簡析信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化

斯琴

摘 ?要：現代科技發展迅速，互聯網已經應用到人們生活的方方面面。在信息化管理的潮流下，行政事業單位的檔案管理已經廣泛應用現代信息化技術，來提高工作效率。這樣的科學化管理同時也給傳統檔案管理方式帶來了一定打擊，基于此，本文以內蒙古赤峰市紅山區市場監督管理局為例，探討了行政事業單位檔案管理的現狀，并對如何進行科學化管理提出幾點有效方案。

關鍵詞：信息化;行政事業單位;檔案管理;科學化

引言：

現階段我國社會已經全面步入信息化時代，互聯網廣泛應用于事業單位的管理工作當中，特別是在檔案管理工作上面起到了很大的作用。在傳統的檔案管理當中，工作者往往不重視檔案的科學管理，忽視技術在工作中的需要。所以通過互聯網來提高管理事業單位檔案管理工作的效率，在很大程度上也推動了有關部門的進一步發展。

一、現階段行政事業單位檔案管理現狀

1、事業單位管理檔案現代化技術水平低下

以內蒙古赤峰市紅山區市場監督管理局為例，雖然為了適應社會發展的步伐，在檔案管理工作中引入了先進的網絡設備以及其他技術，但這些先進設備與技術在日后的應用中，并沒有得到充分利用，還是主要以人力為主，從而導致事業檔案管理效率低下，并且產生資源浪費。事業單位設置檔案管理機構也較為混亂，沒有科學地工作安排，工作人員工作時容易盲目隨意地對待，從而無法充分利用檔案資料。雖然檔案管理工作看似工作任務簡單，但其實其中有很多學問，并且科學合理的管理檔案，可以同時提高其他工作的效率[1]。

2、管理人員綜合素質低下

由于很多事業單位都沒有意識到檔案管理的重要性，從而沒有科學完善的人員培養方案，對于管理檔案而招聘的工作人也相對放低了門檻，導致從而檔案管理的工作人員綜合素質低下，無法滿足現代檔案館的根本需要。特別是對于像內蒙古這類偏遠地區的行政事業單位來說，所從事該類工作的人員文化素質較為低下，也不熟悉現代技術的應用，依舊是沿用傳統的以人力為主的管理模式，這樣往往會導致檔案管理水平低下。并且很多從事檔案管理工作的人員通常不是專業人員，可能會身兼數職，這樣就無法一心一意來管理單位檔案，造成檔案利用度不高。

3、檔案管理工作缺少相應重視

我國很多事業單位都不重視檔案管理工作，認為其難度小，任務簡單，甚至不安排專業的工作人員處理該項事務，所以導致我國檔案管理工作的水平遠遠落后于發達國家。行政事業單位缺少科學完善的檔案管理機制，并且也沒有足夠的理論支持和重視意識，是的管理水平處于低下位置，很多資料都得不到及時整理和歸納，當需要調動檔案進行處理的時候，往往會產生手忙腳亂的現象，從而降低了其他工作的處理效率[2]。

4、檔案管理資金投入較少

因為相關部門對于單位檔案管理部門不重視，從而相應的，對該方面的資金支持就要少很多。所以檔案管理部門工作所需要的先進設備也會因為沒有足夠的資金支持，而無法更新換代，依然沿用老舊的機器設備。工作設備的簡陋、環境的破舊、人員工資待遇不高、領導的不重視等一系列問題，都會導致行政事業單位檔案管理效率低下，同時也會降低其他工作的實行效率。像上述所說的食品監督管理所的檔案管理部門，很多環節依舊仍然在沿用傳統的紙質處理模式，缺少足夠的現代化管理設備，這樣就大大降低了工作效率。同時較低的工資以及復雜工作都減少了工作人員的積極性，慢慢就更加懈怠檔案管理工作[3]。

二、實施行政事業單位檔案管理科學化的重要價值

檔案管理其實是一門綜合性很強的工作，需要結合服務型、管理型與政治性于一體。隨著社會和科學的進步發展，人們走進了智能化時代，各類信息技術都被廣泛應用在工作和學習當中，并且也取得了較好的成就。隨著事業單位的不斷改革，對提高檔案科學化管理水平，充分利用檔案資料，保證單位工作運行能夠高效、協調和有序進行也提出了新方法，那就是充分利用現代技術，可見，科學化檔案管理時行政事業單位發生轉型的重要保障。

