起源發(fā)展史。與此同時，博物館檔案為我人類研究歷史的發(fā)展進程提供了可靠的參考信息，做出了無與倫比的貢獻。

現(xiàn)在各類博物館在其事業(yè)發(fā)展過程中都積累了大量的檔案資料，這些都是前人留下的寶貴財富。博物館中的檔案種類很多，如：行政檔案、人事檔案、藏品檔案、展覽檔案、會計檔案等等。以展覽檔案為例，每年良渚博物院舉辦的各類展覽很多，引過來、走出去。每一個展覽，從籌備、策劃、布展、展出到展覽結(jié)束，其間都形成了大量文字、圖像、聲音及其他形式的檔案 資料，如：展覽大綱、設(shè)計方案、照片、文創(chuàng)產(chǎn)品、觀眾調(diào)查、 媒體報道、配套的圖錄等等。這些展覽檔案客觀翔實地反映了展覽展陳工作，是博物館發(fā)展的歷史見證。但往往許多人會認為它既不是文物資料，也不是科研成果，其作用無足輕重。其實不然，一套建立完備的檔案，既能反映一個博物館的發(fā)展，又能對今后的展覽起到借鑒的作用 。

1.展覽檔案是博物館發(fā)展的見證

一個展覽的好壞，一定程度上也反映了博物館發(fā)展的水平。而一套系統(tǒng)、全面、完整的展覽檔案，就是對展覽主題思想、設(shè)計理念、觀眾反響等信息的真實記錄。

2012年9月26日，由良渚博物院、無錫博物院共同承辦的“紫砂故事—無錫博物院藏紫砂藝術(shù)展”在良渚博物院開展。此次展出的100件紫砂藝術(shù)品，是從2000余件無錫博物院歷代紫砂藏品中遴選出的精品力作，分別展示紫砂在明、清、民國、近現(xiàn)代這四個不同歷史階段所呈現(xiàn)的藝術(shù)特點。

2014年當8月9日，由山東省文化廳、山東省文物局、山東省文物保護與收藏協(xié)會聯(lián)合主辦，山東博物館、良渚博物院、山東省博物館學(xué)會承辦的“玉潤東方——大汶口—龍山·良渚玉器文化展”在山東博物館隆重開幕。此次展覽擷取了海岱地區(qū)和良渚文化代表性玉器共計300余件（組），其中良渚文化精品158件（組）。是中國迄今為止展出大汶口-龍山文化和良渚文化玉器最多的展覽，展出玉器造型各異、精美絕倫。當時觀眾依絡(luò)繹不絕地涌向山東博物館，各大媒體也爭相報道。

翻翻當年的展覽檔案，再現(xiàn)了我館從老館搬至新館后的巨大變化，也見證了我館的發(fā)展。

2.展覽檔案對今后工作具有指導(dǎo)作用

展覽檔案是對過去工作經(jīng)驗的總結(jié)，展覽人員通過分析、借鑒以往的展覽檔案資料，改進不足之處，使展覽水平更加提升。每年我館都要進行《調(diào)查問卷》工作，由參觀者自愿填寫的方式完成問卷，從觀眾基本信息（年齡、學(xué)歷、職業(yè)、來源地、 收入等 、服務(wù)質(zhì)量、問題意見等方面進行調(diào)查。

類似這樣的展覽很多，就不一一列舉了。通過分析這些展覽策劃人員可以在舉辦下一個展覽時改進和融入這內(nèi)容，促使我館的展覽水平不斷地提升。

伴隨著計算機的普及化、網(wǎng)絡(luò)化、處理信息的多媒體化，人類已經(jīng)進入了數(shù)字化信息時代，全球網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展與變化，也推動了檔案信息的高速發(fā)展，同時也給檔案工作帶來巨大的困難和挑戰(zhàn)。我館作為文化事業(yè)單位，“宣傳展示，服務(wù)社會”更是我們服務(wù)的宗旨。新館開館以后，我們緊扣時代脈博，充分利用和發(fā)掘館藏資源，舉辦了50余個具有特色的展覽，深受廣大觀眾的歡迎和喜愛。我們辦展服務(wù)于社會，不僅要實現(xiàn)打造展覽品牌的目的，更重要的是利用館藏文物，更多的突出杭嘉湖寧地區(qū)文化的特色，立足在文化大發(fā)展大繁榮事業(yè)中，最大限度地滿足人民精神文化的需求。同時，在完成職能工作的過程中，最大限度地積累博物館的檔案資源。

