大數據技術在事業單位人事檔案管理中的應用

解惠群 煙臺市牟平區國有資產運營中心

“大數據”這一概念最早提出是在二十世紀下半葉，經過不斷的成熟完善，現已在各個行業各個領域取得普遍的應用，做出巨大貢獻。在我國，每年通過國考入職事業單位的公務員不斷增多，事業單位的規模不斷擴大，檔案信息數據的大量輸入輸出給人事檔案管理工作增加了許多的壓力。面對來勢洶洶的大數據浪潮，各事業單位更應該緊跟時代步伐，充分認識和了解大數據技術，思考將其應用到人事檔案管理之中的可行性。

一、大數據與人事檔案管理

隨著互聯網技術的廣泛應用，各行各業的不同用戶不斷輸入和輸出大量信息，產生越來越多的數據，乃至于顛覆原先的云時代，以全新的面貌迎來了一個信息量暴增的時代—大數據時代。所謂大數據，顧名思義，龐大的數據。在這里，采用的是一條在學界相對而言廣泛認同的定義，即大數據是指由種類多樣、結構復雜、數量龐大的數據構成的，無法依據傳統意義上的尺度范圍使用常規的軟件工具加以捕捉、整理與分析的數據集合，是一種借助新的處理模式就能更大幅度地優化決策流程，提高決策效率的數量大、增長率高和多樣化的信息資產[1]。這是一個信息量高度膨脹的時代，社會中的各行各業各個領域都需要借助大數據技術建立一個對信息進行集中處理的平臺，以便對信息進行整理、匯總、計算和分析，及時準確地為決策者提供數據支持。

人才是一個組織不可或缺的重大資源，有效發掘和培養人才，知人善用，合理地調配人才是一個組織良好運行、日漸發展的關鍵環節，離不開人事檔案管理的提供相關的信息服務。人事檔案對于個人來說很是重要，登有個人的基本信息、業績、獎懲等等，更重要的是還記錄了個人工作期間參與各類活動產生的數據信息，是個人在單位中地真實工作經歷，這些數據為事業單位進行人才考評和任用提供了重要的信息支撐[2]。

二、大數據技術在人事檔案管理中的應用

（一）應用于檔案信息的搜集整理

我國事業單位往往規模較大，設有不同的職能部門，每個部門內部、不同部門之間都存在繁雜的人事調度，給負責人事檔案信息管理的工作人員增加了巨大的工作量。同時，我國事業單位所慣用的紙質檔案的缺點也日漸展露，比如利用紙質檔案搜集信息用時較長，不易保存和整理，再比如傳統的檔案信息來源單一等[3]。而將大數據技術應用于人事檔案管理，就正好符合事業單位對于檔案信息搜集的要求，一方面能夠在搜集人檔案信息時借助關鍵詞句快速篩取有用信息，另一方面又能夠依據關鍵信息快速地準確地對海量檔案信息加以分類匯總，并持久保存。

（二）在信息分析處理環節的應用

在這樣一個信息量爆炸的時代，加之我國是一個人口大國，人員流動頻繁，事業單位的工作人員面臨的往往是海量信息的轟炸，僅僅憑借人力難以對龐雜信息加以分析處理，而他們要做的事情又是從海量信息中篩選出有用信息，這不亞于大海撈針。盡管有些單位引進了云計算等信息技術幫助進行人事檔案管理，但仍無法滿足需要。而大數據技術的出現徹底滿足了人事檔案管理的種種需求，一則根據用戶的關鍵詞搜索分析用戶需求并快速定位用戶的潛在需求，縮小檔案信息的搜索范圍；二則大數據技術能夠對用戶信息進行分析和記錄，結合用戶的檢索記錄和身份信息，為其推薦相關的檔案信息。

（三）在信息使用和保存環節的應用

傳統的人事檔案管理的缺點就在于檔案使用效率低，缺乏精確度，更是會出現因保存不當或儲存空間不足等原因使得部分檔案信息毀壞、丟失等現象。此外，對于人事檔案的保存，當前的檔案管理也面臨著難以突破的困境，因為為了保證檔案信息的全面性和準確性，難以避免的會保存大量沒有用處的數據信息，這樣一來，一方面大大占用了檔案庫的存儲空間，不利于檔案信息的豐富性和長久保存，另一方面導致人們在進行檔案查找時因受到無用信息的干擾而影響信息使用的準確性，降低檔案信息的使用效率。大數據技術的到來，使得檔案信息使用和保存的這一困境迎刃而解，采用了大數據技術的人事檔案存儲和管理會變得更加靈活多變，早在搜集和整理信息的環節，大數據技術就能夠準確地細致地對海量數據進行分類匯總，更加便于用戶的調取和使用，人們可以根據關鍵詞索引快速地實時地從龐大的數據庫中調取所需要的檔案信息，尤其是大數據技術對于用戶訪問記錄的分析處理和對用戶潛在信息需求地再保存，大大提高了信息的檢索效率和準確度。

三、當前我國事業單位人事檔案管理中的困境

隨著網絡技術的發展和普及，當前我國事業單位地人事檔案管理正在不斷優化升級，在檔案信息的數字化和電子政務建設上取得了優異的成果，但是隨著大數據時代的到來，僅僅是單純的數字化信息已然不再能夠滿足人們的日常需求，尤其是對于事業單位這種組織來說，人才的考評和任用格外看重人事檔案的履歷記錄，需要大數據技術對海量信息進行精準檢索和做出科學的關聯性分析[4]。而當下，我國事業單位的人事檔案管理遠不能做到這一點，大數據技術的應用也遇到困境。

