淺析基層單位檔案管理制度建設問題

于洋 吉林省洮南市人力資源和社會保障局

縱觀我國的檔案管理工作發展歷程，可以看出其一直是朝著越來越好的方向發展，不管是中央還是地方的企事業單位，其中的檔案管理工作都發揮著重要的作用，為我國社會和經濟的發展做出了突出貢獻。然而，如今我國的檔案管理工作發展仍不全面，很多基層單位對檔案管理工作不夠重視，導致其無法發揮出最大價值，因此，為了提高我國的基層單位檔案管理水平，建立科學有效的檔案管理制度，對制度建設過程中存在的一系列問題加以解決勢在必行。

一、基層單位檔案管理制度建設問題

（一）相關規章制度不健全

如今，很多基層單位雖然一定建立了一些檔案管理制度，但是猶豫這些制度與實際的檔案管理工作并不完全匹配，進而導致無法將這些管理制度徹底落實，對檔案管理工作的水平和質量產生了很大的影響。另外，很多基層單位都具備比較獨特的檔案管理體系，只有相關部門才會真正執行檔案管理制度，對其管理效力的充分發揮產生了一定影響。同時，還存在著檔案管理監督手段不完善的問題，主要體現在這些基層單位并不具備完善的監督考核系統，責任與個人利益毫無聯系，導致即使建立了檔案管理制度也無法真正落實[1]。

（二）思想意識不到位

雖然已經有很多企事業單位對加強檔案管理制度的建設提起了一定的重視，但是并沒有全面的從根本處改變傳統思想，也沒有將全新的思想意識落實到每一個檔案管理環節中去。最主要的體現有以下兩點，首先是領導層對于建立制度的思想意識較為落后，仍然停留在制度的建立是為了約束員工的層面上，而沒有對自身的管理加以重視，另外，格外注重眼前的利益也是其一大特點，無法將檔案管理工作進行長期的落實。其次是存在一些檔案管理者的思想意識不到位，由于其責任感以及工作積極性的嚴重匱乏，再加上沒有及時制定完善的管理規章制度，這就導致了檔案管理工作難以高效開展，也會經常發生或大或小的問題。從一些基層單位的檔案管理過程中出現的實際問題來看，很多都是由于管理制度的建設不完善導致的。

（三）管理不夠嚴格

以我國目前的檔案管理情況來看，很多企事業單位的檔案管理部門一定制定了很多管理制度，但是，由于他們往往會認為檔案管理制度是多項業務管理制度的匯總，因此導致確實制定了管理制度，但是對其執行的監管卻并不完善。更有甚者會出現違規行為卻不進行糾正，或者是對違規行為沒有進行嚴格的管理，導致管理制度無法形成有效的約束作用[2]。除此之外，雖然很多基層單位已經制定了不少檔案管理制度，但是并沒有從根本上落實這些管理制度的約束功能，相反，很多工作人員認為即使違反了管理制度也不會受到懲罰，這種弊端造成了單位中的管理隱患越來越嚴重。

二、基層單位檔案管理制度建設對策

（一）加強檔案管理制度的建設

要求基層單位的管理層清楚認識到建設檔案管理制度的重要程度，不斷加強對檔案資料的管理手段，并定時開展對相關工作人員的培訓和教育工作，從根本上加強整個部門的思想意識水平。管理者也需要多與工作人員進行交流，對其思想意識和檔案管理工作方式進行糾偏，避免在實際工作中出現差錯，以此來提高整個檔案管理工作的質量和水平[3]。此外，還需要對現存檔案管理制度中的一些不科學、不合理的條件進行修正和改革，對一些片面性的條款進行補充和細化，從而保證該制度能夠真正地在檔案管理工作中發揮出最大的作用，促進基層單位檔案管理工作水平的提升。

（二）提高相關工作者的綜合素質

想要有效提升基層單位的檔案管理制度建設水平，做好人才的選拔格外重要。聘用一些專業素養相對較高的人才，保證每一個檔案管理崗位的工作者都能高效完成自己的工作任務，才是促進基層單位管理工作質量的有效手段。除此之外，還要不斷提升員工的責任意識，保證每一個崗位的員工都能充分意識到檔案管理工作的重要意義，從思想上全面提高制度的管理能力。同時，還需要定期對工作人員開展培訓和教育工作，以此來提高員工的專業能力和綜合素質水平，從而進一步保證檔案管理制度得到全面、充分的落實[4]。

（三）加強管理和監督手段

如今我國的基層單位檔案管理部門想要加強工作水平，需要有效加強對檔案管理制度的監督手段，并與其他行政等部門相結合，加強對其的干預，從根本上落實我國的相關規定和政策，并結合法律手段來提高檔案管理制度的建設和監督水平。我國相關的法律法規一定對基層單位的檔案管理工作的具體內容和工作方式進行了嚴格的規范，基層單位想要有效提升其管理水平就要嚴格按照相關規定進行落實[5]。另外，行政部門也要加強對該項工作的控制，避免其中出現違規現象或者遺漏行為，幫助檔案管理部門進行檔案資料的歸檔、分類等工作。

結束語：總而言之，我國的基層檔案管理工作需要相關部門進行高度重視，對檔案管理制度建設中存在的問題加以解決，采取更加高效合理的管理手段，不斷提高基層單位檔案管理工作者的工作效率和水平，促進我國的檔案管理工作長久發展。