面對新形式、新任務(wù)，我們?nèi)绾瓮诰蝠^藏資源、打造精品是我館辦展新的理念。隨著新館展覽的全面展開，隨著新館現(xiàn)代化設(shè)施的全面運行，我館各部門的職能作用發(fā)揮的越來越突出，無論是行政、業(yè)務(wù)、還是黨務(wù)等各項工作，在日常工作中都形成了大量的文字材料和電子文件，豐富并積累了一定的檔案材料，但同時也給檔案收集工作帶來了一定的難度。

（一）我館現(xiàn)有6個部門，有30 臺計算機在線使用，在日常工作中產(chǎn)生了大量的電子文件，由于電子文件易改、易復(fù)制的特殊性，客觀上也造成檔案收集工作的困難。

（二）機構(gòu)和人員的變化，在某種程度上也造成了檔案資料的流失。

（三）在工作中絕大多數(shù)人還缺乏檔案意識，使檔案資料在流程過程中出現(xiàn)遺失。

那么怎樣才能做好博物館的檔案工作呢？作為一個檔案工作者，筆者謹以切身體驗并結(jié)合實際工作，認為應(yīng)從以下幾個方面入手：

二、博物館檔案管理工作現(xiàn)狀

1.重視程度不夠

如今，許多單位存在一個普遍現(xiàn)象，多數(shù)人認為檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。認為檔案工作就是負責(zé)保管文件的事務(wù)工作，不是博物館的主要業(yè)務(wù)工作，只要不丟失檔案，能查檔就行了。我們每個人都在各自的崗位上按照工作目標，認真完成自己的本職工作，通過總結(jié)、統(tǒng)計逐級上報，最后形成單位年度總結(jié)報告。也就是說我們每個人都是檔案收集工作的實踐者，只不過我們沒有意識到最原始的檔案工作就發(fā)生在我們身上。事實上，檔案管理工作對本單位的持續(xù)發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。檔案管理是博物館工作重要的組成部分之一。它是一個全方位的工作，不是一兩人就能獨立完成的。檔案工作做得好壞直接反映領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視的程度，領(lǐng)導(dǎo)重視與否直接影響其工作的質(zhì)量和管理水平。所以，任何一個單位要想把檔案工作做好，領(lǐng)導(dǎo)的支持極為重要，只有領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作，才能確保人力、物力、財力的投入。檔案工作是一個單位全局工作重要的組成部分，要想使這項工作保質(zhì)保量，不僅要制定可行的計劃和措施，更要把檔案管理納入到行政管理工作中，以保證檔案工作的規(guī)范化、制度化。同時，領(lǐng)導(dǎo)干部還要率身垂范，帶頭清理清退手中積存的文件資料，帶頭遵守檔案制度，并做好全院總動員。只有這樣才能不斷增強全院人員的檔案意識，才能讓更多的人參與檔案的收集工作，才能把檔案工作變成每個人的自覺行為，最終使博物館檔案工作逐步規(guī)范化。

2.人員配備不足。由于近年來國家機構(gòu)編制管理性增強，博物館的人員編制有減無增，管理者面對日益增長的工作量和有限的人員編制捉襟見肘，造成檔案資料管理人員兼職現(xiàn)象十分普遍。現(xiàn)實工作中，相當一部分檔案資料管理人員除了負責(zé)檔案資料工作以外，還承擔(dān)著場館管理、參觀接待等繁重的工作任務(wù)，很難做到專職專用，從而嚴重影響了檔案資料管理工作的開展。

3.管理手段不規(guī)范。一是檔案資料收集不規(guī)范，一些博物館的檔案資料收集工作分屬于不同部門，無法形成規(guī)模效益，不利于綜合利用;二是檔案資料整理不規(guī)范，主要是由于業(yè)務(wù)人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷歸檔過程中無法按照相關(guān)標準規(guī)范立卷，嚴重影響了工作質(zhì)量;三是檔案資料管理不規(guī)范，主要是基層博物館受人才、資金、場地等條件的制約，無法對檔案資料實施有效管理;四是檔案資料利用不規(guī)范，一些博物館的檔案資料借閱管理不規(guī)范，造成了檔案資料借出后無法按期歸還，甚至遺失等問題。

