信息時(shí)代下企業(yè)檔案管理分析

摘 要 在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，企業(yè)檔案管理工作復(fù)雜，在信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸暴露出很多弊端，應(yīng)積極采用信息化技術(shù)提升企業(yè)檔案管理水平。對(duì)此，本文首先對(duì)企業(yè)檔案管理的重要性進(jìn)行介紹，然后對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容進(jìn)行分析，并對(duì)信息時(shí)代下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新要點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)探究。

關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案管理;信息化;創(chuàng)新

引言

現(xiàn)如今，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷改革，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)越來越激烈，很多企業(yè)已逐漸意識(shí)到加強(qiáng)檔案管理在促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展方面的重要作用。但是，在信息化時(shí)代，企業(yè)檔案管理方式單一，很難充分挖掘檔案信息的利用價(jià)值。基于此，必須強(qiáng)化企業(yè)檔案管理創(chuàng)新，適應(yīng)信息化時(shí)代檔案管理工作要求。

1企業(yè)檔案管理的重要性

在企業(yè)不同經(jīng)營時(shí)期的各大經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，均可產(chǎn)生大量檔案資料，并且還包含各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過程中的資金收支情況、人事變動(dòng)情況等信息數(shù)據(jù)，通過廣泛收集各類檔案資料，并做好檔案歸檔整理，便于管理人員詳細(xì)掌握企業(yè)人員分配情況、崗位結(jié)構(gòu)形式、經(jīng)營現(xiàn)狀等，進(jìn)而根據(jù)檔案信息合理規(guī)劃企業(yè)未來發(fā)展戰(zhàn)略。在當(dāng)前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，企業(yè)檔案信息更新速度不斷加快，必須高度重視檔案管理工作，采用信息化技術(shù)創(chuàng)新檔案管理模式，確保檔案資料的公正性和真實(shí)性，并做好信息檔案保密管理，充分發(fā)揮檔案資料的應(yīng)用價(jià)值，為企業(yè)經(jīng)營決策提供可靠依據(jù)[1]。

2企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容

2.1 信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在信息化時(shí)代，企業(yè)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)內(nèi)容主要包括檔案數(shù)字化的設(shè)備以及信息系統(tǒng)，通過加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，能夠?yàn)闄n案管理信息化的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。另外，還應(yīng)構(gòu)建信息化管理網(wǎng)絡(luò)，檔案信息化管理設(shè)施主要包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、安全設(shè)施、存儲(chǔ)設(shè)施等。

2.2 信息化檔案資源建設(shè)

在企業(yè)檔案管理中，檔案資料的收集整理工作至關(guān)重要，要求加強(qiáng)信息化檔案資源建設(shè)，廣泛收集各類電子文件，并采用數(shù)字化處理方式。傳統(tǒng)的檔案載體主要包括紙張、錄像、照片等，在檔案收集整理中，需通過人工方式完成檔案管理，工作人員工作量大，并且容易出現(xiàn)失誤。在信息化時(shí)代，檔案管理智能化設(shè)備逐漸普及，通過合理應(yīng)用信息化技術(shù)以及智能化設(shè)備，加強(qiáng)信息化檔案資源建設(shè)，才可促進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展。

2.3 信息化規(guī)范建設(shè)

企業(yè)檔案信息化管理規(guī)范主要包括技術(shù)規(guī)范、業(yè)務(wù)規(guī)范以及管理規(guī)范等，在對(duì)檔案資料進(jìn)行收集歸檔以及存儲(chǔ)管理時(shí)，均應(yīng)將各類信息化規(guī)范作為重要依據(jù)，嚴(yán)格控制檔案管理各項(xiàng)工作內(nèi)容，充分發(fā)揮各項(xiàng)規(guī)范對(duì)于企業(yè)檔案管理信息化的指導(dǎo)作用[2]。

3信息時(shí)代下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新要點(diǎn)

3.1 加強(qiáng)檔案管理信息化設(shè)施建設(shè)

為了提升企業(yè)檔案管理信息化水平，首先需準(zhǔn)備完善的信息化設(shè)施，具體包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等，要求對(duì)各項(xiàng)信息化設(shè)施的使用性能和質(zhì)量進(jìn)行檢查。在使用過程中，還應(yīng)注意定期升級(jí)更新各類信息化設(shè)施，確保其能夠在企業(yè)檔案管理信息化中發(fā)揮重要作用。

