簡析基層單位檔案部門在機構重組中面臨的問題和對策

孫靜 中國石化集團河南石油勘探局有限公司資產經營中心

一、在機構重組影響下基層單對檔案管理出現的錯誤認知問題

（一）未能科學認知檔案管理的重要性，影響檔案管理的效率

受到工作理念等因素的影響，基層單位的上級部門以及開展檔案管理的主管部門忽視基層單位的檔案管理工作，普遍認為檔案工作不重要，檔案管理不能給單位經濟發展提供支持。這樣就導致基層單位更加重視生產經營等方面的管理，而忽視檔案機構的工作開展效率，檔案管理不能給單位帶來經濟效益支持[1]。基于這些思想認知的影響，基層單位未能科學認知檔案管理的重要性，影響檔案管理的效率。

（二）沒有對檔案資源進行合理的運用，限制檔案管理工作認同度的提高

開展檔案管理工作的目標是借助各種檔案資源給生產或者是管理工作提供支持，而傳統的管理方式不能對檔案資源進行合理的運用，也沒有開發出檔案資源，不能提高檔案管理工作的效率。基層單位通常是進行被動的查閱工作，沒有對檔案資源進行有效的編制和利用，更加不能對結構重組提供更高層面的檔案服務。所以基層單位需要檔案資源進行合理的運用，逐漸提高檔案工作的開展效率。

（三）忽視開展《檔案法》的宣傳教育，未能開展高水準的檔案培訓

研究指出機構重組給基層檔案部門帶來更多的發展問題，不能對各種檔案進行有效的管理，導致檔案管理出現多種問題。不僅出現未能科學認知檔案管理的重要性這一問題，同時也體現出忽視開展《檔案法》的宣傳教育，未能開展高水準的檔案培訓問題，限制基層單位實施檔案管理的實效性。一方面，基層單位沒有對員工進行《檔案法》的教育，不能對讓員工對檔案管理進行合理的認知。另一方面，領導層沒有對檔案員開展高水準的業務培訓，不能提高檔案員進行檔案管理的綜合能力，這樣就會限制檔案資源的利用率[2]。檔案員主要開展被動的服務工作，未能獲得檔案管理工作的認同和尊重，也沒有對檔案資源進行整理并給管理工作提供更好的服務。

二、在機構重組中合理提高基層單位檔案管理質量的策略分析

（一）科學認知檔案管理的重要性，重視提高檔案移交和管理的實效性

在機構重組的背景下，基層單位應該科學認知檔案管理的重要性，重視提高檔案管理的實效性。第一，領導層需要對檔案管理進行合理的認知并關注到它所具備的價值，重視指導檔案員開展檔案移交工作[3]。在移交過程中需要重新開展編號處理，在整理紙質檔案的同時也應該進行電子檔案管理庫的建立，提高移交檔案的管理效果。第二，從社會發展角度對檔案管理進行分析，重視指導檔案員開展更高層面的管理工作，重視給基層單位提供主動性的檔案服務以強化檔案管理效率。

（二）合理轉變檔案管理方式，提高對重組機構檔案資源的利用率

要想在機構重組中提高基層單位開展檔案管理的效率則應該合理轉變檔案管理方式，提高對重組機構檔案資源的利用率。首先，檔案部門需要對檔案資源進行合理的開發和充分運用，結合檔案資源編制不同類型的資料，給單位管理提供更高層面的檔案服務。其次，檔案員需要改變傳統被動查閱的工作狀態，重視給單位提供主動服務，給企業管理以及經濟發展工作提供更好的服務。通過開展這兩方面的工作探索，檔案員可以改變傳統的檔案服務方式，進一步提高重組機構檔案資源的利用率。

（三）重視對員工開展《檔案法》的宣傳教育，對檔案員開展高水準的檔案培訓

一方面，基層單位應該根據實際情況制定《檔案法》的宣傳教育方案，重視給基層員工提供更高層面的檔案服務，逐漸提高檔案管理的質量。可以通過主題教育或者是部門會議的方式向基層員工進行檔案法規等內容的講解，提高員工們對《檔案法》的認知程度，強化他們的檔案意識。這樣能提高基層員工對檔案部門所開展崗位工作的認可度，尊重檔案員所開展的崗位工作，自覺參與到檔案保護中，這樣利于檔案管理工作的順利實施[4]。另一方面，基層單位也需要對檔案員開展高水準的檔案培訓，從而提高檔案管理的效率。基于當前電子檔案的管理情況，基層單位可以通過專題培訓的方式讓檔案員對崗位工作進行合理的認知，強化他們參與檔案服務的主動性，指導他們借助信息技術開展現代化檔案管理，利于檔案管理工作質量的提高。同時也能給基層單位的檔案員提供外出學習或者是繼續教育的平臺，在強化他們對檔案管理認知程度的基礎上保障電子檔案服務工作的開展，這樣能提高檔案員從事崗位工作的綜合能力。通過實施以上幾方面的探索，基層單位能強化檔案員對檔案管理重要性的認知程度，借助現代技術開展更高層面的檔案管理，利于檔案管理工作效率的穩定提高。

結論：基層單位在進行機構重組過程中出現未能科學認知檔案管理的重要性等管理問題，也未能科學認知檔案管理的重要性，這樣就限制檔案管理的綜合效率。所以基層單位在機構重組的背景下應該科學認知檔案管理的重要性，重視提高檔案管理的實效性。同時，基層單位應該合理轉變檔案管理方式，這樣可以提高對重組機構檔案資源的利用率。此外，基層單位需要重視對員工開展《檔案法》的宣傳教育，對檔案員開展高水準的檔案培訓以強化檔案管理的效率。