研究所常用原材料供應模式的探索與實踐

李貝貝

一、研究背景

近年來，研究所物資需求的要求越來越高，備料周期逐年縮短，物資供應風險顯著增加。隨著科研工作的深入，過程中的不確定因素逐漸增多，直接反映到原材料需求的不確定，供應的物資也呈現“多牌號、小批量、多批次、短周期”的特點。目前，研究所原材料供應模式屬于需求驅動型，用戶單位憑單據領料，原材料無庫存量時在發起采購流程，這種管理模式及其被動，導致后續臨時性采購任務多，訂貨批量少，需求緊急等狀況，同時，計劃部門為防止生產延誤，對原材料開展庫存儲備，但是對儲備種類、儲備時間、儲備量的確定，多數依靠物資計劃人員經驗判斷，沒有嚴格標準準則。

二、主要做法

2.1建立項目團隊

根據原材料采購業務范圍和管理職責，建立了多部門的項目團隊，與會明確了團隊工作職責及工作目標，制定了詳細的工作計劃。

項目團隊充分研討，創新性地提出常用原材料的定義及管理意義，提煉出科研常用物資供應模式的實踐要點，形成定期檢查、持續改進機制，建立了以提升供應效率、服務科研生產為理念的常用原材料供應保障體系。

2.2篩選常用原材料

2.2.1 常用原材料供應特點分析

原材料牌號種類繁多，確定常用原材料目錄至關重要，目錄既要精簡，覆蓋面又要廣泛。傳統的ABC分類法僅從成本數量角度分析，并未從需求頻率維度進行考慮，根據研究所科研生產特點，如何從根本上提高對材料需求的快速反應能力更為重要。按照用途、使用頻率、項目通用性將原材料分為常用材料和特殊材料，常用原材料篩選原則如下：

①使用頻率較高、物資通用化程度較強。

②可長期存儲而不影響產品質量問題。

③物資每月需保持一定庫存量。

④物資占用資金不高，可以承受一定的積壓風險。

2.2.2確定常用原材料目錄范圍

根據材料的需求趨勢，統計三年的任務，分析出了使用頻率前10的原材料牌號。接著，對10種常用原材料牌號的各項技術標準、規格大小的需求量進行統計分析，確定了20項常用規格，并形成了常用原材料目錄。

2.3開展常用原材料年度集中訂貨

為加快原材料采購周期，減少零星采購行為，解決單批量不滿足市場起訂點問題，年初選擇試點材料，簽訂開口合同，執行按需到貨。下一年度依據常用原材料目錄，下達年度集中訂貨計劃，種類增加70%，采購范圍更加全面。同時在年初將訂貨計劃中的材料牌號和規格在研究所發布，對于緊急的需求，推薦需求部門優先選用目錄中原材料，縮短供應周期。

2.4構建基于R-S系統的庫存控制模型

基于常用原材料年初集中采購的模式，且為實現原材料庫存管理精細化，在管理方式上，必須探索一套科學合理的庫存控制方法，進而保證在保持原材料庫存合理水平的基礎上，實現采購-供料的良性循環。

項目團隊查閱大量文獻資料，并進行頭腦風暴，最終確定了一種適應于隨機需求下的庫存控制模型，即訂貨點-目標庫存水平控制策略，簡稱RS系統。

2.4.1 RS系統定義

它指的是每次取貨后，均要核對庫存水平，并與預先設置的訂貨點水平進行比較，如果庫存水平降到訂貨點以下，就根據預先設定的目標庫存水平與實際庫存水平之差，發出訂單，補充庫存，訂貨間隔期是變化的，取決于需求的隨機性質。

2.4.2 安全庫存、最小庫存、最大庫存

a）定義

3.1? 安全庫存

指為了防止不確定性因素（如臨時用量增加、特急任務等特殊原因）而預計的保險儲備量（緩沖庫存）。

3.2? 最小庫存

指物資在倉庫中理論儲存的最小數量，低于此數量就有可能造成存貨短缺，進而影響企業的正常生產（補貨點）。

3.3? 最大庫存

是指企業為控制物資庫存量而規定的理論儲存上限標準。

b）計算方法

安全庫存量的確定依據歷史出庫數據，按照可儲備范圍統計的采購周期和平均月消耗量。計算安全庫存量后，確定最大庫存量和最小庫存量。例如安全庫存量=月平均消耗量*采購周期/2;最小庫存量=月平均消耗量*采購周期+安全庫存量;最大庫存量=月平均消耗量*采購周期*6;補貨量=最大庫存量-現存量。

2.4.3 庫存控制模型圖示

隨機需求下，當原材料消耗至最小庫存（補貨點）時，通知采購人員，按照年度集中訂貨合同約定，下達補貨訂單，在庫存清空前，能夠按規定的訂貨量到貨并補充庫存，后續反復循環，原材料始終保持一定庫存水平，進而使科研物資需求得到持續滿足。

2.5搭建科研常用原材料供應新流程

針對科研原材料供應特點，結合年度集中訂貨、原材料庫存控制等一系列措施方法，對傳統的供應模式進行了新的調整改進，做到提前備料、主動供應，形成新原材料供應管理流程。

2.5.1 工作流程說明

保管人員監控常用物資庫存消耗情況，當物資消耗至最小庫存時，及時將現存量信息反饋至倉儲管理人員;倉儲管理人員收到保管人員反饋信息，應根據物資實際需用及在途采購情況，計算補貨量，編制庫存儲備計劃。其中當補貨量不滿足最小起訂量時，按最小起訂量訂貨;庫存儲備計劃經批準后下達至采購部門;采購部門根據采購計劃，執行采購，物資到貨后，辦理入庫。

2.5.2 發布制度

為鞏固科研常用原材料供應模型的成果，明確管理職責，固化業務流程，發布管理制度，從制度上保證了模式運行的閉環管理，同時根據科研實際運行情況修訂儲備目錄，建立了管理模式的持續改進機制。

2.6 定期檢查，持續改進

根據PDCA管理理念，對常用原材料供應執行情況進行實時監控，有問題及時反饋，形成日常反饋機制，逐步完善常用物資儲備目錄及標準，為新流程的有效實施提供有力的保障。

三、實施效果

3.1 聚焦主要物料，滿足科研需求

通過對科研常用原材料供應模式的探索與實踐，依據近三年歷史數據，反復分析研究，制定了10種牌號常用原材料目錄清單，并制定了儲備標準。統計近三年任務，目錄清單可涵蓋大部分的物料需求，保證供應。

3.2 減少零星采購，加快采購進度

選擇試點材料開展年度集采，臨時采購量急劇減少，大幅縮減了原材料臨時采購數量，節約管理成本。同時對常用原材料采取年度集中訂貨方式，簽訂開口合同，執行按需到貨。由于簽訂開口合同，在上游大幅度降低采購員訂貨的次數，提高采購員下達采購訂單的效率;在下游降低物資復驗的次數，在成本和效率方面都有顯著提升，充分體現了集中采購的優勢。

3.3 精簡材料牌號，規范需求申請

以往原材料需求種類高，需求部門選材時，因不了解市場供應情況，有時會選擇一些特殊牌號或規格材料，給后續采購工作帶來問題，如需求量不滿足市場起訂點、原材料市場無現貨、價格昂貴等，造成原材料供應周期延誤。通過常用原材料清單目錄制定，同時將清單在研究所公開發布，推薦給需求部門優先選用，進而縮短準備時間，減少了不必要過程，

3.4 嚴格儲備過程，控制庫存總量

通過制定安全庫存存量標準及準則，保持庫存在合理范圍之內，優化了存貨結構，實現原材料庫存精細化管理。