三、科學管理事業單位檔案的有效策略

（一）增加檔案管理投資資金，提高管理環境

行政事業單位的領導需要充分意識到檔案管理的重要價值，并且增加在該工作方面的資金投入，改善工作環境，讓工作人員在安靜舒適的辦公區進行工作，這樣才可以提高工作質量和效率。資金投資是必不可少的事情，需要引進先進的設備，例如配備電腦、打印機、傳真機等，更換老舊的文件儲藏柜，同時為了保證檔案管理的安全性，必須要配備好滅火器，有條件的事業單位還可以在辦公區頂部安裝噴水裝置和防水警報，一旦發生火災危險，就立刻進行施救，從而可以將資料損失和人員傷亡減少到最小。良好的辦公環境不僅可以提高工作人員的積極性，還可以促進工作效率提高，人們在合適的條件下工作，可以激發工作熱情，這樣就有助于提高行政事業單位的整體工作效率[4]。

（二）完善管理制度，重視檔案管理工作

行政事業單位需要重視檔案管理工作，從根本上提高對該項工作的關注程度，再來完善管理體制。對于承擔該項工作的人員，單位需要提前就做好有關檔案管理相關法律法規以及基本知識的詳細講解，讓管理人員可以充分認識到自身工作的重要性以及專業性。其次相關人員需要根據自身單位的特點，制定科學合理的檔案管理制度，不僅是要加強對管理檔案人員的強制管理，還需要對高層人員強加一定的約束力，將管理責任劃分給個人。還可以對檔案管理人員進行定期測評和考核，以確定其能夠做到科學合理歸納整理檔案，滿足工作的實際需要。對于一些沒有履行良好工作條例的人員，相關部門需要做出懲罰，減少工資或者直按照具體情況可以進行開除。

（三）培養專業的檔案管理人才

行政事業單位需要加強對檔案管理部門人才的引進和培養，因為雖然檔案管理工作看似簡單，但其實需要人員具備技術專業性和耐心，才能更好地完成工作。單位需要定期開展專業知識以及技術的培訓課堂，鼓勵工作人員積極參與，制定科學的考核方案進行考試，以此來提高工作人員對于工作的重視程度。與此同時，還需要注意不斷提醒工作人員提高自身素質，充分意識到自己工作的價值，不懈怠每一個環節，真正投身于檔案管理工作當中。事業單位可以向高等院校文書管理相關專業的畢業生拋出“橄欖枝”，以優越的工資條件和環境吸引他們注意到相關工作，以此來拓展招聘人才的平臺。

（四）提高檔案管理信息化程度

實現科學化管理檔案就要實現檔案管理全面信息化，這樣才可以滿足現代社會對于行政事業單位提出的新要求。在加大投入資金后，還需要制備一套科學合理的檔案管理方案，將檔案信息精準導入，鼓勵工作人員將信息技術應用到各個管理方面，從而充分發揮現代技術的優勢。

四、結束語

綜上所述，在信息化的大背景下，行政事業單位檔案想要得到科學化管理，就需要通過多個環節的細致完善，才可以發展到新的高度。事業單位的高層人員需要采取多種措施，例如通過引進先進設備和培訓人才，提高自身的專業素養，來做好檔案管理工作。檔案管理制度還需要得到進一步的提升和創新，并且充分結合現代化信息技術，從而來為行政事業單位發展奠定牢固的基礎。

參考文獻

[1] ?孟雪青.信息化背景下行政事業單位檔案管理科學化研究[J].辦公室業務，2019（23）：125+127.

[2] ?范榮.信息化背景下如何優化事業單位文書檔案管理[J].辦公室業務，2019（22）：130.

[3] ?于愛平.信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化[J].科技經濟導刊，2019，27（22）：230.

[4] ?劉兆麗.信息化背景下行政事業單位檔案管理工作創新探索[J].科技風，2019（13）：221.