4.管理制度不健全。目前，博物館的檔案資料管理工作普遍依賴于單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，綜合性制度建設(shè)滯后，缺乏長效工作機制和科學(xué)的管理體系，致使工作開展缺乏制度性保障，隨機性、隨意性、形式化、短期化等問題比較普遍，管理缺位的問題十分突出。那怎樣才能提高全員檔案意識？一個單位要想把檔案工作做好，不僅需要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，更需要全院人員的支持與參與，而檔案宣傳工作更是加強檔案管理的必要手段。所以，我們在工作中要大力宣傳政策法規(guī)，讓更多的人了解檔案工作的作用和意義，使職工在工作學(xué)習(xí)中所形成的相關(guān)資料得到有序收集和整理，以達到查閱之目的，讓“檔案就是資源”、“檔案就是財富”“、檔案就是效率”的意識深入人心。

三、建立檔案制度，實行層級管理，確保檔案收集的完整性

檔案室的基本任務(wù)是：集中統(tǒng)一管理本單位各部門形成的各種門類和載體的全部檔案，為本單位各項工作服務(wù)，并為國家積累檔案資料。所有職能單位的檔案來源，除了正常接收中央、各省下發(fā)的文件，更多的還來源于本單位發(fā)揮職能作用所產(chǎn)生的檔案，由于行業(yè)不同，所產(chǎn)生的檔案內(nèi)容就不同。所以，每個單位的檔案工作都要根據(jù)國家檔案法及檔案管理的基本理論，結(jié)合本單位、本部門的實際工作，制定本單位檔案工作的各項規(guī)章制度，做到有法可依、有章可循，最終使其檔案工作更規(guī)范化、制度化。

目前，我院檔案工作采取年度、問題的分類方法管理全宗檔案。長期以來，各類檔案對博物館的發(fā)展建設(shè)都發(fā)揮了巨大的檔案作用。例如：2012年7月的第五屆夏令營上，北大與省文物考古研究所、良博院三家單位共同簽署長期合作協(xié)議，在良渚遺址成立北大考古教學(xué)實習(xí)基地、考古夏令營暨公眾考古基地照片，來自全國111所重點中學(xué)的139名高二學(xué)生、5位中學(xué)歷史老師和北大考古文博學(xué)院20名師生。139營員們將有機會到浙江省博物館、南宋官窯博物館、中國茶葉博物館等，以及河姆渡、跨湖橋、印山越王陵等重要考古遺址參觀學(xué)習(xí)，還將在安吉古城親自拿起手鏟，體驗真實的田野考古工作。通過這些照片真實地彰顯了考古學(xué)博大精深的魅力，考古人軒然磅礴之氣質(zhì);后者趣味盎然，反映出學(xué)習(xí)生活之精彩，師生關(guān)系之融洽。同學(xué)們欣賞得津津有味，相信更能從多個維度認識一個有血有肉、真實立體的考古文博學(xué)院了吧。所以，要想做好博物館的檔案工作，一定要抓好基礎(chǔ)工作。首先要加強和完善檔案管理制度，要采取層級管理、齊抓共管、集中歸檔的原則，加大宣傳力度，在各部門增設(shè)檔案信息聯(lián)絡(luò)人員，目的就是實現(xiàn)檔案分級管理，從源頭上做好檔案資料的收集工作，并將檔案工作列入到年終考核工作中，使博物館檔案管理工作逐步趨于網(wǎng)絡(luò)化、制度化。

四、檔案是博物館管理工作的基礎(chǔ)

檔案工作不僅僅需要領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心與重視，更需要檔案人員具有較強的檔案理論和專業(yè)知識，同時，還應(yīng)具有很強的協(xié)調(diào)能力。這對檔案工作者提出了更高的要求，檔案人員不僅要愛崗敬業(yè)，更要加強專業(yè)學(xué)習(xí)，同時還要熟悉了解本單位、各部門的整體工作，通過學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不斷提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合能力，創(chuàng)新工作，利用現(xiàn)代化管理手段管理好檔案。只有這樣才能更好地利用開發(fā)檔案，為領(lǐng)導(dǎo)和各部門做好檔案服務(wù)工作。針對博物館檔案資料管理工作的現(xiàn)狀和存在問題，建議采取以下四個方面的措施：