（一）檔案管理理念落后，缺乏大數據技術的應用意識

我國事業單位的人事檔案管理長期以來堅持的管理理念重在對于檔案信息的整理與保存，而非發掘和分析，管理方式也比較落后，通常主要由人工進行服務和操作，提供的服務內容也 僅限于自身的業務范圍。比如負責檔案管理的工作人員只能依據某一條或幾條信息提供檔案信息服務，而當用戶無法明確自身的信息需求，或是無法提供精確的檢索信息時，就會陷入一種困境，也就是人們常說的“提供的服務不需要，需要的服務找不到”。大數據技術的出現無疑是為這一困境帶來一絲曙光，然而，就當下而言，部分人事檔案管理人員缺少主動應用大數據技術的意識，難以從用戶的信息需求出發，主動地、充分地用戶提供檔案信息的服務，更遑論挖掘用戶潛在的信息服務需求。

（二）投入不足，缺乏資金支持和人才儲備

目前在事業單位中還存在對信息化管理認識不足，重視程度不夠等現象，資金投入不足，難以給事業單位配備完善的信息化管理所必須的硬件設施和軟件支持。目前我國許多的事業單位仍舊采取的是人工操作的管理模式，多數事業單位則以人工操作檔案工作為主，以計算機等信息技術為輔。此外，在事業單位的檔案管理部門中的工作人員年齡普遍偏低，更有部分人員缺乏專業素養，部門缺少檔案管理和信息技術兩手齊抓的人才儲備。綜上，由于缺乏資金支持和掌握大數據技術的人才儲備，大數據技術在事業單位中的應用開展并不順利，尤其在人事檔案管理上，在人工操作和半人工操作居于主導地位的情況下，檔案的信息化管理與大數據技術的融合還需要許多努力。

（三）大數據技術應用不規范，缺乏統一的檔案管理標準

正如前文所說，大數據技術是基于云計算技術，對互聯網上的海量信息進行匯總整理，做出關聯性分析。大數據技術在檔案管理中發揮自身優勢，實現其最大價值的前提條件就是要實現該行業的全面信息資源共享。但由于我國幅員遼闊，不同事業單位對人事檔案管理有著不同的要求，人事信息資源的共建共享難以實現。此外，由于各地事業單位的人事檔案管理缺乏統一的標準，大數據技術應用缺少規范，更是進一步加大了信息資源共享的難度，人事檔案信息數據難以發揮其真正的價值。

四、大數據技術在人事檔案管理中的應用對策

當前，大數據技術的普及和應用越來越廣泛，與各個領域的融合中，大數據技術展現出不可比擬的先進性和便捷性。這就使得生活在大數據時代的人們對人事信息管理服務抱有更多的期待，對提供更加多元化、更加精確化服務的需求抱有更大的向往。單位工作者應當緊跟大數據時代的步子，密切關注用戶需求，促進大數據技術的普遍應用。

（一）樹立大數據應用意識，將大數據技術的應用落在實處

意識是行為的先導，想要真正把大數據技術應用于檔案管理，就要自覺樹立起大數據應用意識，這一點很重要。在事業單位中，人事檔案對人才的考評和任用尤為重要，是個人工作履歷和業績獎懲的真實記錄，大數據技術在其中發揮的作用不言而喻。只有當事業單位中的領導和工作人員堅定樹立大數據技術應用意識，在日常工作活動中自覺運用大數據技術，積極利用大數據技術進行人事信息的搜集、整理和保存，大數據技術的應用才能真的名副其實。

（二）完善檔案信息管理系統，建立統一的大數據技術應用規范

大數據技術的應用離不開各事業單位的共同努力，離不開一套標準化應用規范。目前各單位檔案信息共享的一個重要阻礙就在于缺乏統一的應用規范，大大限制了大數據技術在檔案管理中的價值體現。進一步完善我國人事檔案管理系統，就是要打破這一阻礙，查補檔案管理系統中的漏洞，建立一套應用規范、標準統一、信息共享的新型管理系統，為大數據技術的應用打好基礎。

（三）大力開發大數據信息資源，充分實現數據價值

在大數據技術的應用過程中，不僅要注重技術升級，還要注重積極開發人事相關的信息數據，豐富大數據的信息資源儲備庫，為大數據技術的具體實施提供信息支持。值得注意的是，對于人事檔案信息數據的價值挖掘應當包括但不限于滿足用戶的當前需求，還應該包括對用戶潛在服務需求的搜集判斷，充分挖掘人事信息數據，更好的服務用戶。

五、結論

大數據時代是一個信息量爆炸的時代，面對大數據技術的沖擊，只有迎難而上，積極開拓創新的組織機構才能把握機遇，緊跟時代潮流，在時代的考驗中立于不敗之地。我國的事業單位發展穩定，每年都有大量人才涌入，單位規模不斷擴大，人事檔案管理面臨巨大壓力，傳統的檔案管理模式已然跟不上用戶的服務需求，借助大數據技術對人事檔案管理進行優化升級勢在必行。只要認真研究應用過程中的難題，改進大數據技術地應用策略，就能實現人事檔案管理地信息化、數據化。