3.2 充分利用檔案資源

在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展決策中，應(yīng)合理利用各類檔案資源，使得管理人員能夠準(zhǔn)確把握經(jīng)濟(jì)活動(dòng)基本規(guī)律，明確企業(yè)未來發(fā)展方向。在信息化時(shí)代，在檔案管理工作創(chuàng)新中，應(yīng)在最大程度上發(fā)揮檔案資源的作用，使其能夠?yàn)槠髽I(yè)經(jīng)營發(fā)展提供依據(jù)。對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)合理的利用是實(shí)現(xiàn)檔案資料價(jià)值的重要方式，因此，必須高度重視對(duì)于檔案資料的開發(fā)以及合理利用，將其作為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的重要信息資源。為了充分開發(fā)檔案資料，并實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，要求廣泛收集各類檔案資料，并做好整理、鑒定以及存儲(chǔ)管理，對(duì)不同檔案進(jìn)行分類處理并合理編目，結(jié)合實(shí)際需要編制檢索工具，構(gòu)建完善的檢索體系，在查找和利用各類檔案資料時(shí)，能夠利用檢索工具快速準(zhǔn)確找出檔案素材。

3.3 創(chuàng)建檔案管理服務(wù)平臺(tái)

在信息化時(shí)代，為了促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作水平的提升，要求對(duì)企業(yè)檔案管理形式進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，廣泛收集企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中的各類信息數(shù)據(jù)，并采用信息技術(shù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)化檔案管理服務(wù)平臺(tái)，通過檔案管理平臺(tái)發(fā)布檔案信息，同時(shí)對(duì)各類電子檔案進(jìn)行存檔管理。另外，還應(yīng)注意對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，在檔案管理中，不僅需高度重視檔案資料收集以及存儲(chǔ)，同時(shí)還應(yīng)關(guān)注電子檔案的完整性以及安全性管理。除此以外，數(shù)字化檔案管理平臺(tái)具有擴(kuò)展性，可根據(jù)實(shí)際需要將其與企業(yè)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)進(jìn)行有效結(jié)合，便于對(duì)各類電子檔案進(jìn)行自動(dòng)歸檔處理，通過利用數(shù)字化、智能化檔案管理模式，創(chuàng)建檔案信息管理系統(tǒng)，可對(duì)各類檔案資料進(jìn)行完整記錄和合理配置。

3.4 加強(qiáng)檔案信息化安全性建設(shè)，培養(yǎng)技術(shù)管理人才

在對(duì)企業(yè)檔案資料進(jìn)行信息化管理時(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，檔案資料的風(fēng)險(xiǎn)因素比較多。對(duì)此，必須加強(qiáng)信息化檔案管理安全控制，在檔案儲(chǔ)存設(shè)置、查閱密碼、身份審核等方面，都必須強(qiáng)化檔案安全管理。加強(qiáng)檔案室硬件設(shè)施安全管理，合理設(shè)置權(quán)限，采用企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)錄入檔案資料，并且各類檔案僅供內(nèi)部員工使用，對(duì)于檔案資料需采用加密方式進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)還應(yīng)做好檔案數(shù)據(jù)備份。在企業(yè)檔案管理信息化中，人才力量至關(guān)重要，企業(yè)應(yīng)積極引進(jìn)并培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)安全管理人才，組織檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)教育，使其能夠明確意識(shí)到檔案信息化管理的重要性，掌握檔案信息化管理要點(diǎn)，在日常工作中靈活應(yīng)用信息化技術(shù)，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量[3]。

4結(jié)束語

綜上所述，本文主要對(duì)信息時(shí)代下企業(yè)檔案管理工作要點(diǎn)進(jìn)行了詳細(xì)探究，在信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理工作逐漸暴露出很多弊端，通過利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，能夠有效提升檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)據(jù)共享。要求加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，廣泛收集各類檔案資源，并做好信息檔案資源存儲(chǔ)管理，培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)的檔案管理人才，使得信息資源能夠?yàn)槠髽I(yè)經(jīng)營發(fā)展提供可靠依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

[1] 徐曉蘭.信息時(shí)代檔案管理工作的實(shí)踐與創(chuàng)新[J].絲路視野，2017， 4（21）：160.

[2] 王麗麗.淺析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新，2017，2（16）：293.

[3] 李陽.關(guān)于信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新探討[J].祖國，2017， 4（1）：88.

作者簡介

湯雨薇（1990-），女，渝武人;學(xué)歷：本科，職稱：檔案助理館員，現(xiàn)就職單位：重慶市武隆區(qū)交通工程有限責(zé)任公司，研究方向：檔案管理、行政管理。