提升基層國土資源檔案管理與利用的建議和措施

文/楊愛國

國土資源檔案是國家檔案的重要組成部分，具有重要意義。然而，基層國土資源檔案管理工作中存在許多問題，本文對這些問題簡要歸納，并提出提升基層國土資源檔案管理工作的建議和措施

一、國土資源檔案管理工作的意義

國土資源檔案是對各級政府在管理轄區土地過程中形成并保存的各種文字、圖表、音像、視頻等不同形式的歷史記錄，是歷史真實記錄的重要載體，是國家檔案的重要組成部分。國土資源檔案信息量大、種類多，既有土地利用檔案，又有耕地保護檔案、執法監察檔案、礦產資源管理檔案、地災防治檔案、不動產登記檔案、移民（脫貧）搬遷檔案，還有文書檔案、人事檔案、財務檔案等十二大類。

國土資源承載各行各業，事關千家萬戶。國土資源檔案管理工作對于各級政府管理好耕地資源、土地資產、礦產資源、保護好國土資源起著重要的作用，是依法管理國土資源，制定國民經濟發展計劃的重要依據；是合理有序開發土地、礦產資源，利用國土資源的重要依據；是開展地災防治、移民搬遷的重要基礎信息；是征收國有土地使用權，交易不動產所有權，解決土地糾紛，確定土地使用權、所有權的重要法律憑證。國土資源檔案涉及各個行政機關、企業、公司、村組和廣大人民群眾，保護好、利用好國土資源檔案，發揮國土資源檔案信息的自身優勢，對于保障單位和個人權益，服務經濟社會發展起著重要作用。

二、基層國土資源檔案管理工作中存在的問題

(一)硬件設施不完善。目前，多數基層國土單位雖有檔案室，落實“十防”措施，但設施簡陋，設備陳舊，沒有配備掃描儀、工程復印機、彩色打印機、移動硬盤、防磁柜等必要設備，影響檔案的利用效率，不能滿足新時代檔案管理工作需求。例如：某項目用地單位前來調閱土地利用總體規劃圖，因宗地的土地利用性質規定用紅、黃、藍、綠等顏色來區分，用地單位未能用彩色打印和復印，直接影響檔案的利用效率。

(二)宗地檔案不夠完整、系統性較差。從土地利用的角度來分析，應是一宗地一套檔案。而基層多數國土單位宗地檔案均按本單位科室職責（規劃、報批、征收、供應）組卷，一宗地各科室均建檔案，相互不聯系，綜合性較差，宗地檔案分散在各科室的綜合卷里，為檔案的管理和利用造成不必要的麻煩，甚至影響檔案的利用效果。例如：2018年秦嶺北麓違建整治期間，對涉及項目的宗地進行全面調查，在檔案室查檔時多科室審批，費時費力，往往一宗地的檔案資料需查3-4次。

（三）檔案數字化程度低。目前，由于檔案室硬件設施不完備，基層國土資源檔案仍以紙質檔案為主。如我們單位對于重要會議及活動沒有錄制視頻資料，對紙質檔案沒有數字化，對執法視頻資料沒有收集歸檔，區（街）鎮土地利用總體規劃圖、區（街）鎮土地利用現狀圖等原始底圖也沒有電子化。紙質檔案、A3圖紙混裝檔案在反復利用時極易造成檔案的撕扯破損，難以抵抗火災、地震等不可抗拒因素的損壞。

（四）檔案信息化建設滯后。以本單位為例，目前檔案室配備了計算機輔助管理，但只用于檔案目錄的輸入和檢索。室藏紙質檔案尚未進行數字化掃描，數字檔案庫未建立，沒有一套集數字檔案上傳、管理、利用于一體的檔案管理系統，檔案資源沒有完全整合，與共享的目標還有很大差距，檔案的查全率、查準率和利用率低，造成資源浪費。

(五)管理人員變動頻繁，業務基礎差。國土資源部門所屬科室所兼職檔案員流動快，檔案隊伍的穩定性不夠，業務素質參差不齊，從而影響了檔案資料的收集、整理、管理。

三、提升基層國土資源檔案管理與利用的建議措施

(一)加大資金投入，完善檔案硬件設施。必備的硬件設施，是行業發展的必要需求。一是配齊工程復印機、彩色打印機，滿足圖表、地貌等土地檔案利用的復印、打印需求，提高服務效率和水平。二是配足配齊電腦、服務器、掃描儀、光盤刻錄機、移動硬盤、防磁柜等設施，為建設數字檔案提供必要的硬件設施。三是適時擴建檔案室、閱覽室，并嚴格落實“十防”安全措施，為下一步國土資源檔案管理工作持續健康發展奠定堅實基礎。

