石油企業(yè)檔案管理存在的問題及對策

文/王彩梅

檔案工作對于企業(yè)的發(fā)展十分重要。石油企業(yè)要想在市場競爭中占據(jù)更為有利的位置，就必須重視和做好檔案管理工作。本文結(jié)合市場環(huán)境下石油企業(yè)檔案管理工作的實際，分析了當(dāng)前檔案管理中存在的問題，提出解決問題的相應(yīng)對策

檔案管理在企業(yè)發(fā)展中扮演著非常重要的地位。石油企業(yè)只有加強檔案管理工作，解決好檔案工作發(fā)展中的問題，才能充分發(fā)揮好檔案管理對石油企業(yè)發(fā)展的作用。

一、石油企業(yè)檔案管理工作存在的問題

1.重視程度不夠

首先，企業(yè)管理層并沒有真正認識到檔案工作對企業(yè)發(fā)展的重要性，只是簡單地認為企業(yè)的檔案管理工作就是對企業(yè)過去以及現(xiàn)在的生產(chǎn)經(jīng)營資料進行收集。還有部分管理者認為檔案管理不能為企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟效益，反而需要投入大量的人力、物力和財力，是一種資源浪費。其次，對檔案管理的認識不夠全面，沒有將檔案放在企業(yè)整體運行管理過程中去理解，對檔案管理與企業(yè)發(fā)展之間的內(nèi)在聯(lián)系不清楚。第三，缺乏安全保密意識，沒有認識到石油檔案是一種具有技術(shù)和專利性質(zhì)的檔案資源，它對于石油這種特殊企業(yè)具有重要意義。最后，檔案管理工作處于被動開展?fàn)顟B(tài)，檔案管理人員的工作缺乏主動性與積極性，很多時候都是被動地應(yīng)付上級考查工作而進行的，很難深入挖掘檔案資源的利用價值。

2.人員素質(zhì)不高

雖然我國石油企業(yè)也在積極適應(yīng)不斷變化發(fā)展的市場，積極開展人才隊伍建設(shè)，但是從檔案管理隊伍建設(shè)現(xiàn)狀來看，重視不夠。這種情況就造成了檔案人員對檔案基礎(chǔ)知識學(xué)習(xí)不深透，對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不了解，對新的管理技能和辦法不掌握，管理方式方法依然停留在傳統(tǒng)的手工管理階段，很難適應(yīng)信息時代檔案管理工作發(fā)展的需求，影響了整體檔案管理水平的提升。

3.管理制度不規(guī)范

管理制度是保證管理工作有序開展的依據(jù)和標準。是否建立健全規(guī)范標準的檔案管理制度，將會直接影響到檔案管理工作開展的好壞。特別是進入信息時代檔案管理的標準要求更高，沒有規(guī)范標準的制度做保證就很難開展好。當(dāng)前大多石油企業(yè)的檔案管理工作水平，都因為沒有建立起一套規(guī)范標準的制度體系而受到了影響，造成檔案管理工作的滯后，影響了企業(yè)的發(fā)展。

4.經(jīng)費投入不足

由于石油企業(yè)管理層對檔案工作重要性認識不足，對檔案工作不重視，不愿意在檔案工作上投入很多經(jīng)費，致使檔案工作開展缺少人財物的支持，缺乏必要的基礎(chǔ)設(shè)備與軟件，這在很大程度上制約了檔案管理工作的正常有序開展。

二、加強石油企業(yè)檔案規(guī)范化管理的對策

1.提高認識，重視企業(yè)檔案管理工作

一是企業(yè)管理層要高度重視檔案工作的開展，要建立健全檔案管理工作的各項規(guī)章制度，想方設(shè)法調(diào)動檔案人員工作的積極性和主動性；二是企業(yè)檔案管理人員要認識到自己工作的重要性，增強自信心，以良好的心態(tài)積極作為，為企業(yè)的發(fā)展建言獻策，使檔案的作用得到發(fā)揮。

2.完善制度，實行檔案規(guī)范化管理

石油企業(yè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)檔案工作的實際情況，結(jié)合當(dāng)今社會信息技術(shù)快速發(fā)展對檔案工作提出的新要求，依據(jù)國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和行業(yè)標準規(guī)范，建立起適合企業(yè)發(fā)展需求的企業(yè)檔案管理規(guī)章制度，并不斷充實、完善管理辦法和細則。同時在日常工作中，要抓好規(guī)章制度的執(zhí)行，將責(zé)任落實到人，做到獎罰分明，在制度的約束下做好檔案的收集、整理、分類、鑒定、保管、利用、編研等工作，做到收集齊全、整理規(guī)范、分類科學(xué)、安全保管、方便利用，全面提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

3.提高素質(zhì)，加強檔案人才隊伍建設(shè)

檔案管理是一項專業(yè)性較強、流程比較復(fù)雜的工作。檔案工作的好壞，取決于人才素質(zhì)的高低，所以做好人才隊伍建設(shè)非常重要。一是高度重視思想政治建設(shè)，要從安全保密的高度來充分認識檔案工作的重要性，增強做好檔案工作的責(zé)任感和使命感；二是積極招賢納士，選拔引進一些政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強的專業(yè)人員到檔案隊伍中來，提升檔案人員的整體素質(zhì)和水平；三是采取“走出去、請進來”的方式，做好檔案人員業(yè)務(wù)知識和相關(guān)技能的學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作，努力提高他們的業(yè)務(wù)知識水平和實際工作能力，勝任檔案工作的需求；四是通過獎勵機制，充分調(diào)動他們做好檔案工作的主觀能動性和創(chuàng)造力。

4.加大投入，滿足檔案工作發(fā)展需求

長期以來，石油企業(yè)在檔案工作方面投入的資金相對較少，影響了企業(yè)檔案工作的發(fā)展。因此，為保證石油企業(yè)檔案管理工作有序開展，企業(yè)一定要加大對檔案工作的經(jīng)費投入，既要解決好檔案工作開展所需的辦公、庫房、裝具，為建設(shè)智能檔案室奠定基礎(chǔ)，又要為企業(yè)檔案工作適應(yīng)新時代發(fā)展要求，加快檔案數(shù)字化建設(shè)配備好相應(yīng)的軟硬件設(shè)施設(shè)備，方便企業(yè)對大量數(shù)據(jù)、圖紙、實物檔案的安全保管和查閱利用，還要注重檔案人員工作環(huán)境和條件的改善，通過更多的經(jīng)費支持，來保證企業(yè)檔案工作與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)。