新常態下物業企業財務內部控制現狀分析及優化方案

陜西省西咸新區涇河新城開發建設(集團)有限公司 陜西 西安 713700

1 引言

近年來我國房地產行業隨著我國經濟社會的發展而不斷發展壯大,同時也催生了物業企業這一新興服務企業的發展。但是在目前市場經濟體制不斷完善的同時,使得物業企業之間的市場競爭也更加激烈,加之物業企業規模在不斷擴大且數量在不斷增多,對物業企業管理尤其是內部財務管理提出更高要求。也就是要求物業企業通過有效的財務內部控制工作,從而合理控制和降低各類支出成本,提升企業經營利潤,構建合理的財務內部控制體系,改善物業經營狀況并提升物業管理和服務水平。

2 物業企業財務內部控制的內容與要素

物業企業財務內部控制的內容主要集中在收入款項控制、庫存維修物資控制以及經營費用支出控制三個方面。一是對于收入款項來說,物業企業的收入主要依賴租金、物業管理費、停車費以及服務費等內容,針對這些款項的控制,需要保證其符合內控制度和流程要求,而且要與銷售等業務進行有效分離。二是針對庫存維修物資來說,需要通過管理制度的建立健全來明確具體崗位的職責和權限,還要在此制度中明確庫存標準、規范采購驗收環節、制定合理的供應商評估和準入制度,重點做好采購活動會計系統控制工作,通過存貨保管制度以及盤點清查制度來提升存貨周轉水平。三是針對經營費用支出來說,其主要的支出有設施維修、經營成本等,主要采取總額控制和單項控制的方式,保證其滿足預算要求,將此費用支出控制在規定范圍之內。

物業企業財務內部控制要素主要有以下內容:一是內控環境,這主要決定于物業企業領導對財務內部控制的態度、認知和行動等方面。二是風險評估,主要是基于對企業發展運營各個業務環節中風險的評估,以此來總體評估企業未來發展前景等,同時制定符合企業自身發展的風險防范對策。三是控制活動,也就是物業企業管理人員所制定的具體的控制措施。四是信息與溝通,也就是物業企業保證企業內部的信息可以及時傳遞和有效溝通。五是內部監督,也就是監督檢查各個物業企業各個業務流程的落實情況,發現和改進內部控制缺陷,保證內控的實施。

3 物業企業內部控制現狀分析

3.1 物業企業管理層的管理意識問題 物業企業屬于服務型企業,目前正處于快速發展的階段,同時企業管理人員通常缺乏對財務內部控制的認知,片面地認為物業企業的成本支出以及收入都是固定不變的,無法通過財務管理的方式顯著降低成本并提高收入,也就是無法通過財務管理為企業創造價值,反而會增加負擔。在上述錯誤的認識下,在物業企業中通常僅僅配置少數的收費員,甚至沒有配置專業的財務會計人員。

3.2 物業企業財務內部控制管理體系不健全的問題 由于上述物業企業管理人員對財務內部控制的錯誤和片面認識,在重視業務而忽視管理的管理理念下,突出表現為內控管理體系不完善的問題。企業財務管理部門的兼職情況比較常見,也就是會計人員兼職出納,還存在發票和印章由一人兼職管理的現象,容易導致內部管理混亂問題。或者是部分企業中制定了內部管理制度,但是由于物業企業中的人員流動性比較大,難以有效落實管理制度,無法發揮其應有作用。

3.3 物業企業預算管理中的問題 物業企業管理層通常都對預算管理的重視不足,或者沒有調動全員參與預算管理而僅僅是財務部門開展預算管理的現象,導致預算管理比較隨意,無法起到應有作用。或者指定的預算管理目標不切實際、無法實現。再就是開展財務現金預算而沒有開展全面預算管理,以及沒有開展全過程預算管理等問題,甚至還存在沒有進行預算管理的問題。

4 新常態下物業企業財務內部控制優化的方案

4.1 提高物業企業管理層對財務內控的重視 物業企業管理層應該正確認識財務內部控制的應有作用和重要性,針對管理人員開展定期和額系統的財務知識以及內控管理培訓工作。通過提高管理層對內控管理的重視,保證在工作人員在各項工作開展中落實各項內部控制措施,在企業內部形成良好的內控氛圍。

4.2 構建完善的內控管理體系 物業企業應該結合自身情況對現有的治理結構和內部結構進行梳理,分析其中不相容的崗位和職務,結合相關法律法規的規定,構建企業組織機構以及企業內控管理的體系。基于此完善的內控管理體系和要求,以及企業內部的實際情況,還要制定內部控制具體活動以及具體的控制要點的防范措施等,比如要做好全面預算控制。財務管理人員應針對各個項目的特點,與基層員工深入溝通之后,結合零基預算法以及物業項目以收定支法來開展全面預算以及預算管理工作。再比如在資金管理工作中,通過全面預算來制定詳細的資金使用計劃,嚴格執行此計劃要求,提升資金使用的效率。通過物業催收方案的制定與實施,提高收入轉化能力,并做好對人工、能耗以及物資采購等成本開支的控制,規范采購評審流程等內容,針對閑置資金可以參與投資理財活動來獲取更多的投資利益。針對信息化建設來說,需要開發信息管理系統和業務平臺,提升財務內控流程的規范性和工作效率。

4.3 完善企業內部審計制度 目前物業企業在引入職業經理人之后,正在推進物業企業向集團化方向發展,但是這也造成企業所有權和經營權分離的問題而引發信任危機。因此,可以通過在企業內部建立和實施完善審計制度的方式,保證審計機構的獨立性,配置懂會計、審計和統計專業知識的審計人員,嚴格按照審計條例和辦法規定開展企業內部審計工作,對企業內控管理工作進行有效地監督,推動此內部審計工作向規范化和制度化方向發展。

5 結語

對于目前蓬勃發展的物業企業來說,在開展財務內控管理工作中出現的內控管理意識薄弱、管理體系不完善、預算管理不科學等問題。針對這些問題,需要構建完善的內控管理體系和內部審計制度,強化管理層的財務內控管理意識,優化企業財務內控體系,推動物業企業的可持續經營與發展。