（二）規范宗地檔案收錄，確保檔案完整系統。打破科室按分工歸檔的習慣，實行一宗地一卷檔案，依據宗地開發利用程序，按規劃、報批、征收、供應等環節，制定宗地收錄目錄，根據目錄全面收集資料，確保國土資源檔案收錄完整、規范。同時，優化宗地檔案查閱審批制度，解決宗地檔案利用需多科室審批、多次查閱的問題。

（三）建立檔案數字庫，實行檔案“兩套制”管理。檔案的數字化是大勢所趨。一是建立數字檔案庫。利用配備的服務器、計算機、移動硬盤、掃描儀、光盤刻錄機等設備，建立檔案數字庫。二是實施“兩套制”管理。在紙質檔案歸檔的基礎上，對電子文件進行歸檔或利用掃描儀掃描生成數字檔案，一并歸檔。三是收錄聲像檔案。對于重要會議、活動和土地執法等聲像資料進行收集整理歸檔，確保檔案收集完整、無遺漏。四是完成歷史檔案的數字化。組織專業人員對歷史紙質文檔、圖表等檔案進行掃描，轉化為數字檔案。五是實行異地備份保存。對數字檔案實行“雙備份”，主動聯系省外區縣級國土自然部門，建立友好單位，實行檔案異地備份保存，抵抗地震、火災等不利因素影響，確保檔案永久保存。

（四）推進檔案信息化建設，提高檔案利用效率。近年來，基層國土資源檔案的查閱利用逐年增加，去年本單位檔案利用已達1000多人次。隨著經濟社會的發展，國土資源檔案信息化管理是必然要求。一要建立完善制度。建立局域網管理、移動儲存介質管理、數字檔案歸檔審核、數字檔案查閱利用、保密、涉密檔案審核利用等制度，用制度保障檔案信息的準確、安全。二要建立檔案局域網絡平臺。建立覆蓋檔案室、各科室、各下屬單位終端的局域網。三要開發計算機軟件管理系統。聘請第三方機構，針對檔案局域網和互聯網，分別建立數字檔案的上傳、歸檔、管理和檢索、查詢、利用等一套行之有效的軟件管理系統。四要實現“一張圖”管到底。在區域所有宗地檔案數字化基礎上，與國土空間總體規劃圖（電子圖）上本宗地進行鏈接，最終實現在國土空間總體規劃圖（電子圖）上點擊本宗地檢索、查詢檔案信息的目的，實現國土資源檔案利用“一張圖”管到底，切實提高查全率、查準率。同時，嚴格遵守保密制度，對檔案進行科學研判，實現可公開檔案的網絡查閱和共享，滿足社會各界對國土資源檔案公開的需求，不斷提高檔案的利用率。

（五）強化教育培訓，提高檔案管理人員綜合素質。首先，要加強思想建設。教育引導檔案員充分認識檔案是記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的偉大事業，增強做好檔案工作的政治責任感和歷史使命感。其次，要配足配齊檔案員。選派年齡輕、能力強的干部充實到基層國土資源檔案室，各下屬單位配備兩名，實行檔案員AB崗管理，確保檔案隊伍相對穩定。三要強化業務培訓。組織檔案員按時參加省市區業務培訓，支持檔案員脫產學習，不斷提升檔案員業務素質和水平。四要注重計算機技術和網絡知識培訓。鼓勵各級檔案員積極學習計算機技術和網絡知識，適時組織“大比武”，提高檔案員運用計算機和網絡處理檔案的水平和能力，為提高國土資源檔案管理服務水平提供人力保障。

綜上所述，隨著新時代的發展，國土資源檔案必將越來越被重視，加強檔案日常管理，完善硬件設施、建立數字檔案庫，推進信息化建設，解決基層國土資源檔案管理和利用存在的問題，開發檔案潛力，充分發揮國土資源檔案信息服務經濟社會發展的作用。