關(guān)于事業(yè)單位人事檔案信息化管理的思考認(rèn)識(shí)實(shí)踐

馬延軍

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，事業(yè)單位的業(yè)務(wù)范圍和職能范圍在不斷的擴(kuò)大，事業(yè)單位也需要?jiǎng)?chuàng)新人事檔案管理的手段和方法，通過強(qiáng)化信息化管理，促使事業(yè)單位的各項(xiàng)人力資源不斷地優(yōu)化，以更好地適應(yīng)發(fā)展的需求，提供更優(yōu)質(zhì)的管理與服務(wù)。本文主要分析了事業(yè)單位人事檔案信息化管理中存在的問題，探討如何有效的提高人事檔案信息化管理的水平，希望對(duì)事業(yè)單位的管理工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;信息化管理

事業(yè)單位的人事檔案對(duì)事業(yè)單位優(yōu)化人力資源配置、強(qiáng)化人才管理、開發(fā)和使用人才有重要的作用。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和信息化技術(shù)推廣與應(yīng)用過程中，事業(yè)單位也需要不斷地提高人事檔案管理的水平，開展檔案管理信息化建設(shè)，促使檔案管理向現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，更好地為事業(yè)單位的業(yè)務(wù)開展、整體發(fā)展提供服務(wù)。

一、事業(yè)單位人事檔案信息化管理中存在的問題分析

1.管理模式滯后

事業(yè)單位發(fā)展的過程中在不斷地更新人事檔案管理的觀念和手段，但是現(xiàn)有的人事檔案信息化管理模式還存在一定程度的滯后性，影響了檔案管理的效果，影響了檔案信息獲取的及時(shí)性，從而無法滿足逐漸增大的人事管理工作的實(shí)際需求。

2.軟硬件設(shè)施基礎(chǔ)不平衡

本市各事業(yè)單位間比較分散，協(xié)調(diào)合作水平不高。各信息化人事檔案軟件開發(fā)水平也不相同，大多數(shù)事業(yè)單位不能獨(dú)立開發(fā)適用于自身需求的軟件，大多數(shù)軟件都是引進(jìn)的，因此管理的過程中針對(duì)性不強(qiáng)。也缺乏標(biāo)準(zhǔn)的硬件設(shè)備。硬件設(shè)施不齊全、軟件設(shè)施不先進(jìn)，仍然采用手動(dòng)模式和信息化管理模式相結(jié)合的方式進(jìn)行管理。這些都影響了人事檔案信息化建設(shè)和發(fā)展。

3.缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性

事業(yè)單位在人事檔案管理中缺乏統(tǒng)一的、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，存在自己建立管理標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象，管理過程還會(huì)受到較大的權(quán)限的限制，從而影響了檔案信息資源的共享程度。

4.開發(fā)水平偏低

事業(yè)單位人事檔案信息化管理系統(tǒng)不夠完善，信息化開發(fā)水平偏低，管理人員缺乏足夠的檔案信息化管理的經(jīng)驗(yàn)，高水平和管理人員相對(duì)比較缺乏，人才儲(chǔ)備嚴(yán)重不足，從而影響了人事檔案信息化管理與開發(fā)的水平。

5.管理人員信息化水平不高

事業(yè)單位的檔案管理人員整體年齡結(jié)構(gòu)偏大，對(duì)計(jì)算機(jī)操作和信息化管理的掌握程度不夠，不能熟練的運(yùn)用各類信息化平臺(tái)，從而影響的人事檔案信息化管理的實(shí)施和工作效率。管理人員的信息化水平和業(yè)務(wù)操作能力需要進(jìn)一步的提高。

二、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的措施

1.健全人事檔案管理機(jī)制

事業(yè)單位需要借助信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建更加科學(xué)的，更加完善的人事檔案管理機(jī)制。一是，建立更加完善的檔案管理制度，強(qiáng)化對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理，做好硬盤、磁盤等的保管工作，做好防潮、防火、防磁工作。二是，定期的對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止各種設(shè)備損害、故障等造成的電子檔案損壞、丟失。三是，構(gòu)建更加完善的、更加科學(xué)檔案管理信息化使用制度，嚴(yán)格規(guī)范檔案的借閱和使用，做好審批登記工作，確保檔案信息完整性，提高檔案管理的安全性。

2.加快硬件建設(shè)

加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的硬件建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)的硬件建設(shè)，不斷地完善相關(guān)的硬件設(shè)施。強(qiáng)化對(duì)事業(yè)單位的各項(xiàng)人力資源的整合，以實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的薪酬、績效、激勵(lì)、職稱等管理工作的高度共享，從而提高人事管理效率。

3.完善軟件系統(tǒng)

事業(yè)單位找開發(fā)更具有針對(duì)性的專用的信息化軟件平臺(tái)，以滿足自身需求。一方面，各事業(yè)單位需要強(qiáng)化溝通與協(xié)作，提高資源和信息的共享程度;另一方面，積極引進(jìn)信息技術(shù)，并根據(jù)事業(yè)單位自身的需求和自身人事管理的特點(diǎn)，開發(fā)更具有針對(duì)性的信息平臺(tái)。此外，建立和完善安全防護(hù)系統(tǒng)，做好機(jī)密檔案信息的保護(hù)工作。

4.完善信息管理安全機(jī)制

一是，建立健全人事檔案信息化管理的相關(guān)規(guī)章制度，并嚴(yán)格的依照該項(xiàng)制度進(jìn)行管理活動(dòng)。二是，不斷的完善安全保障系統(tǒng)，做好檔案信息的及時(shí)備份與存儲(chǔ)工作，建立恢復(fù)介質(zhì)，確保檔案信息的安全性。檔案的使用要嚴(yán)格地依照相關(guān)規(guī)范進(jìn)行，確保檔案使用的安全性。三是，提高相關(guān)管理人員的素養(yǎng)，強(qiáng)化信息化管理安全意識(shí)，學(xué)習(xí)安全管理相關(guān)技能和手段。四是，要確保網(wǎng)絡(luò)的安全，嚴(yán)防系統(tǒng)攻擊，有效的規(guī)避檔案信息篡改、遺失的情況。五是，檔案信息的數(shù)字存儲(chǔ)和使用要盡量與紙質(zhì)存儲(chǔ)分開，提高檔案信息完整性、安全性。

5.提高信息化工作人員的素質(zhì)

為有效地提高事業(yè)單位人事檔案信息化管理的水平，需要不斷地提高相關(guān)工作人員的整體素質(zhì)和能力。設(shè)立專門的管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作，管理人員也要充分的認(rèn)識(shí)到信息化人事管理的重要性，主動(dòng)的學(xué)習(xí)相關(guān)的技術(shù)和手段，不斷地提高信息化設(shè)施的應(yīng)用能力和水平。要熟練的掌握檔案信息化平臺(tái)的應(yīng)用，促使人事檔案信息化管理更加高效。

三、結(jié)論

綜上所述，做好人事檔案管理工作，有助于推動(dòng)人力資源工作更加有序的進(jìn)行。隨著事業(yè)單位的業(yè)務(wù)范圍的不斷擴(kuò)大，事業(yè)單位需要做好人事檔案管理工作，以有效地發(fā)揮人事檔案的效用。信息化發(fā)展推動(dòng)著事業(yè)單位人事檔案管理逐漸的向信息化管理發(fā)展，事業(yè)單位需要為人事檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造更加有利的條件，促使人才的管理更加高效。